Aktuell zur security 2024: Wie sicher ist der Self-Check-in? Was leistet ein digitales Besuchermanagement?
Digitaler Self-Check-in für erhöhte Sicherheits- und Compliance-Anforderungen
Ging es früher lediglich darum, alle Besucher zu erfassen, was auch mit einem Besucherbuch oder einer Liste möglich war, stehen Organisationen und Unternehmen heute vor der Herausforderung ihre Sicherheits- und Compliance-Abläufe sukzessive zu optimieren, weil sich die Anforderungen stetig erhöhen. So gilt es strengere Datenschutz-Vorgaben einzuhalten, Dokumentationspflichten penibel zu erfüllen und – last but not least – die Standort- und IT-Sicherheit durch intelligente Konzepte zu gewährleisten. Unternehmen, die der so genannten kritischen Infrastruktur (KRITIS) angehören, werden mit der aktuellen Neuregelung (NIS2), die im Oktober 2024 in Kraft tritt, noch deutlich strengere Regeln auferlegt.
Ein digitaler Self-Check-in kann Unternehmen effektiv dabei unterstützen, alle Regeln einzuhalten.
KRITIS betrifft nicht nur die Cyber-Sicherheit
Beim Stichwort KRITIS denken viele Verantwortliche zuerst an die IT- und Cyber-Sicherheit. Zu Recht. Haben doch die Erfahrungen der letzten Jahre eindrücklich gezeigt, wie angreifbar IT-Strukturen sind und wie groß die Auswirkungen solcher Angriffe durch Kriminelle, Terroristen oder sogar andere Staaten sein können.
Diese Gefahren bestehen allerdings auch für physische Infrastrukturen, z.B. Energie- und Wasserversorger, Rechen- und Verwaltungszentren oder zentrale Läger. Und auch die Gewährleistung der Cyber-Sicherheit ist ohne lückenlose Zutrittskontrolle nicht realisierbar.
Ein digitaler Self-Check-in kann hier deutliche Vorteile bieten. Datenschutz- und Dokumentationsvorgaben werden automatisch erfüllt. Auch komplexe Check-in-Prozesse können detailliert abgebildet und zeitsparend durchgeführt werden.
Unterschiedliche Check-in-Prozesse für unterschiedliche Besucher
Besucher, also Boten, Handwerker, Dienstleister, Fremdfirmen als Auftragnehmer, Lieferanten, Entsorger, Logistikpartner, Reinigungskräfte, natürlich auch Kunden und Gäste und viele mehr sollen den Standort in einem sicheren Prozess und ohne zu viel Zeitaufwand betreten und verlassen können. Dabei ist es wichtig, für jede Besucherart einen passen Check-in-Ablauf bereitzustellen.
Differenzierte Unterweisungen je nach Zweck des Besuchs
Was das bedeutet, lässt sich am Thema Unterweisungen veranschaulichen: Zur Gewährung der Betriebssicherheit und um den gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen, muss jeder Besucher über die für seinen Besuch erforderlichen Unterweisungen informiert werden und deren Kenntnisnahme durch seine Unterschrift bestätigen. Welche Unterweisungen notwendig sind, hängt vom Zweck des Besuches ab. Während etwa ein Maintenance-Partner, der in der Produktion oder an Anlagen arbeitet, umfangreiche Sicherheitsanweisungen benötigt, braucht ein Gast, der nur den Verwaltungsbereich betritt, deutlich weniger Vorgaben.
Diese Differenzierung lässt sich am einfachsten mit einem digitalen Self-Check-in und einem leistungsfähigen Besuchermanagement-System umsetzen. Hier können Besucherarten definiert und die entsprechenden Unterweisungen, Umfragen Dokumente schon im Vorfeld zugeordnet werden. So wird nicht nur das Empfangsteam entlastet. Auch interne Nutzer, die Besucher einladen oder Aufträge terminieren, sparen viel Zeit, weil sie nur die Besucherart auswählen müssen und die Zuordnung der notwendigen Unterlagen automatisch erfolgt. Moderne Besuchermanagement-Software bietet außerdem die Möglichkeit, alle Dokumente schon im Vorfeld online bereitzustellen und bestätigen zu lassen. Am Check-in müssen Besucher dann nur noch den PIN- oder QR-Code eingegeben, den sie mit der Einladung erhalten haben. Unangemeldete Besucher haben am Check-in die Möglichkeit, sich selbst zu registrieren und die notwendigen Unterweisungen zu bestätigen.
