SAP-integrierte Dokumentation für Planung und Controlling mit Allevo Studio
Es ist ein vertrautes Szenario im Controlling: Sie möchten eine SAP-Einstellung anpassen oder eine Änderung in SAP vornehmen – zum Beispiel beim Jahreswechsel die Timesets aktualisieren. Doch dann kommt die Unsicherheit: Welche SAP-Transaktion war das noch? Wie genau war der Ablauf? Also beginnt die Suche. Handbuch öffnen. Abschnitt finden. Schritte nachlesen. Zurück ins SAP-System wechseln. Eingaben manuell übertragen. Zwischendurch prüfen, ob alles passt.
Was folgt, ist kein Einzelfall, sondern Alltag in vielen Finance-Abteilungen: Ein Prozess, der Zeit kostet und unnötige Fehlerquellen schafft.
Das Problem: SAP-Dokumentation außerhalb des Systems
Klassische SAP-Dokumentationen haben ein strukturelles Problem: Sie sind vom System entkoppelt und liegen in Word-Dateien, PDFs oder Wikis. Das führt zu typischen Herausforderungen:
- Ständiger Wechsel zwischen Dokumentation und SAP-System
- Hoher manueller Aufwand bei der Umsetzung
- Fehlende Übersicht über relevante SAP-Transaktionen
- Veraltete oder unvollständige Anleitungen
Gerade bei wiederkehrenden Aufgaben oder wenn Sie regelmäßig SAP-Transaktionen anzeigen, prüfen oder ausführen müssen, wird dieser Bruch im Arbeitsfluss zum Effizienzproblem.
Von der SAP-Anleitung zur ausführbaren Aktion
Was, wenn Ihre Dokumentation direkt im SAP-System verfügbar wäre? Nicht als Nachschlagewerk, sondern als aktiver Bestandteil des Prozesses? Allevo Studio verfolgt genau diesen Ansatz.
Sie erstellen eine strukturierte SAP-Anleitung mit klaren Schritten. Diese kann enthalten:
- Beschreibungen von SAP-Einstellungen
- Verlinkungen zu relevanten SAP-Transaktionen
- Screenshots und ergänzende Hinweise
Die Besonderheit: Ihre SAP-Anleitung bleibt nicht passiv.
Mit der Funktion "Step ausführen" springen Sie direkt aus der Anleitung in die entsprechende SAP-Transaktion und führen den beschriebenen Schritt unmittelbar aus.
Ein Beispiel: Jahreswechsel
Sie erhöhen das Planjahr wie dokumentiert, speichern die Änderungen und kehren anschließend mit einem Klick wieder zurück zur Anleitung. Ein durchgängiger Workflow, ohne Systemwechsel und Medienbruch.
Know-how-Transfer im Controlling mit integrierter SAP-Dokumentation
Besonders im Controlling, wo Abläufe komplex sind und viele Details erfordern, lässt sich Wissen auf diese Weise strukturiert weitergeben.
- Einheitliche, aktuelle SAP-Dokumentation für alle Beteiligten
- Schneller Einstieg für neue Mitarbeitende
- Weniger Rückfragen im Tagesgeschäft
- Sichere Prozessdurchführung auch bei selten genutzten Abläufen
Die Dokumentation wird mit Allevo Studio vom statischen Archiv zum produktiven Werkzeug.
Allevo Studio für SAP-Dokumentation
Die größte Schwäche klassischer SAP-Dokumentation ist nicht der Inhalt sondern ihre fehlende Integration in den Arbeitsprozess. Mit dem Allevo Studio verschwindet genau diese Lücke: Dokumentation und Anwendung wachsen zusammen und es entsteht ein durchgängiger Prozess.
Flexibel einsetzbar – weit über die klassische Prozessdokumentation hinaus
Mit Allevo Studio lassen sich unterschiedliche Anforderungen abdecken:
- Prozessdokumentationen für wiederkehrende Abläufe
- Testdokumentationen für Systemänderungen
- Technische Dokumentationen für komplexe Konfigurationen
Häufig gestellte Fragen:
Wie kann eine SAP-Anleitung direkt im System den Arbeitsaufwand reduzieren?
Wenn Dokumentationen in SAP selbst hinterlegt werden, können Anwender direkt aus der Anleitung in die entsprechenden SAP-Transaktionen springen. Dadurch entfallen manuelle Zwischenschritte, Suchzeiten und die Gefahr von Übertragungsfehlern, wodurch der Workflow deutlich effizienter wird.
