Autor: Firma Factorial

Entgelttransparenz 2026: Was HR-Verantwortliche wissen und tun müssen – und wie Factorial dabei unterstützt

Entgelttransparenz 2026: Was HR-Verantwortliche wissen und tun müssen – und wie Factorial dabei unterstützt

Der 7. Juni 2026 ist für HR-Abteilungen in Deutschland war kein gewöhnlicher Stichtag. Bis zu diesem Datum musste die EU-Entgelttransparenzrichtlinie (2023/970) in deutsches Recht umgesetzt sein. Was das bedeutet: Gehaltsstrukturen müssen offengelegt, Auskunftsansprüche ausgeweitet und regelmäßige Berichte über den Gender Pay Gap erstellt sein. Die Zeit zum Abwarten ist vorbei. 

Warum jetzt? 

Nach Angaben des Statistischen Bundesamtes lag der unbereinigte Gender Pay Gap in Deutschland 2026 bei 16 % – und damit weiterhin deutlich über dem EU-Durchschnitt. Die Richtlinie der EU (2026/970) reagiert auf diese anhaltenden Ungerechtigkeiten: Im Juni 2026 trat die europäische Entgelttransparenzrichtlinie in Kraft, mit dem Ziel, Lohndiskriminierung und geschlechtsspezifische Lohngefälle abzuschaffen. 

Das bestehende deutsche Entgelttransparenzgesetz (EntgTranspG) aus dem Jahr 2017 reicht dafür nicht mehr aus: Es gilt erst ab 200 Beschäftigten, enthält keine Berichtspflicht und sieht keine Sanktionen vor. Die EU-Richtlinie senkt die Schwellen deutlich, führt eine strukturierte Berichtspflicht ein und verpflichtet die Mitgliedstaaten zu wirksamen Sanktionen.

Die vier zentralen Neupflichten im Überblick

Die Richtlinie bringt konkrete Handlungsaufträge für jede HR-Abteilung:

Erstens müssen Stellenanzeigen künftig Gehaltsangaben enthalten. Arbeitgeber sind verpflichtet, Bewerberinnen und Bewerbern vor dem Vorstellungsgespräch Informationen über das Einstiegsentgelt oder eine Entgeltspanne der ausgeschriebenen Stelle bereitzustellen. 

Zweitens gilt ein erweitertes Auskunftsrecht: Mitarbeitende erhalten ein Auskunftsrecht über Vergütungskriterien und Vergleichswerte. Gehaltsgeheimnis-Klauseln in Arbeitsverträgen verlieren damit ihre Wirksamkeit. 

Drittens greifen gestaffelte Berichtspflichten zum Gender Pay Gap: Unternehmen ab 250 Beschäftigten müssen jährlich berichten, Unternehmen mit 150 bis 249 Beschäftigten alle drei Jahre. Ab 2031 sind auch Unternehmen mit 100 bis 149 Beschäftigten betroffen.

Viertens gilt eine Handlungspflicht bei nachgewiesenen Gefällen: Unternehmen müssen bei einem Lohngefälle von über 5 %, das nicht objektiv begründet werden kann, in Zusammenarbeit mit der Arbeitnehmervertretung eine gemeinsame Entgeltbewertung durchführen. 

Beweislastumkehr und Sanktionen: Das Risiko des Abwartens

Wer ab 2026 keine sauberen Lohndaten vorweisen kann, riskiert empfindliche Bußgelder. Hinzu kommt eine Beweislastumkehr: Im Streitfall müssen Arbeitgeber nachweisen, dass keine Diskriminierung vorliegt – nicht umgekehrt. Für HR bedeutet die neue Entgelttransparenzrichtlinie damit einen Paradigmenwechsel: vom bisherigen, eher reaktiven Auskunftsanspruch hin zu proaktiver Transparenz.

Transparenz als strategischer Vorteil

Wer die Pflicht als Chance begreift, hat die Nase vorn. Transparente und faire Vergütungssysteme schaffen Rechtssicherheit, steigern die Attraktivität als Arbeitgeber und stärken zugleich die Zufriedenheit und Bindung der Mitarbeitenden. Nur wenige Unternehmen sind aktuell vollständig vorbereitet: Global sehen sich laut Mercer lediglich 32 % der Unternehmen gerüstet, in Deutschland sogar nur 28 %. Wer jetzt handelt, verschafft sich damit einen messbaren Wettbewerbsvorteil im Kampf um Fachkräfte.

Factorial unterstützt Unternehmen auf dem Weg zur Compliance

Die Software von Factorial hilft dabei, alle Lohn- und Gehaltsdaten übersichtlich zu erfassen und auszuwerten – die zentrale Voraussetzung für jede Form von Entgelttransparenz. Ob Pay-Gap-Analysen, die Dokumentation von Vergütungskriterien oder die Vorbereitung gesetzlich geforderter Berichte: Mit Factorial lassen sich die Anforderungen der neuen Richtlinie strukturiert und revisionssicher umsetzen.

Für einen praxisnahen Einstieg hat Factorial außerdem einen kostenlosen Entgelttransparenz-Guide veröffentlicht, der Schritt für Schritt durch die wichtigsten Pflichten, Fristen und Umsetzungsstrategien führt – inklusive Tipps für klare Gehaltsstrukturen und eine objektiv begründbare Vergütungspolitik. Der Guide steht unter factorialhr.de/ebooks/entgelttransparenz kostenlos zum Download bereit.

Die Datenaufbereitung ist der zeitintensivste Teil: Pay-Gap-Analysen, dokumentierte Vergütungskriterien und angepasste Recruiting-Prozesse lassen sich nicht in wenigen Wochen aufbauen. Der richtige Zeitpunkt zum Starten ist daher jetzt.

Weiterführende Informationen zum Entgelttransparenzgesetz und zur EU-Richtlinie finden Sie unter factorialhr.de/blog/entgelttransparenzgesetz sowie factorialhr.de/blog/lohntransparenz.

Über Factorial

Factorial ist die KI-Plattform, die Personalwesen, Finanzen und IT vereint – mit allem, was kleine und mittelständische Unternehmen für das Management ihrer Teams brauchen.

Factorial wurde 2016 in Barcelona gegründet und bietet eine KI-Plattform, die mehr als 16.000 Unternehmen in über 90 Ländern dabei hilft, ihre Prozesse zu optimieren und bessere Entscheidungen zu treffen. 2022 erreichte das Unternehmen Unicorn-Status und expandiert weiter mit dem Ziel, die umfassendste und am einfachsten zu nutzende Lösung für Unternehmen jeder Größe zu werden. Weitere Informationen unter www.factorialhr.de

Über Factorial

Factorial ist eine KI-gestützte Plattform, die HR, Finanzen und IT in einer zentralen Lösung vereint. Die Software digitalisiert unter anderem Zeiterfassung, Abwesenheiten, Recruiting, Performance, Vergütung, Spesen und vorbereitende Lohnabrechnung – inklusive DATEV-Integration. Factorial wurde 2016 in Barcelona gegründet, erreichte 2022 Unicorn-Status und unterstützt heute mehr als 16.000 Unternehmen in über 90 Ländern. Die Plattform ist ISO/IEC 27001:2023 zertifiziert.
Weitere Informationen unter www.factorialhr.de

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Factorial setzt neue Maßstäbe bei Datensicherheit: ISO 27001, SOC 2 Type 2 und datensichere KI für über 16.000 Unternehmen

Factorial setzt neue Maßstäbe bei Datensicherheit: ISO 27001, SOC 2 Type 2 und datensichere KI für über 16.000 Unternehmen

  • Factorial ist nach ISO/IEC 27001:2022 und SOC 2 Type 2 zertifiziert – zwei der angesehensten internationalen Standards für Informationssicherheit.
    Alle Kundendaten werden ausschließlich auf Servern von Amazon Web Services (AWS) in Frankfurt, Deutschland, gespeichert – DSGVO-konform und ohne internationale Drittland-Transfers.
    Factorial One, der KI-Agent der Plattform, verarbeitet Unternehmensdaten vollständig datendicht: Kein Inhalt – keine Gehaltsangaben, Reports, Mitarbeiterdaten oder Suchanfragen – verlässt das System oder wird für KI-Training verwendet.

