Darüber hinaus ist der itl-DocuGuide schon jetzt für eine HTML-Konvertierung vorbereitet, denn die Zukunft liegt in der Topic-orientierten HTML-Ausgabe. Die Konvertierung nach HTML ist in Word allein nur ansatzweise möglich über „Speichern unter > Webseite, gefiltert (html)". Verwenden Sie für eine optimale Online-HTML5-Ausgabe z. B. eins der folgenden Programme:

• Adobe RoboHelp
• MadCap-Flare
• c-rex.net Digital Transformation Service

Alles aus einer Hand

Wir haben uns die Dokumentationspraxis mit Word genau angesehen und bieten nun mit dem itl-DocuGuide Version 13 die Synergie aus einem strukturierten Ansatz vergleichbar mit FrameMaker und der Flexibilität, wie sie InDesign bietet, – kombiniert mit den herausragenden Word-Funktionen, die out of the box nur schwer zu finden sind.

Beispiel gefällig? Wer nutzt in Word die Funktion für verknüpfte Grafiken? Der Standard-Dialog ist nahezu unbrauchbar. Wir haben einen neuen Dialog designt, der fast keine Wünsche offenlässt.

Endlich können Sie in Word mit verknüpften (referenzierten) Bildern so effizient arbeiten wie in FrameMaker oder InDesign!

Durch eine intelligente Pfadabfrage können Sie neue Grafikreferenzen so leicht aktualisieren, wie Sie es mit Word im Standard niemals könnten.

Nie wieder das Menüband wechseln

Das neue itl-DocuGuide-Menüband vereint Funktionen-Vielfalt und eine möglichst einfache Anordnung. Sie benötigen für Ihre Arbeit nur dieses Menüband.

Wir denken, Ihre Herausforderung sind keine fertigen Texte aus der Maschinenrichtlinie. Sie wollen einen effizienten Zugriff auf die benötigten Word-Funktionen. Wir betonen das User-Experience-Design für strukturierte Informationsprodukte, für die eigentlichen Inhalte sind Sie selbst Experte genug.

Für einfache Fragmente (Module) nutzen Sie die in Word eingebaute Textbausteinfunktionalität – schon immer weit flexibler als die inzwischen beworbenen vergleichbaren Lösungen in High-End-Redaktionssystemen. Wir haben die entsprechenden Funktionen im Menüband so positioniert, dass Sie die Funktionen auch einfach nutzen können. Ob Warnhinweise nach SAFE oder normengerechte „embedded“ Warnhinweise – alles dran (im Menüband), alles drin (im itl-DocuGuide).

Testen Sie unseren neuen itl-DocuGuide. Wir kennen nichts Vergleichbares auf dem Markt der Dokumentationslösungen mit Word.

Ganz einfach die Sprache umstellen

Der itl-DocuGuide ist für beliebige Erfassungssprachen vorbereitet. Zwar ist das Template für die deutsche Sprache umgesetzt, aber mit wenigen Mausklicks stellen Sie die Rechtschreib- und Grammatikprüfung für die Formatvorlagen auf andere Sprachen um. Möglich macht das die neue Funktion „Sprache in Formatvorlagen ändern“

Individuelle Makros

Wir nutzen im itl-DocuGuide so weit möglich die Word-Standardfunktionen, die jedoch bisher nur schwer zu finden waren. Bei Bedarf ergänzen wir die Standardfunktionen um ausgefeilte Makros.

Ja, wir wissen, Microsoft hat einige historische funktionale Fehl-Implementierungen bis in die aktuelle Word-365-Version „hinübergerettet“, um mit den ältesten Word-Versionen kompatibel zu bleiben. Bestes Beispiel ist die Nummerierung und Präfixgestaltung für Listen. Genial gedacht, aber out of the box eigentlich nur eine Katastrophe. Dank konsequenter Nutzung von Listenformatvorlagen und einer eigenen Programmierung zur Reparatur von Listen, nutzen Sie nun nur noch die Vorteile der Listenfunktionalität. Sie gestalten Nummerierungen ähnlich stabil wie in InDesign oder FrameMaker, aber mit einer viel besseren Usability. Schalten Sie z. B. per Tab-Taste (oder besser Shift+Alt +Pfeilteisten) ganz einfach zwischen Listenhierarchien um. So schnell und effektiv haben Sie bisher noch keine Dokumentation in Word erstellt.

