SAP-Systeme im Check: Warum ein IT-Fitness-Check entscheidend für stabile Systeme und eine erfolgreiche S/4HANA-Transformation ist
Technische Veränderungen
Mit der SAP S/4HANA Transition gehen einige technische und fachliche Veränderungen einher. Ein bislang erprobtes und bewährtes System ändert sich. Neue Komponenten kommen hinzu bzw. ersetzen bisherige. Sofern Sie Ihre Systeme nicht bereits auf der SAP HANA Datenbank betreiben, ändert sich in Ihrem Fall auch die Datenbank und eventuell auch das Betriebssystem.
Ob Ihre bislang genutzte Hardware auch weiterhin unter den neuen Gegebenheiten genutzt werden kann, ist auf jeden Fall zu prüfen.
An eingeschwungenen Verfahren – z.B. Backup/Restore, Hochverfügbarkeit – müssen Anpassungen bis hin zum Re-Engineering von Lösungen vorgenommen werden.
Sind Ihre Systeme „fit“ für die Transition?
Was ist zu tun, wenn es keine Erfahrung mit dem neuen System gibt, um eine valide Prognose für den Go-Live und den darauffolgenden Produktivbetrieb abzugeben zu können?
Eine mögliche Lösung: machen Sie den Fitness-Check!
Um Ihr Produktivsystem gesund und fit zu halten, werden Sie bislang durch regelmäßige Vorsorgeuntersuchungen sichergestellt haben, um zu gewährleisten, dass das System stabil funktioniert und einen gesunden Herzschlag zeigt.
Umfang eines Fitness-Check
Aufgrund der Vielzahl der Veränderungen an Ihren IT-Systemen, die mit der SAP S/4HANA Transition einhergehen, wird der ‚Herzschlag‘ des IT-Systems verändert. Ab wann der Fitness Check notwendig wird, hängt vom Grad der Veränderungen ab und wie kritisch die Umstellung insgesamt gesehen wird. Die Art und der Umfang des Fitness-Checks ist ebenfalls variabel und kann sich im Minimum auf die Prüfung von Konfigurationen und Parametern (Hersteller/ Vendor best-practise Angaben) beschränken oder aber bis zu einem „full blown“ Last-/ Stress-/ Performancetest ausweiten. Dabei wird das neue System auf unterschiedlichen Ebenen innerhalb der Architektur explizit auf die Veränderungen hin getestet.
Seien Sie auf Fehler vorbereitet
Die Intensität und Tiefe eines Fitness-Checks hängt wie schon gesagt von dem Grad der Veränderung ab, die mit der SAP S/4HANA Transition einhergehen. Je höher dieser Grad ist, desto höher ist die Möglichkeit von potentiellen Problemen, die nach dem Go-Live auftauchen. können. In der Regel wird es bei einem Fitness-Check zu einem Mix aus dokumenten-basierten Tests/ Abnahmen und Live-Tests kommen. Wichtig ist dabei, dass die Ergebnisse dokumentiert und von allen beteiligten Stakeholdern akzeptiert sind.
Da sich bei einer komplexen Umstellung, wie einer SAP S/4HANA Transition, nie alle möglichen Szenarien zu 100% absichern lassen, ist es wichtig in der Post-Implementation Phase zum Go-Live klare Incident- und Changeprozesse zu definieren sowie die Verfügbarkeit der Experten, die im Problemfall benötigt werden, sicherzustellen.
Roadmap zum Fitness-Check
Wenn sich bei Ihrer SAP S/4HANA Transition die Erfordernis/ Wunsch nach einem Fitness-Check ergibt, sollten sie diesen bereits in einer frühen Phase des Transitions-Projekts berücksichtigen. Neben den technischen Aspekten gilt es insbesondere Fragen zum Budget, den technischen Experten und weiteren Systemgegebenheiten zu berücksichtigen.
Der Sportler, der die neuen Herausforderungen angehen möchte, fragt seinen Arzt und bittet ihn um Unterstützung. Gerne stehen wir Ihnen bei Ihrem Fitness-Check mit unserer Erfahrung zur Verfügung. Sie benötigen noch etwas Zeit und möchten Ihre Herausforderungen strukturieren?
Unsere Experten helfen Ihnen weiter!
Sie haben weitergehende Fragen rund um eine SAP S/4HANA Transition oder zum Service- und Produktangebot der isacon AG? Kontaktieren Sie gerne unseren Experten oder nutzen Sie unser Kontaktformular.
