Um seine Spitzenstellung auch im Zeitalter der Digitalisierung zu behaupten, hat sich EKATO entschieden, seine Geschäftsprozesse im Vertrieb vollumfänglich zu digitalisieren. Die Entscheidung fiel auf die Software itmX sales: Spätestens im November 2020 soll das Vertriebsteam von der neuen Lösung profitieren.

Viele Gründe sprachen für itmX sales

EKATO hat schon seit einiger Zeit itmX service erfolgreich im Einsatz. Die Lösung etabliert im Kundendienst schlanke, reibungslose Prozesse – von der Meldungsannahme über das Angebotswesen bis hin zur Auftragsabwicklung mit anschließender Rechnungslegung. So lag es nahe, für den Vertrieb eine Software zu wählen, die mit der bestehenden Servicelösung nahtlos verknüpft werden kann. „itmX sales war für uns die erste Wahl für ein CRM-System“, so CIO Joachim Gallwas, „da wir mit itmX einen Anbieter haben, der unsere Erwartungen schon im Service-Bereich erfüllt hat.“

Von Vorteil war in diesem Rahmen auch, dass das bisherige, äußerst Dokumenten-lastige Altsystem zugunsten echter CRM-Prozesse abgelöst wird. Bislang wurden durch Insellösungen für Geschäftsprozesse zahlreiche verschiedene Dokumente erstellt. Dank durchgängiger CRM-Prozesse kann nun immer an der entsprechenden Stelle auf das jeweilige Dokument zugegriffen werden.

Außerdem können Messenotizen, die bisher als PDF gescannt und dann als Dokument bereitgestellt wurden, über eigene Messe-Objekte innerhalb des CRM gepflegt und verwaltet werden. So wird messbar, welche Aktivitäten und Angebote auf Messen entstanden sind – eine manuelle Auswertung erübrigt sich damit.

Dadurch verbessert sich nicht nur die Produktivität; auch die User Experience für die Mitarbeiter steigt auf ein neues Level. „Insgesamt hat uns itmX ein schlüssiges Konzept für die CRM-Einführung vorgestellt, welches unsere Belange vollständig abdeckt“, so CIO Joachim Gallwas.

Vollständige Integrierbarkeit in bestehende SAP-Umwelt ein echter Pluspunkt

Für EKATO war es zudem wichtig, dass die neue Sales-Software vollständig in die bestehende SAP-Umwelt eingebettet und bestehende SAP-Workflows integriert werden konnte. Ziel war es, mit der Modernisierung gerade keine neue Insellösung zu schaffen, sondern das bestehende System mit einem weiteren Baustein zu optimieren.

itmX sales bietet eine hervorragende Dokumentenintegration mit Ordnerstrukturen und ist zudem dank Drag & Drop oder Versionsverwaltung einfach bedienbar. Darüber hinaus ergeben sich u. a. neue Möglichkeiten des Reportings. Schließlich liegen etwa Kundenstamm- und Ansprechpartnerdaten künftig in einem System vor, was dem Vertrieb von EKATO mehr Transparenz bringt.

Wie der Vertrieb von EKATO außerdem von itmX sales profitiert

Das Service-Team von EKATO erhält durch die Software-Suite von itmX eine 360°-Sicht auf den Kunden, etwa über enthaltene Serviceinformationen und -meldungen. Dank der neuen Vertriebs-Software können Sales und Service in einem gemeinsamen System arbeiten – sowohl im Büro als auch mobil. Auch andere Abteilungen können über SAP direkt eingebunden werden; nahtlose Prozesse sind somit unternehmensweit möglich. Und nicht zuletzt kann bei Bedarf externen Vertretern der Zugriff auf das CRM ermöglicht werden.