Autor: Firma HS - Hamburger Software

Das Beste aus zwei Welten

Das Beste aus zwei Welten

Dominic Herz, Mitglied der Geschäftsleitung bei der Günther Pulverich GmbH: „Die direkte Verknüpfung unseres Webshops mit der Warenwirtschaft von HS – Hamburger Software bringt uns im Tagesgeschäft viele wertvolle Vorteile. Dazu gehören u.a. automatisierte Prozesse, augenblickliche Produktverfügbarkeiten, ein hohes Maß an Datensicherheit sowie ein professioneller Auftritt gegenüber unseren Kunden.“ (Zitat, freigestellt)

Der Handel von Kunststoffkleinteilen ist ein hart umkämpfter Massenmarkt. Wer auf Dauer bestehen will, benötigt innovative Vertriebswege und kurze Lieferzeiten. Einige mittelständische Unternehmen nutzen hierfür eine Shop-Software, haben diese aber selten in ihre Warenwirtschaftslösung integriert. Der Abgleich von Daten erfolgt dann manuell – was in der Regel sehr zeitaufwändig ist und häufig zu Fehlern führt. Bei steigendem Auftragsvolumen steht ein solches Vertriebssystem dann schnell vor dem Kollaps. Welche Vorteile es hingegen bringt, wenn Warenwirtschaftssystem und Shop-Lösung nahtlos zusammenarbeiten, zeigt das Beispiel der Günther Pulverich GmbH, kurz GPE.

GPE mit Sitz im mittelhessischen Dietzhölztal-Ewersbach ist ein Hersteller und Großhändler von Kunststoffkleinteilen und seit über 50 Jahren ein fester Partner des Eisenwarenhandels, der Industrie und des Handwerks. Mit über 5.000 Lagerartikeln erstreckt sich die Produktpalette von Standardartikeln wie Rohrkappen, Stopfen, Dübel, Befestigungs- und Klemmelemente, Unterlegscheiben und Abstandhaltern bis hin zu Sonderanfertigungen in jedweder Größe und Farbe.

„Gemäß unserem Slogan ‚Prompt, Pünktlich, Preiswert‘ beliefern wir unseren wachsenden Kundenstamm in Europa auf schnellstem Wege mit Ware. Dabei setzen wir auf Qualität ‚Made in Europe‘ sowie gute und nachhaltige Beziehungen zu unseren Kunden und regionalen Geschäftspartnern“, betont Dominic Herz, Mitglied der Geschäftsleitung bei GPE und verantwortlich für die Bereiche Personalführung, Finanzcontrolling und Zukunftsorientierung. „Wir wollen unsere Kompetenzen weiter ausbauen und setzen dafür konsequent auf Digitalisierung. Gemeinsam mit unserem langjährigen Digitalisierungspartner bwSoft und dem Schnittstellenspezialisten Daniel Peters ist es uns jüngst gelungen, einen B2B-Webshop mit direkter Anbindung an unser Warenwirtschaftssystem HS Auftragsbearbeitung zu realisieren. Auf diese Weise werden wir einerseits effizienter und transparenter in den Abläufen gegenüber unseren Kunden, andererseits sorgen wir auch langfristig für mehr Wirtschaftlichkeit am hart umkämpften Markt für Kunststoffkleinteile.“

Langjähriger Lösungspartner auf Augenhöhe

bwSoft ist ein Berater der ersten Stunde bei GPE. Der ebenfalls in Hessen ansässige Software-Dienstleister hat sich auf die Einführung und Betreuung von Lösungen der HS – Hamburger Software (HS) spezialisiert.

bwSoft zählt dabei zu den HS Kompetenz-Partnern, die das komplette Software-Portfolio des Herstellers betreuen – von der Warenwirtschaft und Dokumentenmanagement bis hin zu Rechnungswesen- und Personalwirtschaftslösungen.

„Das erste Projekt haben wir bereits 1993 mit GPE realisiert“, erinnert sich bwSoft-Geschäftsführer Harald Heuser. „GPE ist somit einer der langjährigsten und treuesten HS-Kunden.“

Der mittelständische Kunststoffspezialist fand schnell Gefallen an der neuen Art des Arbeitens – auf die Einführung der Warenwirtschaft folgte die Implementierung weiterer Systeme von HS, etwa für den Ein- und Verkauf sowie für Lohnabrechnung und Finanzbuchhaltung.

„Gerade bei KMU mangelt es häufig an der Bereitschaft, Veränderungen anzunehmen und sich auf neue Prozesse einzustellen“, weiß Harald Heuser aus zahlreichen Projekten. „Bei GPE war aber von Anfang an ein starker Wille vorhanden, Prozesse zu optimieren und sich digital zu verändern.“

Ein wichtiger Impulsgeber hierfür war der damalige Geschäftsführer Elmar Herz. „2012 haben wir gemeinsam die HS Digitale Personalakte eingeführt. GPE startete also mit Digitalisierung, lange bevor der Begriff zum Buzzword wurde“, erinnert sich Heuser.

Inzwischen ist durch Dominic Herz, den Schwiegersohn von Elmar Herz, ein Generationswechsel erfolgt, der den Digitalisierungsschub weiter begünstigte. Vor zwei Jahren entschied sich das Unternehmen für die Einführung des HS Dokumentenmanagementsystems (DMS) mit elektronischer Archivierung. Zurzeit wird das System auf alle Bereiche im Unternehmen ausgeweitet. „Die Lösung lässt sich perfekt auf unsere Ansprüche skalieren. Die Datenschnittstellen und Übertragungsfunktionen sind dabei ein entscheidender Faktor – das funktioniert alles reibungslos“, so Dominic Herz.

