Autor: Firma FLEETIZE

2023 Geld & Zeit sparen – wie der Wechsel zum elektronischen Fahrtenbuch gelingt

2023 Geld & Zeit sparen – wie der Wechsel zum elektronischen Fahrtenbuch gelingt

Der Wechsel der Versteuerungsmethode von der 1%-Methode hin zum Fahrtenbuch bedarf stets einer individuellen Beurteilung. Dabei zählen unterschiedliche Faktoren, wie beispielsweise der Anteil privater Fahrten, hinzu. Sollten Sie sich hierbei unsicher sein, ist der Gang zu Steuerberater stets zu empfehlen. Falls die Entscheidung auf das Fahrtenbuch fällt, steht schon die nächste Frage an: wählt man das herkömmliche Papierfahrtenbuch oder die bequeme digitale Variante.

Das Papierfahrtenbuch scheint bei der ersten Betrachtung die kostengünstigere Lösung, da es hier die einmaligen Beschaffungskosten und danach vermeintlich keine weiteren gibt. In der Regel wird dabei aber außer Acht gelassen, dass die Dokumentation einem hohen zeitlichen Aufwand unterliegt. So ist es nicht unüblich, dass teilweise bis zu dreimal mehr Zeit benötigt wird, als bei der digitalen Dokumentation. Je nach Menge der zu dokumentierenden Fahrten und der Herangehensweise, steigen die Opportunitätskosten dabei schnell in einen dreistelligen Bereich.

Das elektronische Fahrtenbuch übernimmt einen Großteil der Dokumentation für Sie, da Abfahrts- und Ankunftsadresse, Uhrzeiten und die Distanz vollautomatisch erfasst werden. So muss sich der Nutzer lediglich um die Klassifizierung der Fahrt und die Ergänzung etwaiger Informationen, wie Ansprechpartner, Firma oder Fahrtzweck kümmern. Das reduziert den Zeitaufwand dramatisch. Somit dürfte die Entscheidung für das elektronische Fahrtenbuch in den allermeisten Fällen klar sein. Welche Faktoren sind jedoch bei der Suche nach dem richtigen Anbieter zu beachten?
In Folge haben wir einige der Punkte zusammengetragen, die unserer Ansicht nach besonders hohe Gewichtung verdienen. Sollten Sie jedoch auf der Suche nach dem für Sie idealen Produkt noch Fragen haben, stehen Ihnen unsere Experten gerne mit Rat und Tat zur Seite.

Finanzamtskonformität:

Mitunter der wichtigste Punkt bei einem elektronischen Fahrtenbuch ist, dass es finanzamtskonform ist. Das bedeutet, dass alle Anforderungen seitens der Finanzbehörden erfüllt werden. Unter anderem sind folgende Punkte zu beachten:

  • Die zeitnahe Pflege muss sichergestellt sein, beispielsweise dadurch, dass die Fahrten nur bis zu sieben Tage ab Fahrtende bearbeitet werden können. Diese Konkretisierung wurde bereits durch die Oberfinanzdirektion durchgeführt.
  • Änderungen müssen nachvollziehbar sein. Das heißt, dass bereits hinterlegte Informationen (beispielsweise der Fahrtzweck) bei einer Änderung nachvollziehbar dokumentiert werden. Wie im Papierfahrtenbuch, wo Änderungen fein säuberlich durchgestrichen werden müssen.

Neben diesen beiden Punkten gibt es natürlich noch viele weitere Anforderungen an ein ordentliches, elektronisches Fahrtenbuch. Wie FLEETIZE diese Anforderungen erfüllt, können Sie unserer Konformitätserklärung nachlesen.

Bedienung:

Gute Software zeichnet sich durch eine einfache und intuitive Bedienung aus, während die komplexen Aufgaben automatisiert im Hintergrund erfolgen. Immerhin soll die Fahrtenbuchführung nicht daran scheitern, dass die Bedienung des Produktes ein ausgiebiges Studium der Software voraussetzt. Produkte, die sich lange am Markt befinden, zeichnen sich im besten Fall dadurch aus, dass die Bedienung durch Kundenfeedback optimiert wurde.

