Autor: Firma InLoox

Automatisierung ohne Programmierung, KI-Anbindung über MCP und Trenddaten für Projekte

Automatisierung ohne Programmierung, KI-Anbindung über MCP und Trenddaten für Projekte

Mit Version 26.6 erledigt InLoox Routinearbeit selbstständig, zeigt, wie sich Projekte über die Zeit entwickeln, und macht Projektdaten für KI-Assistenten nutzbar. Die Kontrolle über Daten und Berechtigungen bleibt dabei vollständig beim Unternehmen.

Routinearbeit erledigt sich von selbst

Statusmails verschicken, Folgeaufgaben anlegen, jeden Montag den Wochenbericht erstellen: Solche Routineschritte kosten Projektteams täglich Zeit. Mit dem neuen Bereich Automatisierung übernimmt InLoox diese wiederkehrenden Arbeitsschritte selbst, ganz ohne Programmierkenntnisse. Anwender legen Regeln fest, die auf Änderungen in InLoox reagieren. Jede Regel folgt demselben Muster: Tritt ein Ereignis ein und sind die gewählten Bedingungen erfüllt, führt InLoox eine oder mehrere Aktionen aus. Ereignisse sind zum Beispiel eine neue Aufgabe, ein Statuswechsel oder ein neues Dokument. Als Aktion kann InLoox etwa eine E-Mail senden, eine Aufgabe anlegen, Felder setzen oder einen Kommentar schreiben. Regeln gibt es für Aufgaben, Projekte, Budgets, Dokumente, Zeiteinträge, Planung oder Risiken. Auch Berichte lassen sich zeitgesteuert erstellen, etwa ein Statusbericht jeden Montagmorgen. Die Automatisierung ist in allen InLoox-Editionen enthalten.

„Administrative Projektarbeit ist unverzichtbar, wird von vielen Fachkräften aber als lästiger Zeitfresser empfunden“, sagt Dr. Andreas Tremel, Mitgründer und Geschäftsführer von InLoox. „Wiederkehrende Abläufe zu automatisieren, ist deshalb der logische Schritt: Teams arbeiten effizienter und gewinnen Zeit für die eigentliche fachliche Projektarbeit.“

KI-Assistenten greifen direkt auf Projektdaten zu

Über den neuen MCP-Server (Model Context Protocol) lesen KI-Assistenten wie Claude oder ChatGPT InLoox-Daten. Fragen zum Projektstand lassen sich so im gewohnten KI-Werkzeug beantworten, ohne die Daten vorher zu exportieren.

Das erweist sich etwa bei der Vorbereitung auf Lenkungsausschüsse als klarer Effizienzgewinn. Projektleiter müssen sich nicht mehr durch Aufgabenlisten, Budgets und Risikoübersichten klicken, sondern fragen ihren KI-Assistenten, welche Meilensteine überfällig sind, welche Risiken offen sind und wo das Budget vom Plan abweicht. Der Assistent wertet die aktuellen InLoox-Daten aus, fasst die Ergebnisse zusammen und erstellt auf Wunsch einen Entwurf für die Statusvorlage. So wird aus stundenlangem Zusammentragen eine Sache von Minuten, und zwar auf Basis tagesaktueller Daten statt eines veralteten Exports.

Der Zugriff ist ausschließlich lesend: Die KI kann Projektdaten auswerten, aber nichts verändern. Jede Anfrage liefert nur jene Daten, die der angemeldete Nutzer laut seinen Berechtigungen sehen darf. Fragt ein Teammitglied nach einem Projekt, für das es keine Freigabe hat, ist dieses Projekt auch für die KI nicht einsehbar. Administratoren aktivieren die Funktion bewusst und behalten die Nutzung im Blick.

„Viele Projektverantwortliche arbeiten heute ohnehin mit KI-Assistenten, aber die KI kennt ihre aktuellen Projekte nicht“, sagt Dr. Tiziano Panico, Mitgründer und Geschäftsführer von InLoox. „Mit dem MCP-Server schließen wir diese Lücke. Dabei war uns eines besonders wichtig: Die KI sieht nie mehr als der Mensch, der sie fragt.“

Die Entwicklung eines Projekts klar visualisiert

Zwei Projekte melden jeweils 80 Prozent Fortschritt. Das eine ist stetig vorangekommen, das andere verharrt seit drei Wochen auf demselben Stand. Die Zahl ist gleich, die Lage völlig unterschiedlich. Die neuen Trend-Widgets im Projekt-Dashboard und die Sparkline-Spalten in der Projektliste machen solche Unterschiede sichtbar. Anhand von Kennzahlen wie Kosten, Fortschritt, Aufwand oder Risiko zeigen sie nicht nur, wo Projekte stehen, sondern liefern aussagekräftige Verlaufsdaten darüber, wie sie sich über die Zeit entwickelt haben.

Besonders im Projektcontrolling zahlt sich das aus. Steigt der Aufwand eines Projekts über Wochen deutlich an, während der Fortschritt kaum zunimmt, deutet das auf wachsenden Projektumfang oder ungelöste Probleme hin. Die aktuellen Werte allein lassen das oft nicht erkennen, solange Kosten und Fortschritt noch im Rahmen liegen. Die Verlaufskurven zeigen solche Muster dagegen auf einen Blick. PMOs können so gezielt nachsteuern, lange bevor sich die Abweichung im Budget niederschlägt. Das Controlling wird damit vom Rückblick zum Frühwarnsystem.

„Eine Kennzahl ist immer nur eine Momentaufnahme. Erst der Verlauf zeigt, ob ein Projekt Fahrt aufnimmt oder ins Stocken gerät“, sagt Dr. Andreas Tremel. „Mit den Trenddaten erkennen PMOs Fehlentwicklungen, solange sie noch gegensteuern können, und nicht erst, wenn sie im Monatsbericht stehen.“ 

Über die InLoox GmbH

Das Münchner Unternehmen InLoox GmbH wurde 2001 gegründet und entwickelt innovative, ready-to-use Projektmanagement-Lösungen, die Geschäftsprozesse vereinfachen und beschleunigen. Die komfortablen Integrationsmöglichkeiten in andere Systeme, allen voran Microsoft Outlook und M365, machen InLoox zur zentralen Plattform für das Projekt– und Tagesgeschäft. Die einfache Bedienbarkeit erleichtert den Arbeitsalltag und Projektleiter, Teams und Entscheider können sich auf die zuverlässigen Planungs-, Steuerungs– und Monitoring-Funktionen von InLoox verlassen—auf dem Desktop, im Web und auf mobilen Geräten.

