Modern, serviceorientiert und gastfreundlich
„Ankommen und sich wohlfühlen“ ist dabei das zeitlose Motto. Das gilt für Familien wie für Schulklassen, für Firmen wie für Wander- und Freizeitgruppen. In den 44 Jugendherbergen sind 960 Mitarbeiter beschäftigt. In der Saison 2017/2018 erzielte man gemeinsam einen Jahresumsatz von 40 Mio. Euro. Den Impuls zur Einführung der ZEUS® Zeiterfassung und Personaleinsatzplanung lieferte im Jahr 2015 das Mindestlohngesetz, das für Hotel- und Gastgewerbe eine exakte Dokumentation der Arbeitszeiten gesetzlich vorschreibt. Der Roll-out erfolgte von Dezember 2015 bis März 2016 in enger Zusammenarbeit mit der ISGUS Niederlassung in Frankfurt.
Nicht nur in der Ferienzeit gibt es in den Jugendherbergen in Rheinland-Pfalz und im Saarland eine große Vielfalt an Attraktionen, Begegnungen und Events zu entdecken und zu erleben. Die Angebotspalette reicht von Teambuildingprogrammen über Familien- und Klassenfahrtsprogramme bis zu Aufenthalten für Seminargruppen und Fortbildungen. Die Gemeinschaft in der Gruppe ist in der Regel das, was Gäste in der Jugendherberge suchen und finden.
Schnittstelle zum Lohnprogramm Addison
„Anfang 2015 wurde uns die ZEUS® Zeiterfassung von Addison Mitarbeitern empfohlen. Der Bedarf dafür war durch das Mindestlohngesetz gegeben. Besonders attraktiv war für uns die ZEUS® Schnittstelle zu unserem Addison Lohnprogramm, die einen digitalen Stammdatentransfer ermöglicht, ohne dass jemand Daten händisch erfassen muss“, schildert Detlef Schmand, der Kaufmännische Leiter der Jugendherbergen Rheinland-Pfalz und Saarland, den Auftakt der Zusammenarbeit mit der ISGUS Unternehmensgruppe.
Individuelle Schichtmodelle in 44 Häusern
Die Aufgabe war es 44 Häuser mit der ZEUS® Zeiterfassung auszustatten. Das heißt 44 Häuser mit unterschiedlichen Dienstplänen und individuellen Schichtmodellen. Dementsprechend mussten zu Beginn ca. 100 Mitarbeiter im Umgang mit ZEUS® geschult werden. In fünf Jugendherbergen kümmerte sich ISGUS um den Roll-out, in den übrigen übernahm das Christian Stelzel, ZEUS® Beauftragter und Controller der Jugendherbergen Rheinland-Pfalz und Saarland.
Forecast: die schnelle Personalkosten-Prognose
Personalkosten sind im Gastgewerbe ein wichtiger Faktor. „Wir wollen am 30. des laufenden Monats wissen, welche Kosten uns im Lohnbereich erwarten, zum Beispiel im Bereich Lohnnebenkosten“, weiß der Kaufmännische Leiter weiter zu berichten.
So brauche der jeweilige Betriebsleiter nur eine Datei in ein spezielles Excel-Sheet zu kopieren, um die exakte Personalkostenvorhersage für den Folgemonat zu erhalten. Damit ist der Forecast mittlerweile ein unverzichtbares Planungstool, weil die Auslastung von Jugendherbergen starken saisonalen Schwankungen unterworfen ist.
Fingerprint-Terminals
In den Jugendherbergen Rheinland-Pfalz und Saarland stehen den Mitarbeitern Fingerprint-Terminals zur Verfügung, an denen sie sowohl ihre Kommt-/Geht-Buchungen durchführen, als auch ihren aktuellen Stundensaldo einsehen können. Missbräuche, wie beispielsweise Gefälligkeitsbuchungen für abwesende Kollegen, sind damit unmöglich. Mitarbeiter können ihre Buchungen natürlich optional via PIN-Code durchführen. Für einige Mitarbeiter der Jugendherbergen war die Information wichtig, dass der Fingerprint, der zur Buchung am Terminal benötigt wird, nichts zu tun hat mit dem polizeilichen Fingerabdruck, den man häufig in TV-Krimis vorgeführt bekommt.