Multimedia und Verständnis-Checks für mehr Sicherheit
Wichtig ist es, zu verstehen, dass Unterweisungen und Sicherheitsregeln keinesfalls Formalien sind. Vielmehr sollte sichergestellt werden, dass Besucher die Hinweise und Vorgaben nicht nur zur Kenntnis nehmen, sondern auch wirklich verstehen. Moderne Besuchermanagement-Lösungen bieten deshalb Möglichkeiten, komplexere Themen per Video-Unterweisung zu kommunizieren und das Verständnis durch Kontrollfragen zu überprüfen. So kann eine optimale Unterweisungsqualität gewährleistet werden.
Auch sehr hohe Sicherheitsanforderungen können umgesetzt werden
In sehr sensiblen Bereichen ist ein Self-Check-in via QR-, PIN-Code oder Selbstregistrierung nicht wirklich ausreichend. Dennoch lässt sich auch hier ein komplett automatisierter Self-Check-in realisieren. Mit einem entsprechend ausgerüsteten Check-in Kiosk können zum Beispiel Ausweis-Dokumente mit einem Echtzeit-Foto abgeglichen werden. Das kann automatisiert oder durch Mitarbeitende in einer Sicherheitszentrale geschehen. Namen können automatisch mit Sperrlisten der EU oder der Bundesregierung abgeglichen werden. Auch Fingerprint- oder Iris-Scans sind möglich. So kann zum Beispiel der Zugang für Mitarbeitende in sicherheitssensiblen Bereichen vereinfacht werden.
Die Gewährung differenzierter Zutrittsrechte zum Beispiel nur zu bestimmt Bereichen ist durch die Integration mit physischen Zutrittskontroll-Systemen (ZuKo-Systemen) wie Drehkreuzen, Schranken auch automatisiert realisierbar.
Nahtlose Integrationen für optimale Sicherheit und mehr Komfort
Um den bestmöglichen Schutz für ein Unternehmen oder ein Organisation zu gewährleisten, müssen Insellösungen unbedingt vermieden werden. Für den Check-in und das Besuchermanagement bedeutet das sowohl die nahtlose Integration mit ZuKo-Systmen als auch die Integration mit der Unternehmens-IT. Nur so ist es möglich, die Software an die individuellen Erfordernisse und internen Prozesse des Unternehmens anzupassen und einen bruchlosen Datenaustausch zu gewährleisten. Intelligente Integrationen erhöhen dazu Effizienz und Komfort der internen Nutzer, weil sich zum Beispiel das Einladungsmanagement ganz bequem über gewohnte Programme wie Office365 oder Outlook steuern lässt.
In der Cloud oder on-premise?
Moderne cloud-basierte Besuchermanagement-Lösungen bieten viel Vorteile. Der Zugriff kann mit einem entsprechend sicher gestalteten Zugangsberechtigungssystem dezentral erfolgen und Informationen können jederzeit abgerufen werden. Ein weiterer großer Vorteil ist, dass Updates automatisch ohne Eingreifen der unternehmenseigenen IT-Experten erfolgen können. Auf jeden Fall sollte sichergestellt sein, dass sich die Cloud-Server in der EU oder noch besser in Deutschland befinden.
Dennoch kann in besonders gefährdeten Bereichen eine so gennannte On-premise-Lösung die bessere Alternative sein. Denn ein Hosting auf unternehmenseigenen Servern erschwert einen unbefugten Zugriff von außen noch einmal deutlich.