Digitale Vertriebskanäle nutzen

Parallel zur DMS-Einführung laufen verschiedene Ausbaustufen des Webshops. GPE hatte bereits seit Längerem einen Webshop – bis vor kurzem mussten Bestellungen allerdings manuell in die Warenwirtschaft eingepflegt werden. „Ob geschäftlich oder privat: Wer heute etwas bestellt, möchte seine Ware am besten morgen schon in den Händen halten“, gibt Harald Heuser zu bedenken. „Eine hohe Lieferbereitschaft und Auskunftsfähigkeit bilden heute die Basis für gute und langfristige Kundenbeziehungen. Der beste Webshop bringt nichts, wenn die Prozesse dahinter nicht funktionieren“, so der HS Partner. Letztlich sei für den dauerhaften Erfolg eines Webshops die digitale Infrastruktur eines Unternehmens entscheidend. „Mit Daniel Peters holten wir deshalb einen erfahrenen E-Commerce-Experten mit ins Projekt.“

Herr über die Schnittstellen

Als selbstständiger Softwareentwickler und Berater unterstützt Daniel Peters Unternehmen bei der Integration von Systemen im E-Commerce- und ERP-Umfeld. Hierzu bietet er unter anderem im Rahmen des HS Ecosystems Schnittstellenlösungen an. „In der Regel lassen sich Unternehmen von ihrer Webagentur beraten“, so der Hamburger. „Die kennen sich meist mit ein oder zwei Shopsystemen gut aus und beraten natürlich auch in diese Richtung. Nicht selten sind diese Systeme aber für den B2B-Bereich eher ungeeignet, sodass vielfältige Schnittstellenanpassungen notwendig werden.“

Sein Rat lautet deshalb, sich vorab ganz konkret mit den Anforderungen auseinanderzusetzen, die später mithilfe des Webshops realisiert werden sollen. Für B2B-Großhändler sind etwa Staffelpreise und Rabattstufen relevant. Das Warenwirtschaftssystem von HS, mit dem GPE arbeitet, hinterlegt hierfür verschiedene Kundengruppen mit unterschiedlichen Preislisten und Konditionen. Manche Shopsysteme können diese aber nicht abbilden, ergo lassen sich diese Informationen auch über eine Schnittstelle nicht einspielen.

„Die Schnittstelle muss dafür sorgen, dass die Zuordnung der Preislisten zu den Kundengruppen reibungslos funktioniert und dementsprechend auch die jeweiligen Preise übertragen“, erläutert Daniel Peters. „Das war die größte Herausforderung bei GPE – denn separate Preise für unterschiedliche Produkte und Kunden führen zu einem deutlich umfangreicheren Datentransfer, als wenn jeder Kunde dieselbe Preiszuordnung hat.“

Preise und Verfügbarkeiten direkt abfragen

Die zweite Herausforderung war, dass das Warenwirtschaftssystem bei GPE Brutto- und Nettopreise vorhält. Mithilfe der Schnittstelle werden diese Informationen und die dazugehörigen Preislisten nun nahtlos in den Shop übernommen. Artikelmengen und Verfügbarkeiten werden den Webshop-Besuchern über ein Ampelsystem angezeigt, d.h. die Lagerbestände verändern sich synchron zum Auftragsvolumen.

Wird eine Bestellung ausgelöst, erfolgt die Übernahme sämtlicher Kunden und Bestelldaten in die Warenwirtschaft, von wo aus der Auftrag weiterverarbeitet wird. Über den Log-in-Bereich des Webshops können Kunden jederzeit ihren aktuellen Bestell- und Lieferstatus einsehen oder sich ihre komplette Bestellhistorie anzeigen lassen.

Ein weiterer Vorteil ist, dass der Produktkatalog ausschließlich in HS Auftragsbearbeitung gepflegt wird. Eine doppelte Datenhaltung entfällt dadurch. Änderungen in den Artikelstammdaten oder neue Produktbilder und -beschreibungen werden automatisch in das Shopsystem übernommen.

Mehr Datensicherheit bei weniger Arbeitsaufwand

Um eine direkte Verbindung zum Warenwirtschaftssystem herzustellen, laufen die Schnittstellen ebenfalls im lokalen Netzwerk – und nicht etwa in der Cloud. Die Hoheit über die Daten liegt also zu jeder Zeit bei GPE. „Wir haben die Systeme so miteinander vernetzt, dass bei einer Webshop-Bestellung die Daten möglichst automatisiert durchlaufen – also ohne manuelle Nacharbeit“, präzisiert Daniel Peters. „Der administrative Aufwand im Haus reduziert sich dadurch deutlich. Vom ersten Angebot über die Bestellung bis hin zur finalen Rechnungslegung und Archivierung gibt es nun eine durchgängige, digitale Prozesskette.“

Für alle Seiten einen Mehrwert schaffen

Und Dominic Herz ergänzt diesbezüglich: „Die Zeitersparnis ist schon deshalb enorm, weil wir durch den Webshop nun weniger Bestellungen aus E-Mails oder Telefonaten in HS Auftragsbearbeitung überführen müssen.“ Auch gebe es weniger Rückfragen, da sämtliche Informationen zu den Preisen und Produkten über den Webshop abgerufen werden können. Bestellungen treffen nun zudem auch nachts und am Wochenende ein. „Wir sind froh, dass wir dieses Projekt noch vor der Pandemie angestoßen haben“, so Dominic Herz. „Das hat uns sehr geholfen in dieser Zeit, und die Bestellungen steigen seitdem rapide an. Unsere Kunden schätzen diese neue Transparenz und dass sie ihre Bestellung rund um die Uhr aufgeben können. Inzwischen stoßen auch neue Kunden auf uns, ohne dass wir sie überhaupt jemals angeschrieben haben, eben lediglich durch unseren Internetauftritt und den neuen Onlineshop.“ 

