Innovative Verwaltung
Mitte Oktober wurde der Support von Office 2016, 2019, Exchange 2016/2019 und Windows 10 eingestellt. Mit Microsoft 365 gibt es diese Herausforderungen nicht mehr. Mit der Cloud-Lösung nutzen Verwaltungen immer die aktuellste Version und das Gesamtpakt ist noch dazu individuell veränderbar.
„Die IT in vielen Verwaltungen muss sich tatsächlich weiterentwickeln, um den ständig wachsenden Anforderungen gerecht zu werden“, berichtet Roman Gervelmeyer, Teamleiter für Cloudtechnologien bei der ITEBO. „Diese Anforderungen beziehen sich nicht nur auf aktuelle Softwareupdates und Sicherheits-Patches. Vielmehr gehört auch die Möglichkeit des modernen Arbeitens zu den Aufgaben der IT.“
Microsoft 365 ist viel mehr als nur Teams
Anfänglich war Microsoft Teams in aller Munde, aber Microsoft 365 (M365) kann viel mehr. Es ist ein zentraler Baustein für die moderne, sichere und effiziente Verwaltung, fördert digitale Zusammenarbeit, schützt sensible Daten und unterstützt den Wandel zu einer agilen, bürgernahen Organisation.
Die Nutzung von M365 bietet Verwaltungen zahlreiche Vorteile, insbesondere in Zeiten der digitalen Transformation und zunehmenden Anforderungen an Effizienz, Sicherheit und Zusammenarbeit.
M365 bietet eine beeindruckende Vielfalt an Anwendungen und Diensten – von Outlook und Teams über SharePoint bis hin zu Copilot. Diese umfangreiche Toollandschaft eröffnet Verwaltungen zahlreiche Möglichkeiten, effizienter zu arbeiten und die Zusammenarbeit zu verbessern – auch über Abteilungen und Standorte hinweg. Doch genau diese Vielfalt kann schnell zur Herausforderung werden.
Um die Vielfalt der offenen Fragen im Kontext von M356 zu bearbeiten, hat die ITEBO ein strukturiertes Vorgehen entwickelt:
Strategie und Konzept:Erwartungshaltung und Anforderungen an M365 definieren, Auswahl der dafür notwendigen Apps definieren, Auswirkungen auf Datenschutz, digitale Souveränität und IT-Sicherheit kennen
Technik:Definition der notwendigen Hardware und Software in der Cloud/im Rechenzentrum und auf den Schreibtischen, Backup-Strategie und Lizenzmanagement
Organisation:Festlegung des Roll-outs: wie kommen die neuen Clients auf die Rechner, welche Abteilung beginnt, sind Schulungen erforderlich
Mensch:Ein gutes Change-Management ist ein bedeutender Vorteil bei der Einführung von M365
Erster Schritt zur Einführung von M365: Onboarding-Workshop
Dafür hat die ITEBO einen strukturierten Onboarding-Workshop entwickelt, der u. a. einen Überblick über den bunten Blumenstrauß von Microsoft einbezieht.
Mit Hilfe des strukturierten Onboarding-Workshops der ITEBO wird zuallererst der IST-Zustand bei der Verwaltung aufgenommen. Anhand eines Fragenkatalogs werden die aktuellen Gegebenheiten und Bedürfnisse genau erfasst. Dabei werden Fragen zu den Oberthemen Verwaltung, Infrastruktur, Geräte, Produktivität, Performance und Sicherheit gestellt.
Im Zuge der IST-Analyse fällt häufig auf, dass Redundanzen in den Systemen bestehen. Historisch bedingt sind häufig mehrere Systeme für nur eine Funktion im Einsatz; so existieren beispielsweise eine Vielzahl unterschiedlicher Videokonferenzsysteme nebeneinander.
Das Ergebnis ist eine detaillierte Entscheidungsvorlage für den Einsatz von M365, inkl. aller empfohlenen Apps. Sie berücksichtigt die aktuelle IT-Infrastruktur der Kommune und geht auf die spezifischen Bedürfnisse ein. Diese Vorlage enthält außerdem eine detaillierte Aufwandsabschätzung, die alle relevanten Kosten und den benötigten Implementierungsaufwand umfasst, um eine fundierte Entscheidung zu ermöglichen.
