Automatisierung des Rechnungseingangsworkflows für Rechnungen ohne Bestellbezug unter SAP S/4HANA

Um die Rechnungsverarbeitung für Rechnungen ohne Bestellbezug bei ihrem Kunden zu automatisieren, wurden folgende inPuncto-Produkte in das bereits vorhandene SAP S/4HANA-System implementiert: 

• die Scanner-Software biz²Scanner, um Rechnungen, die in Papierform bei der Wohltätigkeitsorganisation eintreffen, im Stapel zu erfassen und zu digitalisieren,
• der Dokumentenverarbeiter biz²ScanServer, der sich so konfigurieren lässt, dass er sämtliche relevanten Dokumentenformate (PDF, TIF) auslesen und verarbeiten kann,
• das Workflow-Tool biz²DocumentControl, um die Prüfungs- und Freigabeprozesse von Rechnungen bei inPuncto Kunden individuell zu steuern und
• die Archivierungssoftware biz²Archiver, um Eingangsrechnungen automatisch via ArchiveLink-Verknüpfung in einem gesicherten Bereich zu archivieren.

Ein Vorteil der inPuncto-Lösung – im Gegensatz zu breit angelegten ECM-Lösungen – ist, dass inPuncto mit dem SAP-Workflow Container arbeitet anstatt mit vorerfassten Belegen. Dadurch sind die Prozesse sehr flexibel und Workflows müssen bei Änderungen nicht komplett gestoppt, storniert und neu aufgesetzt werden, sondern lassen sich einfach bearbeiten.

Rechnungen treffen bei der Wohltätigkeitsorganisation sowohl in Papier- als auch in elektronischer Form ein. Papierrechnungen werden zunächst im Stapel mit dem biz²Scanner erfasst und dann mit dem biz²ScanServer ins SAP-System importiert. Elektronische Rechnungen werden direkt mit den biz²ScanServer ins SAP-System importiert. Beide Rechnungsarten werden mittels OCR/ICR ausgelesen, mit den in SAP hinterlegten Stammdaten abgeglichen, um den Workflow zur Validierung, Prüfung, Freigabe von Rechnungsbelegen zu starten. Anschließend werden die Eingangsrechnungen via ArchiveLink-Verknüpfung archiviert.

Besondere Kundenanforderungen an die Rechnungsverarbeitung

Eine Anforderung, die inPuncto Kunde an die Rechnungsverarbeitung hatte, war die automatische Bearbeitung von diversen Belegarten wie Debitorenrechnung, Debitorengutschrift, Dauerbuchung Debitoren, Sachkontenbeleg usw.

Eine weitere Anforderung war, dass bei einem internen Lieferanten, sog. IC-Lieferanten, ausgehende Rechnungen automatisch einen Eingangsrechnungsworkflow erzeugen sollen, indem für jede ausgehende Rechnung in SAP eine eingehende Rechnung im Rechnungscockpit erstellt wird.

Eine dritte Anforderung betraf die Rechnungszurückweisung. Wird eine Rechnung zurückgewiesen, so erhält die einscannende Person nun eine Rückmeldung per E-Mail. Dies ist auch für Benutzer möglich, die ohne SAP-Account einscannen.
 
Passgenaue Lösung und Einbeziehung weiterer Buchungskreise

Die Gesamtdauer des Projekts belief sich auf vier Monate und die neuen Lösungen wurden von den Mitarbeitern schnell akzeptiert. Dank der intuitiven Bedienung der inPuncto-Software war auch der Schulungsbedarf sehr gering. Nun kann die soziale Einrichtung mit inPuncto-Lösung auch buchungskreisübergreifende Buchungen ganz einfach tätigen, außerdem ist für nächstes Jahr die Einbeziehung weiterer Buchungskreise geplant. Der Kunde ist mit der Lösung sehr zufrieden, da all seine Anforderungen von inPuncto berücksichtigt und erfüllt wurden, wodurch er bei der Rechnungsbearbeitung viel Zeit sparen kann.

Die Wohltätigkeitsorganisation verwaltet mehrere Stiftungen, die sich um die Kinder-, Jugend- und Altenhilfe, Promotions- und Ausbildungsförderung, Weinbau kümmert. Die Organisation mit ca. 500 Mitarbeiter gehört zu den größten Trägern sozialer Einrichtungen und Fördermaßnahmen in Süddeutschland.