Factorial, Anbieter der Business-Management-Software für HR, Finance und IT, gibt heute bekannt, dass das Unternehmen die internationalen Sicherheitszertifizierungen ISO/IEC 27001:2022 und SOC 2 Type 2 erfolgreich erhalten hat und damit den höchsten Datenschutzstandards der Branche entspricht. Gleichzeitig unterstreicht Factorial das Versprechen, dass alle in der Plattform – einschließlich des KI-Agenten Factorial One – verarbeiteten Daten vollständig im geschlossenen System verbleiben. Mit über 16.000 Unternehmen in mehr als 90 Ländern, die ihre sensibelsten HR-, Finance- und IT-Daten auf Factorial verwalten, hat Datensicherheit für das Unternehmen oberste Priorität.

Zertifiziert nach den höchsten internationalen Standards

Factorial hat die Zertifizierung nach ISO/IEC 27001:2022 – der weltweit führenden Norm für Informationssicherheitsmanagementsysteme – sowie nach SOC 2 Type 2 und SOC 3 erhalten. Diese Zertifizierungen sind keine Selbstverständlichkeit: Sie erfordern unabhängige externe Audits, die sicherstellen, dass Factorials Prozesse, Systeme und Kontrollen den strengsten Anforderungen an Verfügbarkeit, Vertraulichkeit, Integrität, Datenschutz und Sicherheit entsprechen.

Zusätzlich zu diesen Zertifizierungen werden alle Kundendaten ausschließlich auf AWS-Servern in Frankfurt, Deutschland, gespeichert. Internationale Datentransfers finden nur auf Basis vertraglicher oder gesetzlich vorgesehener Regelungen statt. Das Factorial Trust Center – öffentlich einsehbar unter trust.factorial.co – dokumentiert transparent alle Sicherheitsmaßnahmen, Richtlinien und Auditergebnisse, darunter Penetrationstests, Data-Loss-Prevention-Systeme, Anti-DDoS-Schutz und ein lückenloses Zugriffskontrollsystem.

Datensichere KI: Was in Factorial bleibt, bleibt in Factorial

Mit dem Launch von Factorial One – dem KI-Agenten im Herzen der Plattform – hat Factorial KI nicht ergänzend angebaut, sondern tief im Kern der Architektur verankert. Das hat direkte Konsequenzen für den Datenschutz: Factorial One operiert ausschließlich auf den Daten des jeweiligen Unternehmens und gibt keine Informationen nach außen weiter.

Konkret bedeutet das: Wenn ein Mitarbeitender Factorial One nach Gehaltsberichten, Urlaubssalden, Verträgen oder Organigrammen fragt, verlassen diese Daten zu keinem Zeitpunkt die geschlossene Factorial-Umgebung. Sie werden nicht für das Training externer KI-Modelle verwendet, nicht an Dritte weitergegeben und nicht außerhalb der Unternehmensinfrastruktur verarbeitet. Factorial One "halluziniert" keine Antworten, sondern zieht Schlüsse ausschließlich aus verifizierten, unternehmensinternen Informationen.

Darüber hinaus arbeitet das System mit berechtigungsbasierten Antworten: Jede nutzende Person sieht nur die Informationen, für die sie explizit berechtigt ist. HR-Manager, Geschäftsführung und Mitarbeitende erhalten personalisierte Zugänge – gesteuert durch das granulare Berechtigungssystem der Plattform. So ist sichergestellt, dass auch innerhalb eines Unternehmens sensible Daten nur denjenigen zugänglich sind, die sie sehen dürfen.

Datensicherheit als Wettbewerbsvorteil – besonders in Deutschland

In keinem europäischen Markt wird das Thema Datenschutz so ernst genommen wie in Deutschland. Mit der DSGVO, dem deutschen Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und einer kritisch informierten Unternehmenslandschaft sind die Anforderungen an HR-Software höher als anderswo. Factorial begegnet diesem Anspruch nicht mit Compliance-Minimalismus, sondern mit echter Überzeugung.

Deutschland ist bereits heute einer der am schnellsten wachsenden Märkte von Factorial. Mit dem neuen Büro in München und einem Team, das lokale Compliance-Tiefe und Produktkompetenz vereint, investiert Factorial gezielt in den Aufbau einer Plattform, die deutschen Unternehmensstandards nicht nur erfüllt, sondern übertrifft. Die Kombination aus ISO-Zertifizierung, SOC-Zertifizierung, AWS-Hosting in Frankfurt und einer datendichten KI-Architektur macht Factorial zur sichersten Wahl für Unternehmen, die ihre Personalmanagement-Daten nicht dem Zufall überlassen wollen.

Weitere Informationen zum Datenschutz bei Factorial finden Sie in unserem Trust Center

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Factorial wurde 2016 in Barcelona gegründet und bietet eine KI-Plattform, die mehr als 16.000 Unternehmen in über 90 Ländern dabei hilft, ihre Prozesse zu optimieren und bessere Entscheidungen zu treffen. 2022 erreichte das Unternehmen Unicorn-Status und expandiert weiter mit dem Ziel, die umfassendste und am einfachsten zu nutzende Lösung für Unternehmen jeder Größe zu werden. Weitere Informationen unter www.factorialhr.de

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Factorial ist eine Business- und HR-Management-Plattform für mittelständische Unternehmen. Die All-in-One-Lösung digitalisiert Kernprozesse von Zeit & Abwesenheit, digitaler Personalakte, Recruiting, Onboarding und E-Signatur bis hin zu Performance, Vergütung, Spesen und vorbereitender Lohnabrechnung – inklusive DATEV-Integration für den deutschen Markt. Unternehmen gewinnen Transparenz, reduzieren Admin-Aufwand und erfüllen Compliance-Anforderungen schneller. Factorial setzt auf eine skalierbare Cloud-Architektur und ist ISO/IEC 27001:2023 zertifiziert.

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Factorial launcht neues Learning Management System (LMS) zur Modernisierung der Mitarbeiterschulung

Factorial launcht neues Learning Management System (LMS) zur Modernisierung der Mitarbeiterschulung

Factorial hat ein neues Learning Management System (LMS) veröffentlicht – und setzt damit einen klaren Akzent im Bereich des betrieblichen Lernens. Mit dem Launch des LMS unterstreicht Factorial seinen Anspruch, nicht nur HR-Prozesse zu automatisieren, sondern Unternehmen auch dabei zu helfen, ihre Mitarbeiterentwicklung grundlegend zu transformieren.