Augen auf bei der Partnerwahl
Entscheider, die über die Einführung, Ausweitung oder Optimierung digitaler Self-Check-ins und Besuchermanagement-Software nachdenken, sollten sich frühzeitig kompetente Unterstützung sichern. Potenzielle Partner sollten sorgfältig nach Aspekten wie technischer Kompetenz und Flexibilität, branchenübergreifender Erfahrung und natürlich den eigenen Sicherheitsreferenzen ausgewählt werden.
friendlyway ist der führende Komplettanbieter für ausgereifte Besuchermanagement-Software und Check-in-Kioske aus einer Hand. Kunden profitieren von zahlreichen Kooperationen und Out-of-the-box Integrationen mit gängigen ZuKo-Systemen. Room-Booking mit Catering- und Equipment-Bestellung kann ebenso direkt in der friendlyway Besuchermanagement-Lösung erledigt werden wir vielfältige Spezialaufgaben, zum Beispiel das Parkraummanagement.
Mehr über integriertes digitales Besuchermanagement erfahren Sie auf der Website https://www.friendlyway.de/friendlyway-besuchermanagement-losung oder vom 17.9. bis 20.9.2 live auf der security essen. Halle 8 / Stand 8C07
friendlyway Germany
Römerstr. 32
82205 Gilching
Telefon: +49 (89) 58804440
http://www.friendlyway.de
Beratung
Telefon: +49 89 58 80 44 40
E-Mail: soeren.seybert@friendlyway.com
Neue KRITIS-Regeln 2024: Erhöhte Anforderungen auch für Zulieferer
Angesichts ihrer Bedeutung unterliegen KRITIS-Unternehmen strengen Auflagen zur Sicherung ihrer physischen und digitalen Infrastrukturen. Ab Oktober 2024 tritt das KRITIS-Dachgesetz in Kraft, um die Resilienz und Sicherheit dieser Infrastrukturen noch besser zu schützen.
Das Gesetz ist eine Umsetzung der EU-Direktive EU RCE in Deutschland und führt zusätzliche Verpflichtungen für Betreiber kritischer Anlagen ein. Neben der IT-Sicherheit ist die Gewährleistung der physischen Sicherheit durch Zutrittskontrollen und ein effizientes Besuchermanagement ein zentraler Aspekt. Dazu kommt, dass mit den jüngsten Aktualisierungen auch die Zulieferketten von KRITIS-Betreibern in den Fokus rücken.
Risiken minimieren durch effektives Zutrittsmanagement
Diese Entwicklungen führen dazu, dass nicht nur die direkt als kritisch eingestuften Infrastrukturbetreiber von den verschärften Anforderungen betroffen sind, sondern auch deren Zulieferer und Dienstleister. Das bedeutet, dass jetzt mehr Unternehmen als zuvor den erweiterten KRITIS-Vorgaben Rechnung tragen müssen. Konkret erhöht sich die Zahl der von den KRITIS-Regeln betroffenen Unternehmen von bisher ca. 2.000 auf ca. 30.000 – mit erhebliche Auswirkungen auf die Anforderungen an das Risiko- und Sicherheitsmanagement.
Zu den Kernanforderungen für Zulieferer gehört die Gewährleistung der physischen Sicherheit. Denn von Hacker-Attacken, Datenlecks bis hin zu physischen Schäden an kritischen Komponenten – unbefugter Zutritt zu sensiblen Bereichen kann gravierende Folgen haben. Alle physischen Komponenten und Systeme, die in direkter Verbindung zu sensiblen Infrastrukturen stehen oder für deren Betrieb unerlässlich sind, müssen deshalb angemessen geschützt werden. Realistisch betrachtet lassen sich die erhöhten Anforderung nur durch die Digitalisierung und Automatisierung der Besucherverwaltung erfüllen.
Schlüsselkriterien für die sichere Umsetzung
Bei der Wahl des Systems gibt es einige Punkte zu beachten. Wichtig ist es zu verstehen, dass ein digitales Besuchermanagement mehr ist als ein digitaler Empfang.