InLoox ist bei 20 Prozent der DAX-Unternehmen und bei mehr als 60.000 Anwendern auf fünf Kontinenten und in über 60 Ländern im Einsatz. Zu den Kunden von InLoox zählen unter anderem AOK plus, AVIS, Canon, Charité Berlin, Deutsches Rotes Kreuz, ElectronicPartner, Hitachi, Hoffmann Group, INTERNORM, Leonardo, Novartis, Pentax Europe, Schenker Deutschland, SEAT, Siemens, SOS Kinderdörfer, US Airways, ver.di u.v.m.

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InLoox 26.5 bringt frei wählbare KI-Modelle in Cloud- und in Self-Hosted-Projektumgebungen

InLoox 26.5 bringt frei wählbare KI-Modelle in Cloud- und in Self-Hosted-Projektumgebungen

InLoox erweitert seine Projekt- und Portfoliomanagementplattform mit Version 26.5 um die Möglichkeit, ein eigenes KI-Modell anzubinden. Damit stehen die KI-Funktionen von InLoox nun auch in einer selbst gehosteten Installation zur Verfügung. Unternehmen können einen OpenAI-kompatiblen Endpunkt hinterlegen und so selbst bestimmen, über welchen Anbieter beziehungsweise welche technische Infrastruktur ihre KI-Anfragen verarbeitet werden.

Kunden der InLoox Cloud-Editionen können ebenfalls einen eigenen Endpunkt verwenden, wenn sie anstelle des InLoox-Standardmodells eine andere kompatible KI-Infrastruktur einsetzen möchten. Die KI-Unterstützung lässt sich durch Administratoren zentral für den gesamten Account aktivieren oder sperren.

„Unternehmen wollen KI nutzen, aber nicht unkontrolliert. Sie müssen entscheiden können, welches Modell zum Einsatz kommt, wie es betrieben wird und ob die Funktionen zentral freigegeben werden. Mit InLoox 26.5 schaffen wir die Voraussetzungen, KI im Einklang mit den eigenen IT- und Governance-Vorgaben kontrolliert in die Projektarbeit zu integrieren und öffnen unsere KI-Funktionen erstmals auch für Self-Hosted-Umgebungen“, sagt Dr. Andreas Tremel, Mitgründer und Geschäftsführer von InLoox.

Die Anbindung eigener Modelle startet mit InLoox 26.5 als Beta-Funktion. Funktionsumfang und Konfigurationsmöglichkeiten werden mit kommenden Updates ergänzt oder angepasst.

Bestehende Projektpläne direkt aus Excel übernehmen

InLoox 26.5 vereinfacht außerdem den Wechsel von dezentral gepflegten Projektplänen zu einer zentralen Planung. Über die Excel-Import-Funktion können bestehende Planungsdaten aus Microsoft-Excel- und CSV-Dateien direkt in den Planungsbereich importiert werden. Die übernommene Projektstruktur lässt sich anschließend im Gantt-Diagramm weiterbearbeiten. Unternehmen können damit vorhandene Arbeitsstände weiterverwenden, anstatt Projektpläne manuell neu zu erfassen.

„Gerade beim Einstieg in eine neue Projektmanagementlösung darf die Übernahme bestehender Planungen nicht zum Hindernis werden. Der neue Import verkürzt den Weg von Excel zu einer gemeinsamen, transparenten Projektplanung erheblich“, ergänzt Dr. Andreas Tremel.

Mehr Kontrolle über Vorlagen, Kommentare und Zugriffsrechte

Weitere Neuerungen stärken die Governance bei der unternehmensweiten Zusammenarbeit. Mit den neuen Freigabeoptionen für Planungsvorlagen verbindet InLoox unternehmensweite Standards mit der nötigen Flexibilität für einzelne Teams. Persönliche oder noch in Bearbeitung befindliche Vorlagen bleiben zunächst privat. Erprobte Vorlagen können anschließend gezielt für bestimmte Personen, Abteilungen und Gruppen oder für die gesamte Organisation veröffentlicht werden. So können PMOs und Prozessverantwortliche relevante Standards verbreiten, ohne die zentrale Vorlagensammlung mit nicht allgemein benötigten Inhalten zu überladen. Ein festgelegter Besitzer sorgt zudem für klare Verantwortlichkeiten.

Mit der neuen Berechtigung „Aufgabenkommentare lesen“ können Unternehmen den Zugriff auf eine Aufgabe von der Einsicht in die zugehörige Diskussion trennen. Eine Person, wie beispielsweise ein Kunde oder externer Zulieferer, kann damit weiterhin an einer Aufgabe arbeiten, ohne automatisch Zugriff auf interne Kommentare zu erhalten.

Zusätzlich erkennt InLoox bei der Aufgabenvergabe, wenn eine zugewiesene Person das zugehörige Projekt und damit die Aufgabe wegen fehlender Projektmitgliedschaft nicht öffnen kann. Die Anwendung weist unmittelbar darauf hin, sodass die betreffende Person direkt aus der Aufgabe heraus als Teammitglied in das Projekt aufgenommen wird und damit automatisch die passenden Zugriffsrechte erhält.

Kunden und Partner im Projektkontext zusammenführen

Der neue Bereich „Organisationen“ erweitert die Funktionen des bisherigen Kundenbereichs. Er bündelt projektbezogene Informationen zu Unternehmen, Kunden und Partnern in einer gemeinsamen Detailansicht.

Zu jeder Organisation zeigt InLoox Stammdaten, zugeordnete Kontakte, verbundene Projekte sowie Kommentare und Änderungen. Die Organisationsliste kann wie andere Listenansichten gefiltert, sortiert und gruppiert werden. Angepasste Ansichten, eigene Felder und die Mehrfachbearbeitung werden ebenfalls unterstützt.

Auch einzelne Kontakte erhalten mit Version 26.5 einen Aktivitätsbereich. Dort können Teams wichtige Stakeholder-Informationen zu Personen kommentieren und nachvollziehen, wer Kontaktdaten zu welchem Zeitpunkt geändert hat.