Bei FLEETIZE punkten wir hier vor allem durch unser hauseigenes Entwicklerteam. Unsere Kolleginnen und Kollegen nehmen Kundenfeedback sehr ernst und beurteilen dieses nach der Allgemeintauglichkeit. Erweist sich eine Funktion oder eine notwendige Änderung als besonders sinnvoll, wird diese von unserem Entwicklerteam sofort umgesetzt. Wie einfach das FLEETIZE-Fahrtenbuch zu bedienen ist, sehen Sie in diesem YouTube-Video in unter zwei Minuten: Das FLEETIZE Fahrtenbuch in zwei Minuten

Vermeiden von Ausfällen und Lücken:

Kommt es zu Lücken in Ihrem Fahrtenbuch, kostet Sie das bares Geld und gefährdet die Anerkennung seitens der Finanzbehörden! Ein schlaues Fahrtenbuch kann somit mehr, als nur hübsch aussehen: Äußere Faktoren wie Netzstörung oder Funkunterbrechungen müssen technisch abgefangen werden. Der FLEETIZE-Tracker besitzt für solche Fälle einen internen Speicher. Sobald wieder eine Netzwerkverbindung besteht, werden die Daten nachträglich übermittelt und vom intelligenten FLEETIZE-System zeitlich korrekt zugeordnet.

Kundenbetreuung:

Das elektronische Fahrtenbuch kann aufgrund der Simplizität theoretisch bedient werden, ohne auch nur einmal mit der Kundenbetreuung in Kontakt zu treten. Wenn es aber doch mal Bedarf an einer Beratung gibt oder Sie von Fragen geplagt werden, ist es schön, einen Ansprechpartner zu haben. Entscheiden Sie sich für ein Produkt, bei dem der Support inklusive ist! Das FLEETIZE-Team unterstützt Sie sowohl am Telefon, als auch im internen Chat-System. Unsere Kunden lieben unseren Support!

Schlaue Funktionen:

Ein ausgereiftes Produkt liefert alle Funktionen, die man benötigt. Und es überrascht mit den Funktionen, mit denen Sie nicht gerechnet haben. Smarte Features, wie die „Meine Orte“-Funktion im FLEETIZE Fahrtenbuch, unterstützen Sie bei der Fahrtenbuchpflege. Wiederkehrende Orte zeichnen Sie einfach mit einem „Geo-Zaun“ in der Google Maps Karte ein. Hierzu definieren Sie einen Fahrtzweck und einen Namen für den Ort. Beispielsweise hinterlegen Sie den Kunden Mustermann und seine Firmenadresse. Jedes Mal, wenn Sie den Kunden besuchen und dabei den Geo-Zaun betreten, erkennt FLEETIZE das. Die Fahrt wird dann direkt mit den angegebenen Parametern im Fahrtenbuch hinterlegt. Beispiel: Fahrttyp „Geschäftlich“, Ansprechpartner „Herr Mustermann“, Fahrtzweck „Kundentermin bei Herrn Mustermann“. Nun müssen Sie die Fahrt nicht mehr manuell pflegen und sparen noch mehr Zeit und somit Geld.

Probieren Sie es einfach aus!

Anbieter, die von Ihrem Produkt überzeugt sind, gewähren in der Regel eine Testphase oder eine Zufriedenheitsgarantie. Immerhin gibt es nichts zu verstecken und das Produkt kann sich sehen lassen. Achten Sie darauf, dass Sie das Produkt im operativen Einsatz testen und sich selbst überzeugen können. Bei FLEETIZE erhalten Sie grundsätzlich eine 14-tägige Zufriedenheitsgarantie. Wenn Sie in dieser Zeit feststellen, dass es nicht das richtige Produkt für Sie ist, senden Sie das Paket einfach zurück. In diesem Fall tragen Sie nur die Versandkosten.

Testen Sie jetzt das FLEETIZE-Fahrtenbuch und sehen Sie, wie einfach Steuern sparen gehen kann. Achtung: derzeit profitieren Sie von 10% Rabatt (Stand 14.12.2022)

Das FLEETIZE Fahrtenbuch

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Hilfe für die Gastronomie – Der digitale Lieferdienst für Groß und Klein kommt aus Stuttgart

Hilfe für die Gastronomie – Der digitale Lieferdienst für Groß und Klein kommt aus Stuttgart

Die aktuelle Corona-Verordnung bringt die erneute Schließung der Gastronomien mit sich. Viele Gastronomen sehen sich gezwungen, neue Wege zu gehen. Der eigene Lieferdienst ist eine der Maßnahmen, die Unternehmer nun treffen. Für viele ist das eine maximale Umstellung, bei minimaler Vorbereitungszeit. Ein Unternehmen aus Stuttgart hilft nun bei der schnellen Digitalisierung der Lieferfahrzeuge.

