In der Umfrage der ITEBO war die meistgenannte Aufgabe, die die Verwaltungsangestellten an die KI übertragen möchten, die Recherche und Informationsbeschaffung. Aber auch Dokumentenerstellung (Word, PowerPoint) und Datenanalyse (Excel) stehen hoch im Kurs. Die Unterstützungsmöglichkeiten durch KI sind vielfältig. Mit Blick auf die häufigsten Anwendungsfälle hat die ITEBO verschiedene Lösungen im Fokus.

Aufgaben wie Terminplanung und E-Mail- bzw. Kalenderverwaltung kann Microsoft Copilot bereits heute sehr gut. „Einen freien Termin mit mehreren Personen finden funktioniert viel schneller als mit anderen Tools. Auch E-Mails oder Termine in Kategorien unterteilen oder E-Mails inhaltlich zusammenfassen, geht dank Copilot bereits automatisch.“ sagt Gerald Leitke von der ITEBO.

Andere Wünsche an die KI beinhalten die Protokollierung oder Niederschrift von Terminen. „Copilot spielt hier seine Stärke aus, wenn es um reine Webkonferenzen/Teams-Sitzungen geht“, so Christian Eikens, Servicebereichsleiter Unified Communication & Collaboration bei der ITEBO.

Mit enaio^® gpt steht dem Nutzenden eine KI-Komponente zur Verfügung, mit der die Dokumente im Dokumentenmanagementsystem (DMS) enaio^® intelligent durchsucht werden können. Dabei werden nur die Dateien durchsucht, auf die der Anfragende berechtigt ist.  „Stellungnahmen zu spezifischen Sachverhalten können mit enaio^® gpt sehr effizient gestaltet werden.“, so Gerald Leitke.

Der ITeBOT – ein Chat- und Voicebot für Verwaltungen – beantwortet wiederkehrende Anfragen, unabhängig davon, ob er intern oder extern eingesetzt wird. Dadurch kann er den Mitarbeitenden der Verwaltung schrittweise Aufgaben abnehmen.

Bei Robotic Process Automation (RPA) übernimmt ein Software Roboter namens EMMA regelbasierte wiederkehrende Aufgaben. Dieser digitale Assistent agiert wie ein menschlicher Benutzer. Er kann Anwendungen bedienen, Daten eingeben und Prozesse ausführen.

Hierzu werden die gewünschten Abläufe in einer Maske definiert, die EMMA anschließend autonom im Hintergrund umsetzt. Denkt man z.B. an das Einreichen eines Antrages, ist es immer dasselbe Formular, welches ausgefüllt abgegeben wird. Diesen Antrag kann der Roboter automatisiert verarbeiten.

Ein weiteres Ergebnis der Kundenbefragung war, dass eine große Herausforderung beim Einsatz von KI die Klärung datenschutzrechtlicher Fragestellungen darstellt. Aus diesem Grund wird der Servicebereich Datenschutz und Informationssicherheit der ITEBO bei der Aufnahme von KI‑Lösungen in das Produktportfolio beratend einbezogen. Mit der Unterstützung des Niedersächsischen Datenschutzzentrums (NDZ) an der Hochschule Osnabrück wurde für einige der vorgenannten KI‑Lösungen bereits ein Vorgehen entwickelt, um die Kunden bei der Einführung zielsicher zu beraten. Hierzu zählt insbesondere die Überprüfung der datenschutzrechtlichen Rahmenbedingungen sowie die Erstellung von Datenschutz-Folgenabschätzungen, Datentransfer-Folgenabschätzung als auch die Ausarbeitung geeigneter Abhilfemaßnahmen.

Zusammenarbeit mit dem Niedersächsischen Datenschutzzentrum

Im Rahmen der Erstellung einer unabhängigen datenschutzrechtlichen Stellungnahme zu KI-Diensten wurde eine Zusammenarbeit mit dem NDZ initiiert – insbesondere mit Prof. Dr. Volker Lüdemann, dem wissenschaftlichen Leiter.

Prof. Dr. Volker Lüdemann ist Professor für Wirtschafts- und Wettbewerbsrecht an der Hochschule Osnabrück und wissenschaftlicher Leiter des NDZ. Sein Spezialgebiet ist das Recht der Digitalisierung. Er ist Autor zahlreicher Fachpublikationen und gefragter Ansprechpartner der Leitmedien. Als Gutachter und Datenschutzbeauftragter berät er namhafte Unternehmen sowie Körperschaften des öffentlichen Rechts. Zudem ist er als Sachverständiger für den Deutschen Bundestag und verschiedene Landesparlamente tätig.

Das NDZ ist eine interdisziplinäre wissenschaftliche Einrichtung der Hochschule Osnabrück, die sich mit zentralen Fragestellungen des Datenschutzes und der Datensicherheit in einer zunehmend digitalisierten Gesellschaft befasst. Ziel ist es, praxisnahe und wissenschaftlich fundierte Lösungen zu entwickeln, die Politik, Verwaltung und Wirtschaft bei der verantwortungsvollen Nutzung personenbezogener Daten unterstützen.

Im Fokus stehen dabei aktuelle Themen wie das Datenschutzrecht, die europäische KI-Verordnung (KI-VO), automatisiertes und autonomes Fahren, vernetzte Systeme, E-Health-Anwendungen und Smart Cities. Das NDZ vereint juristische, technische und gesellschaftliche Perspektiven und fördert so einen ganzheitlichen Ansatz.