Corporate Learning neu gedacht

Mit dem Launch des neuen LMS will Factorial die Logik des betrieblichen Lernens gezielt verändern. Durch den Einsatz des KI-Agenten One ist es möglich, einen einfachen Satz von PDFs in Sekundenschnelle in ein dynamisches, strukturiertes Lernerlebnis zu verwandeln – vollständig zentralisiert in der Factorial-Plattform.

Der LMS-Launch setzt in diesem Quartal einen bedeutenden Produktmeilenstein. Im Mittelpunkt steht dabei die sogenannte „KI-Ko-Kreation" – ein Ansatz, der es Nutzerinnen und Nutzern ermöglicht, Kurse vollständig von Grund auf neu zu erstellen.

Bestehende Inhalte sofort nutzbar machen

Unternehmen sollen ihre bereits vorhandenen Kurse – selbst entwickelt oder zugekauft – mühelos in die Factorial-App importieren und direkt abspielen können. Da viele Unternehmen vorgefertigte Inhalte bevorzugen, legt Factorial großen Wert darauf, diese in höchster Qualität anzubieten – sowohl für Compliance- als auch für Upskilling-Zwecke.

One destilliert dabei die relevantesten Unternehmensdaten zu umfassenden Kursen und generiert automatisch Inhalte, Module und die notwendigen Assessments zur Wissensüberprüfung. So erhalten Teams hochwertigen Lernstoff und einen klaren, automatisierten Weg zur Expertise – während das Unternehmen so schnell wachsen kann wie die Informationen, die es selbst produziert.

Das Paradox der Lernmanager lösen

Die meisten Lernmanager stehen vor einem frustrierenden Widerspruch: Das Unternehmen verlangt von den Teams ein hohes Maß an operativer Einsatzbereitschaft, doch Schulungskurse verstauben oft ungeöffnet in Posteingängen. Das Ergebnis ist ein Worst-Case-Szenario: Mitarbeitende erwerben nicht die benötigten Fähigkeiten in dem Tempo, das das Unternehmen braucht, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Wenn Teams keine Gelegenheit bekommen, wesentliche Fähigkeiten im vom Markt geforderten Tempo zu entwickeln, verliert das Unternehmen seinen Innovationsvorsprung. Noch wichtiger: Es entsteht eine Kultur der Frustration, die als erstes Warnsignal für erhöhte Mitarbeiterfluktuation gelten kann.

Vollständig in die HR-Plattform integriert

Das LMS von Factorial ist darauf ausgelegt, HR-Teams bei der erfolgreichen Umsetzung von Learning & Development-Programmen zu unterstützen, ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand zu erzeugen. Die Plattform ermöglicht es, Basisschulungen – etwa DSGVO-Compliance oder Onboarding – zu formalisieren, sodass Mitarbeitende in ihrem eigenen Tempo lernen können. Gleichzeitig verknüpft Factorial Performance-Daten, Trainingsanalysen, Onboarding-Aufgaben und Mitarbeiterdaten in einer einzigen Plattform.

Das neue LMS ist damit ein weiterer Baustein in Factorials Vision einer vollständig integrierten HR-Plattform – und ergänzt die kürzlich bekannt gegebene Übernahme von YepCode sowie die KI-Agenten-Funktionen von Factorial ONE. Factorial bedient bereits über 15.000 Unternehmen weltweit und setzt mit diesem Launch ein klares Signal:

Mitarbeiterentwicklung ist kein Nebenthema, sondern ein zentraler Hebel für Unternehmenswachstum.

Über Factorial

Die Business-Management-Software Factorial vereint alles, was kleine und mittelständische Unternehmen für das Management ihrer Teams benötigen. Sie automatisiert zeitraubende Aufgaben von Recruiting und Urlaubsverwaltung bis hin zu Leistungsbeurteilungen und Gehaltsabrechnung und verschafft Führungskräften so mehr Zeit für das Wesentliche: ihr Team.

Die benutzerfreundliche Plattform zentralisiert Prozesse und dezentralisiert Aufgaben, sodass jedes Teammitglied aktiv mitwirken kann. Gleichzeitig verschafft Factorial Führungskräften Transparenz über Zeit, Projekte, Ziele und Ausgaben – für datenbasierte Entscheidungen, die das Unternehmen und die Menschen darin wachsen lassen.

Der gleichnamige Anbieter der Software wurde 2016 in Barcelona gegründet, erreichte 2022 Unicorn-Status und hat heute über 13.000 Kunden weltweit.

Website: https://www.factorialhr.de

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Factorial ist eine Business- und HR-Management-Plattform für mittelständische Unternehmen. Die All-in-One-Lösung digitalisiert Kernprozesse von Zeit & Abwesenheit, digitaler Personalakte, Recruiting, Onboarding und E-Signatur bis hin zu Performance, Vergütung, Spesen und vorbereitender Lohnabrechnung – inklusive DATEV-Integration für den deutschen Markt. Unternehmen gewinnen Transparenz, reduzieren Admin-Aufwand und erfüllen Compliance-Anforderungen schneller. Factorial setzt auf eine skalierbare Cloud-Architektur und ist ISO/IEC 27001:2023 zertifiziert.

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Factorial erhält 150 Mio. US-Dollar in Series-D-Finanzierung bei 2,5 Mrd. US-Dollar Bewertung

Factorial erhält 150 Mio. US-Dollar in Series-D-Finanzierung bei 2,5 Mrd. US-Dollar Bewertung

Factorial, Europas führende KI-basierte Workforce-Operations-Plattform, gibt heute den Abschluss einer Series-D-Finanzierungsrunde über 150 Mio. US-Dollar bei einer Bewertung von 2,5 Mrd. US-Dollar bekannt. Damit zählt Factorial zu den wertvollsten spanischen und europäischen Scale-ups. Angeführt wird die Runde von General Catalyst, das erstmals direkt in Factorial investiert. Weitere Investoren sind unter anderem Atomico und Four Rivers. Parallel zur Eigenkapitalrunde baut General Catalyst sein bisheriges Engagement aus und stellt über den Customer Value Fund bis zu weitere 540 Mio. US-Dollar bereit. Damit steigt das insgesamt zugesagte Kapital auf über 700 Mio. US-Dollar und sichert Factorials Wachstum in den kommenden Jahren.

Eines der wertvollsten Scale-ups Europas
Mit dieser Runde überschreitet Factorial die Bewertungsmarke von 2,5 Mrd. US-Dollar, überholt viele spanische Scale-ups und zählt nun zu den Top 20 innerhalb der Europäischen Union. Der Meilenstein spiegelt zehn Jahre starkes Wachstum, einen loyalen und wachsenden Kundenstamm von über 16.000 Unternehmen in mehr als 90 Ländern sowie eine Produktstrategie wider, die in wettbewerbsintensiven europäischen Märkten weiter überzeugt. Factorial ist das einzige Unternehmen seiner Kategorie, dem eine erfolgreiche Internationalisierung über diese Märkte hinweg gelungen ist.

Jordi Romero, CEO und Co-Gründer von Factorial, sagt: "Vor zehn Jahren haben wir Factorial als SaaS-Unternehmen aufgebaut. Heute sind wir ein AI-first-Unternehmen, das Agenten für seine Kunden entwickelt – und das für über 16.000 Unternehmen, aus Europa heraus und mit der Disziplin, die unser erstes Jahrzehnt geprägt hat. Wir haben das Produkt, die Architektur und die Art und Weise, wie unsere Kunden ihre Arbeit rund um KI-Agenten organisieren, neu ausgerichtet. Die Partnerschaft mit General Catalyst gibt uns die Überzeugung und das Kapital, diesen Neustart in ein kategoriedefinierendes Unternehmen zu übersetzen. Diese Runde schließt kein Kapitel. Sie eröffnet das Kapitel, auf das es ankommt."