Punktgenauer Personaleinsatz
Dank der ZEUS® PEP lässt sich der Personaleinsatz in den Jugendherbergen Rheinland-Pfalz und Saarland punktgenau planen, und zwar von der Rezeption und Reinigung über Küche und Bistro bis zur Haustechnik. Alle diese Bereiche werden von der jeweiligen Betriebsleitung gesteuert.
In kleineren Jugendherbergen können sich die einzelnen Bereiche auch überlappen, so dass Mitarbeiter oft in mehreren Abteilungen ihren Dienst versehen. Die drei Jugendherbergen Prüm, Diez und Altleiningen unterhalten außerdem öffentliche Restaurants, Prüm zusätzlich ein Kongresszentrum.
Mehr Transparenz und Effizienz
„ZEUS® hat unsere gesamte Arbeit nachvollziehbarer und schneller gemacht, vor allem, was die Auswertungen betrifft und die Zeit, die es braucht, um auftretende Probleme zu beheben. Zum Beispiel, wenn ein Mitarbeiter Fragen hat zu seinen Arbeitszeiten, dann lässt sich mit ZEUS® ganz schnell nachweisen, wann er wie lange gearbeitet hat“, berichtet Christian Stelzel als ZEUS® Beauftragter der Jugendherbergen Rheinland-Pfalz und Saarland von der nützlichen Transparenz der Software.
„Auch die Lohnabrechnung selbst ist einfacher und schneller geworden durch ZEUS®. Man muss sich vorstellen, dass man noch vor ein paar Jahren Listen hatte, die man händisch verarbeitet hat. Da gingen zwei, drei Tage drauf, um die Lohnabrechnung zu machen. Nachdem die Betriebsleiter die nötige Routine im Umgang mit der neuen Zeiterfassung entwickelt hatten, ist das heute eine Angelegenheit von maximal einer Stunde mit ZEUS®“, bilanziert Detlef Schmand zufrieden.
ISGUS GmbH
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Massgeschneiderte Cloud Lösung innerhalb kürzester Zeit erfolgreich umgesetzt
Wunsch nach modernem Zeiterfassungssystem
Die bisher genutzte Software zur Zeiterfassung entsprach nach langjährigem Einsatz nicht mehr den heutigen Anforderungen und Erwartungen der Mitarbeiter sowie des Managements. Hinzu kam, dass die Softwarebetreuung und -aktualisierung aufgrund eines Nachfolgeproduktes vom Anbieter zum Jahresende gekündigt wurde. Aus dem Wunsch nach einem moderneren Zeiterfassungssystem wurde ein nahezu unumgänglicher Entschluss: Fehlende Automatismen, bestehende Performanceprobleme und unzureichende Systemprüfroutinen standen den Anforderungen an ein zeitgemäßes Workforce Management im Wege und sollten durch ein neues, flexibleres System abgelöst werden, das direkt und automatisch mit dem eingesetzten Personalwirtschaftssystem OK.PWS von der AKDB AöR kommuniziert. Eine weitere Anforderung war, dass die neue Zeiterfassung als Cloud Lösung betrieben werden kann.
Langjährige Partnerschaft mit der AKDB
Auf der Suche nach einem neuen Zeiterfassungssystem, sprach man deshalb zunächst mit der AKDB. Die AKDB, Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern AöR, und deren Tochterunternehmen Komm-IT GmbH, sind einer der wenigen deutschlandweiten Spezialanbieter von Kommunalsoftware und gleichzeitig Marktführer in diesem Bereich. Die AKDB ist außerdem Premium-Partner von ISGUS. Beide Unternehmen arbeiten seit vielen Jahren sehr eng und vertrauensvoll zusammen, was sich darin äußert, dass die ISGUS Lösung ZEUS® und das System OK.PWS von der AKDB in idealer Weise miteinander kommunizieren und Stammdaten, Kalenderdaten und Zeitwerte automatisch und bidirektional ausgetauschen werden können. So entsteht ein durchgängiger digitaler Prozess, der sich nahtlos durch alle HR-Prozesse zieht.