Mehr Transparenz über Projekte und verfügbare Ressourcen

Für das Projektportfoliomanagement erweitert InLoox die Multiprojekt-Zeitleiste. Neben dem Projektnamen lassen sich nun unter anderem Abteilung, Kunde, Projektstatus, Projektleitung, Portfolio, Kategorien und eigene Felder als Spalten einblenden. Die Daten können in der Zeitleiste sortiert, gefiltert und gruppiert werden.

Verbessert wurde zudem die Darstellung von Abwesenheiten in der Ressourcenauslastung. InLoox macht sichtbar, wenn Aufgaben in den Abwesenheitszeitraum einer Person fallen. Projekt- und Ressourcenverantwortliche können solche Konflikte damit früher erkennen und Aufgaben rechtzeitig umplanen oder neu verteilen.

Zu den weiteren Verbesserungen von InLoox 26.5 zählen eine Schnellerfassung von Arbeitszeiten im persönlichen Arbeitsplatz, zusätzliche Filter für die globale Suche sowie die Suche im Vorschautext von E-Mails, die aus Microsoft Outlook als Dokumente in InLoox abgelegt wurden.

Über die InLoox GmbH

Das Münchner Unternehmen InLoox GmbH wurde 2001 gegründet und entwickelt innovative, ready-to-use Projektmanagement-Lösungen, die Geschäftsprozesse vereinfachen und beschleunigen. Die komfortablen Integrationsmöglichkeiten in andere Systeme, allen voran Microsoft Outlook und M365, machen InLoox zur zentralen Plattform für das Projekt– und Tagesgeschäft. Die einfache Bedienbarkeit erleichtert den Arbeitsalltag und Projektleiter, Teams und Entscheider können sich auf die zuverlässigen Planungs-, Steuerungs– und Monitoring-Funktionen von InLoox verlassen—auf dem Desktop, im Web und auf mobilen Geräten.

InLoox ist bei 20 Prozent der DAX-Unternehmen und bei mehr als 60.000 Anwendern auf fünf Kontinenten und in über 60 Ländern im Einsatz. Zu den Kunden von InLoox zählen unter anderem AOK plus, AVIS, Canon, Charité Berlin, Deutsches Rotes Kreuz, ElectronicPartner, Hitachi, Hoffmann Group, INTERNORM, Leonardo, Novartis, Pentax Europe, Schenker Deutschland, SEAT, Siemens, SOS Kinderdörfer, US Airways, ver.di u.v.m.

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InLoox und [bu:st] unterstützen bei der Reduzierung von Verwaltungsaufwand im Projektmanagement, um PMOs zu Innovationstreibern zu entwickeln

InLoox und [bu:st] unterstützen bei der Reduzierung von Verwaltungsaufwand im Projektmanagement, um PMOs zu Innovationstreibern zu entwickeln

InLoox und die Managementberatung [bu:st] geben ihre strategische Partnerschaft bekannt. Ziel der Zusammenarbeit ist es, Unternehmen dabei zu unterstützen, ihr Projektmanagement zu professionalisieren und Project Management Offices (PMOs) zu modernen Steuerungs- und Transformationseinheiten weiterzuentwickeln. Die Partnerschaft verbindet die langjährige Beratungsexpertise von [bu:st] in den Bereichen Projektmanagement, Prozessmanagement und Organisationsentwicklung mit der leistungsstarken Projekt- und Portfoliomanagement-Plattform von InLoox.

Unternehmen steuern heute eine wachsende Zahl an Projekten und Veränderungsvorhaben. Gleichzeitig binden Koordination, Statuspflege und Berichterstattung wertvolle Ressourcen. Die Partnerschaft von InLoox und [bu:st] hilft Unternehmen, diese administrativen Aufwände zu reduzieren, Projektmanagement wirksam zu verankern und Freiräume für Innovation und strategische Wertschöpfung zu schaffen.

„Projektmanagement darf kein Selbstzweck sein. Viel zu viele Unternehmen investieren wertvolle Zeit in Statuspflege, manuelle Berichterstellung und administrative Abstimmungen, anstatt die Expertise ihrer Mitarbeitenden für Innovationen zu nutzen“, sagt Dr. Andreas Tremel, Mitgründer und Geschäftsführer der InLoox GmbH. „Unsere Plattform automatisiert und vereinfacht genau diese Aufgaben. Gemeinsam mit [bu:st] schaffen wir die organisatorischen Voraussetzungen dafür, dass Projektteams weniger verwalten und mehr gestalten können.“

[bu:st] begleitet Unternehmen seit vielen Jahren beim Aufbau und der Weiterentwicklung von Projektmanagement-Strukturen, PMOs und Transformationsprogrammen. InLoox ergänzt diesen Ansatz durch eine Plattform, mit der Projekte, Ressourcen und Portfolios zentral geplant, gesteuert und ausgewertet werden können. Automatisierte Berichte, integrierte Ressourcenplanung und die nahtlose Einbindung in Microsoft 365 reduzieren den administrativen Aufwand und schaffen jederzeit Transparenz über Projekte und strategische Initiativen.

„Viele Unternehmen verfügen bereits über engagierte Projektteams und erfahrene Projektleiterinnen und Projektleiter. Was häufig fehlt, sind die Strukturen, um Projekt- und Portfoliomanagement unternehmensweit wirksam zu verankern“, sagt Martin Zöltsch, Executive Manager der [bu:st] group GmbH. „Gemeinsam mit InLoox bilden wir diese Strukturen von Beginn an digital ab. Die tiefe Integration in Microsoft 365 knüpft an etablierte Arbeitsweisen an und sorgt für eine hohe Akzeptanz bei den Anwenderinnen und Anwendern. So lassen sich neue Prozesse schneller einführen und nachhaltig im Unternehmen verankern.“

Gemeinsam begleiten InLoox und [bu:st] Unternehmen entlang des gesamten Projektmanagement-Lebenszyklus, von der Analyse bestehender PMO- und Governance-Strukturen über die Einführung geeigneter Prozesse bis hin zur Implementierung der Technologie. So entstehen Projektorganisationen, die Entscheidungen beschleunigen, Veränderungen wirksam unterstützen und mehr Raum für Innovation schaffen. 