Wie lässt sich eine bestehende externe SAP-Dokumentation effizient ins Allevo Studio übertragen?
Viele Unternehmen haben umfangreiche Dokumentationen in Word, PDF oder Excel. Mit dem Allevo Studio können diese Inhalte strukturiert importiert werden: Texte, Screenshots und Links zu SAP-Transaktionen lassen sich Schritt für Schritt übernehmen und in Hierarchien abbilden. So wird bestehendes Wissen direkt nutzbar, ohne dass alle Abläufe neu dokumentiert werden müssen.
Wie lässt sich die Konsistenz zwischen mehreren SAP-Anleitungen sicherstellen?
Durch zentrale Verwaltung im Allevo Studio und die Nutzung von Standardvorlagen für wiederkehrende Abläufe können Unternehmen sicherstellen, dass alle SAP-Anleitungen konsistent strukturiert und aktuell bleiben.
Können mehrere Teammitglieder gleichzeitig an einer SAP-Anleitung arbeiten?
Ja. Das Allevo Studio unterstützt die kollaborative Erstellung von SAP-Anleitungen. Änderungen werden versioniert, sodass mehrere Mitarbeitende parallel arbeiten können, ohne dass Inkonsistenzen oder Konflikte entstehen. Besonders für Teams im Controlling, die komplexe Prozesse dokumentieren, sorgt das für einheitliche Standards und weniger Rückfragen.
Lässt sich die Allevo Studio-Dokumentation für unterschiedliche Teams individualisieren?
Ja. Dokumentationsobjekte können je nach Team, Abteilung oder Verantwortlichem angepasst werden. So erhält jeder Anwender nur die relevanten SAP-Anleitungen, während zentrale Standards erhalten bleiben.
Sie haben Fragen oder wünschen mehr Informationen zu unserer SAP-Lösung Allevo? Dann kontaktieren Sie uns unter sales@kern.ag
Die Kern AG verbindet Microsoft Excel und SAP ERP, denn sie bietet Lösungen für das Controlling, Finanzen, Vertrieb und Logistik in SAP und das Reporting in Excel. Das Produkt Allevo unterstützt u. a. Controller und Planer bei ihrer täglichen Arbeit, indem es die Effektivität im Controlling und der Finanzbuchhaltung dauerhaft steigert und gleichzeitig die Kosten senkt. Dabei wird Excel als Benutzeroberfläche und das eigene SAP-System zur Datenhaltung verwendet, was zu genaueren Analysen, einer geringeren Fehleranfälligkeit und effektiveren Planung führt. Das Excel-Add-in Sparks wird für das professionelle, einheitliche und übersichtliche Reporting in Excel verwendet. Mithilfe von Sparks lassen sich schnell und einfach Diagramme, Dashboards und Grafiken in Excel erstellen und auch in andere Dateiformate exportieren.
Die Anwendungen der Kern AG werden von Unternehmen aller Größen und Branchen genutzt. Ob Global Player oder lokale Institutionen – zu den Kunden zählen u. a. Aareal Bank, ADAC, adidas, ASV Bremen, AWISTA, Bayer, Bosch, Breuninger, Deichmann, EnBW, Harman/Becker, Hessisches Landesamt für Straßen und Verkehr, Lufthansa Service Gesellschaft, Migros, PricewaterhouseCoopers, Sick, Siemens, TUI InfoTec, TÜV Süd, WMF u. v. m.
Weitere Informationen finden Sie unter www.kern.ag.
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KERN AG erneut unter den weltweit führenden Sprachdienstleistern
Die KERN AG sicherte sich in diesem Jahr wieder einen Platz unter den Top 30 aus insgesamt 300 aufgeführten Unternehmen. Im deutschlandweiten Vergleich positioniert sich das Frankfurter Familienunternehmen weit vor anderen Mitanbietern.
Weltweit steht die KERN AG Kunden aus Industrie und Wirtschaft mit ihren Sprachdienstleistungen zur Verfügung: „Wir freuen uns sehr, dass wir auch im diesjährigen LSPI von Slator unter den weltweit Top 30 platziert wurden. Solche unabhängigen Rankings bieten eine gute Orientierung: Uns wurde erneut bestätigt, dass unsere Kunden sowohl international als auch national auf unsere Kompetenzen und Dienstleistungen vertrauen“, so Dr. Thomas Kern, Mitglied des Vorstandes der KERN AG, Sprachendienste, über den LSPI 2022 von Slator.