Von der langjährigen Partnerschaft profitiert nun auch die IKK classic, denn auf diese Weise können Synergieeffekte genutzt und die manuelle Datenerfassung deutlich reduziert werden, wie Claudia Strunck aus dem Projektteam der IKK classic berichtet: „Die kombinierte Lösung von OK.PWS und ZEUS® bedeutet für uns eine einmalige Erfassung von Personalstammdaten und Fehlzeiten im jeweils führenden System. Wir konnten darüber hinaus die manuelle Bearbeitung von mehr als 1.000 Formularen je Quartal einstellen. Zudem ist eine separate Datenhaltung bestimmter Zeitdaten in Excel nicht mehr erforderlich, da es dafür eine softwareseitige Lösung gibt.“
Straffer Zeitplan
Nach einer Kick-Off-Veranstaltung Ende Mai 2018 und weiteren, vertiefenden Gesprächen, konnte das Projekt gestartet werden. Der von der IKK classic vorgegebene zeitliche Rahmen von 7 Monaten bis zum „go live“ erforderte ein professionelles Projektmanagement. Im gemeinsam definierten Projektplan wurden Arbeitspakete definiert, Zuständigkeiten geklärt und Termine festgelegt. Die für die Abstimmung, das Customizing und die Tests zur Verfügung stehende Zeit erforderte eine engagierte, vertrauensvolle sowie zielorientierte Zusammenarbeit aller Projektbeteiligten. Mit dem Projektteam der IKK classic, unter der Leitung von Heiko Spilker, dem ISGUS-Team aus Ansprechpartnern vom ISGUS Hauptsitz in Villingen-Schwenningen und der Niederlassung in Erfurt sowie der AKDB waren bis zu 12 Personen mit der Vorbereitung und Durchführung der einzelnen Teilprojekte eingebunden. Bei Bedarf wurden weitere Experten aus dem Personalbereich der IKK classic, der IT und dem ISGUS-Rechenzentrum hinzugezogen, sodass der Termin zum „Go-Live“ am 01.01.2019 zu jedem Zeitpunkt gesichert war.
Vorangehende Datenimporte
Besonders geschätzt wurden die vielfältigen Möglichkeiten die ZEUS® bietet, um Daten und Modelle zu importieren, erinnert sich Claudia Strunck: „Wir haben ein großes Entgegenkommen bei der Initialisierung und Einführung von ZEUS® erlebt.
Insbesondere die Zusammenarbeit bei den vorangehenden Datenimporten der Stammdaten, Personalstammdaten, Modellen sowie deren Verknüpfung haben die zeitliche Umsetzung und damit den Projekterfolg maßgeblich beeinflusst.“ Insgesamt wurden rund 250 Schichtpläne, über 500 Tagespläne, mehr als 850 Rollen und mehr als 8.000 Personendatensätze importiert.
