Mit der neuen Lösung können Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungskanzleien gemeinsam mit ihren Mandanten alle Informationen, Dokumente und Zuständigkeiten erfassen, die bei einem plötzlichen Ausfall einer Schlüsselperson benötigt werden. Dazu gehören beispielsweise unternehmenskritisches Hoheitswissen, Zugangsdaten, Vollmachten, Verträge, Vorsorgevollmachten, Patientenverfügungen und Nachlassregelungen.

hsp-Geschäftsführer Paul Liese erklärt dazu: „Viele Menschen verbinden den Begriff Notfallakte zunächst mit Krankheit, Unfall oder Tod. Wir sprechen bewusst von einer Vorsorgeakte. Denn im Mittelpunkt steht nicht der Notfall, sondern die vorausschauende Absicherung von Unternehmen, Familien und verantwortlichen Personen.“

Vom lokalen Dokument zur digitalen Zusammenarbeit

Klassische Notfallakten bestehen häufig aus Papierordnern, lokal gespeicherten Dateien, Tabellen und Dokumenten, die per E-Mail zwischen verschiedenen Beteiligten ausgetauscht werden. Dadurch entstehen Medienbrüche, unterschiedliche Bearbeitungsstände und Unsicherheiten darüber, ob die enthaltenen Informationen noch vollständig und aktuell sind. Die Opti.Tax Vorsorgeakte dagegen bringt alle wichtigen Informationen an einen zentralen Ort. Alle Beteiligten arbeiten in einer gemeinsamen digitalen Umgebung, die Bedienung erfolgt über eine aufgeräumte Weboberfläche im Browser.

Dokumente können zentral abgelegt, Aufgaben vergeben, Informationen ergänzt und Freigaben eingeholt werden. Mit individuellen Berechtigungen wird festgelegt, welche Inhalte in einem Notfall welchen Personen oder Personengruppen bereitgestellt werden. So können Unternehmen, Familie, Kanzlei und weitere Vertrauenspersonen ausschließlich auf die Daten zugreifen, die für sie relevant sind. Über den integrierten Dienst d.velop sign können sogar rechtsgültige Unterschriften digital eingeholt werden. Die gesamte Vorsorgeakte lässt sich damit von der Erfassung bis zur Freigabe medienbruchfrei erstellen und fortlaufend aktualisieren.

„Eine Vorsorgeakte darf kein einmal erstellter Ordner sein, der anschließend im Schrank oder auf einer Festplatte vergessen wird“, betont Liese. „Sie muss als lebendes System verstanden werden. Informationen verändern sich, Zuständigkeiten wechseln und Dokumente müssen aktualisiert werden. Genau dafür schaffen wir mit der Opti.Tax Cloud die technische Grundlage.“

Technologiewechsel zur vollständig browserbasierten Cloud-Lösung

Mit der Vorsorgeakte erweitert hsp die seit vielen Jahren etablierte Opti.Tax-Produktfamilie um eine vollständig cloud-basierte Softwaregeneration. Die Anwendung erfordert keine lokale Installation und kann über aktuelle Browser auf Windows-, macOS- und Linux-Systemen genutzt werden. Dadurch können Kanzleien, Unternehmen und berechtigte Vertrauenspersonen unabhängig von ihrem jeweiligen Standort zusammenarbeiten. Im Ernstfall stehen die freigegebenen Informationen unmittelbar zur Verfügung – ohne zunächst nach Papierordnern, lokalen Dateien oder dem richtigen Bearbeitungsstand suchen zu müssen.

Die Vorsorgeakte ist das erste eigenständige Modul der neuen Opti.Tax Cloud. Weitere Funktionen und Anwendungsbereiche der Opti.Tax-Produktfamilie sollen künftig ebenfalls von der neuen technologischen Basis und den erweiterten Möglichkeiten der digitalen Zusammenarbeit profitieren.

Sensible Daten benötigen eine professionelle Infrastruktur

Eine Vorsorgeakte enthält besonders schützenswerte persönliche, wirtschaftliche, medizinische und rechtliche Informationen. Dazu können neben Verträgen und Vollmachten auch Zugangsdaten, finanzielle Unterlagen und persönliche Willenserklärungen gehören. Entsprechend hohe Anforderungen stellt die hsp an Datenschutz, Zugriffsschutz und Verfügbarkeit. Die technische Infrastruktur der Opti.Tax Cloud wird in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland betrieben und erfüllt höchste Datenschutzanforderungen. Zudem erfolgt die Verarbeitung unter Beachtung der Datenschutz-Grundverordnung. Daten werden sowohl bei der Übertragung als auch bei der Speicherung verschlüsselt.

Fein abgestufte Berechtigungseinstellungen sorgen dafür, dass ausschließlich autorisierte Personen auf die jeweils für sie bestimmten Inhalte zugreifen können. Zugriffe werden protokolliert und bleiben nachvollziehbar. Automatische Backups, eine hochverfügbare Infrastruktur und umfassende Sicherheitsmechanismen schützen zusätzlich vor Datenverlust und unberechtigten Zugriffen. Die Datenschutzkonformität der Opti.Tax Cloud wurde zudem durch einen externen Experten für IT-Recht überprüft.

„Gerade die sensiblen Inhalte einer Vorsorgeakte gehören nicht ungeschützt auf lokale Festplatten, private USB-Sticks oder in gewöhnliche E-Mail-Postfächer“, erklärt Liese. „Eine professionelle Vorsorgelösung muss nicht nur einfach nutzbar sein, sondern auch technisch und organisatorisch dem besonderen Schutzbedarf dieser Daten gerecht werden.“

Aus der Beratungspraxis entwickelt

Die Opti.Tax Vorsorgeakte wurde gemeinsam mit erfahrenen Partnern aus der Beratungs- und Kanzleipraxis entwickelt. Ausgangspunkt war die konkrete Erfahrung, dass beim plötzlichen Ausfall eines Mitarbeiters wichtiges Hoheitswissen fehlte und auf dem Markt keine geeignete professionelle Lösung verfügbar war.

Die neue Anwendung verbindet daher praxiserprobte Strukturen mit den Möglichkeiten einer modernen Cloud-Plattform. Sie unterstützt Kanzleien dabei, ihren Mandanten neben klassischen steuerlichen und wirtschaftlichen Beratungsleistungen ein weiteres wichtiges Beratungsfeld anzubieten: die strukturierte Absicherung gegen die Folgen eines unerwarteten Personalausfalls. So positioniert sich die Kanzlei als vertrauensvoller und weitsichtiger Beratungspartner. Gleichzeitig wird der Mandant vor möglichen wirtschaftlichen Schwierigkeiten bewahrt, die Personalausfälle herbeiführen können.

Verfügbarkeit

Die Opti.Tax Vorsorgeakte ist vollständig cloud-basiert verfügbar und kann für 14 Tage kostenlos und unverbindlich getestet werden. Weitere Informationen sowie die Möglichkeit zur Registrierung oder zur Vereinbarung einer Produktdemonstration stehen unter:

www.hsp-software.de/vorsorgeakte