"Standard" ist out

Machen Sie mit anderen Word-Lösungen einmal folgenden Test: Definieren Sie für die Formatvorlage "Standard" rot als Textfarbe.

Wenn außer den Tabellenzeilengrenzen irgendetwas im Dokument rot ist, haben Sie die Gefahr einer Dokumentzerstörung schon mit eingebaut. Die Verwendung der Formatvorlage „Standard“ (Englisch „Normal“) ist in unseren Templates strikt verboten. Die Eigenschaften dieser Formatvorlage können sich automatisch und ungewollt aus der Normal.dot vererben. Aus diesem Grund ist die Formatvorlage "Standard" alle mit ihr kaskatierten Formatvorlagen nur als Notlösung anzusehen.

Lesen Sie hierzu auch die Meldungen von einigen Word-Spezialisten:

• https://word.tips.net/T000469_Avoid_Using_the_Normal_Style.html
• https://office-watch.com/2018/why-choose-body-text-vs-normal-in-word/
• https://www.fernstudi.net/tutorials/vorlage/word-formatvorlagen
• https://www.office-kompetenz.de/word-2010-unerwuenschte-automatische-formatierungen-abstellen/

Ersetzt der itl-DocuGuide ein Redaktionssystem?

Der itl-DocuGuide ist optimal für eine Arbeitsplatzlösung, bei der eine effiziente Dokumenterstellung durch Einzelpersonen im Fokus steht und eine Wiederverwendung von Informationen durch Copy and Paste bewusst als sinnvoll oder gar als Vorteil gesehen wird. Nach unserer Erfahrung ist dieser Anwendungsfall auch weit häufiger sinnvoll, als uns Trendberichte zu XML-Redaktionssystem weismachen wollen. Insgesamt ist der itl-DocuGuide aber auch perfekt geeignet, um Informationen strukturiert für eine Übernahme in ein Redaktionssystem vorzubereiten.

Trotz all der großartigen Funktionen, die in den itl‑DocuGuide implementiert wurden, sehen wir durchaus auch die Grenzen einer sinnvollen Nutzung. Der itl‑DocuGuide kann ein Datenbank-gestütztes Redaktionssystem nicht ersetzen. Immer, wenn Sie ein Dokument in Module zerlegen und in beliebig viele Sprachen übersetzen wollen, benötigen Sie ein Redaktionssystem, das die Beziehungen zwischen den Modulen multidimensional (Sprache, Verwendung in Dokumenten usw.) verwaltet.

Weder hat Word eine Buchfunktion (auch wenn man diese mit den RD‑Feldern halbwegs brauchbar simulieren könnte), noch bietet Word out of the box sinnvolle Kontrollfunktionen jenseits des Dokument-Ansatzes. Auch für eine moderne HTML-Ausgabe, wie sie etwa FrameMaker im Standard anbietet, hat Microsoft erstaunlich wenig bis nichts getan. Für Teams mit Anforderungen an zahlreiche Sprachen und an eine modularisierte Dokumentation, empfehlen wir durchaus die bekannten Redaktionssysteme.

Sie wollen mehr erfahren?

Buchen Sie am besten das Kombi-Paket aus Word-Schulung und itl‑DocuGuide, denn die effiziente Word-Anwendung für strukturierte Dokumente wird in den meisten Trainings nicht geschult.
Als Add-on zum Training erhalten Sie 20 % Rabatt  auf die Kosten des itl-DocuGuide.

Sie bekommen den itl-DocuGuide zum attraktiven Preis von 690 EUR – beliebig anpassbar, d. h. ohne Makro-Schutz und automatisch lizenziert für Ihre gesamte Unternehmensabteilung.

Käufer einer Vorgängerversion erhalten den itl-DocuGuide Version 13 zum Vorzugspreis von 190 EUR.

Bei einer entsprechenden Vereinbarung mit uns, können Sie den itl‑DocuGuide auch kostenlos testen. Oder fordern Sie vorab die itl‑DocuGuide-Dokumentation als PDF-Dokument an. So können Sie sich selbst ein Bild machen, wie ein Dokument basierend auf dem itl-DocuGuide aussieht und erfahren außerdem, welche Funktionen im itl-DocuGuide enthalten sind. Nebenbei erhalten Sie wertvolle Tipps und Tricks zur effizienten Word-Anwendung.

Weitere Informationen zum itl-DocuGuide

• Zur Produktseite: Word DocuGuide – Templatelösung
• Zum Blog: MS Word, oder wie aus einem abgehalfterten Gaul ein Rennpferd wird