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Change Management in der SAP S/4HANA Transformation: Wie Unternehmen Mitarbeitende erfolgreich durch den ERP-Wandel führen
Veränderungen durch SAP S/4HANA
Neben der Ebene der technischen Veränderung sind in der Regel auch die fachliche und die organisatorische Ebene betroffen. Wie stark sich der Change auf die jeweilige Ebene auswirkt, hängt mit dem Grad bzw. Schwerpunkt der Veränderung zusammen. Bei einer Transition von einem ECC-System auf ein S/4HANA-System oder einer Neuimplementierung eines SAP S/4HANA Systems ist davon auszugehen, dass alle drei Ebenen betroffen sein werden. Unabhängig davon, wie die Transition erfolgt – als reine technische Umstellung (Brownfield) oder komplett neu (Greenfield) – ist ein gesondertes Changemanagement Projekt aufzusetzen, dass das Umstellungsprojekt begleitet. Warum dies so sein sollte und welche Vorteile sich dadurch ergeben, erläutern wir im Folgenden.
Ebenen der Veränderungen
Betrachten wir den Fall, dass eine SAP S/4HANA Transition im Brownfield-Ansatz durchgeführt wird, mit dem ausschließlichen Ziel, den technischen Produktwechsel und den Erhalt der Wartung und Support (mit Blick auf 2027/2030) durchzuführen. Selbst in diesem ‚einfachen‘ Fall werden alle drei Ebenen der Veränderung betroffen sein und sollten entsprechend betrachtet werden:
Fachlich: Durch den Produktwechsel von ECC nach S/4HANA müssen zum einen mandatorisch fachliche Prüfungen durchgeführt werden, ohne die ein Start in die S/4HANA Transition erst gar nicht möglich ist. Beispiele sind u.a. die Abarbeitung der Simplification Item List und die Durchführung der Customer Vendor Integration. Zum anderen muss auch der bestehende Custom Code auf eine S/4HANA Kompatibilität hin geprüft und ggfls. angepasst werden. Falls noch nicht geschehen, muss im Vorfeld auch eine Unicode Conversion durchgeführt werden. Geschäftsprozesse müssen überprüft und ggfls. angepasst werden, sowie bei Bedarf auch neue Geschäftsprozesse eingeführt werden.
Technisch: Die S/4HANA Transition ist ein komplexes Umstellungsprojekt, dass sich über mehrere Monate hinzieht und über diesen Zeitraum viele Ressourcen blockieren wird. Sofern nicht bereits im Vorfeld geschehen, muss neben dem Produktwechsel auf S/4HANA, die Datenbank nach HANA 2.0 getauscht werden. Mit dem Datenbankwechsel geht ggfls. ein Wechsel vom Betriebssystem einher, da für die HANA Datenbank nur Linux (RedHat/Suse) freigegeben ist. Gleichfalls sind für die HANA-Datenbank nur bestimmte Server freigegeben, weshalb gegebenenfalls auch noch ein Hardware-Wechsel geplant werden muss. Mit dem Wechsel ist auch sicherzustellen, dass die technischen Betriebsverfahren wie z.B. Backup/Restore, Monitoring sowie High Availability unterbrechungsfrei weiterlaufen.
Organisatorisch: Wie bereits o.g. wird selbst bei einem Brownfield-Ansatz – ohne gewünschte Veränderungen an Geschäftsprozessen – eine starke Beteiligung der Fachabteilungen erforderlich. Dies gilt sowohl für die Analyse- und Anpassungsphase, aber auch für den Test und die Abnahme von S/4HANA. Dadurch bedingt sind Mitarbeiter der Fachabteilungen viel stärker in die Projektarbeit eingebunden bzw. in Teilen auch dafür freigestellt. Daneben ist des Weiteren auch zu betrachten, ob in der Betriebsorganisation Abläufe und Verantwortungen neu zu ordnen sind. Durch geänderte Technologien und Verfahren sind Know-How Aufbau und Schulungen zu planen, damit die Mitarbeiter mit der neuen Plattform arbeiten können. Wurde ECC-System bislang On-Premise und in Eigenregie gefahren und mit der Transition werden jetzt Cloud-Services genutzt, hat dies ebenfalls Auswirkungen auf die Organisation.
Warum Changemanagement?
Wie gesagt, werden hier in drei wesentlichen Bereichen eines Unternehmens Veränderungen durchgeführt und dies zieht sich über einen längeren Zeitraum hin. Ein Projekt in dieser Dimension wirft bei Mitarbeitern und Entscheidern auch immer Fragen auf, ob und welche Veränderung eine Auswirkung auf meine tägliche Arbeit oder Kennzahlen hat. Diesen Aspekten gilt es mit einem gezielten Changemanagement Rechnung zu tragen.