General Catalyst erwirbt erstmals direkten Anteil an Factorial
Das Eigenkapitalinvestment von General Catalyst markiert den ersten direkten Eigentumsanteil des Investors an Factorial, nachdem die Firma zuvor bereits über ihren Customer Value Fund mit Factorial verbunden war. Die starke Entwicklung der Unit Economics, die sich im CVF-Investment zeigt, hat General Catalyst in seiner langfristigen Überzeugung von Factorial bestärkt – von der Produktinnovation über die finanzielle Disziplin bis zur europäischen Marktführerschaft. Das Eigenkapitalinvestment fällt in eine Phase, in der Factorial sein Geschäftsmodell vom SaaS-Unternehmen zu einer menschenzentrierten KI-basierten Workforce-Operations-Plattform transformiert hat.

Pranav Singhvi, Partner bei General Catalyst, sagt: "Das nächste Jahrzehnt der Unternehmenssoftware wird den Unternehmen gehören, die sich rund um KI neu aufstellen – nicht denen, die KI nur ergänzend anbauen. Genau das tut Factorial. Und zwar mit einer Produktbreite und einem ambitionierten Wachstum auf Skalierungsebene, die weltweit selten sind. Diese Kombination ist der Grund, warum wir unsere Partnerschaft sowohl über Eigenkapital als auch über unseren Customer Value Fund weiter vertiefen."

"Bei General Catalyst ist es unser Ziel, für die ambitioniertesten Unternehmen der Welt die erste und letzte Kapitalquelle zu sein. Factorial ist dafür das perfekte Beispiel." Hemant Taneja, CEO von General Catalyst, ergänzt.

Ein neues Wachstumsmodell: 700 Mio. US-Dollar über General Catalysts Customer Value Fund
Zusätzlich zur Eigenkapitalrunde stellt General Catalyst bis zu weitere 540 Mio. US-Dollar über seinen Customer Value Fund bereit. Damit steigt das insgesamt zugesagte Kapital auf über 700 Mio. US-Dollar und sichert Factorials Wachstum in den kommenden Jahren. In dieser Struktur sind die Renditen von General Catalyst ausschließlich an den durch diesen Mitteleinsatz geschaffenen Kundenwert gebunden und auf einen festen Betrag begrenzt. Dieser Ansatz gibt Factorial die finanzielle Schlagkraft, um in Europa aggressiv zu expandieren und gleichzeitig die eigene Eigenkapitalbasis zu schonen.

Vom SaaS-Unternehmen zur KI-basierten Workforce-Operations-Plattform
Die Investition kommt in einem entscheidenden Moment der Produktentwicklung von Factorial. Nach zehn Jahren, in denen das Unternehmen eines der größten Systems of Record Europas für HR, Finance und IT aufgebaut hat, hat Factorial sein Produkt rund um KI neu ausgerichtet. Statt einer festen Abfolge von Screens und Workflows entsteht eine agentengesteuerte Plattform, die die Richtlinien jedes Kunden lernt, sie ausführt und sich anpasst, wenn sich das Unternehmen verändert.
Im Zentrum dieser Architektur steht Factorial One, der einheitliche Workspace der Plattform, aufgebaut rund um ein bewusst einfaches Zwei-Agenten-Modell. Ein Agent repräsentiert die Organisation: Er hält und wendet die Richtlinien an, die ein Unternehmen über HR, Finance und IT hinweg definiert. Der andere Agent repräsentiert den einzelnen Mitarbeitenden: Er erweitert dessen Handlungsspielraum innerhalb dieser Richtlinien, entwirft Arbeiten, macht relevante Informationen sichtbar und führt Aufgaben im Auftrag der Person aus – mit voller Verantwortlichkeit gegenüber der Person, der er dient.
Während ein Großteil des Marktes versucht, Hunderte oder Tausende spezialisierte Agenten auszurollen, setzt Factorial darauf, dass Unternehmen weniger Agenten, klarere Verantwortlichkeit und eine zentrale Wahrheit darüber wollen, wie ihr Geschäft funktioniert. Dieser Wandel positioniert Factorial dafür, einen deutlich größeren Anteil am Markt für Business-Operations-Software zu erschließen – weit über HR hinaus.

Deutschland im Fokus – neues Münchner Büro und ambitionierter Marktausbau
Ein signifikanter Teil des neuen Kapitals wird in Deutschland eingesetzt, das Factorial als wichtigsten internationalen Wachstumsmarkt bezeichnet. Das Unternehmen eröffnet ein neues Büro in München, um seine Präsenz in Deutschland zu verankern, die bestehenden Aktivitäten zu ergänzen und näher an die MidMarket-Kunden, Partner und Talente heranzurücken, die das stärkste Wachstum des Unternehmens außerhalb Spaniens treiben.
In den nächsten zwölf Monaten wird Factorial in Deutschland stark einstellen, darunter in Sales, Customer Success, Product, Marketing und Engineering – mit Rollen in München und im gesamten Bundesgebiet. Damit will Factorial Marktanteile in einer Region gewinnen, die historisch von wenigen etablierten Anbietern geprägt war. Deutschland zählt bereits heute zu Factorials am schnellsten wachsenden Kundenbasen. Das neue Kapital soll diesen Schwung verstärken: mehr lokale Produktkompetenz, mehr lokale Sprach- und Compliance-Tiefe und ein deutsches Team, das groß genug ist, um sich gegen jeden Wettbewerber im Markt durchzusetzen.

"Deutschland ist unser wichtigster Markt in Europa – und er wurde zu lange nicht ausreichend bedient. Wir stellen unser Team, unser Kapital und unsere Produkt-Roadmap dahinter. München ist erst der Anfang." sagt Jordi Romero, CEO und Co-Gründer von Factorial.

Über Deutschland hinaus wird Factorial sein Wachstum in Frankreich, Italien und Portugal weiter beschleunigen. Diese Märkte zählen bereits heute zu den am schnellsten wachsenden Märkten des Unternehmens. Gleichzeitig baut Factorial sein Team weltweit mit bis zu 50 Neueinstellungen pro Woche aus.

Für weitere Informationen oder zur Vereinbarung eines Interviews kontaktieren Sie bitte:
Shane Lennon, Director of Communications – shane.lennon@factorial.co
Jakob Richter, Senior PR Manager – jakob.richter@redgertcomms.com

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Factorial wurde 2016 in Barcelona gegründet und bietet eine KI-basierte Workforce-Operations-Plattform, die mehr als 16.000 Unternehmen in über 90 Ländern dabei hilft, ihre Prozesse zu optimieren und bessere Entscheidungen zu treffen. 2022 erreichte das Unternehmen Unicorn-Status und expandiert weiter mit dem Ziel, die umfassendste und am einfachsten zu nutzende Lösung für Unternehmen jeder Größe zu werden.
Weitere Informationen unter www.factorialhr.de

Über General Catalyst
General Catalyst ist ein globales Investment- und Transformationsunternehmen, das mit den ambitioniertesten Unternehmerinnen und Unternehmern der Welt zusammenarbeitet, um Resilienz und angewandte KI voranzutreiben. Das Unternehmen unterstützt Gründerinnen und Gründer mit langfristiger Perspektive, die den Status quo herausfordern, und begleitet sie von der Seed- bis zur Wachstumsphase und darüber hinaus. Mit Büros in San Francisco, New York City, Boston, Berlin, Bangalore und London hat General Catalyst das Wachstum von über 800 Unternehmen unterstützt, darunter Airbnb, Anduril, Applied Intuition, Commure, Glean, Guild, Gusto, Helsing, HubSpot, Kayak, Livongo, Mistral, Ramp, Samsara, Snap, Stripe, Sword und Zepto. Weitere Informationen unter generalcatalyst.com.