Gemeinsam die Zukunft meistern

Als nächstes Projekt steht die Digitalisierung der Lagerwirtschaft an. Hierfür möchten die Verantwortlichen mit dem Partner Albos aus dem HS Ecosystem zusammenarbeiten, dessen digitale Lagerwirtschaftslösung ebenfalls direkt mit HS – Auftragsbearbeitung kommuniziert. „Die Lagerfläche erstreckt sich bei uns über mehrere Etagen und umfasst knapp 2.000 Quadratmeter“, erklärt Dominic Herz. „Mit der Lager-App von Albos wollen wir die Kommissionierung vereinfachen und Pickwege verkürzen. Wir registrieren jetzt schon, dass wir mehr Bestellungen über unseren neuen Onlineshop erhalten und so können wir künftig auch bei wachsendem Auftragsvolumen unsere Lieferzeiten einhalten.“

Auf die Experten von bwSoft und die Lösungen von HS – Hamburger Software will sich GPE auch in Zukunft verlassen. „Die Energie, die alle Beteiligten in dieses Projekt gesteckt haben, hat sich am Ende ausbezahlt“, resümiert Dominic Herz. „Wir sind auch offen für einen Austausch mit anderen Unternehmen, die vor so einer Webshop-Einführung stehen und sich das einmal bei uns anschauen wollen. Darüber hinaus sind wir davon überzeugt, dass wir auch mit unserem nächsten Projekt in Kooperation mit HS und der Firma Albos einen deutlichen Erfolg und Mehrwert erzielen werden.“

Blogartikel über häufige Fehler beim Einsatz einer Schnittstelle zwischen Warenwirtschaft und Shop: https://www.hamburger-software.de/blog/schnittstelle-warenwirtschaft-shop-haeufige-fehler/

Informationen zu Daniel Peters: https://danielpeters.eu

Informationen zu bwSoft: https://www.bwsoft.info/

Allgemeine Informationen zur Software von HS: www.hamburger-software.de/produkte

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Mit Blockchain ERP-Prozesse zwischen Unternehmen automatisieren: Neue Kooperation zwischen HS – Hamburger Software und Flowciety

Mit Blockchain ERP-Prozesse zwischen Unternehmen automatisieren: Neue Kooperation zwischen HS – Hamburger Software und Flowciety

Anwender der ERP-Lösungen von HS – Hamburger Software können ihre Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen ab sofort mittels Blockchain-Technologie optimieren. Hierzu kooperiert der ERP-Anbieter mit den Automatisierungsexperten von Flowciety. Die gemeinsame Lösung beseitigt Medienbrüche und erleichtert den unternehmensübergreifenden Austausch von Daten und Informationen.

Viele kleine und mittlere Unternehmen (KMU) haben in den vergangenen Jahren ihre internen Abläufe digitalisiert – inzwischen rückt zunehmend die Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen in den Fokus. Mitunter setzen Firmen dabei zwar schon auf Datenaustausch-Standards wie EDIFACT, häufig werden jedoch bloß PDF-Dateien ausgetauscht. Dies kann Erfassungsfehler und juristischen Streit nach sich ziehen. „Die Lösung von Flowciety adressiert genau diese Punkte“, sagt Klaus Stierle, Digitalisierungsexperte bei HS – Hamburger Software. Der ERP-Hersteller ist kürzlich eine Kooperation mit dem Berliner Unternehmen eingegangen.

Automatisierter Informationsaustausch inklusive Dokumentation

„Flowciety hat eine Plattform entwickelt, an die sich verschiedenste ERP-Systeme über Connectoren anschließen lassen. Auf dieser Basis ist es möglich, Prozesse zwischen Beteiligten mit unterschiedlichen ERP-Systemen einfach und zuverlässig zu automatisieren“, erläutert Klaus Stierle. Dadurch vermeiden die Unternehmen manuellen Aufwand und Fehler. Zudem sind sie für eventuelle Streitfälle gerüstet, denn das Blockchain-basierte System dokumentiert sämtliche Schritte der Kommunikation und des Datenaustausches.

Blockchain-Technologie läuft unauffällig im Hintergrund

„Zusammen mit Flowciety können wir unseren Anwendern unter Nutzung einer neuen Technologie einen konkreten Mehrwert bieten,“ meint Klaus Stierle. Bislang gebe es für Blockchain neben Kryptowährungen nur wenige spezielle Einsatzszenarien. Den meisten Menschen sei die Funktionsweise von Blockchain daher kaum bekannt. Dies sei aber kein Problem, so der Digitalisierungsexperte: „Die Blockchain-Technologie läuft in der kombinierten Lösung von HS und Flowciety unter der Haube. Sie sorgt also ganz unauffällig für mehr Sicherheit und Verlässlichkeit für alle Beteiligten. Besondere Vorkenntnisse aufseiten der Anwender sind nicht erforderlich.“

Über Flowciety

Die Flowciety GmbH entwickelt Software für die unternehmensübergreifende Automation von Geschäftsprozessen. Mit der Lösung des 2019 gegründeten Berliner Herstellers lässt sich die Zusammenarbeit mit Partnern und Lieferanten dezentral digitalisieren. Dadurch beschleunigt sich der Austausch von Daten und Informationen.

