Die EU-Richtlinie trat am 26. Mai 2014 in Kraft, am 13. Juli 2016 verabschiedete der Bundestag einen entsprechenden Gesetzesentwurf zur elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen, der als „E-Rechnungsgesetz“ bekannt ist. Die Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung („E-Rechnungs-Verordnung“) im öffentlichen Auftragswesen des Bundes wurde am 6. September 2017 von der Bundesregierung beschlossen.

Definition „Elektronische Rechnung“ laut EU-Richtlinie

Eine Rechnung ist ein Dokument, mit dem eine bestimmte Leistung oder Lieferung abgerechnet wird. Eine elektronische Rechnung hingegen ist laut EU-Richtlinie eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und außerdem eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Reine PDFs, Bilddateien oder eingescannte Rechnungen sind deshalb laut der EU-Richtlinie keine elektronischen Rechnungen, da diese keine Daten in strukturierter Form enthalten. Bei Hybridrechnungen, also Rechnungen, die sowohl eine Bild- oder PDF-Datei sowie den strukturierten Datensatz enthalten, ist der strukturierte Datensatz das Rechnungsoriginal.

Umsetzung der europäischen Norm in XRechnung

Um eine gemeinsame europäische Norm für das semantische Datenmodell der elektronischen Rechnung in Europa zu erarbeiten und somit die „Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates“ vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen zu erfüllen, wurde durch die Europäische Kommission ein Normungsauftrag an das Europäische Komitee für Normung (CEN) gegeben. Das Ergebnis ist die Norm EN 16931, die auch als „europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung“ bekannt ist und am 18. Oktober 2017 veröffentlicht wurde. Für Deutschland erarbeitete der IT-Planungsrat den Standard XRechnung, der eine nationale Anwenderspezifikation des CEN-Datenmodells ist und den Rechnungsstandard der öffentlichen Verwaltung in Deutschland darstellt. Da der Standard XRechnung technologieneutral, vollständig dokumentiert und kostenfrei zur Verfügung steht, kann er z.B. durch IT-Dienstleister in vorhandene Lösungen integriert werden.

ZUGFeRD 2.0 bzw. Factur-X sind ebenfalls zulässige Datenaustauschformate

Grundsätzlich können für den Rechnungsverkehr mit Einrichtungen der öffentlichen Verwaltung aber auch andere Formate verwendet werden, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen.

Das Rechnungsformat ZUGFeRD entspricht in seiner ursprünglichen Form (ZUGFeRD 1.0) nicht mehr dieser Norm. Deshalb wurde das Nachfolgeformat ZUGFeRD 2.0 (Profil EN 16931) entwickelt und am 13. September 2017 durch das FeRD-Plenum verabschiedet. Der Nachfolger entspricht der Norm EN 16931 (fully compliant) und wird auf internationaler Ebene “Factur-X” genannt.
ZUGFeRD 2.0 bzw. Factur-X ist ein Paket. Teil 1 (ZUGFeRD 2.0 Profil EN 16931, direkter Nachfolger des ZUGFeRD 1.0-Profil “Comfort”), Teil 2 (Profil Extended), Teil 3 (Profil Basic) und Teil 4 (Profil Buchungshilfe) wurden mit dem französischen Forum harmonisiert. Öffentliche Verwaltungen in Frankreich akzeptieren neben dem Profil EN 16931 auch die anderen Factur-X-Profile (Basic, Extended und Buchungshilfe), wenn sie an das zentrale E-Rechnungs-Portal “Chorus” angeschlossen sind.

Wen betrifft das E-Rechnungsgesetz und ab wann tritt es in Kraft?

Ab dem 27. November 2018 endet die Frist für die Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU für die obersten Bundesbehörden (alle Bundesministerien und Verfassungsorgane). Diese müssen ab dann in der Lage sein elektronische Rechnungen, die der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen, zu empfangen und zu verarbeiten. Öffentliche Auftraggeber auf Landes- und kommunaler Ebene sind dazu aufgrund der vom Bund festgelegten Umsetzungsfristen (wurden mit dem E-Rechnungsgesetz und der E-Rechnungsverordnung festgelegt) ab dem 27. November 2019 verpflichtet.

Da sich aber die Veröffentlichung der Norm für die europäische Rechnungsstellung vom ursprünglich geplanten Datum (27. Mai 2017) auf den 18. Oktober 2017 verschoben hat, ergibt sich für öffentliche Auftraggeber, die keine obersten Bundesbehörden sind, der 18. April 2020 als spätester Umsetzungszeitpunkt (dieser ist festgelegt auf 30 Monate nach der Veröffentlichung der europäischen Norm für die elektronischen Rechnungsstellung im Amtsblatt der Europäischen Union).
Ab dem 27.11.2020 müssen alle Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes elektronisch (im Sinne der EU-Richtlinie) gestellt werden. Ausnahmen sind sogenannte Direktaufträge mit einem Auftragswert von bis zu 1.000 Euro ohne Umsatzsteuer sowie verteidigungs- und sicherheitsspezifische Aufträge und Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes.