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Factorial übernimmt YepCode: KI-gestützte Integrationen für Unternehmensumgebungen

Factorial übernimmt YepCode: KI-gestützte Integrationen für Unternehmensumgebungen

Factorial hat offiziell YepCode übernommen – eine Plattform für Entwickler, die auf den Aufbau, den Betrieb und die Skalierung KI-gestützter Integrationen spezialisiert ist. Dieser strategische Schritt stärkt unsere Fähigkeit, intelligente Integrationen in zunehmend komplexen Unternehmensumgebungen bereitzustellen.

Das Integrationsproblem an der Wurzel packen

Große Unternehmen arbeiten heute mit fragmentierten Softwarelandschaften: verschiedene ERPs, Lohnabrechnungssysteme, Identity Provider und branchenspezifische Tools. Für jedes davon individuelle Konnektoren zu entwickeln und zu warten ist ein langsamer, kostspieliger und nicht skalierbarer Prozess. Mit YepCode erhält Factorial die nötige Infrastrukturschicht, um dieses Modell grundlegend zu verändern.

Die Plattform von YepCode ermöglicht es Teams, Automatisierungs-Workflows mithilfe von KI-unterstütztem Code zu entwickeln und zu skalieren, der in sicheren, isolierten Cloud-Umgebungen läuft. Durch die Integration dieser Technologie entwickeln wir uns hin zu agentischen Integrationen:

Unsere KI-Agenten werden künftig nicht mehr nur Informationen anzeigen, sondern Prozesse plattformübergreifend eigenständig orchestrieren können.

Wir sind seit Langem davon überzeugt, dass KI-Agenten echte Arbeit leisten sollten – und nicht nur Informationen anzeigen", sagt Jordi Romero, CEO von Factorial. „Aber Agenten sind nur so nützlich wie die Systeme, mit denen sie sich verbinden können. YepCode ist die fehlende Infrastrukturschicht, die wir benötigten: Sie ermöglicht es unseren Agenten, Integrationen eigenständig zu entdecken und zu orchestrieren – und unseren Teams sowie Partnern, neue Konnektoren in Stunden statt in Wochen zu entwickeln."

Die drei strategischen Säulen dieser Übernahme

Die Übernahme von YepCode schafft drei zentrale Fähigkeiten, die die Art und Weise, wie unsere Kunden und Partner mit Factorial interagieren, grundlegend verändern werden:

Agent-zu-Agent-Integrationen über MCP: YepCode ermöglicht es, jede Integration als MCP-Tool bereitzustellen, sodass Factorials KI-Agenten (einschließlich Factorial ONE und Copilot-Integrationen) Workflows nativ erkennen und verwalten können. Damit positionieren wir uns an der Spitze eines Modells, bei dem Agenten über standardisierte Protokolle statt über herkömmliche API-Aufrufe kommunizieren.

KI-gestützte individuelle Integrationen für Unternehmen: Unsere Forward Deployed Engineering-Teams werden maßgeschneiderte Integrations-Workflows für Großkunden deutlich schneller bereitstellen können – mithilfe von KI-generiertem Code in sicheren Umgebungen, der das Anpassungsniveau erheblich hebt.

Entwicklung von Marketplace-Konnektoren: Bis Ende 2026 wird unser Partnernetzwerk in der Lage sein, Konnektoren im Factorial-Marketplace mithilfe der KI-gestützten Entwicklungsmöglichkeiten von YepCode zu entwickeln und zu veröffentlichen – und damit technische Hürden erheblich zu senken.

Einige dieser Funktionen sind bereits verfügbar. Factorial ONE integriert sich bereits nativ mit Microsoft Teams und Copilot und ermöglicht die direkte Verwaltung von HR-Aufgaben dort, wo Teams täglich arbeiten. Die Integration von YepCode wird diese Möglichkeiten deutlich vertiefen und erweitern.

Ein Bekenntnis zu Talenten durch ein neues Engineering-Hub in Galicien

YepCode wurde 2021 als Spin-off eines Softwareentwicklungsunternehmens gegründet, das von Marcos Muíño García, Felipe Peña Pita und César Suárez ins Leben gerufen wurde, und hat seinen Sitz in Oleiros, A Coruña. Das gesamte Team – Marcos Muíño, Santiago Castro, Álvaro Gómez Traveso und Sergio Rodríguez Seoane – wird im Zuge der Übernahme zu Factorial wechseln, wobei Marcos Muíño die Rolle des Engineering Directors übernimmt.

Die Übernahme gibt außerdem den Anstoß zur formellen Gründung eines neuen Factorial-Engineering-Büros in A Coruña. Derzeit beschäftigen wir dort rund zehn Senior-Ingenieure und planen, das Galicien-Team im Laufe des Jahres 2026 zu verdreifachen, wenn das Büro seinen vollständigen Betrieb aufnimmt. In den Worten von Jordi Romero: „A Coruña verfügt über außergewöhnliche Ingenieurstalente, und wir freuen uns sehr, hier zu investieren."

Factorial wird von mehreren Venture-Capital- und Private-Equity-Fonds unterstützt, darunter: CRV, Tiger Global, Atomico, GIC, K Fund, Creandum, Point Nine und General Catalyst.

Über Factorial

Die Business-Management-Software Factorial vereint alles, was kleine und mittelständische Unternehmen für das Management ihrer Teams benötigen. Sie automatisiert zeitraubende Aufgaben von Recruiting und Urlaubsverwaltung bis hin zu Leistungsbeurteilungen und Gehaltsabrechnung und verschafft Führungskräften so mehr Zeit für das Wesentliche: ihr Team.

Die benutzerfreundliche Plattform zentralisiert Prozesse und dezentralisiert Aufgaben, sodass jedes Teammitglied aktiv mitwirken kann. Gleichzeitig verschafft Factorial Führungskräften Transparenz über Zeit, Projekte, Ziele und Ausgaben – für datenbasierte Entscheidungen, die das Unternehmen und die Menschen darin wachsen lassen.

Der gleichnamige Anbieter der Software wurde 2016 in Barcelona gegründet, erreichte 2022 Unicorn-Status und hat heute über 13.000 Kunden weltweit.

Website: https://www.factorialhr.de

Über Factorial

Factorial ist eine Business- und HR-Management-Plattform für mittelständische Unternehmen. Die All-in-One-Lösung digitalisiert Kernprozesse von Zeit & Abwesenheit, digitaler Personalakte, Recruiting, Onboarding und E-Signatur bis hin zu Performance, Vergütung, Spesen und vorbereitender Lohnabrechnung – inklusive DATEV-Integration für den deutschen Markt. Unternehmen gewinnen Transparenz, reduzieren Admin-Aufwand und erfüllen Compliance-Anforderungen schneller. Factorial setzt auf eine skalierbare Cloud-Architektur und ist ISO/IEC 27001:2023 zertifiziert.