Entscheidend für die Sicherheit ist es, dass ein Besuchermanagement-System den gesamten Besucherverwaltungsprozesse abbildet: von der initialen Einladung und Terminplanung bis hin zur spezifischen Unterweisung verschiedener Besuchergruppen. Durch die zuverlässige Authentifizierung und individuelle Zutrittsgewährung wird die Sicherheit weiter erhöht. Zusätzlich sorgt das System mit seinem Echtzeit-Monitoring und der lückenlosen Dokumentation aller Schritte für Transparenz und Rechtssicherheit.
Besonders bewährt haben sich Lösungen, die intelligente Standard-Workflows anbieten und gleichzeitig ein hohes Maß an Anpassbarkeit an individuelle Unternehmensanforderungen erlauben.
Dazu gehört auch die nahtlose Integration sowohl mit physischen Zutrittskontroll-Systemen (ZuKo-Systemen) wie Schranken, Drehkreuzen etc., als auch mit der bestehenden Unternehmens-IT. Auch moderne Authentifizierungstechnologien wie das Scannen offizieller Ausweisdokumente oder biometrische Erkennungstechniken, wie Fingerabdruck-Scan sollten integrierbar sein.
Am besten funktioniert das Besuchermanagement in Kombination mit leistungsfähigen Hardware-Lösungen, die Module wie Kameras, Scanner, Ausweisdrucker oder RFID-Karten-Spender bieten.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Wahl eines geeigneten Anbieters. Eine ISO 27001-Zertifizierung sollte hier auf jeden Fall gegeben sein. Diese internationale Norm für Informationssicherheit gewährleistet, dass der Anbieter nach höchsten Sicherheitsstandards arbeitet und fortwährend Verbesserungen im Sicherheitsmanagement seiner Lösungen vornimmt.
Auch der Serverstandort spielt eine bedeutende Rolle. Ein Server in Deutschland mit seinen strengen Datenschutzregelungen bietet eine zusätzliche Sicherheitsebene. Denn hier ist sichergestellt, dass der Umgang mit Daten und deren Verarbeitung höchsten Datenschutzstandards entspricht und vor unberechtigtem Zugriff geschützt ist.
Anforderungen an Soft- und Hardware-Anbieter
Darüber hinaus sollte ein Anbieter zusätzliche Compliance- und Sicherheitsanforderungen erfüllen. Dazu gehören beispielsweise regelmäßige Sicherheitsaudits, umfassende Datenschutzrichtlinien und eine starke Verschlüsselung personenbezogener Daten.
Auch der Erfahrungshintergrund des Anbieters sollte in die Entscheidung miteinfließen. Denn Best Practices aus unterschiedlichen Branchen können bei der Umsetzung neuer Besucherverwaltungsprozesse helfen, Fehler zu vermeiden und schneller zum Ziel zu kommen.
Mit friendlyway KRITIS-Regelungen umsetzen
Erfüllt werden die genannten Anforderungen zum Beispiel vom in Gilching bei München ansässigen Unternehmen friendlyway. Mit seiner leistungsstarken Besucherverwaltungslösung setzt das Unternehmen immer wieder Maßstäbe für die Sicherheit und Effizienz im Besucher- und Zutrittsmanagement.
Unternehmen profitieren hier sowohl von ausgereiften intelligenten Standard-Workflows als auch von der einfachen Anpassbarkeit an die individuellen Unternehmensanforderung. So wird die nahtlose Organisation des gesamten Prozesses ohne Medienbrüche oder Übertragungsschwachstellen sichergestellt.
Die integrierten Lösungen ermöglichen dabei nicht nur einen kontrollierten und differenzierten Zugang zu unterschiedlich sensiblen Bereichen, sondern liefern auch eine lückenlose Echtzeit-Dokumentation. Diese ermöglicht eine schnelle Reaktion in sicherheitsrelevanten Situationen.