Einen Lieferdienst aufzubauen ist nicht mal eben so erledigt. Angebotspräsentation, Kommunikation mit Kunden und Mitarbeitern, sowie die Personalplanung sind hier nur beispielhaft zu nennen. Leider bleibt vielen Gastronomen mit der Zwangsschließung keine Zeit für einen langfristigen Projektplan. Schnelle Lösungen müssen her. So wird auch in Kauf genommen, dass im Zweifel gar nicht messbar ist, wie effektiv oder gewinnbringend die Aktion am Ende war. Dabei gibt es eine einfache Komponente in der gesamten Kette, die viele der offenen Fragen beantworten kann.

Das Lieferfahrzeug als Bindeglied

Dass der Gast nicht im Restaurant sitzt, sondern Zuhause auf sein Essen wartet, ist logischerweise der Ursprung für viele offene Fragen. Sowohl von Unternehmer-, als auch von Kundenseite. Der aktuelle Standort des Lieferfahrzeuges ist dabei besonders wichtig. Die voraussichtliche Lieferzeit, die dem Kunden genannt wird, ist sein individueller Richtwert. Wir alle kennen hier die klassische „Halbe bis Dreiviertelstunde“. Wie aber soll man dem Kunden einen klaren Zeitpunkt nennen, wenn man nicht einmal weiß, ob auf dem Hof ein Fahrzeug steht bzw. wann eines von der aktuellen Lieferung zurückkommt?

Vor vielen Jahren ist die Fahrzeugortung mit dieser Frage zu einem essenziellen Teil professioneller Lieferdienste geworden. Für einen optimal ausgerichteten Lieferdienst ist die GPS-Ortung nicht mehr wegzudenken, denn sie hat viele Kennzahlen mitgebracht, die ideal in dieses Geschäftsmodell hineinpassen:

  • Routenverfolgung
  • Streckenvergleiche
  • Dynamische Reports
  • Fuhrparkmanagement
  • Elektronische Fahrtenbücher
  • Alarmierungen und Diebstahlschutz
  • und vieles mehr

Zu kompliziert, zu teuer, zu aufwändig

Falsch! Inzwischen sind Systeme zur Fahrzeugortung weder mit hohen Kosten, noch mit einer aufwändigen Montage verbunden.

Die Fleetize GmbH bietet ein Abo-Modell an. Hier wählt man einfach ein Paket, das zu einem passt und erhält wenig später seinen persönlichen Tracker. Keine Einmalkosten, keine komplizierte Einrichtung. Das Fahrzeug muss auch nicht mehr in die Werkstatt. Der FLEETIZE-Tracker wird einfach eingesteckt und los geht´s.

Jeder PKW ab Baujahr 2001 (Benziner) und 2003 (Diesel), sowie LKW ab Baujahr 2005 sind mit der sogenannten OBD2-Schnittstelle ausgestattet. Diese befindet sich im Cockpitbereich. In wenigen Minuten ist das Fahrzeug online und kann ab sofort immer live geortet werden.

Im Paket enthalten ist der FLEETIZE-Tracker mit gewähltem Tarif, die verbaute SIM-Karte zur Datenübertragung (Telekom), eine zeitlich unbeschränkte Geräte-Garantie und die deutschsprachige Kundenbetreuung.

Wieso muss der Einsatz bei Lieferdiensten messbar sein?

Ohne Dokumentation und Auswertung des Lieferdienstes wird es nahezu unmöglich sein zu entscheiden, wie die ideale Personaleinsatzplanung aussieht. Außerdem kann man nicht klar sagen, ob man weitere Fahrzeuge benötigt oder lieber welche abgeben sollte, ob diese zu Privatzwecken missbraucht werden oder vielleicht kreuz und quer auf unsinnigen Routen durch die Stadt fahren. So erübrigen sich schon viele Anrufe bei den Fahrern.