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Projektwissen bleibt dort, wo Projekte entstehen: InLoox integriert Wissensmanagement direkt in die Projektplattform

Projektwissen bleibt dort, wo Projekte entstehen: InLoox integriert Wissensmanagement direkt in die Projektplattform

Projekte erzeugen täglich wertvolles Wissen. Entscheidungen werden dokumentiert, Probleme gelöst, Prozesse verbessert und Erfahrungen gesammelt. Dennoch verschwindet ein großer Teil dieses Know-hows nach Projektabschluss in E-Mails, Dateiverzeichnissen oder den Köpfen einzelner Mitarbeitender. Mit Version 26.4 erweitert InLoox seine Projekt- und Portfoliomanagement-Plattform um den neuen Bereich Wissen und schafft damit einen zentralen Ort, an dem Projektwissen dauerhaft dokumentiert, miteinander verknüpft und für zukünftige Projekte nutzbar gemacht werden kann.

Der neue Wissensbereich steht allen Teams ab InLoox Enterprise-Edition als integriertes Enterprise Wiki innerhalb von InLoox zur Verfügung. Unternehmen können dort Arbeitsanweisungen, Onboarding- oder Offboarding-Unterlagen, Best Practices, Lessons Learned, Prozesse oder häufig gestellte Fragen strukturiert erfassen und in einer frei gestaltbaren Seitenhierarchie organisieren. Wissensseiten lassen sich direkt mit InLoox-Projekten, -Aufgaben oder -Dokumenten verknüpfen. Dadurch entsteht eine durchgängige Verbindung zwischen täglicher Projektarbeit und dem Wissen, das daraus hervorgeht.

"Unternehmen investieren erhebliche Ressourcen in ihre Projekte. Der eigentliche Wert entsteht jedoch nicht allein durch das Projektergebnis, sondern auch durch die Erfahrungen, die Teams dabei sammeln", sagt Dr. Andreas Tremel, Mitgründer und Geschäftsführer der InLoox GmbH. "Mit dem neuen Wissensbereich schaffen wir einen Ort, an dem dieses Wissen dauerhaft erhalten bleibt und unmittelbar dort verfügbar ist, wo neue Projekte geplant und umgesetzt werden. Gleichzeitig unterstützt dies Unternehmen dabei, regulatorische Anforderungen besser zu erfüllen, indem diese nachvollziehbar dokumentiert und für alle aktuell bereitgestellt werden."

Gerade vor dem Hintergrund des demographischen Wandels gewinnt systematisch dokumentiertes Wissen zunehmend an Bedeutung. In vielen Unternehmen gehen in den kommenden Jahren erfahrene Mitarbeitende in den Ruhestand und nehmen wertvolles Erfahrungswissen mit, das oft nicht ausreichend dokumentiert ist. Gleichzeitig erwarten Mitarbeitende heute, relevante und aktuell gehaltene Informationen ohne langwierige Suche genau dort zu finden, wo sie arbeiten. Durch die Integration des Wissensmanagements in die Projektplattform entfällt der Wechsel zwischen unterschiedlichen Anwendungen und Informationsquellen.

Neue Funktionen für mehr Übersicht und Flexibilität im Projektalltag

Neben dem neuen Wissensbereich enthält InLoox 26.4 zahlreiche Erweiterungen für das tägliche Projektmanagement. Berechtigungsvorlagen vereinfachen die konsistente Vergabe von Benutzerrechten über den gesamten Account hinweg. Der neue Eigene-Felder-Typ "Person" ermöglicht es, verantwortliche oder beteiligte Personen flexibel in Projekten, Aufgaben und Dokumenten zu hinterlegen. Die Ressourcenplanung unterstützt künftig auch Kapazitäten von null Prozent, wodurch Aufgaben bereits auf Teamebene geplant werden können, bevor einzelne Mitarbeitende feststehen. Zusätzliche Filter in der Multiprojekt-Zeitleiste schaffen mehr Übersicht in umfangreichen Projektportfolios. Außerdem durchsucht die globale Projektsuche jetzt auch Projektkommentare, sodass Entscheidungen und Diskussionen schneller wiedergefunden werden können. Microsoft Word-, Excel- und PowerPoint-Dokumente lassen sich darüber hinaus direkt in den lokalen Office-Anwendungen öffnen, ohne dass eine OneDrive- oder SharePoint Synchronisierung erforderlich ist.

Die neuen Funktionen stehen ab sofort für InLoox Cloud ab Enterprise Edition sowie für InLoox Self-Hosted zur Verfügung.

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Neues KI-gestütztes InLoox Hilfe-Center, Microsoft-Planner-Import und erhöhte persönliche Produktivität

Neues KI-gestütztes InLoox Hilfe-Center, Microsoft-Planner-Import und erhöhte persönliche Produktivität

Mit InLoox 26.3 erweitert InLoox seine Projekt- und Portfoliomanagement-Plattform um zahlreiche Neuerungen für Anwender, Administratoren und IT-Verantwortliche. Im Mittelpunkt des Releases stehen das vollständig neu gestaltete InLoox Hilfe-Center mit integriertem KI-Assistenten, der direkte Import von Microsoft Planner-Plänen sowie neue Funktionen für persönliche Aufgabenorganisation und Sicherheit.

Neue InLoox Hilfe-Center mit KI-Unterstützung

Mit dem neuen Hilfe-Center unter docs.inloox.com/de bündelt InLoox erstmals die gesamte Produktdokumentation an einem zentralen Ort. Anwender finden dort Inhalte zur InLoox Web App, den Outlook- und Teams-Integrationen, den mobilen Apps, der API sowie zu Self-Hosted-Installationen. Eine leistungsfähige Volltextsuche und ein integrierter KI-Assistent ermöglichen den schnellen Zugriff auf relevante Informationen und beantworten Fragen direkt auf Basis der offiziellen Dokumentation.