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Datenautobahn statt Papierstau

Datenautobahn statt Papierstau

Es herrscht ein rauer Wind im deutschen Transportgeschäft. Neben Kostendruck und Billiganbietern aus dem Ausland, gilt es immer wieder das eigene Geschäftsmodell zu hinterfragen, um möglichst schnell und individuell auf Kundenanforderungen reagieren zu können. Die Dinslakener Speditionen Hövelmann + Böckenholt setzen diesbezüglich vor allem auf Digitalisierung. Gemeinsam mit den Experten von HS – Hamburger Software wurde jüngst ein automatisierter Rechnungseingang (REV) implementiert. Schon jetzt profitiert die Speditionen von deutlich schnelleren Durchlaufzeiten sowie mehr Transparenz im Rechnungswesen. Langfristiges Ziel ist das papierlose Büro.

Hinter Hövelmann + Böckenholt steckt das bereits 1902 gegründete Dinslakener Familienunternehmen Ferdinand Hövelmann Spedition GmbH. 1995 erfolgte schließlich der Erwerb der R. Böckenholt Transport GmbH. Für den reibungslosen Transport schwerer Maschinen, Bauteile, Apparate und Raumzellen werden aktuell 50 Mitarbeiter, 30 Sattelzugmaschinen sowie 40 Tieflader eingesetzt. Zur wachsenden Kundschaft gehören sowohl kleine und mittelständische Unternehmen als auch namhafte Konzerne aus dem In- und Ausland.

„Wir sind Spezialisten im Umgang mit ‚schweren Brocken‘“, sagt Claudia Ernsten, Prokuristin und Leiterin der Verwaltung bei Hövelmann + Böckenholt. „Kunden, die einen Schwertransport benötigen, erhalten von uns ein maßgeschneidertes Rundum-sorglos-Paket.“

Hövelmann + Böckenholt übernimmt dabei nicht nur die gesamte Projektabwicklung inklusiver sämtlicher behördlicher Genehmigungen, sondern sorgt auch für eine fachgerechte Einlagerung und Verpackung der Schwergüter. Erst vor kurzem wurde hierfür eine 9.000 Quadratmeter große Schwerguthalle in Hünxe-Bucholtwelmen errichtet. „Fast 90 Prozent unserer Kunden wünschen eine Komplettlösung für ihre Transporte. Daher wachsen wir derzeit sehr stark in den Bereichen Verpackungslogistik und Komplettabwicklung“, führt die Prokuristin weiter aus.

Schlanke Prozesse für mehr Wachstum

Um den Kunden möglichst schnell eine passgenaue Lösung anbieten zu können, müssen intern alle Prozesse reibungslos ineinandergreifen. „Für stabiles Wachstum setzen wir konsequent auf Digitalisierung“, betont Claudia Ernsten. „Es geht uns darum, Prozesse innerhalb der Verwaltung zu verschlanken und zu beschleunigen, damit wir effizient arbeiten können.“

Bereits seit 1995 vertraut die Spedition im Rechnungswesen und bei der Personalabrechnung auf Lösungen von HS – Hamburger Software. Jüngst wurde die Finanzbuchhaltungssoftware um ein Archivsystem und eine DMS-Anbindung erweitert. Seitdem lassen sich unternehmensrelevante Dokumente jeglicher Art revisionssicher und GoBD-konform archivieren.

Im Februar 2020 erfolgte schließlich die Implementierung der digitalen Rechnungseingangsverarbeitung (REV) von HS. Claudia Ernsten dazu: „Für unsere beiden GmbHs bearbeiten wir im Jahr rund 6.000 Kreditorenrechnungen – Tendenz steigend. Wir sind ein kleines Team und der zeitliche Aufwand zur Prüfung und Freigabe nahm immer sehr viel Zeit in Anspruch. Papierrechnungen gingen da schon einmal verloren oder lagen zur Bearbeitung zu lange beim Sachbearbeiter. „ Aufgrund des ständig wachsenden Belegaufkommens haben wir uns alle eine digitale Lösung gewünscht.“

Digitaler Rechnungsumlauf spart Kosten und Zeit

Trotz Pandemie-Beschränkungen konnte das REV-Projekt in lediglich vier Wochen umgesetzt werden. Sämtliche Abstimmungen und Schulungen fanden online statt. „Die Ansprechpartner von HS haben uns bei der Einführung sehr gut unterstützt und waren jederzeit erreichbar“, erinnert sich Projektleiterin Claudia Ernsten. „Wir haben uns schnell an die neuen Abläufe gewöhnt – zumal die Lösung selbsterklärend und intuitiv zu bedienen ist.“

Kleine Änderungen für einzelne Mandanten lassen sich im Handumdrehen selbst vornehmen. Durch eine Anbindung an das Finanzbuchhaltungssystem per API-Schnittstelle werden die Stammdaten der Kreditoren jetzt automatisch in die REV übernommen. Noch bevor die Belege in Umlauf gehen, kann eine Vorkontierung vorgenommen werden.

„Stand heute hat sich der Umlauf der Kreditorenrechnungen deutlich verkürzt, ist sicherer und vor allem transparenter geworden“, bringt Claudia Ernsten die Vorteile auf den Punkt.

So werden die Rechnungen nach Erhalt entweder gescannt oder landen gleich als E-Mail im digitalen Postkorb. Wichtige Anlagen wie etwa Lieferscheine oder Frachtbriefe werden gleich mit angeheftet. Die gesammelten Dokumente lassen sich so auch jederzeit aus dem Archiv abrufen und einsehen.