Durch die Kombination der leistungsstarken friendlyway Software-Lösungen mit den Self-Service Terminals und Kiosk-Systemen wird eine kontaktlose, automatisierte Besucherregistrierung ermöglicht. Dadurch lässt sich sowohl das Sicherheitsniveau als auch die Effizienz des Besucherflusses optimieren. Die friendlyway Besuchermanagement-Lösung VISITOR FLOW kann wahlweise in der Cloud oder on-premises bereitgestellt werden.
Bereit für die Zukunft
Die neuen KRITIS-Regeln markieren einen Wendepunkt für die Sicherheit kritischer Infrastrukturen. Ein modernes, integriertes Zutritts- und Besuchermanagementsystem ist unverzichtbar, um den neuen Anforderungen gerecht zu werden. Mehr als 25 Jahre Technologieführerschaft und Erfahrung in vielen unterschiedlichen Branchen machen friendlyway zu einem idealen Partner für Unternehmen, die angesichts neuer NIS2-Vorgaben ihre Sicherheitsstandards überarbeiten und verbessern müssen. friendlyway Lösungen werden weltweit von mehr als 1.000 Unternehmen, Organisationen und in der öffentlichen Verwaltung eingesetzt.
Weitere Informationen unter https://www.friendlyway.de und live auf der Security Messe vom 17. bis 20. September in Essen.
friendlyway Germany
Römerstr. 32
82205 Gilching
Telefon: +49 (89) 58804440
http://www.friendlyway.de
Digitales Marketing
E-Mail: cora.rosenkranz@friendlyway.com
Die Schlüsseltrends für digitale Promotion, Information und Self-Services in 2024
- Trend: Stetiges Wachstum der Branche hält an: Die anhaltende Expansion des Digital Signage Sektors ist keine vorübergehende Modeerscheinung, sondern eine dauerhafte Realität. Die Branche befindet sich seit einigen Jahren auf einem beeindruckenden Wachstumspfad, und alles deutet darauf hin, dass diese Dynamik anhalten wird. Mit einer geschätzten jährlichen Wachstumsrate von 8% bis 2030 verdeutlicht der Weltmarkt für Digital Signage sein großes ungenutztes Potenzial. Hauptgrund für die steigende Nachfrage ist, dass mehr und mehr Unternehmen die Chance erkennen, die digiatle Touchpoints zur Kostensenkung und zur Prozessoptimierung bieten.
- Trend: Die Cloud dominiert die Branche: Die Cloud-Technologie revolutioniert die Digital Signage Branche und wird dies auch im Jahr 2024 fortsetzen. Remote Content Management, Skalierbarkeit, Kostenreduktion und Echtzeit-Plattformaktualisierungen sind entscheidende Vorteile. Cloud-Lösungen ermöglichen zudem die Planung und Automatisierung von Inhalten, verbesserte Zuverlässigkeit sowie Zugänglichkeit und Kollaboration. Die Unterstützung verschiedener Gerätetypen und die Möglichkeit zur weltweiten Zusammenarbeit erhöhen die Attraktivität moderner Cloud-Lösungen.
- Trend: Interaktive Displays ermöglichen Selbstbedienung: Touchscreen-Displays und interaktive Kioske gewinnen zunehmend an Beliebtheit, um Inhalte interessanter zu kommunizieren und si individuelle Erlebnisse und Self-Services zu ermöglichen. Von Bestellkiosken in Restaurants bis hin zu Informations- und Servicepunkten im Handel und in Unternehmen bieten interaktive Displays bequemen und unabhängigen Zugang zu Dienstleistungen. Intelligent eingesetzt eröffnen solche interaktiven Angebote gleichzeitig neue Möglichkeiten der Datengewinnung und wertvolle Einblicke in Nutzerinteraktionen und -präferenzen.