Was wir mitnehmen
- M365 ist ein modernes und innovatives Werkzeug
- Damit es übersichtlich bleibt, Expertinnen und Experten (z. B. IT-Dienstleister) einbinden
- ITEBO startet die Einführung von M365 mit einem Onboarding-Workshop
ITEBO GmbH
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49076 Osnabrück
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Neuer Partner für KI-gestützte Sitzungsprotokollierung: SpeechMind
Besonders bemerkenswert: SpeechMind wurde vom Bundesministerium für Digitales und Staatsmodernisierung ausgewählt, an einer Pilotphase im Rahmen des „Agentic AI Hub“ teilzunehmen. In diesem Programm arbeiten ausgewählte Startups gemeinsam mit Kommunalverwaltungen daran, konkrete Lösungen für die digitale Staatsmodernisierung zu testen und weiterzuentwickeln.
Im Rahmen dieser Pilotprojekte wird unter anderem erprobt, wie KI die Protokollierung politischer Sitzungen effizient unterstützen kann. Ziel ist es, den Arbeitsaufwand für Schriftführerinnen und Schriftführer deutlich zu reduzieren und gleichzeitig transparente und nachvollziehbare Sitzungsdokumentationen zu ermöglichen.
Für unsere Kunden eröffnet die Partnerschaft mit SpeechMind neue Möglichkeiten:
Die KI-basierte Protokollierung kann direkt in bestehende Sitzungsprozesse integriert werden und unterstützt dabei, Protokollentwürfe automatisiert zu erstellen – mit einstellbarer Detailtiefe und objektiver Abbildung der Wortbeiträge.
„Nach einer Produktpräsentation der ITEBO war ich sofort überzeugt. Denn seien wir mal ehrlich: Protokolle schreiben gehört nicht gerade zu den Aufgaben, die man mit Begeisterung erledigt. Gleichzeitig bindet es sehr viele Ressourcen, weil während der Sitzung mitgeschrieben und im Anschluss alles noch einmal strukturiert und nachbearbeitet werden muss. Mit der KI-gestützten Protokollierung von SpeechMind wird uns hier ein großer Teil der Arbeit abgenommen. Die Lösung erstellt automatisch einen Protokollentwurf, der anschließend nur noch geprüft und gegebenenfalls ergänzt werden muss. Das spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch dafür, dass wir uns während der Sitzung viel stärker auf die Inhalte und Diskussionen konzentrieren können." berichtet Dirk Im Moore Digitalisierungsbeauftragter der Samtgemeinde Neuenkirchen.
Gerade für Kommunen, die ihre Sitzungsarbeit modernisieren und Mitarbeitende entlasten möchten, bietet diese Technologie großes Potenzial. Durch die Kooperation können unsere Kunden frühzeitig von den Entwicklungen profitieren und SpeechMind in ihren Sitzungsabläufen einsetzen.
Mit der neuen Partnerschaft setzen wir gemeinsam ein klares Zeichen für die digitale Weiterentwicklung kommunaler Verwaltungsprozesse – und bringen innovative KI-Lösungen dorthin, wo sie im Alltag echten Mehrwert schaffen.
Wir digitalisieren Verwaltung. Smart. Sicher. Innovativ.
Die Verwaltung von morgen denkt, lebt und arbeitet vernetzt. Sie übernimmt digitale Verantwortung für Prozesse, Daten und IT Systeme. Als strategischer Partner für die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung steht die ITEBO als Rechenzentrum, Softwarehaus und Beratungshaus all jenen Verwaltungen zur Seite, die sich den technischen, organisatorischen und menschlichen Herausforderungen des digitalen Zeitalters stellen.
Die ITEBO beschäftigt mehr als 300 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Osnabrück und Braunschweig.
ITEBO GmbH
Dielingerstr. 39/40
49076 Osnabrück
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Geschäftsbereich Vertrieb /Servicebereich
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E-Mail: Richard.Becker@itebo.de
Es ist vollbracht – unser Outputmanagement ist umgezogen!