Eine Sachbearbeiterin prüft die Rechnungen dann formal und verteilt sie auf die digitalen Postkörbe der Abteilungen. Jeder Verantwortliche besitzt dabei seine individuellen Zugriffsrechte. Falls die Freigabe einer Rechnung sachlich abgelehnt wird, können die Gründe dafür in einem Kommentarfeld deutlich gemacht werden.

Im Falle einer Bewilligung leitet der Sachbearbeiter den Beleg einfach weiter in den zentralen Postkorb der Buchhaltung. Von dort aus erfolgt die Übernahme ins Finanzbuchhaltungssystem. Da die Vorkontierung bereits durchgeführt worden ist, fehlen nur noch wenige Klicks bis zur Buchung und finalen Archivierung.

„Früher hatten wir einen großen Aktenschrank voller Kreditorenrechnungen, Debitorenrechnungen und Bankbelege. Heute ist die Anzahl der Ordner auf lediglich eine Handvoll zurückgegangen. Das Papieraufkommen hat sich durch die REV und das angebundene Archivsystem drastisch reduziert. Im Grunde heften wir nur noch Kopien unserer Kontoauszüge ab, alles andere liegt digital vor“, freut sich Prokuristin Claudia Ernsten.  

Mehr Transparenz im Rechnungsumlauf

Liegen in den Postkörben neue Rechnungen zur Bearbeitung, werden die verantwortlichen Mitarbeiter automatisch via E-Mail informiert. Auch lassen sich Bearbeitungsfristen setzen. Und besonders wichtig für das Team Rechnungswesen: „Wir können auf Tastendruck genau nachvollziehen, wie viele Rechnungen im Umlauf sind und wie jeweils der aktuelle Status ist. So gehen uns keine Belege mehr verloren oder werden zu spät abgezeichnet.“

Zudem besteht die Möglichkeit, Referenzen wie Auftragsnummern oder Projektnummern anzugeben. Auf diese Weise können die Sachbearbeiter im Rechnungswesen die Belege direkt auf einzelne Projekte verteilen und entsprechend buchen.

Eine weitere wichtige Eigenschaft der Lösung ist die Mehrmandantenfähigkeit. „Wir buchen ja für zwei Unternehmen“, so Claudia Ernsten. „Da ist es hilfreich, dass wir mit HS gleich mehrere betriebswirtschaftlich voneinander getrennte Unternehmen übersichtlich in einer Software abbilden können.“

Auch die Niederlassungen in Mittenwalde und Hünxe seien durch das Digitalisierungsprojekt nun besser eingebunden. „Zeitintensive Telefonate entfallen, ebenso der lange Postweg. Bei Klärungsbedarf nutzen die Verantwortlichen die Kommentarfunktion. Und da sämtliche relevanten Dokumente bereits digital an der Rechnung anhängen, gibt es kaum noch Rückfragen.“

Schnelle Freigaben aus dem Homeoffice

Ein großer Vorteil gerade in Pandemiezeiten ist dabei, dass die Mitarbeiter auch von außen per Remote auf das System zugreifen können. „Wir sind ein sehr familienfreundliches Unternehmen und unterstützen unsere Mitarbeiter dabei, Familie und Beruf in Einklang zu bringen. Die Kollegen können jetzt sämtliche buchhalterischen Aufgaben problemlos von zu Hause aus erledigen. Das hat uns während des Lockdowns sehr geholfen. Daher sind wir auch froh, dass wir gerade noch rechtzeitig mit dem Projekt gestartet sind“, betont Claudia Ernsten, die mittlerweile selbst zwei Tage in der Woche im Homeoffice arbeitet und dies auch weiterhin so beibehalten möchte.

Weitere Ziele in Aussicht

Dass Digitalisierung ein Weg über viele kleine Etappen ist, darüber sind sich bei Hövelmann + Böckenholt alle einig. Auch in Zukunft sollen noch viele weitere Projekte mit HS realisiert werden. „Mit den digitalen Lösungen von HS haben wir eine zukunftsfähige Basis geschaffen, auf der wir flexibel agieren und weitere Projekte in Angriff nehmen können“, so das vorläufige Fazit von Claudia Ernsten. „Als nächstes planen wir die Einführung einer DMS-Anbindung an die Personalabrechnung. Mithilfe von digitalen Personalakten wollen wir auch in diesem Bereich künftig komplett papierlos arbeiten. Und auch unser Fahrpersonal soll sukzessive immer mehr in die vorhandenen Systeme eingebunden werden, damit beispielsweise Frachtpapiere oder Aufträge direkt an die Fahrer versandt werden können.“

Wer mehr über Hövelmann + Böckenholt erfahren möchte, kann dies unter https://www.hoevelmann-boeckenholt.com/

Oder auch auf YouTube unter:
https://www.youtube.com/channel/UCXdE-WnBrz7tZQkzO84OAiQ

Informationen zur digitalen Rechnungseingangsverarbeitung von HS: www.hamburger-software.de/finanzbuchhaltung/rechnungseingangsverarbeitung

Allgemeine Informationen zur Software von HS: www.hamburger-software.de/produkte

 

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Zeiterfassung askDANTE ergänzt Ecosystem von HS – Hamburger Software

Zeiterfassung askDANTE ergänzt Ecosystem von HS – Hamburger Software

Kunden von HS – Hamburger Software steht mit askDANTE – neben ZMI – nun eine weitere digitale Zeiterfassung zur Verfügung. Die Zeitwirtschaftslösung des Herstellers Bader&Jene arbeitet mit den HS Programmen zur Personalwirtschaft zusammen und ermöglicht Unternehmen durchgängige Personalprozesse.