Individuelle Anforderungen
Wie flexibel und individuell das System ZEUS® wirklich ist, zeigt sich erneut in diesem Projekt. Die IKK classic pflegt ihre Personalstammdaten und abrechnungsrelevanten Fehlzeiten, wie beispielsweise Arbeitsunfähigkeit und Elternzeit, grundsätzlich in OK.PWS. Weitere Fehlzeiten, wie Gleitzeit oder Urlaub, werden mit Hilfe des Webworkflows wiederum im Zeiterfassungssystem ZEUS® gepflegt. Durch die bestehenden Schnittstellen zwischen OK.PWS und ZEUS® findet ein täglicher Austausch dieser Daten statt. Auf diese Weise können termingebundene Stammdatenveränderungen in beiden Systemen berücksichtigt werden. Auch diesen Wunsch setzten die AKDB und ISGUS perfekt und schnell um. Zufrieden über den reduzierten Arbeitsaufwand berichtet Claudia Strunck: „Die erweiterte Schnittstelle ermöglicht es uns, nur noch die Daten manuell anzupassen, die bei Personalneuanlagen, -änderungen oder -beendigungen unbedingt notwendig sind.“
Erfolgreiche Umsetzung in der ISGUS Cloud
Die wenigen und dennoch intensiven Monate zur Vorbereitung auf die Liveschaltung des Systems haben sich am 01.01.2019 schließlich ausgezahlt. Üblicherweise werden Mitarbeiter eines Unternehmens dieser Größe nach und nach in das neue System transferiert, nicht aber bei dem Projekt der IKK classic.
Gleich mehrere Gründe sprachen für einen ganzheitlichen Wechsel aller Mitarbeiter auf das neue System. Der fehlende Support aufgrund der Abkündigung des Altsystems war nicht der einzige Grund für die Entscheidung. „Das neue System unterscheidet sich in unseren Einstellungen für die Zeitrechnung. Wir wollten daher allen Mitarbeitern einheitlich zum 01.01.2019 ermöglichen mit ZEUS® zu arbeiten. Außerdem gibt es bei der IKK classic seither kein einziges Zeiterfassungs-Terminal mehr. Alle Mitarbeiter buchen an ihrem Bildschirm über das Internet. „Mein ZEUS®“ bietet dabei allen Mitarbeitern auf einen einzigen Blick alle aktuellen Informationen über ihre Buchungen, den Urlaubskalender und die Zeitkonten.
Wir haben uns für die Cloud-Lösung entschieden und erfreuen uns an der hohen Verfügbarkeit, die das ISGUS eigene Rechenzentrum bietet, ohne dass wir uns selbst ständig mit der Administration, mit Hardwarefragen, Serverumzügen, Release-Updates etc. beschäftigen müssen. Die Performance ist spürbar verbessert und die häufigen, störenden Systemlogouts wie im Altsystem sind für unsere Beschäftigten nicht mehr existent“, erklärt Claudia Strunck.
Nicht zuletzt hat auch der modulare Aufbau von ZEUS® überzeugt, so dass die IKK classic ihre maßgeschneiderte Lösung um das Modul der Kostenstellenerfassung erweitern möchte.
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Effizienz und Sicherheit für die Produktion diätischer Lebensmittel – Zeus® Zeiterfassung und Zutrittskontrolle bei der Dr. Schär Ag / Spa
Dank der Dr. Schär Produkte müssen die Betroffenen nicht länger auf Backwaren, Snacks, Pizza, Nudeln, Müsli und weitere getreidehaltige Lebensmittel verzichten und können sich am Dr. Schär Sortiment mit über 150 verschiedenen Produkten bedienen. Diese werden an den Produktionsstandorten am Hauptsitz in Burgstall bei Meran, in Deutschland (Dreihausen und Apolda), Österreich (Klagenfurt), Spanien (Saragossa) und in den USA (Lyndhurst und Swedesboro, NJ) hergestellt.
Um dem eigenen hohen Qualitätsanspruch und den globalen Standards für Lebensmittelsicherheit BRC und OHSAS gerecht zu werden, bedarf es nicht nur einer kontrollierten Rohstoffkette und klinisch reinen Produktionsstätten, sondern auch reibungsloser Abläufe in der Produktion. Diese erfolgen je nach Standort im Drei- oder Vier-Schichtbetrieb an sieben Tagen in der Woche und rund um die Uhr. Optimale Personalplanung und Abrechnung ist dabei ein wesentlicher Faktor. Aus diesem Grund entschloss sich Dr. Schär 2014 im Zuge einer weltweiten Standardisierung der HR Prozesse für die Anschaffung eines neuen und zentralen Systems für die Zeiterfassung.
