Der Weg zur Digitalisierung des Öffentlichen Dienstes steht in vielen Gemeinden noch am Anfang. Unverkennbar, viele Verwaltungsprozesse laufen mittlerweile digital, aber sind sie wirklich rechtssicher? Haben alle Dokumente Beweiskraft? Wie steht es mit der Archivierung? Welche Dokumente dürfen wie und mit wem geteilt werden ohne datenschutzrechtliche Bestimmungen zu verletzen? Es gibt jede Menge Stolpersteine, die es in der Praxis zu vermeiden gilt.

Das Seminar

Das Seminar der Kehler Akademie e.V. richtet sich vor allem an Digitalisierungsbeauftragte, Justiziare, Datenschutzbeauftragte sowie alle Mitarbeitende von Verwaltungen, die den Umstieg auf die E-Akte umsetzen sollen. Der Seminarworkshop vermittelt die rechtlichen und praktischen Grundlagen einer modernen Aktenführung und begleitet die Teilnehmenden auf dem Weg von der Papierakte zur elektronischen Akte. Im Mittelpunkt steht zunächst die Frage, was eine Akte rechtlich und organisatorisch ausmacht. Darauf aufbauend erarbeiten die Teilnehmenden, wie eine personenunabhängige, transparente und praxistaugliche Aktenstruktur gestaltet werden kann.

Ein weiterer Schwerpunkt liegt auf Fragen der Datensicherheit, des Datenschutzes, der Dokumentenaufbereitung sowie des Scanvorgangs. Im Seminar wird außerdem beleuchtet, wie digitale und analoge Post zum Bestandteil der E-Akte wird.

Weitere Themen des Workshops sind:

Die Akte und die Aktenführung

• Aktenführungsgrundsätze
• Aktenaufbau & Aktenstruktur
• Formeller und materieller Aktenbegriff
• Pflicht zur Aktenführung
• Schritte zur Einführung der E-Akte
• Analyse des Ist-Stands
• Anforderungen des Datenschutzes und der It-Sicherheit
• Exkurs: Informationsfreiheit
• Erarbeitung eines Projektplans

Digitalisierung von Papier

• Scanvorgang
• TR-Resiscan
• Beweiswerte
• Umgang mit verbleibenden Papier?

Arbeiten in der E-Akte

• Ablage, Löschen und Teilen von Akteninhalten
• Kommunikation mit Bürgern, Gerichten und Rechtsanwälten

Schließung der Akte

• Archivpflicht

Neben hochwertigen Schulungsunterlagen erhalten Teilnehmende ein in der Praxis anerkanntes Zertifikat für die erworbene Zusatzqualifikation. Anmeldeinformationen und Seminartermine erfahren Sie unter: https://www.kehler-akademie.de/von-der-papierakte-zur-e-akte