Spürbar mehr Raum bietet der neue Standort für eine moderne Produktion und effiziente Abläufe für Druckstraßen, Kuvertiermaschinen und Papierlager. Dazu können sich jetzt auch die Mitarbeitenden aus dem Team von Bernhard Hehmann auf mehr Raum bewegen.
Durch den Umzug konnte die ITEBO nicht nur die Produktionsfläche erheblich vergrößern, sondern auch in modernste Technik investieren: Ein neuer Farbdrucker sorgt ab sofort für noch schnellere und präzisere und vor allen Dingen farbige Druckergebnisse. Damit steigen die Druck-Kapazitäten erheblich und die ITEBO kann ihren Kundinnen und Kunden künftig noch flexibler und effizienter zur Seite stehen. Hinzukommt eine weitere Kuvertiermaschine, so dass die Ausfallsicherheit gewährleistet ist und Spitzenproduktionen besser abgearbeitet werden können. Sogar der Bodenbereich wurde mit neuem Estrich und einer Versiegelung versehen und trägt damit zu einer sauberen Arbeitsumgebung bei.
„Als im letzten Jahr die Wahlen und die Grundsteuerbescheide gleichzeitig gedruckt werden mussten, sind wir schon deutlich an unsere Grenzen und darüber hinausgekommen. Mit mehr Raum und den neuen Maschinen würden wir das jetzt entspannter schaffen.“ erläutert Bernhard Hehmann die Hintergründe des Umzuges.
Wir bedanken uns herzlich bei unserem Team für den großartigen Einsatz während der Umzugsphase und freuen uns darauf, Sie bald in unseren neuen Räumlichkeiten begrüßen zu dürfen!
Bei Fragen wenden Sie sich gern an:
Gerald Leitke
Geschäftsbereich Vertrieb
0531 4800 – 538
Gerald.Leitke@itebo.de
Die Verwaltung von morgen denkt, lebt und arbeitet vernetzt. Sie übernimmt digitale Verantwortung für Prozesse, Daten und ITSysteme. Als strategischer Partner für die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung steht die ITEBO-Unternehmensgruppe als Rechenzentrum, Softwarehaus und Beratungshaus all jenen Verwaltungen zur Seite, die sich den technischen, organisatorischen und menschlichen Herausforderungen des digitalen Zeitalters stellen.
Die ITEBO-Unternehmensgruppe beschäftigt mehr als 300 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Osnabrück und Braunschweig.
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E-Mail: jeanett.conquest@itebo.de
Vielfältige Anwendungsbereiche für die Künstliche Intelligenz
In der Umfrage der ITEBO war die meistgenannte Aufgabe, die die Verwaltungsangestellten an die KI übertragen möchten, die Recherche und Informationsbeschaffung. Aber auch Dokumentenerstellung (Word, PowerPoint) und Datenanalyse (Excel) stehen hoch im Kurs. Die Unterstützungsmöglichkeiten durch KI sind vielfältig. Mit Blick auf die häufigsten Anwendungsfälle hat die ITEBO verschiedene Lösungen im Fokus.
Aufgaben wie Terminplanung und E-Mail- bzw. Kalenderverwaltung kann Microsoft Copilot bereits heute sehr gut. „Einen freien Termin mit mehreren Personen finden funktioniert viel schneller als mit anderen Tools. Auch E-Mails oder Termine in Kategorien unterteilen oder E-Mails inhaltlich zusammenfassen, geht dank Copilot bereits automatisch.“ sagt Gerald Leitke von der ITEBO.
Andere Wünsche an die KI beinhalten die Protokollierung oder Niederschrift von Terminen. „Copilot spielt hier seine Stärke aus, wenn es um reine Webkonferenzen/Teams-Sitzungen geht“, so Christian Eikens, Servicebereichsleiter Unified Communication & Collaboration bei der ITEBO.