Es folgte eine Marktsondierung mit umfangreicher Evaluierung der verfügbaren Lösungen. Da alle „Dr. Schär Länder“ mit der neuen Software arbeiten sollten, legte man ein besonderes Augenmerk auf die Internationalität der Anbieter und Lokalisierung der Lösungen. Dabei ging es nicht nur um die Unterstützung der jeweiligen Landesprachen für die Benutzer in den ausländischen Niederlassungen, sondern vor allem auch um die Abbildung der gesetzlichen und tariflichen Regelungen in den verschiedenen Ländern.
Mit diesem Anspruch kam Dr. Schär zwangsläufig auch mit ISGUS ins Gespräch und man war sich schnell einig, dass die Qualitäten und Stärken der ZEUS® Lösung am besten anhand eines Probebetriebs beurteilt werden könnten. Entsprechend wurde bereits im Februar 2015 mit dem Probetrieb im österreichischen Klagenfurt begonnen, wo durch die Übernahme der Firma Csm Austria dringender Handlungsbedarf bestand. Dass die von Dr. Schär übernommene Csm Austria in der Vergangenheit auch schon ZEUS® im Einsatz hatte, spielte dabei nur eine untergeordnete Rolle, da das alte System komplett ersetzt werden sollte.
Da in Klagenfurt auch Bedarf für eine Zutrittskontrolle bestand, wurde der Probebetrieb von Anfang an um die integrierte ZEUS® Zutrittslösung erweitert. Auch die Vorgabe, die an vielen Standorten bereits vorhanden Dr. Schär Transponder weiter zu benutzen, konnte ISGUS mit seinem großen Spektrum unterstützter Lesertechnologien problemlos erfüllen.
Softwareseitig wurde ZEUS® im Rechenzentrum am Dr. Schär Hauptsitz im idyllischen Burgstall bei Meran/Südtirol installiert. Die Konfiguration der in Österreich doch recht komplexen Arbeitszeitgesetze und Regelungen erfolgte vom ISGUS Hauptsitz in Villingen-Schwenningen.
Anfang 2015 kam Daniel Windmann zu Dr. Schär, als Verantwortlicher für die Vereinheitlichung der HR Systeme in der Gruppe und somit auch zuständig für die Einführung von ZEUS®. Windmann erinnert sich: „Anfangs hatte ich das Thema Zeitwirtschaft völlig unterschätzt und konnte mir nicht vorstellen, dass Zeiterfassung so komplex sein könnte. Während die Zutrittskontrolle von Anfang völlig problemlos lief und die Einrichtung sehr einfach war, gab es bei der Zeitwirtschaft doch die eine oder andere Herausforderung, um den Anforderungen der österreichischen Kollegen gerecht zu werden.“
Nach einigen Umstellungen in der Software und der Realisierung der Lohnschnittstelle zum lokalen Lohnanbieter Rzl war Dr. Schär überzeugt, mit ISGUS den richtigen Partner für den internationalen Roll-out gefunden zu haben. Unabdingbar für Dr. Schär war eine zentrale Projektabwicklung für den gesamten Roll-out, was von ISGUS gewährleistet wurde und sich rückblickend nach der Implementierung an neun Standorten in sechs Ländern auch bewährt hat.
Innerhalb von zwölf Monaten wurden im Anschluss die Standorte in Saragossa (Spanien), Warrington (UK) sowie die zwei großen Produktions-Standorte in Deutschland in Dreihausen und Apolda mit ZEUS® ausgestattet, unter Mitwirkung der jeweils lokalen ISGUS Niederlassungen bzw. Vertriebs- und Servicepartner. Wie in Österreich gab es in jedem Land spezielle Anforderungen hinsichtlich Überstundenabrechnung, Durchrechnungszeiträumen, Lohnschnittstellen oder auch sehr spezielle Pausenverrechnungen, wie z.B. in Spanien.