Digitale Zeiterfassung wird für Arbeitgeber immer wichtiger. Gründe hierfür sind bevorstehende gesetzliche Neuerungen infolge des einschlägigen EuGH-Urteils vom Mai 2019 sowie die coronabedingten Veränderungen der Arbeitswelt. HS – Hamburger Software (HS), seit über 40 Jahren Hersteller von personalwirtschaftlichen Lösungen, trägt dem steigenden Interesse Rechnung: Der ERP-Spezialist hat sein Ecosystem um die Zeiterfassung askDANTE erweitert.

Flexibel skalierbare Cloud-Lösung

askDANTE deckt ein breites Funktionsspektrum im Bereich der Zeitwirtschaft ab. Im Mittelpunkt stehen dabei Kernfunktionen zur digitalen Zeiterfassung. Darüber hinaus bietet das System Funktionen und Auswertungen zur Personalplanung, etwa zur Schichtplanung oder zur Urlaubsverwaltung. Die modular aufgebaute Lösung läuft in einem deutschen Rechenzentrum als Cloud-Anwendung und ist flexibel skalierbar. Via Schnittstelle werden die relevanten Daten zwischen askDANTE und den HS Programmen zur Personalwirtschaft ausgetauscht.

Viel Erfahrung im Bereich der Zeitwirtschaft

Hersteller von askDANTE ist das 2003 in Kiel gegründete Software-Ingenieurbüro Bader&Jene. Das Unternehmen verfügt über viel Erfahrung und richtet sich mit seinen Zeitwirtschaftslösungen vorwiegend an kleine und mittlere Arbeitgeber.

„Wir haben in unserem Marktsegment viele Unternehmen, für die sich askDANTE ausgezeichnet eignen dürfte“, sagt Christian Frick, der bei HS für das Partnermanagement verantwortlich ist. „Die Lösung ist ausgereift, leicht bedienbar und zudem preislich attraktiv, weil sie skalierbar ist – ein perfektes Doppel für die Optimierung und Digitalisierung von Personalprozessen“, so Frick weiter.

Factsheet zur Lösung

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Neue Kooperation: HS erweitert Personalsoftware um Zeitwirtschaft von ZMI

Neue Kooperation: HS erweitert Personalsoftware um Zeitwirtschaft von ZMI

Anwender der personalwirtschaftlichen Lösungen von HS – Hamburger Software können ab sofort optional die Zeitwirtschaftslösung von ZMI nutzen. Die beiden Anbieter haben eine Zusammenarbeit vereinbart, um Unternehmen bei der Gestaltung durchgängiger digitaler Personalprozesse zu unterstützen.

HS – Hamburger Software (HS) bietet mittelständischen Unternehmen seit mehr als vier Jahrzehnten Software für die Abrechnung von Löhnen und Gehältern an. Vor einigen Jahren hat der ERP-Hersteller Anwendungen für das Personalmanagement ins Portfolio aufgenommen – nun kommt mit der Zeitwirtschaft ein weiterer Funktionsbereich hinzu.

Anbindung per Schnittstelle

Mit ZMI hat HS einen ebenfalls auf den Mittelstand ausgerichteten Partner gewonnen. Das bundesweit tätige Unternehmen aus Elfershausen bei Würzburg blickt auf eine 25-jährige Geschichte zurück, in der es sich zu einem führenden Anbieter von Zeitwirtschaftslösungen entwickelt hat. Im Zentrum der modular aufgebauten Software von ZMI steht der HR-Bereich mit der Zeiterfassung als Basis-Baustein. Darüber hinaus stehen Funktionsmodule in den Themenfeldern Sicherheit und Organisation zur Auswahl. Für durchgängige und effiziente Prozesse in der Personaladministration tauscht die Zeitwirtschaft von ZMI relevante Daten über eine Schnittstelle mit den HS Programmen zur Personalwirtschaft aus.

Zeitwirtschaft gewinnt für Unternehmen an Bedeutung

Anlass für die Erweiterung des Portfolios ist eine gestiegene Nachfrage nach zeitwirtschaftlichen Lösungen. Diese ist auf die anhaltende Diskussion um das Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vom 14. Mai 2019 zur Arbeitszeiterfassung sowie auf die coronabedingten Herausforderungen durch neue Arbeitsmodelle und zunehmendes Homeoffice zurückzuführen. Um das weite Themenfeld der Zeitwirtschaft bearbeiten zu können, hat sich HS entschlossen, sein Ecosystem um spezialisierte Kooperationspartner zu erweitern.

Christian Frick, bei HS verantwortlich für das Partnermanagement: „Wesentliche Kriterien für die Auswahl von ZMI waren natürlich der Zuschnitt sowie die Flexibilität und Skalierbarkeit der Lösung. Aus unserer Erfahrung mit Kooperationen wissen wir aber, dass auch die Chemie stimmen muss. Bei ZMI hat von Anfang an alles gepasst. Wir sprechen eine Sprache und haben das gleiche Verständnis von Kundenorientierung und nutzenfokussierter Herangehensweise beim Schaffen von Lösungen.“

Factsheet zur Lösung

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Fitness-App entwickelt: Azubis von HS holen beim Barmer-Wettbewerb Moveguide Silber

Fitness-App entwickelt: Azubis von HS holen beim Barmer-Wettbewerb Moveguide Silber

Mit ihrer App „getfit“ haben fünf Auszubildende vonHS – Hamburger Software beim deutschlandweiten Wettbewerb Moveguide der Barmer Ersatzkasse den zweiten Platz erzielt. Die Fitness-App ist für den Einsatz im Rahmen des Betrieblichen Gesundheitsmanagements (BGM) vorgesehen.