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Factorial
Ganghoferstr. 31
80339 München
Telefon: +49 (89) 12080652
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E-Mail: lili.terek@factorial.co
Für die oben stehende Story ist allein der jeweils angegebene Herausgeber (siehe Firmenkontakt oben) verantwortlich. Dieser ist in der Regel auch Urheber des Pressetextes, sowie der angehängten Bild-, Ton-, Video-, Medien- und Informationsmaterialien. Die United News Network GmbH übernimmt keine Haftung für die Korrektheit oder Vollständigkeit der dargestellten Meldung. Auch bei Übertragungsfehlern oder anderen Störungen haftet sie nur im Fall von Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit. Die Nutzung von hier archivierten Informationen zur Eigeninformation und redaktionellen Weiterverarbeitung ist in der Regel kostenfrei. Bitte klären Sie vor einer Weiterverwendung urheberrechtliche Fragen mit dem angegebenen Herausgeber. Eine systematische Speicherung dieser Daten sowie die Verwendung auch von Teilen dieses Datenbankwerks sind nur mit schriftlicher Genehmigung durch die United News Network GmbH gestattet.

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Factorial verbindet HR und Finanzen: KI-gestützte Integration mit Microsoft Business Central per MCP

Factorial verbindet HR und Finanzen: KI-gestützte Integration mit Microsoft Business Central per MCP

Factorial, die Business-Management-Software für kleine und mittelständische Unternehmen, geht den nächsten Schritt in der Vernetzung von HR und Unternehmenssteuerung: Mit der Integration von Factorial One in den Microsoft Dynamics 365 Business Central MCP Server entsteht eine neue Generation plattformübergreifender Zusammenarbeit – gesteuert per natürlicher Sprache, ohne Systemwechsel, ohne manuelle Dateneingabe.

Was hinter der Integration steckt

Factorial ist seit Jahren tief im Microsoft-Ökosystem verankert: Integrationen mit Microsoft 365, Outlook, Teams, Azure AD und Power BI ermöglichen es Unternehmen, Factorial nahtlos neben den bereits genutzten Tools einzusetzen. Die Schlüsselintegration ist dabei jene mit Dynamics 365 Business Central: Über eine native API-Schnittstelle synchronisieren Kunden beider Systeme Mitarbeiterdaten, Zeiten, Ausgaben, Projekte und operative Daten direkt in Business Central – und reduzieren so manuelle Arbeit bei gleichzeitig höherer Datenqualität.

Factorial One: KI als Herzstück der Plattform

Im Oktober 2025 brachte Factorial mit Factorial One eine KI-Schicht auf den Markt, die das gesamte Plattformgeschehen intelligent verknüpft. One wurde vollständig auf Microsoft Azure entwickelt – unter Einbindung von Azure AI Foundry Services, Azure OpenAI und Microsoft Fabric, in enger Zusammenarbeit mit dem Microsoft Digital Natives Team in EMEA. Ziel: Intelligenz direkt dort zu verankern, wo Entscheidungen getroffen werden – nicht als externes Add-on, sondern als integraler Bestandteil täglicher Arbeitsabläufe. Mit dem Start des ersten Factorial Agent im Januar 2026 erhalten Unternehmen kontextsensitive Unterstützung auf Basis ihrer eigenen Daten.

MCP: Das Ende starrer Systemgrenzen

Der entscheidende Schritt ist jetzt die Anbindung von Factorial One an Microsofts MCP Server. MCP – das Model Context Protocol – ermöglicht eine neue Form der Agenten-zu-Agenten-Kommunikation zwischen Systemen. Statt starrer, einmal konfigurierter Schnittstellen können Nutzerinnen und Nutzer Daten plattformübergreifend abrufen, austauschen und direkt in Aktionen überführen – per natürlicher Sprache, direkt aus dem Business Central Copilot-Interface heraus.

Das erste realisierte Szenario macht den Nutzen greifbar: Genehmigte Ausgabendaten fließen aus Factorial automatisch in Business Central, wo Finanzabschlüsse in Sekunden abgeschlossen werden – ohne Systemwechsel, ohne Datenkopie, ohne manuelle Zwischenschritte. Was früher mehrere Tools und Arbeitsschritte erforderte, geschieht heute an einem Ort.

Mehr als nur Ausgaben: Der Ausblick

Die Spesenverwaltung ist erst der Anfang. Die MCP-Integration eröffnet eine neue Kategorie plattformübergreifender Workflows: Zeiterfassung, Projektsteuerung, Genehmigungsprozesse und Mitarbeitersynchronisation sollen schrittweise folgen – entwickelt und getestet in enger Zusammenarbeit mit Microsoft.

„Wir bewegen uns weg von starren Integrationen hin zu echten Agenten-Netzwerken", so das Unternehmen. „Das ist der Beginn einer grundlegend anderen Art, wie Geschäftssysteme miteinander kommunizieren und zusammenarbeiten."

Deutschland steht im Zentrum von Factorials europäischer Wachstumsstrategie. Die neue MCP-Verbindung unterstreicht, wo der Hebel für KMU liegt: nicht in noch mehr Tools, sondern in der intelligenten Vernetzung bestehender Systeme – damit HR, Finanzen und Operations endlich aus einem Guss arbeiten können.

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Factorial ist eine Business- und HR-Management-Plattform für mittelständische Unternehmen. Die All-in-One-Lösung digitalisiert Kernprozesse von Zeit & Abwesenheit, digitaler Personalakte, Recruiting, Onboarding und E-Signatur bis hin zu Performance, Vergütung, Spesen und vorbereitender Lohnabrechnung – inklusive DATEV-Integration für den deutschen Markt. Unternehmen gewinnen Transparenz, reduzieren Admin-Aufwand und erfüllen Compliance-Anforderungen schneller. Factorial setzt auf eine skalierbare Cloud-Architektur und ist ISO/IEC 27001:2023 zertifiziert.

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Factorial-Studie: HR-Abteilungen sehen Warnsignale – handeln aber zu selten

Factorial-Studie: HR-Abteilungen sehen Warnsignale – handeln aber zu selten

Der Krankenstand als gesellschaftliches Thema hat in den vergangenen Wochen die großen Medien erreicht: Die Tagesschau berichtete live von der Börse über die wirtschaftlichen Folgen, die Bild fragte „Warum melden sich so viele krank?", der Standard titelte „Arbeit bis zum Krankenstand". Factorial war mittendrin: René Nießen-Moloney, Country Manager DACH, präsentierte die Kernergebnisse der neuen Factorial-Studie „Frühwarnsystem Personalabteilung" live an der Deutschen Börse in Frankfurt – im Interview mit ARD-Journalistin Anne-Catherine Beck für Tagesschau Wirtschaft. Eine Bühne, die zeigt: Das Thema trifft einen Nerv – und Factorial liefert die Daten dazu.

Die Studie

Gemeinsam mit dem Meinungsforschungsinstitut Civey hat Factorial im Februar 2026 insgesamt 3.250 Personen befragt: 2.750 Erwerbstätige sowie 500 Entscheidungsträgerinnen und -träger im HR-Bereich. Das Ergebnis zeichnet ein klares Bild der deutschen Arbeitswelt unter Druck.