Ein wesentlicher Punkt von Changemanagement ist es, eine Transparenz der Veränderung und dadurch letztlich eine hohe Akzeptanz der Veränderung zu erzielen. Aus diesem Grund sollte das Transition Projekt, bei allen im Unternehmen präsent sein und nicht nur die Stakeholder einbeziehen, die unmittelbar im Projekt mitarbeiten, sondern auch solche, die mittelbar damit zu tun haben. Beispiele sind hier z.B. Vorgesetzte/Team-Leads, die Mitarbeiter in das Projekt abstellen sollen, die üblicherweise nicht in die Projektarbeit einbezogen sind.
Um die Transparenz zu erreichen, sollten im Projekt Zwischenziele eingeplant werden, anhand derer der Fortschritt des Vorhabens nach außen deutlich gemacht werden kann. Wie bei einem Marathonlauf, bei denen die Versorgungsstationen die Läufer fit halten, halten die Updates die Beteiligten auf dem Laufenden und dadurch motiviert die Veränderung weiter zu unterstützen.
Das Projekt hat mit seinen Mitteln also einige Möglichkeiten, die Veränderungen transparent zu machen und zu kommunizieren. Je nach Unternehmensgröße werden somit aber nur wenige Mitarbeiter erreicht und die Informationen zum Change basieren bei den meisten anderen Mitarbeitern auf dem ‚hören sagen‘. Ist der Change von seiner Tragweite aber so groß, dass er eine Wirkung auf das Unternehmen an sich hat, sollten alle Mitarbeiter ins Boot geholt werden.
Um hier für die Kommunikation und notwendige Transparenz zu sorgen, müssen alle bestehenden und gegebenenfalls auch neue Möglichkeiten zur Informationsverteilung genutzt werden. Dies kann über ein vorhandenes Intranet, Newsletter, Infoveranstaltungen etc. erfolgen. An dieser Stelle enden dann in der Regel die Möglichkeiten vom Projekt und das Changemanagement übernimmt die Regie. Wie in der Überschrift genannt steht dies alles unter dem Motto ‚tue Gutes und rede darüber‘. Das Projekt bietet an dieser Stelle die Informationen zur SAP S/4HANA Transition, die dann in abgestimmter Weise im Unternehmen, koordiniert über das Changemanagement, verteilt werden.
Voraussetzung dafür, dass dies auch alles funktionieren kann, ist das klare Commitment der Geschäftsführung und dem Senior Management. Denn nur, wenn von dort der Change gefordert und aktiv unterstützt wird, ist auch eine erfolgreiche Umsetzung garantiert.
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Der Weg ist das Ziel: Die isacon AG zeigt, dass sich auch in einem IT-Beratungshaus viele Möglichkeiten finden, nachhaltiger zu werden.
Im Interview erläutert sie, was Nachhaltigkeit für ihr Unternehmen konkret bedeutet – und wie ein Unternehmen nachhaltiger werden kann.
Interviewer: Frau Leisen, wenn es um Nachhaltigkeit geht, denkt man meist an energieintensive Branchen wie die Stahlindustrie oder Logistik. Die isacon AG gehört nicht in diese Kategorie. Können Sie uns kurz erläutern, womit sich Ihr Unternehmen beschäftigt?
Stefanie Leisen: Sehr gerne. Wir sind ein mittelständisches IT-Beratungsunternehmen und unterstützen Banken und Versicherungen bei der Einführung, Optimierung und dem Betrieb ihrer Unternehmenssoftware – mit einem besonderen Fokus auf SAP-Lösungen.
Interviewer: Inwiefern spielt Nachhaltigkeit in Ihrer Branche eine Rolle? Gibt es spezifische Herausforderungen für Ihr Unternehmen?
Stefanie Leisen: Klassische Nachhaltigkeitsthemen wie CO₂-Emissionen oder Ressourcenverbrauch sind in unserem Bereich weniger ausgeprägt als in anderen Industrien. Dennoch gibt es auch für uns relevante Hebel. So haben wir beispielsweise unsere Dienstwagenflotte weitgehend abgeschafft und setzen konsequent auf die Bahn für Geschäftsreisen. Auch unsere Büro- und Arbeitsprozesse sind so gestaltet, dass wir möglichst ressourcenschonend arbeiten. Doch Nachhaltigkeit bedeutet mehr als Umweltbewusstsein. Die sozialen und Governance-Aspekte – also Themen wie Unternehmenskultur, Gleichstellung oder ethische Grundsätze – sind für uns ebenso essenziell. Gerade als Beratungsunternehmen haben wir hier eine große Gestaltungsfreiheit.