„Moderne Software muss intuitiv sein – und wenn Fragen entstehen, müssen die Antworten sofort verfügbar sein“, sagt Dr. Andreas Tremel, Mitgründer und Geschäftsführer der InLoox GmbH. „Mit dem neuen Hilfe-Center schaffen wir eine zentrale Wissensplattform, die Anwendern und Administratoren gleichermaßen hilft, schneller produktiv zu werden. Die integrierte KI macht den Zugang zu Wissen dabei so einfach wie ein Gespräch.“

Einfacher Wechsel von Microsoft Planner zu InLoox

Unternehmen, die bisher mit Microsoft Planner arbeiten, können ihre bestehenden Planner-Pläne nun direkt nach InLoox importieren. Nach der Aktivierung im Integration Center werden ausgewählte Planner-Pläne automatisch als InLoox-Projekte angelegt und die enthaltenen Aufgaben übernommen.

„Viele Unternehmen stoßen mit einfachen Aufgabenlisten und oberflächlichen Plänen irgendwann an Grenzen und benötigen leistungsfähigeres Multiprojektmanagement“, erklärt Dr. Tiziano Panico, Mitgründer und Geschäftsführer InLoox GmbH. „Mit dem neuen Planner-Import senken wir die Hürden für den Umstieg erheblich. Projekte und Aufgaben lassen sich in wenigen Schritten übernehmen, sodass Teams ihre Arbeit ohne aufwendige Migration fortsetzen können.“

Mehr persönliche Produktivität mit „Mein Board“

Mit „Mein Board“ führt InLoox zudem ein persönliches Kanban-Board ein, das Aufgaben aus allen Projekten in einer individuellen Arbeitsansicht zusammenführt. Nutzer können eigene Spalten für ihren persönlichen Workflow definieren und Aufgaben projektübergreifend organisieren, ohne dabei Projektstrukturen oder Aufgabenstatus zu verändern.

Mehr Sicherheit durch verpflichtende Zwei-Faktor-Authentifizierung

Für Unternehmen mit erhöhten Sicherheitsanforderungen bietet InLoox künftig die Möglichkeit, die Zwei-Faktor-Authentifizierung für alle Benutzer verpflichtend vorzuschreiben. Damit steht neben dem verpflichtenden Microsoft-365-Login eine weitere Option zur Verfügung, um den Schutz von Benutzerkonten und Projektdaten zu erhöhen.

„Sicherheit und Compliance sind für unsere Kunden zentrale Anforderungen“, betont Tremel. „Mit der verpflichtenden Zwei-Faktor-Authentifizierung geben wir Unternehmen zusätzliche Möglichkeiten, ihre Sicherheitsrichtlinien konsequent umzusetzen – unabhängig davon, ob sie Microsoft 365 einsetzen oder nicht.“

Weitere Neuerungen in InLoox 26.3

Darüber hinaus enthält das Release zahlreiche Verbesserungen für die tägliche Projektarbeit, darunter neue Feldtypen für Eigene Felder, erweiterte Berechtigungen für den Personenbereich, Mehrfachauswahl in Kanban-Boards und der Zeiterfassung, einen neuen HTML-Editor für Beschreibungen und Kommentare sowie zusätzliche SharePoint-Informationen für Dokumente.

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InLoox Cloud Editionen ab sofort über den Microsoft Azure Marketplace verfügbar

InLoox Cloud Editionen ab sofort über den Microsoft Azure Marketplace verfügbar

Der Münchner Softwarehersteller InLoox bietet seine Cloud Editionen ab sofort auch über den Microsoft Azure Marketplace an. Unternehmen können die Projekt- und Portfoliomanagement-Plattform damit direkt über ihren bestehenden Microsoft-Azure-Account beziehen und zentral abrechnen. 

Mit der Bereitstellung über den Azure Marketplace vereinfacht InLoox insbesondere für mittelständische und große Unternehmen die Beschaffung sowie Verwaltung von Projekt- und Portfoliomanagement-Software in bestehenden Microsoft-Umgebungen. Die Abrechnung erfolgt direkt über den jeweiligen Microsoft-Azure-Account. Kosten entstehen erst mit der Aktivierung des InLoox Accounts. 

Viele Unternehmen verfolgen heute das Ziel, ihre Cloud-Services zentral über bestehende Plattformen und Verträge zu konsolidieren. Durch die Verfügbarkeit im Microsoft Azure Marketplace profitieren Kunden von vereinfachten Einkaufs- und Freigabeprozessen, einer transparenten Kostenverwaltung sowie der Möglichkeit, bestehende Azure-Budgets oder Commitments zu nutzen. 

„Unternehmen wünschen sich heute möglichst einfache, integrierte und transparente Beschaffungsprozesse für ihre Softwarelösungen", sagt Dr. Andreas Tremel, Mitgründer und Geschäftsführer von InLoox. „Mit der Bereitstellung unserer Cloud Editionen im Microsoft Azure Marketplace ermöglichen wir es unseren Kunden, InLoox nahtlos in ihre bestehende Microsoft-Strategie und Cloud-Governance einzubinden." 

Auch bestehende InLoox Cloud Accounts können auf die Abrechnung über einen Microsoft-Azure-Account umgestellt werden. 

InLoox ist vollständig in Microsoft 365 und Outlook integrierbar und unterstützt Unternehmen dabei, Projekte, Ressourcen, Zeiten, Budgets und Portfolios zentral zu planen und zu steuern. Die Plattform wird weltweit von über 600 Unternehmen und Organisationen unterschiedlichster Branchen für die professionelle Multi-Projektarbeit eingesetzt. 

Über die InLoox GmbH

Das Münchner Unternehmen InLoox GmbH wurde 2001 gegründet und entwickelt innovative, ready-to-use Projektmanagement-Lösungen, die Geschäftsprozesse vereinfachen und beschleunigen. Die komfortablen Integrationsmöglichkeiten in andere Systeme, allen voran Microsoft Outlook und M365, machen InLoox zur zentralen Plattform für das Projekt– und Tagesgeschäft. Die einfache Bedienbarkeit erleichtert den Arbeitsalltag und Projektleiter, Teams und Entscheider können sich auf die zuverlässigen Planungs-, Steuerungs– und Monitoring-Funktionen von InLoox verlassen—auf dem Desktop, im Web und auf mobilen Geräten.

InLoox ist bei 20 Prozent der DAX-Unternehmen und bei mehr als 60.000 Anwendern auf fünf Kontinenten und in über 60 Ländern im Einsatz. Zu den Kunden von InLoox zählen unter anderem AOK plus, AVIS, Canon, Charité Berlin, Deutsches Rotes Kreuz, ElectronicPartner, Hitachi, Hoffmann Group, INTERNORM, Leonardo, Novartis, Pentax Europe, Schenker Deutschland, SEAT, Siemens, SOS Kinderdörfer, US Airways, ver.di u.v.m.