Arbeitsbelastung auf dem Vormarsch

Nahezu sechs von zehn Erwerbstätigen (58,7 %) berichten, dass ihre Arbeitsbelastung in den vergangenen zwölf Monaten spürbar zugenommen hat. Nur 5,6 % erleben eine Entlastung. Als zentrale Treiber nennen die Befragten den Fachkräftemangel (36,3 %), wirtschaftliche Unsicherheit (27,9 %) und wachsende bürokratische Anforderungen (26,3 %). Hinzu kommt ein neuer Faktor: Fast jede fünfte Person (19,1 %) sieht KI-Implementierung als relevanten Stressfaktor im Arbeitsalltag.

Auf Seiten der HR-Entscheiderinnen und -Entscheider ist die Aussicht noch düsterer: Fast zwei Drittel (64,9 %) rechnen in den nächsten zwölf Monaten mit weiter wachsenden Anforderungen. Eine Entspannung erwartet praktisch niemand.

HR als Frühwarnsystem – das Problem: Die Alarme werden nicht gehört

Fast die Hälfte der HR-Verantwortlichen (49,1 %) bestätigt, dass sie Veränderungen im Unternehmen früher wahrnehmen als andere Bereiche. Was sie sehen, ist besorgniserregend: 49,5 % beobachten steigende Krankenstände, 41,7 % sinkendes Engagement, 29,5 % längere Besetzungszeiten offener Stellen. HR ist damit der Seismograph für das, was wirklich in Unternehmen passiert – lange bevor es in Bilanzen oder Vorstands­berichten auftaucht.

Doch gleichzeitig zeigt die Studie einen zentralen Widerspruch: 56,3 % der HR-Abteilungen messen Krankenstand und Fehlzeiten aktiv – und trotzdem beobachten 49,5 % steigende Krankenstände. Gemessen wird, aber nicht ausreichend gehandelt.

„HR-Teams sitzen auf wertvollen Daten, die das Unternehmen schützen könnten – aber Zeitmangel, fehlende Tools und fragmentierte Systeme verhindern, dass daraus strategische Maßnahmen werden", sagt René Nießen-Moloney, Country Manager DACH bei Factorial. „Es ist Zeit, HR einen stärkeren Platz am strategischen Tisch zu geben."

Der Teufelskreis: Zu wenig Zeit für das, was zählt

Die Studie benennt die Ursachen klar: 44,7 % der HR-Entscheiderinnen und -Entscheider fehlt die Zeit für Datenanalyse, mehr als jede vierte Person beklagt mangelnde Datenkompetenz im Team, 24,3 % kämpfen mit unzureichenden Tools und fast genauso viele mit schlechter Datenqualität. Jede fünfte Person arbeitet mit Daten, die nicht zentral verfügbar sind. Ein Teufelskreis – denn all diese Hindernisse kosten wiederum Zeit.

Dabei ist das Potenzial längst erkannt: 65,7 % der HR-Entscheiderinnen und -Entscheider sind überzeugt, dass ein effizienterer Umgang mit Daten ihre Abteilung von der operativen Verwaltung hin zur strategischen Steuerung entwickeln würde. Fast die Hälfte (48,5 %) bestätigt bereits, dass digitale Tools die Effizienz ihrer HR-Arbeit verbessert haben.

KI als Ausweg – noch zu selten genutzt
Auch beim Thema KI zeigt sich dasselbe Muster: 39,9 % sehen großes Potenzial für KI bei Kosten- und Effizienzsteigerung, 36,3 % für strategische Personalplanung. In der Praxis aber setzt mehr als jede fünfte HR-Abteilung (21,2 %) KI in keinem dieser Bereiche ein – trotz erkannter Möglichkeiten.

Deutschland steht dabei im Zentrum von Factorials europäischer Wachstumsstrategie. Die Studienergebnisse unterstreichen, wo der Hebel liegt: HR-Teams brauchen bessere digitale Werkzeuge, die administrative Aufgaben automatisieren und so Kapazität für das freigeben, was wirklich zählt – Mitarbeiterentwicklung, strategische Personalplanung und die Reduzierung von Fehlzeiten.

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Die benutzerfreundliche Plattform zentralisiert Prozesse und dezentralisiert Aufgaben, sodass jedes Teammitglied aktiv mitwirken kann. Gleichzeitig verschafft Factorial Führungskräften Transparenz über Zeit, Projekte, Ziele und Ausgaben – für datenbasierte Entscheidungen, die das Unternehmen und die Menschen darin wachsen lassen.

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Factorial ist eine Business- und HR-Management-Plattform für mittelständische Unternehmen. Die All-in-One-Lösung digitalisiert Kernprozesse von Zeit & Abwesenheit, digitaler Personalakte, Recruiting, Onboarding und E-Signatur bis hin zu Performance, Vergütung, Spesen und vorbereitender Lohnabrechnung – inklusive DATEV-Integration für den deutschen Markt. Unternehmen gewinnen Transparenz, reduzieren Admin-Aufwand und erfüllen Compliance-Anforderungen schneller. Factorial setzt auf eine skalierbare Cloud-Architektur und ist ISO/IEC 27001:2023 zertifiziert.

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Personalstrategie: So bauen Sie eine standfeste People Strategy auf

Personalstrategie: So bauen Sie eine standfeste People Strategy auf

Wir klären, wie Sie eine proaktive People Strategy aufbauen und wie diese den Erfolg Ihres Unternehmens beeinflusst.

Auf einen Blick: Darum geht’s

  • Die Personalstrategie gibt vor, welche Prioritäten die Personalabteilung setzen muss, welche KPIs wichtig sind und welche Maßnahmen nötig sind, um die Unternehmensziele zu erreichen.
  • Durch diesen Plan wird HR befähigt, proaktiv statt reaktiv zu handeln, was effizienter ist und Kosten spart.
  • Folgende 7 Schritte sind bei der Entwicklung einer People Strategy wichtig: Business-Ziele definieren → IST-Situation abgleichen → People Framework festlegen → Action Plan konkretisieren → Workforce Planning → für Transparenz und Akzeptanz sorgen → kontinuierlich optimieren und Feedback einholen

 

Was ist eine Personalstrategie?

Die People Strategy ist ein langfristig aufgebauter Plan für HR, der von den Unternehmenszielen abgeleitet ist und festlegt, wie Personal gewonnen, entwickelt und gehalten werden soll, um den Unternehmenserfolg nachhaltig zu sichern.

Hinweis: Personalstrategie, People Strategy und HR-Strategie können synonym verwendet werden und meinen im Grunde dasselbe.

HR-Management vs. People Strategy: Was ist der Unterschied?

HR-Management sorgt dafür, dass die in der Personalstrategie definierten Maßnahmen rechtssicher und planmäßig umgesetzt werden. Sie ist die operative und administrative Seite der People Strategy. Ohne eine durchdachte Personalstrategie kann HR nur reagieren, anstatt Entwicklung aktiv mitzugestalten oder sogar voranzutreiben.

Was gehört in eine Personalstrategie?

Eine HR-Strategie besteht typischerweise aus folgenden Inhalten:

  • Unternehmensziele, daraus abgeleitet HR-Zielbild
  • Strategische HR-Schwerpunkte (Säulen)
  • Zielgruppen & Workforce-Annahmen
  • Konkrete HR-Hebel & Initiativen
  • Rollen & Verantwortlichkeiten
  • HR Operating Model (Struktur, Prozesse, Tools)
  • KPIs & Erfolgskriterien
  • Umsetzungs-Roadmap & Prioritäten

Wir wissen nun, was alles benötigt wird. Fehlt noch das Wie.