Sechs Monate lang konzipierten, programmierten und testeten Melissa Biastoch, Veith Bürgerhoff, Caroline Römer, Nastassia Talchuk und Lars Warnholtz, angehende Fachinformatiker*innen beim ERP-Softwarehersteller HS, ihre App „getfit“ – nun hat die Lösung beim Wettbewerb Moveguide der Barmer den zweiten Platz unter bundesweit 20 Unternehmensbeiträgen erzielt. Zuvor hatte das Azubi-Team in der ersten Wettbewerbsrunde bereits den regionalen Sieg davongetragen.

App unterstützt BGM und Fitness am Arbeitsplatz

„getfit“ ist eine Web-Applikation, mit der sich Trainingspläne erstellen lassen. Die App läuft auf einem Server. Über einen Browser können die Mitarbeitenden mit ihren Mobilgeräten darauf zugreifen.

Ein Trainingsplan besteht aus einer oder mehreren Übungen mit Anleitungen und Bildern. Die Übungen sind in Schwierigkeitsgrade und Körperbereiche unterteilt und sollen möglichst am Arbeitsplatz ausführbar sein. Art und Umfang der auswählbaren Übungen legt ein Administrator zentral fest. Die Dauer und die Häufigkeit bestimmen die Benutzer selbst. Dabei können sie sich anhand bestimmter Kriterien individuelle Trainingspläne automatisch zusammenstellen lassen.

Für jede durchgeführte Übung erhält man Punkte und kann sich in einem sogenannten Leaderboard (dt. Bestenliste) mit anderen messen. Des Weiteren bietet „getfit“ einen Veranstaltungskalender mit bevorstehenden Gesundheits-Events in der Firma an.

Win-win-Situation für Azubis und Arbeitgeber

Dass sich das Azubi-Team monatelang mit der Entwicklung einer Fitness-App beschäftigen konnte, ist dem hohen Stellenwert des Betrieblichen Gesundheitsmanagements bei HS – Hamburger Software zu verdanken. „Das Moveguide-Projekt ist eine ausgezeichnete Möglichkeit, Auszubildende an BGM heranzuführen. Gleichzeitig stiftet es einen dauerhaften Mehrwert für die Mitarbeitenden. Wir können jeden Betrieb zur Teilnahme an dem Wettbewerb nur ermuntern“, sagt Svenja Röger, Personalmanagerin bei dem Hersteller. 

Die beteiligten Auszubildenden ziehen ebenfalls ein positives Fazit: "Die Teilnahme am Moveguide-Projekt hat uns viel Freude bereitet, da wir nicht nur die Möglichkeit hatten, etwas zur Gesundheit und Fitness unserer Kolleginnen und Kollegen beizutragen, sondern auch unsere Programmierkenntnisse zu vertiefen und neue, agile Arbeitsmethoden kennenzulernen“, so Melissa Biastoch.

Zufrieden und stolz zeigt sich auch Ausbilder Sascha Nedwed: „Ich bin sehr erfreut darüber, wie professionell die Azubis das Projekt umgesetzt und mit welcher Begeisterung alle daran mitgewirkt haben.“

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10 Jahre bewährtes Zusammenspiel: HS Dokumentenmanagement nutzt nscale

10 Jahre bewährtes Zusammenspiel: HS Dokumentenmanagement nutzt nscale

Seit zehn Jahren profitieren Anwender der ERP-Software von HS – Hamburger Software von einer integrierten Lösung zum Umgang mit digitalen Dokumenten. HS Dokumentenmanagement unterstützt Unternehmen von der reinen Archivierung über die Verwendung in manuellen digitalen Prozessen bis hin zu automatisierten Workflows. Hinter der Lösung steckt das Produkt nscale des Bielefelder ECM-Spezialisten Ceyoniq Technology, das HS – Hamburger Software in seine Anwendungen für Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung, Lohnabrechnung und Personalmanagement integriert hat.

Mehrere tausend Anwender setzen Dokumentenmanagementlösung ein

„Im Laufe der zehnjährigen Zusammenarbeit ist die Lösung ständig gewachsen – funktionell und zudem immer mehr in unsere Produktwelt hinein. Diese Entwicklung war nur möglich, weil die Chemie zwischen den Unternehmen und den Personen stimmt und wir uns fachlich bestens ergänzen,“ sagt Christian Frick, Prokurist bei HS – Hamburger Software. Gemeinsam mit einem Ceyoniq-Mitarbeiter hatte er die Kooperation im Jahr 2010 initiiert. Andrea Haudel, Leiterin des HS Produktmanagements ergänzt: „Wir haben heute ein Portfolio, mit dem wir verschiedensten Unternehmen praxisgerechte Lösungen für ihre Bedürfnisse anbieten können. Mehr als 600 Kunden nutzen mit mehreren tausend Anwendern täglich die Vorteile von HS Dokumentenmanagement.“

Tiefe Integration ermöglicht Bedienung ohne Wechsel der Programmoberfläche

Das Besondere an der Lösung sei die tiefe Integration der Dokumentenmanagementfunktionen, erläutert Produktmanagerin Haudel. Dadurch lassen sich die Aufgaben im Bereich des Dokumentenmanagements aus den Leitanwendungen von HS – Hamburger Software, beispielsweise aus HS Finanzbuchhaltung heraus erledigen – ohne dass die Anwender dafür in ein separates Programm wechseln müssen. „Das ist keineswegs selbstverständlich und nicht zuletzt der Flexibilität unseres Partners Ceyoniq zu verdanken“, sagt Andrea Haudel.

