Taxi-Quittungen, Bewirtungsbelege, Hotelrechnungen und Co.. Viele Geschäftsreisende kommen ins Stöhnen, wenn es nach größeren Reisen an die Abrechnung geht. Da verliert manch einer den Überblick und das Belegchaos ist perfekt. Nicht so bei der digitalen Reisekostenerfassung, welche die Software ZEUS® Zeiterfassung mit dem Modul Dienstreiseabrechnung bietet. Bereits vor Reiseantritt wird der Workflowantrag als eigenständiger Vorgang im System angelegt. Die Berechnung der Tagespauschale erfolgt automatisch. Belege lassen sich während der Reise schnell erfassen, mühelos hochladen und direkt dem Vorgang zuordnen. Nach der Reise braucht es nur noch einen Knopfdruck und die Reisekosten werden direkt an den Vorgesetzten übermittelt, bevor es über die Lohn- und Gehaltsabrechnung zur Auszahlung geht.

Welche Kosten sind relevant?

Klassisch sind Fahrtkosten zu einem Zielort und zurück. Vorausgesetzt diese werden mit einem Privat- oder Mietwagen bzw. mit einem Flugzeug, Bahn oder Taxi zurückgelegt und liegen außerhalb der eigenen Stadtgrenze. Die Abrechnungen bei öffentlichen Verkehrsmitteln sind relativ simpel, da diese in der Regel mit einer Rechnung belegt werden. Fahrten mit privaten Autos hingegen werden entweder mit einer Kilometerpauschale von 0,30 Cent oder über einen Kilometersatz berechnet. Aber auch dies lässt sich mit wenigen Schritten über das intuitive Bedienfeld der Dienstreiseabrechnung von ISGUS eingeben und hinterlegen. Hinzu kommen Übernachtungskosten, welche durch Hochladen der Hotelrechnungen oder Mietbelege im System dokumentiert werden. Tagespauschalen für die Verpflegung werden je nach Land und Ort unterschiedlich bewertet. Diese sind bereits im System hinterlegt und werden ausgewählt und berechnet. Hinzu kommen viele Kleinstbeträge wie Parkgebühren, Trinkgelder, Mautgebühren, welche als Reisenebenkosten deklariert sind.

Warum ist eine Reisekostenabrechnung wichtig?

Unternehmen sind gesetzlich nicht verpflichtet, Reisekostenabrechnungen zu erstellen. Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen haben auch die Möglichkeit, diese Ausgaben über die Einkommensteuererklärung geltend zu machen. Jedoch möchte das Finanzamt einen Nachweis, dass es sich bei der Reise tatsächlich um eine Geschäftsreise handelt. Hierfür ist eine transparente Dokumentation mit sämtlichen Belegen erforderlich. Über die Dienstreiseabrechnung lässt sich diese Dokumentation eindeutig abbilden und belegen und verhindert somit nervige Nachweisanforderungen.

Vorkonfiguriert und variabel

Im Dienstreiseabrechnung Programm sind bereits verschiedene Templates hinterlegt und vorkonfiguriert. Das bedeutet, dass verschiedene Module je nach Bedarf zusammengestellt und grafisch angepasst werden können. Somit lassen sich verschiedene Tagessätze je nach Land und Reise oder verschiedene Reisemittel und Übernachtungskosten mit entsprechendem Aufwand im Vorfeld anlegen und auf alle Reisen übertragen. Die Verwaltung und Eingabe der Ausgaben ist somit für Jedermann und Jederfrau einfach zu handhaben, spart Zeit und Nerven. Es bedarf nur noch der Freigabe durch den Vorgesetzen, und die Abrechnung wird über eine Schnittstelle an das Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem übertragen. Ein weiterer Pluspunkt des Workflowmanagementsystems, welches den Prozess vereinfacht und somit Aufwand und Kosten reduziert.