Mit enaio® gpt steht dem Nutzenden eine KI-Komponente zur Verfügung, mit der die Dokumente im Dokumentenmanagementsystem (DMS) enaio® intelligent durchsucht werden können. Dabei werden nur die Dateien durchsucht, auf die der Anfragende berechtigt ist. „Stellungnahmen zu spezifischen Sachverhalten können mit enaio® gpt sehr effizient gestaltet werden.“, so Gerald Leitke.
Der ITeBOT – ein Chat- und Voicebot für Verwaltungen – beantwortet wiederkehrende Anfragen, unabhängig davon, ob er intern oder extern eingesetzt wird. Dadurch kann er den Mitarbeitenden der Verwaltung schrittweise Aufgaben abnehmen.
Bei Robotic Process Automation (RPA) übernimmt ein Software Roboter namens EMMA regelbasierte wiederkehrende Aufgaben. Dieser digitale Assistent agiert wie ein menschlicher Benutzer. Er kann Anwendungen bedienen, Daten eingeben und Prozesse ausführen.
Hierzu werden die gewünschten Abläufe in einer Maske definiert, die EMMA anschließend autonom im Hintergrund umsetzt. Denkt man z.B. an das Einreichen eines Antrages, ist es immer dasselbe Formular, welches ausgefüllt abgegeben wird. Diesen Antrag kann der Roboter automatisiert verarbeiten.
Ein weiteres Ergebnis der Kundenbefragung war, dass eine große Herausforderung beim Einsatz von KI die Klärung datenschutzrechtlicher Fragestellungen darstellt. Aus diesem Grund wird der Servicebereich Datenschutz und Informationssicherheit der ITEBO bei der Aufnahme von KI‑Lösungen in das Produktportfolio beratend einbezogen. Mit der Unterstützung des Niedersächsischen Datenschutzzentrums (NDZ) an der Hochschule Osnabrück wurde für einige der vorgenannten KI‑Lösungen bereits ein Vorgehen entwickelt, um die Kunden bei der Einführung zielsicher zu beraten. Hierzu zählt insbesondere die Überprüfung der datenschutzrechtlichen Rahmenbedingungen sowie die Erstellung von Datenschutz-Folgenabschätzungen, Datentransfer-Folgenabschätzung als auch die Ausarbeitung geeigneter Abhilfemaßnahmen.
Zusammenarbeit mit dem Niedersächsischen Datenschutzzentrum
Im Rahmen der Erstellung einer unabhängigen datenschutzrechtlichen Stellungnahme zu KI-Diensten wurde eine Zusammenarbeit mit dem NDZ initiiert – insbesondere mit Prof. Dr. Volker Lüdemann, dem wissenschaftlichen Leiter.
Prof. Dr. Volker Lüdemann ist Professor für Wirtschafts- und Wettbewerbsrecht an der Hochschule Osnabrück und wissenschaftlicher Leiter des NDZ. Sein Spezialgebiet ist das Recht der Digitalisierung. Er ist Autor zahlreicher Fachpublikationen und gefragter Ansprechpartner der Leitmedien. Als Gutachter und Datenschutzbeauftragter berät er namhafte Unternehmen sowie Körperschaften des öffentlichen Rechts. Zudem ist er als Sachverständiger für den Deutschen Bundestag und verschiedene Landesparlamente tätig.
Das NDZ ist eine interdisziplinäre wissenschaftliche Einrichtung der Hochschule Osnabrück, die sich mit zentralen Fragestellungen des Datenschutzes und der Datensicherheit in einer zunehmend digitalisierten Gesellschaft befasst. Ziel ist es, praxisnahe und wissenschaftlich fundierte Lösungen zu entwickeln, die Politik, Verwaltung und Wirtschaft bei der verantwortungsvollen Nutzung personenbezogener Daten unterstützen.
Im Fokus stehen dabei aktuelle Themen wie das Datenschutzrecht, die europäische KI-Verordnung (KI-VO), automatisiertes und autonomes Fahren, vernetzte Systeme, E-Health-Anwendungen und Smart Cities. Das NDZ vereint juristische, technische und gesellschaftliche Perspektiven und fördert so einen ganzheitlichen Ansatz.
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