Wie soll außerdem nach dem Lockdown entschieden werden, ob das Fortführen des Lieferdienstes eventuell sogar eine großartige Idee wäre. Jeder wird hierzu eine Entscheidung treffen können. Die Frage ist, ob Sie auf Bauchgefühl oder auf Fakten basiert.

COVID-19 Starterpaket – Der Sondertarif für Gastronomen

Mit FLEETIZE DELIVERY erhalten Gastronomen einen Aktionstarif, der speziell auf die aktuelle Situation ausgelegt ist. Ein stark vergünstigter Preis, der einen einfachen Einstieg ermöglicht. Dazu ein Leistungspaket, das auf die Koordination der Fahrzeuge spezialisiert ist. Live-Fahrzeugortung, Routenverfolgung und Archivierung sind die Schlüsselelemente.

FLEETIZE DELIVERY erhalten Betreiber von Gastronomien als All-Inclusive-Paket bereits für 0,42€ am Tag pro Fahrzeug (12,95€ mtl., zzgl. MwSt).

Mit der Zufriedenheitsgarantie können Unternehmer, die feststellen, dass FLEETIZE nicht ihren Vorstellungen entspricht, das Paket ganz einfach innerhalb der ersten 14 Tage zurücksenden.

Persönliche Beratung

Bereits über 2.500 Kunden aus unterschiedlichsten Bereichen der Gastronomie vertrauen FLEETIZE. Somit haben wir viele Erfahrungswerte, mit denen wir behilflich sein können. Für alle weiteren Fragen zu FLEETIZE DELIVERY stehen Ihnen die FLEETIZE Experten zur Seite.

Kontakt
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Optimierter Serviceeinsatz bei der Cool + Call GmbH dank GPS-Ortung

Optimierter Serviceeinsatz bei der Cool + Call GmbH dank GPS-Ortung

Fahrtenbücher gehören im Handwerk seit Jahren zu den genutzten Hilfsmitteln der Zeit- und Streckenerfassung. Dank FLEETIZE gibt es nun eine zukunftsorientierte Ergänzung für den Arbeitsalltag: das Fahrzeug-Tracking.
 
In der Kühllogistik und stationären Kältetechnik ist die Zuverlässigkeit im Servicefall ausschlaggebend, damit Warenschäden durch Störungen der Kühlung vermieden werden. Darum hat die Cool + Call GmbH, mit Hauptsitz in Fellbach (Stuttgart), den nächsten Schritt in eine digitale Zukunft unternommen: Sie vernetzen ihre Fahrzeugflotte mit Hilfe der Fleetize GmbH aus Waiblingen und sind damit direkt am Puls der Zeit.
 
Als deutschlandweiter Dienstleister für mobile und stationäre Kälte- und Klimatechnik trägt die Cool + Call GmbH eine große Verantwortung. Um dieser Verantwortung gerecht zu werden, unterhält das Unternehmen eine 24/7 – 365 Tage Hotline. Davon profitieren Betreiber von Kälteanlagen an Tankstellen, in Lebensmittelmärkten, der Gastronomie oder Hotellerie und Nutzer mobiler Kühllösungen oder Kühlautomaten. Um entsprechend schnell reagieren zu können, unterstützt FLEETIZE mit dem Live-Überblick sämtlicher Servicefahrzeuge bei der schnellen Auftragsabwicklung. So kann wertvolle Zeit gespart werden. Mittels eines unscheinbaren Steckers, mit integrierter SIM-Karte, welcher an dem OBD2-Diagnoseanschluss im Servicefahrzeug angesteckt wird, ist die Ortung sofort möglich. Die Datenübertragung erfolgt über den in das Mobilfunknetz eingebundenen Tracker und wird den Distributoren live visuell auf dem Computer oder Smartphone dargestellt. So können die Servicefahrzeuge ganz bequem stationär oder mobil getrackt werden.
 
Möchten auch Sie erfahren, welche Mehrwerte der Einsatz von GPS-Ortung für Ihr Unternehmen mit sich bringt? Die Experten von FLEETIZE beraten Sie persönlich, individuell und kostenlos unter der 071152030770.
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