Die KERN AG mit Hauptsitz in Frankfurt am Main ist ein führender Full-Service-Dienstleister im Bereich des globalen Sprachenmanagements mit über 60 Geschäftsstellen in Deutschland, Österreich, Frankreich, Großbritannien, Polen, den Niederlanden, den USA und China. Zu dem Portfolio der KERN AG gehören Übersetzen und Dolmetschen in allen Weltsprachen, Software- und Website-Lokalisierung, technische Redaktion und Dokumentation, Terminologie- und Translation-Memory-Management, Portallösungen, Automatisierung sowie Prozessberatung. Seit der Gründung im Jahr 1969 betreut die KERN AG einen stetig wachsenden internationalen Kundenstamm aus Industrie und Wirtschaft. Darüber hinaus vertrauen Regierungsstellen, international tätige Verbände und Anwaltssozietäten den professionellen Sprachdienstleistungen der KERN AG. Die KERN AG ist nach den Qualitätsnormen DIN EN ISO 9001:2015 sowie DIN ISO 17100:2015 zertifiziert und befindet sich zu 100% in Familienbesitz.
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KERN AG entwickelt SAP OCI 5.0 Plug-in
Im Rahmen eines Projekts hat die KERN AG ein SAP OCI 5.0 Plug-in entwickelt, um den SAP OCI Punchout für die einfache Übernahme bestellungsrelevanter Informationen aus dem KERN-Webshop zurück in das SAP-System von Kunden zu ermöglichen.
Der KERN-Webshop bietet die Möglichkeit, Übersetzungsaufträge in einer intuitiv bedienbaren Shop-Umgebung zu platzieren und diese nach Analyse und Preiskalkulation der zu übersetzenden Inhalte mit allen wichtigen Informationen an die OCI-fähigen Systeme der Kunden zu übergeben. Neben der OCI-Funktion ist im Webshop auch ein Standard-Bestellvorgang möglich, bei dem Kunden ihren Warenkorb direkt im Shop beauftragen können, ohne in ein kundeneigenes Bestellsystem zu springen.
Über Onventis sind im Rahmen des Projekts Sprachdienstleistungen zentralisiert und automatisiert bei KERN bestellbar. Die Anbindung erfolgt dabei über OCI 5.0, sodass im KERN-Webshop ein Punchout in das Kundensystem durchführbar ist. Für die Projektanlage und den Bestellvorgang der Leistungen werden optional benutzerspezifische Zugänge zur Verfügung gestellt, damit die Anforderer innerhalb des Unternehmens nur die für sie relevanten Projekte einsehen können.
Die Bestellung von Sprachdienstleistungen via KERN-Webshop ist somit deutlich intuitiver und erleichtert das Übersetzungsmanagement für Unternehmen. Die zuständigen Mitarbeiter:innen können eigenständig und zeiteffizient Übersetzungen beauftragen und erhalten alle relevanten Bestellinformationen automatisch.
Die KERN AG mit Hauptsitz in Frankfurt am Main ist ein führender Full-Service-Dienstleister im Bereich des globalen Sprachenmanagements mit über 60 Geschäftsstellen in Deutschland, Österreich, Frankreich, Großbritannien, Polen, den Niederlanden, den USA und China. Zu dem Portfolio der KERN AG gehören Übersetzen und Dolmetschen in allen Weltsprachen, Software- und Website-Lokalisierung, technische Redaktion und Dokumentation, Terminologie- und Translation-Memory-Management, Portallösungen, Automatisierung sowie Prozessberatung. Seit der Gründung im Jahr 1969 betreut die KERN AG einen stetig wachsenden internationalen Kundenstamm aus Industrie und Wirtschaft. Darüber hinaus vertrauen Regierungsstellen, international tätige Verbände und Anwaltssozietäten den professionellen Sprachdienstleistungen der KERN AG. Die KERN AG ist nach den Normen DIN EN ISO 9001:2015, ISO 17100:2015, ISO 18587:2017 sowie ISO 27001:2017 und TISAX zertifiziert und befindet sich zu 100% in Familienbesitz.
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