Parallel wurde am Hauptsitz in Burgstall ein neues Firmengebäude erstellt, als Erweiterung des dortigen Verwaltungsgebäudes, das aus allen Nähten platzte. Als „Dr. Schär Denkfabrik“ wurde die repräsentative und hochmoderne neue Firmenzentrale dann im Mai 2017 eingeweiht. Auch dort ist ZEUS® im Einsatz, mit 65 ISGUS Zutrittslesern an den dortigen Innen- und Außentüren. Auch das „Altgebäude“ in Burgstall, wo glutenfreie Mehle und Brote hergestellt werden, wurde in diesem Zuge mit der Software für Zutrittskontrolle und weiteren 30 IT 4100 Terminals ausgestattet.
„Für mich ist es sehr praktisch, die Zutrittssteuerungen für alle Personen, Standorte und Länder zentral einzusehen und steuern zu können. Viele unserer Mitarbeiter sind sehr oft in einer der Niederlassungen unterwegs und durch die einheitlichen Transponder kann jeder Mitarbeiter bei Bedarf überall vor Ort Zugang erhalten, nach entsprechender Freischaltung im ZEUS® Schließplan, mit nur wenigen Klicks“, ergänzt Daniel Windmann.
Als letzter Standort in Deutschland kam dann 2016 die Dr. Schär Medical Nutrition im hessischen Rosbach dazu. Dort geht Dr. Schär seit 2012 neue Wege im Bereich diätischer Lebensmittel und hat sich auf die Entwicklung und Produktion von medizinischen Lebensmittel für Patienten mit angeborenen Stoffwechselstörungen spezialisiert.
„Dass wir über einen einzigen Zugriff alle Daten für alle Länder einsehen können und dies überall der gleichen Logik folgend, erleichtert unsere Arbeit enorm. Gleichzeitig ist durch die Aufteilung des Systems auf verschiedene Mandanten gewährleistet, dass die Kollegen in den Niederlassungen nur ihre eigenen Mitarbeiter einsehen und korrigieren können“, führt Windmann weiter aus.
„Ausschlaggebend für uns war die Internationalität von ISGUS, um die lokalen Systeme hinsichtlich Installation, Inbetriebnahme und Wartung zu gewährleisten, aber auch die Tatsache dass wir mit ISGUS einen Hersteller gefunden haben, der alles aus einer Hand anbietet, Hardware, Software und vor allem die notwendige Beratung und Unterstützung bei der Umsetzung“ ergänzt Christian Franzelin, IT Direktor bei Dr. Schär.
Derzeit werden die beiden amerikanischen Produktionsstätten in Lyndhurst und Swedesboro (New Jersey) an ZEUS® angebunden. Durch die langjährige ISGUS Präsenz in den USA und entsprechender Erfahrung bezüglich der amerikanischen Arbeitsgesetzen wird auch dieses Teilprojekt erfolgreich abgeschlossen werden.
Dann werden es weltweit 900 Dr. Schär Mitarbeiter sein, die ihre Anwesenheit über das zentrale ZEUS® System in Südtirol buchen und ihre Türen öffnen – mit steigender Tendenz, denn die Dr. Schär Gruppe wird in Zeiten zunehmender Lebensmittelallergien auch in Zukunft nachhaltig wachsen.
Dass sich die Dr. Schär AG / SPA seit ihrer Gründung 1920 durch den Innsbrucker Arzt Dr. Anton Schär bis heute zum absoluten Marktführer entwickelte, hat mit Pioniergeist, höchsten Qualitätsansprüchen und einem besonderen Vertrauensverhältnis zu Mitarbeitern und Partnern zu tun. Dies war für ISGUS von Anfang an spürbar und für den reibungslosen Projektablauf enorm förderlich. „Die Zusammenarbeit mit ISGUS ist sehr gut und wir fühlten uns zu jeder Phase des Projekts in guten Händen“ zieht Daniel Windmann Bilanz. „Und wir sind sehr stolz, Dr. Schär zu unseren zufriedenen Kunden zählen zu dürfen“ fügt Sylvia Martin-Knoch, Exportleiterin bei ISGUS, hinzu.
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