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Projekte und Portfolios unternehmensweit zentral und integriert steuern, transparent managen und wirksam umsetzen

Projekte und Portfolios unternehmensweit zentral und integriert steuern, transparent managen und wirksam umsetzen

Der Softwarehersteller InLoox hat seine Plattform für Projekt- und Portfoliomanagement in einer neuen Version auf den Markt gebracht. Die Lösung bietet Unternehmen strategische Vorteile aus der Integration in Microsoft-365-Umgebungen, effektive Instrumente zur Unternehmenssteuerung und verschafft dem Management mehr Transparenz über den Status von Projekten sowie die Verfügbarkeit von Ressourcen. Insgesamt soll die Projektarbeit produktiver umgesetzt werden können, wobei die nahtlose Integration von InLoox in Outlook, granular einstellbare Berechtigungen und Synchronisation hier eine Schlüsselrolle spielen.

Zu den Neuerungen in InLoox 26.1 zählen das Integration Center, in dem sämtliche Integrationen und zugehörige Berechtigungen eines Unternehmens zusammenlaufen, sowie ein Benachrichtigungs-Center für individuelle Aufgaben und Projekte der Teammitglieder. Anhand von vier visuellen Projekt-Indikatoren können sich Führungskräfte und PMOs sofort einen Überblick über Status, Erlöse, Budget- und Ressourcenkosten verschaffen, ohne zusätzliche Auswertungen oder Dashboards erstellen zu müssen. Ebenfalls neu auf der Projektmanagement-Plattform ist der Zeiterfassungsbereich, in dem sich unter anderem Outlook-Termine einfach und direkt verbuchen lassen.

Zentrale Steuerungsinstanz und nahtloses Zusammenspiel in Outlook

Das Integration Center bietet Unternehmen eine zentralisierte Steuerungsinstanz für alle Integrationen in Microsoft 365, die E-Mails, Kalender, Aufgaben und Dokumente betreffen. Nutzer sehen auf einen Blick, welche Funktionen aktiv sind und wie InLoox in die jeweilige Microsoft-365-Umgebung eingebunden ist.

Zum Beispiel wurde das Zusammenspiel von Aufgaben und Outlook weiter ausgebaut. Mit neuen Synchronisationsfunktionen können Aufgaben noch flexibler erstellt, geplant und aktuell gehalten werden. Projektaufgaben lassen sich nun direkt mit dem Outlook-Kalender verknüpfen. Wenn die entsprechende Berechtigung im Integration Center aktiviert ist, genügt ein Regler in der Aufgabe, um diese im Kalender abzulegen und zu synchronisieren. In den Berechtigungen lässt sich einstellen, dass durch Änderungen an InLoox-Aufgaben auch die Kalendereinträge aktualisiert werden – und umgekehrt. Sofern beide Berechtigungen im Integration Center aktiviert sind, können Aufgaben und Kalendereinträge bidirektional synchronisiert werden.

„Moderne Projektarbeit ist heute hochgradig kollaborativ, gleichzeitig aber zunehmend reguliert und geschäftskritisch“, sagt InLoox-Mitgründer und Geschäftsführer Dr. Andreas Tremel. „Mit den erweiterten, granular steuerbaren Berechtigungen schaffen wir die Balance zwischen Offenheit und Kontrolle. Unternehmen können Verantwortlichkeiten klar definieren, Informationsintegrität sichern und Projekte skalierbar steuern. Governance verstehen wir als wichtige Voraussetzung für Produktivität.“

Im neuen in-App Benachrichtigungs-Center sind projektbezogene Hinweise zu Änderungen zentral an einer Stelle gebündelt, sodass man nun aktuelle Informationen beim User einholen kann, ohne die Projektmanagement-Umgebung verlassen zu müssen. Für Projektverantwortliche und PMOs stärkt InLoox 26.1 die Transparenz auf Managementebene. Mit visuellen Projektindikatoren, die direkt in die Projektliste integriert sind, können sie nun eine Projektsituation unmittelbar einschätzen.

Im Zeiterfassungsbereich: Outlook-Termine einfach und direkt verbuchen

Die Zeiterfassung aus Kalenderterminen wurde mit Version 26.1 weiter vereinfacht. Im Zeiterfassungs-Kalender arbeiten Projektmitglieder in einer Tages-, Wochen- oder Arbeitswochenansicht. Ihre Outlook-Termine können sie per Regler direkt einblenden. Eine zusätzliche „Erfasst“-Spalte zeigt auf einen Blick, welche Termine bereits verbucht wurden. Die Verbuchung selbst lässt sich einfach in wenigen Schritten bewerkstelligen: Termin anklicken, erfassen, Projekt auswählen – fertig. Zeiteinträge lassen sich flexibel per Drag and Drop anpassen, verschieben oder duplizieren. Darüber hinaus lassen sich auch Zeiteinträge ohne Outlook-Bezug erfassen, und bei Bedarf kann zwischen Kalender- und Listenansicht gewechselt werden.

„Unternehmen können ihre Projekte mit unserer Lösung von einem Ort aus zentralisiert steuern und transparenter managen sowie Aufgaben, Dokumente und Termine stärker in Microsoft-365-Umgebungen integrieren. Durch das Integration Center vertiefen wir die Integration von InLoox in Microsoft 365. Mit InLoox 26.1 verfolgen wir das Ziel, Projektarbeit nahtlos in bestehende Arbeitsumgebungen einzubetten und über Automatisierungen die effiziente Verarbeitung von Projektinformationen zu erleichtern. Konsistente Daten, weniger Medienbrüche sowie die Integrationsarchitektur gewährleisten dabei Transparenz und administrative Kontrolle gleichermaßen“, sagt InLoox-Mitgründer und Geschäftsführer Dr. Tiziano Panico.