Neben den klassischen Behörden auf Bundes-, Landes- und kommunaler Ebene betrifft das neue E-Rechnungsgesetz aber auch Unternehmen, die mehrheitlich in öffentlicher Hand sind. Darunter fallen z.B. Krankenhäuser, Schwimmbäder, Universitäten, Schulen, Kindergärten, Straßenbauunternehmen, Energieversorger, Unternehmen der Entsorgungswirtschaft und kulturelle Einrichtungen (z.B. Museen, Theater, Bibliotheken). Von diesem Gesetzt sind außerdem sämtliche kleine, mittelständischen und großen Firmen betroffen, die Rechnungen an eine Behörde oder öffentliche Verwaltung stellen, da diese Rechnungen ab den jeweiligen Fristen nur noch in strukturierter Form akzeptieren dürfen.

Das neue E-Rechnungsgesetz betrifft deshalb auch die Zulieferer aus der privaten Wirtschaft bzw. ganz allgemein das B2G-E-Invoicing!

Handlungsfelder für öffentliche Verwaltungen und deren Zulieferer

Da die Fristen für die Umsetzung der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung bereits feststehen und der Rechnungsaustausch mit Behörden auf Bundesebene (Bundesministerien und Verfassungsorgane) schon ab November 2018 der EU-Norm entsprechen muss, ist eine zeitnahe Umsetzung notwendig. Je eher die Umstellung auf bzw. die Einführung des neuen XRechnung-Standards erfolgt, desto stressfreier die Übergangsphase.

Eine Umstellung auf elektronische Rechnungen ist zeitintensiv und beinhaltet sowohl die Auswahl der technischen Komponenten, als auch die Anpassungen von unternehmensinternen Prozessen. Technologie- und Beratungspartner bzw. spezialisierte Anbieter von Lösungen für elektronische Rechnungen helfen beim Implementieren der technischen Komponenten wie z.B. einem Eingang für elektronische Rechnungen, Rechnungsworkflows und revisionssichere Archivierung. Für die Anpassung der unternehmensinternen Prozesse muss zunächst dafür gesorgt werden, dass alle Mitarbeiter, die an Rechnungsprozessen beteiligt sind, die neuen Komponenten akzeptieren und damit arbeiten können. Darüber hinaus kann gleichzeitig auch noch die Zusammenarbeit zwischen Einkauf und Rechnungswesen optimiert werden.

Vorteile durch die europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung

Trotz des Aufwands, den die Umsetzung der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung mit sich bringt, ergeben sich dadurch auch viele Vorteile. Im Laufe der Zeit sind nämlich sehr viele verschiedene elektronische Übertragungsformate für Rechnungen entstanden und Rechnungssender müssen deshalb viele verschiedene Schnittstellen bedienen können, deren Implementierung häufig sehr kostenintensiv ist. Rechnungsempfänger möchten eingehende Rechnungen außerdem möglichst automatisch bearbeiten können.

Um diese Probleme zu lösen, wurde die europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung verabschiedet, die Rechnungsprozesse von und mit Behörden und Unternehmen des öffentlichen Sektors standardisieren.
Neben einem einheitlichen Rechnungsformat (und damit auch der Reduzierung von Schnittstellen) bieten elektronische Rechnungen noch weitere Vorteile:

• Europaweite Interoperabilität der Systeme.
• Einsparpotenziale durch verbesserte Prozesse und unternehmensinterne Abläufe (Wegfall von Porto-, Papier- Druck- und Lagerkosten für Papierrechnungen).
• Zeitersparnis, da durch die Digitalisierung der Rechnungsprozesse der manuelle Aufwand der Rechnungsverarbeitung entfällt und Rechnungen außerdem schnell gefunden werden können.
• Direkte und zeitgleiche Verfügbarkeit von einzelnen Rechnungen.
• Schnelle Rechnungsübermittlung.
• Keine Medienbrüche.

Die Einführung der elektronischen Rechnung ist zwar mit viel Aufwand und Kosten verbunden, die Ausgaben für die Einführung amortisieren sich jedoch recht schnell und bringen somit auf lange Sicht nicht nur monetäre Vorteile, sondern schonen auch die Ressourcen.

Disclaimer: Die Informationen in diesem Artikel ersetzen keine rechtliche oder steuerliche Beratung. Alle Informationen sind nach bestem Wissen zusammengetragen allerdings ohne Gewähr.