- Trend: KI treibt Produktivität und Personalisierung voran: Künstliche Intelligenz (KI) verändert die Digital Signage Branche grundlegend, indem sie die Erstellung und Bereitstellung von Inhalten mit bisher ungekannter Effizienz automatisiert. KI ermöglicht nicht nur eine hohe Personalisierung von Inhalten, sondern auch eine natürlichere und intuitivere Interaktion durch Sprach- und Gestenerkennungstechnologien. Unternehmen, die KI nutzen, optimieren nicht nur die Erstellung von Inhalten, sondern bauen auch eine engere Verbindung zu ihren Nutzern auf.
- Trend: QR-Codes ermöglichen Omnichannel-Kommunikation: QR-Codes bieten eine zusätzliche Möglichkeit der Interaktion mit Digital Signage Angeboten. Integriert in digitale Inhalte verbessern QR-Codes die Omnichannel-Erfahrung, indem sie die Synchronisierung von Angeboten mit mobilen Geräten ermöglichen. Dies fördert nicht nur die Zugänglichkeit und Benutzersicherheit, sondern eröffnet auch die Möglichkeit zu direkten Handlungen wie dem Herunterladen von Apps oder der Teilnahme an Treueprogrammen.
- Trend: Immersive Displays, AR und Hologramme sind im Kommen: Immersive Displays, Augmented Reality (AR) und Hologramme bieten einzigartige Möglichkeiten, das Publikum anzusprechen und Marken zu differenzieren. Großflächige immersive Installationen an stark frequentierten Orten überraschen potenzielle Kunden, während holografische Anzeigen 3D-Objekte schweben lassen. Die Einbindung von AR in Digital Signage verbessert das Einkaufserlebnis durch virtuelle Anproben und Produktdemonstrationen.
- Trend: Peripheriegeräte bieten mehr Möglichkeiten: Peripheriegeräte wie Bewegungssensoren, NFC, Kameras und QR-Code-Lesegeräte erweitern die Funktionalität von Digital Signage Lösungen. Sensoren und IoT-Geräte ermöglichen die dynamische Bereitstellung von Inhalten basierend auf Echtzeitdaten. Die Integration von Druckern, Scannern und biometrischen Lesegeräten bietet zusätzliche Interaktionsmöglichkeiten, während mobile Konnektivität durch Bluetooth-Beacons eine nahtlose Kommunikation zwischen Displays und Smartphones ermöglicht.
Weitere Beobachtungen:
- Nachhaltige digitale Beschilderung gewinnt an Bedeutung durch energieeffiziente Displays und umweltfreundliche Produktionsverfahren.
- Kompromisslose Sicherheit ist entscheidend, um Systeme vor Cyberangriffen zu schützen, mit Verschlüsselung, regelmäßigen Software-Updates und rollenbasiertem Zugangsmanagement.
- Schutz persönlicher Daten ist unabdingbar, um den Umgang mit sensiblen Informationen entsprechend den Datenschutzvorschriften sicherzustellen.
Fazit: Die aktuellen technologischen Entwicklungen eröffnen Unternehmen zahlreiche Chancen, digitale Tools und Services zu nutzen, um ihren Geschäftserfolg zu optimieren. Damit das gelingt, gilt es digitale Services und Tools auf wertschöpfende Weise in die eigenen Business-Strategien zu integrieren. friendlyway begleitet Unternehmen als erfahrener Experte für Software- und Hardwarelösungen von der ersten Beratung bis zur Implementierung digitaler Lösungen.
friendlyway hat sich auf die Entwicklung und Vermarktung von Standardsoftware- und Systemlösungen für digitale Werbedisplays und interaktive Kiosksysteme spezialisiert. Die hierzu entwickelten technologischen Lösungen werden seit 10 Jahren in Europa, Asien und in den USA vermarktet. Derzeit sind bereits über 20.000 friendlyway Lösungen installiert.
friendlyway Germany
Römerstr. 32
82205 Gilching
Telefon: +49 (89) 58804440
http://www.friendlyway.de
Beratung
Telefon: +49 89 58 80 44 40
E-Mail: soeren.seybert@friendlyway.com