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Das Münchner Unternehmen InLoox GmbH wurde 2001 gegründet und entwickelt innovative, ready-to-use Projekt- und Portfoliomanagement-Lösungen, die Geschäftsprozesse vereinfachen und beschleunigen. Die komfortablen Integrationsmöglichkeiten in andere Systeme, allen voran Microsoft Outlook und M365, machen InLoox zur zentralen Plattform für das Projekt– und Tagesgeschäft. Die einfache Bedienbarkeit erleichtert den Arbeitsalltag und PMOs, Projektleiter, Teams und Entscheider können sich auf die zuverlässigen Planungs-, Steuerungs– und Monitoring-Funktionen von InLoox verlassen—auf dem Desktop, im Web und auf mobilen Geräten.

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Neue Risiken-Funktion für proaktives Projektportfolio-Management in InLoox

Neue Risiken-Funktion für proaktives Projektportfolio-Management in InLoox

Die neue Risikofunktion unterstützt Projektverantwortliche und PMO-Teams dabei, mögliche Gefahren anhand von Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung zu bewerten und Projekte entsprechend zu steuern. Daneben bringt die aktuelle InLoox Version 12.3 die neue Dashboard-Vorlage „Projekt Gesundheit“, Aufgaben-Checklisten sowie die Zeiterfassung in der InLoox Mobile App.

Mit der neuen Risikofunktion stellt InLoox eine weitere zentrale Steuerungsmöglichkeit für das Multiprojekt- und Portfoliomanagement bereit. Sie erleichtert Projektverantwortlichen und Entscheidern auf PMO-Ebene die Bewertung von Projekten im Hinblick auf die Qualität des Risikomanagements. Risiken werden im Projekt erfasst und auf einer fünfstufigen Skala nach Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung auf das Projekt bewertet.

„Bei der Entwicklung der Risikofunktion haben wir eng mit unseren Kunden zusammengearbeitet, die nicht nur Risiken transparent machen und bewerten, sondern ihre Projektteams zum aktiven Gegensteuern befähigen möchten“, erklärt Konrad Haenel, Leiter der Entwicklungsabteilung von InLoox, und fügt hinzu: „Durch die Verknüpfung von Risiken mit risikominimierenden Aufgaben ermöglicht InLoox, direkt aus der Risikoanalyse ins Handeln zu kommen.“

Besser steuern in ökonomisch turbulenten Zeiten

Auch die InLoox-Dashboards erhalten mit der neuen Vorlage zur Projekt-Gesundheit eine weitere, aussagekräftige Multiprojekt-Ansicht mit relevanten Kennzahlen aus drei zentralen Perspektiven: Zeit, Budget und Risiko. In Echtzeit liefert das Dashboard einen Gesamtstatus über die Projektlandschaft hinweg – in den Ampelfarben Grün, Gelb und Rot.

„Die Zeiten, in denen Projekte einfach vor sich hin­dümpeln konnten, sind spätestens jetzt in allen Branchen vorbei“, weiß Dr. Tiziano Panico, Mitgründer und Geschäftsführer der InLoox GmbH, aus der Praxis zu berichten. „Vorstände und Geschäftsführungen wollen wissen, welche Projekte unter Berücksichtigung aller investierten Ressourcen zum Erreichen der Geschäftsziele beitragen – und können mit InLoox die richtigen Entscheidungen treffen.“

Agile Zusammenarbeit auf Teamebene

Mit den neuen Aufgaben-Checklisten können sich Projektteams agiler organisieren, indem sie untergeordnete To-dos in Aufgaben erfassen und den Fortschritt direkt sichtbar machen. Das erleichtert die Zusammenarbeit, macht die Zuarbeit aller Teammitglieder transparent und beschleunigt den Rückmeldeprozess. Besonders praktisch: Für die Teambesprechung können Teamleitungen die Spalten „Checklisteneinträge“, „Erledigte Checklisteneinträge“ und „Offene Checklisteneinträge“ in der Aufgabenliste einblenden, um zu sehen, bei welchen Aufgaben aufgrund offener To-dos Verzögerungen zu erwarten sind.

Projektzeiterfassung von unterwegs

Die InLoox Mobile App für iOS und Android bietet mit der Zeiterfassungsfunktion eine einfache Möglichkeit, von unterwegs aus schnell erbrachte Leistungen auf Projektaufgaben zu buchen. Sobald die Arbeitszeit über die App erfasst ist, können weitere Details wie eine Beschreibung, die ausführende Person oder der Abrechenbar- und Freigabe-Staus hinzugefügt werden.

„Mit der InLoox Mobile App möchten wir unseren Kunden den Arbeitsalltag erleichtern und legen daher den Fokus auf jene Handgriffe, die mit dem Smartphone oder Tablet von unterwegs aus am sinnvollsten sind“, erklärt Dr. Andreas Tremel, Mitgründer und Geschäftsführer der InLoox GmbH. „Dabei hat das Erfassen geleisteter Arbeit im Projektkontext hohe Priorität – zum einen für das Abrechnen von Projekten und zum anderen für die Planung von Ressourcen.“

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KI für professionelle Aufgabenplanung im Projektmanagement

KI für professionelle Aufgabenplanung im Projektmanagement

Die komfortable und professionelle Aufgabenplanung mit dem innovativen KI-Assistenten, der automatisch passende Aufgaben für Projekte generiert, steht im Fokus von InLoox 11.17. Daneben gibt es Verbesserungen bei der Synchronisierung der Projektdokumente mit Microsoft SharePoint und der sicheren Authentifizierung über persönliche Zugriffstoken (PATs). 

InLoox Anwender erhalten mit dem neuen Update eine Funktion, die nicht nur den Routineprozess der Aufgabenplanung automatisiert, sondern die Qualität durch intelligente Vorschläge optimiert. “Mit der Einführung unseres KI-Aufgabenassistenten setzen wir neue Maßstäbe, was den Komfort im digitalen Projektmanagement angeht”, erklärt Dr. Andreas Tremel, Mitgründer und Geschäftsführer InLoox GmbH, und fügt hinzu: ”Diese Funktion erleichtert den Arbeitsalltag erheblich, indem sie die zeitintensive Projektplanung über Aufgaben beschleunigt.” 

Dank dieser neuen Funktion können Projektteams die Aufgaben in Projekten schneller anlegen und zuverlässiger den Projektumfang planen, da der KI-Assistent sowohl die logische Strukturierung des Projekts über die Aufgaben erledigt als auch den Aufwand schätzt und das Fälligkeitsdatum vorschlägt. 