Interviewer: Welche konkreten Maßnahmen hat die isacon AG bereits umgesetzt?
Stefanie Leisen: Ein wichtiger Fokus lag auf unserer Unternehmenskultur: Wir haben analysiert, wie wir als Arbeitgeber noch attraktiver werden können, welche Benefits sinnvoll sind und wie sich Beruf und Privatleben besser in Einklang bringen lassen. Daraus sind zahlreiche Maßnahmen entstanden – darunter eine betriebliche Altersvorsorge, eine betriebliche Krankenversicherung, Zuschüsse für Sport, eine Schulungsplattform für Weiterbildung sowie die Möglichkeit, eine Bahncard auch privat zu nutzen. Auch haben wir mit anderen Beratungsunternehmen eine Arbeitsgruppe „Nachhaltigkeit“ ins Leben gerufen, um uns über Best Practices auszutauschen und gemeinsam neue Impulse zu setzen.
Interviewer: Lassen Sie Ihre Nachhaltigkeitsmaßnahmen auch extern bewerten?
Stefanie Leisen: Ja, Transparenz ist uns sehr wichtig. Deshalb haben wir unter anderem einen DNK-Bericht erstellt, der unseren aktuellen Stand und unsere Ziele offenlegt. Und in 2024 haben wir eine Ecovadis-Zertifizierung durchlaufen und dabei die Bronze-Medaille erhalten. Allerdings stellt sich bei allen Zertifizierungen immer die Frage nach dem Kosten-Nutzen-Verhältnis. Für mittelständische Unternehmen wie uns sind die damit verbundenen Ausgaben oft erheblich. Die Zertifikate sind aber wichtig und gefragt bei unseren Kunden, so dass wir keine andere Möglichkeit sehen, als das Geld auszugeben und unsere Zertifizierung jedes Jahr zu erneuern. Verstehen Sie mich nicht falsch, eine Zertifizierung kann vergleichbar machen und die nötige Transparenz herstellen, die unsere Kunden in der Lieferkette benötigen. Auf der anderen Seite ist es mit sehr viel Arbeit verbunden, die notwendigen Unterlagen beizubringen und neben den Kosten für die Zertifizierung sind auch Kosten für externe Berater, Kosten für z.B. eine zertifizierte und abgenommene CO₂- Bilanzierung und natürlich auch die Personalkosten zu kalkulieren. Das sind für eher kleine Unternehmen schon recht hohe Summen.
Interviewer: Welche langfristigen Nachhaltigkeitsziele verfolgt die isacon AG?
Stefanie Leisen: Nachhaltigkeit ist kein fixer Zustand, den man irgendwann erreicht und dann abhaken kann. Unser Ziel ist es, nachhaltiges Handeln als festen Bestandteil unserer Unternehmenskultur zu etablieren und kontinuierlich weiterzuentwickeln. Es geht um einen echten Kulturwandel – darum, nachhaltiges Denken und Handeln in unsere tägliche Arbeit zu integrieren. Jedes erreichte Ziel ist dabei nur eine Etappe auf einem langfristigen Weg.
Interviewer: Wie reagieren Ihre Kunden auf das Thema Nachhaltigkeit?
Stefanie Leisen: Banken und Versicherungen stehen ohnehin vor einer Vielzahl regulatorischer Anforderungen – von MaRisk über DORA bis hin zur CSRD. Viele verbinden Nachhaltigkeit daher primär mit aufwendigen Zertifizierungsprozessen. Unser Ansatz ist jedoch ein anderer: Wir helfen unseren Kunden, effizienter mit ihren Daten umzugehen. In vielen Unternehmen sind Datenbestände historisch gewachsen und liegen oft in redundanten Strukturen vor. Mit unserer Software, zum Beispiel SMARt4Banks, unterstützen wir Banken und Versicherungen dabei, ihre Datensätze zu konsolidieren. Das spart nicht nur Speicherplatz, sondern reduziert auch den Energieverbrauch und damit die CO₂-Emissionen.
Interviewer: Abschließend eine Frage an Sie als Expertin: Viele Unternehmen möchten nachhaltiger werden, wissen aber nicht, wo sie anfangen sollen. Was raten Sie ihnen?
Stefanie Leisen: Einfach starten! Wichtig sind Mitstreiter im Unternehmen und erreichbare Zwischenziele! Nachhaltigkeit entsteht nicht über Nacht – es ist ein Prozess, der mit kleinen, aber konsequenten Schritten beginnt.
Interviewer: Frau Leisen, herzlichen Dank für das Gespräch!
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Head of Sustainability / Principal Consultant
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E-Mail: Stefanie.Leisen@isacon.com