Beide Partner ziehen positive Zwischenbilanz

„HS – Hamburger Software ist für uns ein wichtiger strategischer Partner. Wir arbeiten gemeinsam kontinuierlich an der Lösung, und der Erfolg rechtfertigt dieses Engagement auf jeden Fall. Nicht nur wirtschaftlich, auch persönlich läuft die Zusammenarbeit sehr gut,“ resümiert Oliver Kreth, Geschäftsführer von Ceyoniq Technology.

Christian Bartsch, Partner Manager bei Ceyoniq Technology, unterstreicht: „Dass die gute Zusammenarbeit und der enge Austausch auch zu Corona-Zeiten funktioniert, hat das – leider nur digitale – Treffen zum Jubiläum gezeigt. In den knapp zwei Tagen haben wir uns auf zehn weitere gemeinsame Jahre eingestimmt.“

Ulrich Brehmer, Geschäftsführer von HS – Hamburger Software fügt an: „Wir freuen uns, dass wir mit Ceyoniq einen verlässlichen Partner haben, mit dem wir auf allen Ebenen so vertrauensvoll und offen zusammenarbeiten können. Diese Basis werden wir auch in Zukunft nutzen, um attraktive Angebote für Unternehmen zur Unterstützung ihrer Digitalisierungsprojekte zu entwickeln.“

So spielen auch beim neuesten Produkt von HS – Hamburger Software das Dokumentenmanagement und die Kooperation mit Ceyoniq eine wichtige Rolle: Mit der kürzlich freigegebenen HS Rechnungseingangsverarbeitung können die Anwender im Rahmen eines dokumentierten Prozesses Eingangsrechnungen bequem erfassen, verschlagworten, prüfen und zur Zahlung freigeben.

Beide Partner freuen sich auf die Fortsetzung der Kooperation.

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Re-Zertifizierung erfolgreich: HS erhält wieder Top-Rating von Creditreform

Re-Zertifizierung erfolgreich: HS erhält wieder Top-Rating von Creditreform

CrefoZert für HS – Hamburger Software (HS): Der Softwarehersteller hat im Creditreform-Check erneut seine Zuverlässigkeit und Leistungsfähigkeit bewiesen.

„Gerade in turbulenten Zeiten wie der Corona-Krise ist eine solide finanzielle Aufstellung die Basis für nachhaltigen Erfolg. Wir sind daher sehr stolz, dass Creditreform uns erneut mit dem CrefoZert ausgezeichnet hat“, sagt Ulrich Brehmer, Geschäftsführer bei HS – Hamburger Software.

Der mittelständische ERP-Softwarehersteller hat sich zum zweiten Mal der Prüfung von Bonität, Jahresabschluss und Risikobeherrschung durch Creditreform gestellt und wieder ein sehr gutes Zeugnis erhalten. „Nur weniger als zwei Prozent aller Unternehmen bekommen ein solches Zertifikat ausgestellt“, so Nikolaus von der Decken, geschäftsführender Gesellschafter der Creditreform Hamburg von der Decken KG bei der Zertifikatsübergabe.

Um das CrefoZert zu erhalten, muss ein Unternehmen höchste Anforderungen in den Bereichen Liquidität und Zahlungsfähigkeit erfüllen. In drei Schritten überprüft Creditreform diese Kriterien: Zuerst erstellt Creditreform einen umfangreichen Bonitätsindex. Als weiteres Entscheidungsmerkmal werden die Bilanzen des Unternehmens untersucht. Und schließlich werden im Rahmen eines persönlichen Gespräches das Management und die Risikostrukturen des zu bewertenden Unternehmens geprüft. Das Bonitätszertifikat erhält nur das Unternehmen, das bei allen drei Untersuchungen die Bedingungen voll erreicht hat. „Das CrefoZert gibt unseren Kunden, Interessenten und Lieferanten damit den Nachweis, dass HS überdurchschnittlich leistungsfähig, stets zuverlässig und immer vertrauenswürdig ist“, so Brehmer.

Über Creditreform

Creditreform ist seit 1879 Deutschlands führender Anbieter von Wirtschaftsinformationen, Marketingdaten und Lösungen für das Forderungsmanagement. Heute gibt es alleine in Deutschland 128 selbständige Geschäftsstellen. Unterstützt werden sie von der Creditreform Gruppe, die Spezialdienstleistungen wie Marketingservices oder Ratings bündelt, sowie Creditreform International mit 23 Landesgesellschaften und einem weltweiten Partnernetzwerk. Insgesamt vertrauen rund 157.000 Mitglieder/Kunden weltweit den Lösungen von Creditreform.

Über die HS – Hamburger Software GmbH & Co. KG

HS – Hamburger Software stellt seit 1979 betriebswirtschaftliche Standardsoftware für die Bereiche Finanzbuchhaltung, Personalwirtschaft, Warenwirtschaft und Dokumentenmanagement her. HS Produkte werden täglich von 26.000 Anwendern in Unternehmen aus über 300 Branchen im deutschsprachigen Raum eingesetzt. Das Unternehmen beschäftigt 175 Mitarbeiter und arbeitet mit rund 140 Geschäftspartnern zusammen. Mit der "HS Strategie 2021" hat sich der Hersteller Ziele für die digitale Transformation in den nächsten Jahren gesetzt.

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