Dem InLoox KI-Aufgabenassistenten liegt das GPT Modell 4o von OpenAI zugrunde. "Selbstverständlich legen wir auch hier auf höchste Sicherheit wert,” erklärt Dr. Tiziano Panico, Mitgründer und Geschäftsführer InLoox. “Es werden keine Daten zu Trainingszwecken an das Modell übermittelt, wodurch die Vertraulichkeit aller Eingaben sichergestellt ist.” 

Die Verarbeitung erfolgt auf DSGVO-konformen Servern mit Standort in Amsterdam, was den Schutz sensibler Informationen nach europäischen Datenschutzrichtlinien garantiert. So bietet die Lösung eine sichere und datenschutzkonforme Nutzung. 

Synchronisierung der Projektdokumente mit Microsoft SharePoint 

InLoox gleicht bei jeder Synchronisation mit dem verknüpften Microsoft SharePoint Online Ordner sämtliche Dateien und Ordner rekursiv ab. Mit dieser optimierten Synchronisation identifiziert InLoox neu hinzugefügte Ordner und Dokumente, sowie Dokumente und Ordner, die verschoben, umbenannt oder gelöscht wurden. Dabei wird die jeweils eindeutige ID des Elements in SharePoint zur Erkennung der in InLoox bereits bekannten Ordner und Dateien verwendet. Dateien und Ordner, die im SharePoint gelöscht wurden, werden in InLoox mit einem Warndreieck gekennzeichnet und können dann einfach vom Nutzer in InLoox ersetzt oder entfernt werden.  

“Projektmanagement bedeutet immer auch Dokumentenmanagement und nichts kann so zeitraubend sein, wie das richtige Dokument in der aktuellen Version zu suchen”, weiß Dr. Tiziano Panico, Mitgründer und Geschäftsführer InLoox GmbH, aus der Praxis zu berichten. “Die Synchronisierung stellt sicher, dass den Projektteams stets die aktuellen Dokumente in Echtzeit in InLoox zur Verfügung stehen, und über den zugewiesenen Pfad in der spezifischen SharePoint-Seite bzw. -Bibliothek aktuell gehalten werden.”  

Neue Berechtigung für persönliche Zugriffstokens (PATs) 

Administratoren von InLoox Accounts können über die Nutzerberechtigung genau steuern, wer PATs zur Authentifizierung verwenden darf. PATs bieten eine sichere Alternative zur passwortbasierten Anmeldung und erlauben den API-basierten Zugriff auf InLoox-Daten, etwas für Excel-Integrationen über OData. Dieser Zugriff kann nun gezielt auf bestimmte Nutzer beschränkt werden und Unternehmen können so den Zugang zu sensiblen Unternehmensdaten besser absichern.  

Alle weiteren neuen Funktionen und Verbesserungen können auf der InLoox-Webseite nachgelesen werden. Im Blick ins Produkt, dem live-Webinar zu InLoox Updates, zeigt Konrad Haenel, Leiter Entwicklung bei InLoox die Highlights des Updates. 

Über die InLoox GmbH

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InLoox ist bei 20 Prozent der DAX-Unternehmen und bei mehr als 60.000 Anwendern auf fünf Kontinenten und in über 60 Ländern im Einsatz. Zu den Kunden von InLoox zählen unter anderem AOK plus, AVIS, Canon, Charité Berlin, Deutsches Rotes Kreuz, ElectronicPartner, Hitachi, Hoffmann Group, INTERNORM, Leonardo, Novartis, Pentax Europe, Schenker Deutschland, SEAT, Siemens, SOS Kinderdörfer, US Airways, ver.di u.v.m.

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InLoox für Microsoft Teams: Macht Projektmanagement direkt in der Kollaborationsplattform effizient und komfortabel

InLoox für Microsoft Teams: Macht Projektmanagement direkt in der Kollaborationsplattform effizient und komfortabel

InLoox, führend im Bereich Projektmanagement-Software, präsentiert die offizielle InLoox App für Microsoft Teams. Mit dieser Integration bringt InLoox das Projektmanagement direkt in die beliebte Kollaborationsplattform und sorgt für maximale Flexibilität und Effizienz in der modernen Arbeitswelt.

Die neue InLoox App für Microsoft Teams bietet Unternehmen die Möglichkeit, auf wichtige Projektinhalte wie Projekte, Aufgaben, Zeiteinträge und mehr direkt in Teams zuzugreifen. Nutzer können beispielsweise Projektfortschritte überprüfen, Aufgaben aktualisieren oder Zeiten erfassen – alles, ohne Teams verlassen zu müssen.

Die App wurde speziell entwickelt, um sich an die vertraute Oberfläche der InLoox Web App anzulehnen, sodass Anwender sich sofort zurechtfinden und direkt loslegen können. „Mit der neuen Teams-Integration bringen wir Projektmanagement dorthin, wo die Kommunikation von Teams und Abteilungen in Unternehmen stattfindet“, erklärt Dr. Andreas Tremel, Mitgründer und Geschäftsführer von InLoox. „Unsere Kunden können jetzt ihre gesamte Projektarbeit in Echtzeit und nahtlos in ihre Teams-Umgebung integrieren und dadurch ihre Effizienz weiter steigern und ihre Zusammenarbeit in Projekten vertiefen.“

Die App ist ab sofort über Microsoft AppSource verfügbar und erweitert die leistungsstarke InLoox-Plattform um ein weiteres zentrales Tool für die moderne Arbeitsumgebung.

Erweiterte Funktionen in Outlook und für On-Prem-Nutzer

Neben der neuen Teams-App bietet InLoox 11.16 auch spannende Erweiterungen für Outlook und On-Prem-Umgebungen. Mit dem Modern Add-in für Microsoft Exchange Server können On-Prem-Nutzer jetzt die gesamte Bandbreite von InLoox-Funktionen nutzen – von der Erstellung von Aufgaben aus E-Mails bis zur Verwaltung von Projekten direkt in Outlook.

Darüber hinaus ermöglicht die Modul-Erweiterung die Nutzung der InLoox Web App direkt in Outlook. Damit erhalten Anwender Zugriff auf zentrale Funktionen wie Aufgabenmanagement, Zeiterfassung, Finanzen, Dashboards und Berichte – ohne die gewohnte Umgebung verlassen zu müssen. 

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