 

Wie man eine People Strategy entwickelt – Schritt für Schritt

Viele Unternehmen übersehen einen entscheidenden Punkt: Die Personalstrategie soll die Geschäftsstrategie vorantreiben. Zwar wissen das die meisten Personalteams bereits, doch die eigentliche Herausforderung liegt darin, beide Strategien dauerhaft aufeinander abgestimmt zu halten. (Pere Martí, VP of Talent bei Factorial)

Unternehmens- und HR-Ziele definieren

Wir starten mit der Visualisierung der Business-Ziele. Vermutlich gibt es hier bereits eine Strategie, von der sich alle weiteren Schritte ableiten lassen. Um die HR-Ziele benennen zu können, stellen Sie Fragen wie:

  • Welche personellen Voraussetzungen braucht es, um die Unternehmensziele zu erreichen?
  • Welche HR-relevanten Engpässe gefährden aktuell Businessziel X?
  • Welche HR-Größen (z. B. Kapazität, Skills, Kosten, Produktivität) müssen sich verändern?
  • Welche finanziellen und rechtlichen Rahmenbedingungen setzen Grenzen?

Zur Veranschaulichung:

Beispiel 1: Profitabilität
Unternehmensziel:
Profitabilität innerhalb von zwei Jahren erreichen.

Abgeleitete HR-Ziele:

  • Produktivität steigern
  • Kosten kontrollieren
  • Fluktuation senken

Beispiel 2: Wachstum
Unternehmensziel:
Schnelles Wachstum ermöglichen.

Abgeleitete HR-Ziele:

    Schnell skalieren
    Time-to-Hire verkürzen
    Time-to-Productivity senken

Säulen, Hebel und KPIs ableiten

Sobald die HR-Ziele stehen, geht es daran, den Fokus auf 3-5 wichtigste Schwerpunkte (Säulen) zu setzen:

  • Welche Ziele gehören inhaltlich zusammen?
  • Welche HR-Bereiche haben einen direkten Einfluss auf die HR-Ziele?

Anschließend konkretisieren Sie die Maßnahmen zur Realisierung der jeweiligen HR-Säule:

  • Was sind die maßgeblichen Stellschrauben, die die HR-Ziele direkt beeinflussen?
  • Welche Hebel sind Voraussetzung für Folgeschritte?

Natürlich entscheiden Sie Ihre Ziele, Säulen und Hebel nicht einfach nach Gutdünken – Sie nutzen People Analytics, also Ihre unternehmensinternen Daten, als Indikatoren und Entscheidungsgrundlage. Und Sie legen KPIs fest, mit denen Sie die Performance der von Ihnen durchgeführten Maßnahmen messen und langfristig tracken können.

  • Welche Veränderung der Kennzahl unterstützt das HR-Ziel?
  • Welche Zielwerte sind realistisch im gegebenen Zeitraum?
  • Wer ist verantwortlich für die Zielerreichung?

Beispiel 1: Profitabilität
HR-Säulen:

    Performance
    Führung
    Mitarbeitererfahrung
    Vergütung

HR-Hebel:

    Performance Management (Ziele, Reviews, Feedback-Zyklen)
    Führungskräftecoaching
    Mitarbeiterfeedback
    Zentrale Vergütungs- und Vertragsverwaltung
    Transparente Rollen- und Karrieremodelle

KPIs:

    Revenue per Employee
    Time-to-Productivity
    Fluktuationsquote
    Personalkostenquote

Beispiel 2: Wachstum
HR-Säulen:

    Recruiting
    Mitarbeitererfahrung
    Performance & Führung

HR-Hebel:

    Standardisierte Hiring-Pipelines
    Digitales, rollenbasiertes Onboarding
    Automatisierte Ziel- und Feedback-Zyklen
    Zentrale Architektur von Rollen und Jobprofilen

KPIs:

    Time-to-Hire
    Time-to-Productivity
    Headcount-Wachstum
    Engagement-Score

Tipp: Werfen Sie einen Blick in unseren detaillierten Guide zum Aufbau einer People Strategy mit Factorials VP of Talent Pere Martí.

 

Software zur Umsetzung der HR-Strategie

Der einfachste Weg, den Überblick über die Personalarbeit, Ihre Ziele und Kennzahlen zu behalten, ist eine Software für Personal- oder Business Management wie Factorial. Warum?

Alle Daten in Echtzeit

Dank HR Analytics haben Sie jederzeit Ihre Daten im Blick. Ob die Analyse der Personalentwicklung, Personalkosten oder Mitarbeitermotivation: Factorials Analyse-Tool hilft dabei, Schwächen, Risiken und Chancen zu identifizieren und immer datengetriebene Entscheidungen treffen zu können.

Übrigens: Wussten Sie, dass die Arbeit mit People Analytics die Unternehmensproduktivität in Deutschland um durchschnittlich 89 % steigert? Erfahren Sie, wie HR-Berichte aktuell in der Arbeitsumgebung eingesetzt werden und wo noch ungenutztes Potenzial besteht, in unserem People Analytics Report! 

Performance Management und Mitarbeiterweiterbildung

Mit Leistungstracking, Performance-Analysen und eNPS-Mitarbeiterbefragungen können Sie die Qualifikationen und Skill Gaps in Ihrem Unternehmen identifizieren und individuelle Lösungen für jeden Mitarbeitenden bieten. Das steigert nicht nur die Mitarbeiterbindung, sondern hilft auch bei der Personalplanung.

Verwalten Sie zum Beispiel Schulungen mit Factorials Learning Management System (LMS) und gestalten Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeitenden Karrierepfade.

Proaktive Personalgewinnung

Ihre Personalstrategie ist das einzige, was Sie brauchen, um proaktiv zu handeln. Finden Sie die passenden Talente dank ATS und smarten Recruiting-Workflows. Halten Sie die Employee Experience hoch und die Kosten gering, indem Sie interne Rekrutierung strategisch einsetzen.

 

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Ansprechpartner:
Antonia Grübl
Content-Managerin
E-Mail: antonia.grubl@factorial.co
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EU AI Act und HR-Compliance: Was Unternehmen jetzt wissen müssen – und wie Factorial One dabei unterstützt

EU AI Act und HR-Compliance: Was Unternehmen jetzt wissen müssen – und wie Factorial One dabei unterstützt

Die Künstliche Intelligenz hält in nahezu jedem Unternehmensbereich Einzug – von der Personalrekrutierung über die Schichtplanung bis hin zur Mitarbeiterentwicklung. Gleichzeitig verschärft die Europäische Union den regulatorischen Rahmen: Der EU AI Act, der 2024 implementiert wurde und schrittweise bis 2027 vollständig in Kraft tritt, soll dafür sorgen, dass KI-Systeme sicher, transparent und rechtskonform eingesetzt werden, Grundrechte geschützt sind und Risiken für Nutzerinnen und Nutzer minimiert werden.

Für HR-Verantwortliche und Compliance-Teams bedeutet das: Handlungsbedarf – und zwar jetzt.

Was ist der EU AI Act?

Der EU AI Act ist ein von den europäischen Mitgliedstaaten verabschiedetes Regelwerk zur Regulierung von Künstlicher Intelligenz. Er soll das Spannungsfeld zwischen dem Schutz der Grundrechte und gleichzeitigem Raum für Wissenschaft und KI-Innovation ausbalancieren – und damit das Vertrauen in KI-Systeme stärken. Dabei verfolgt das Gesetz einen risikobasierten Ansatz: KI-Systeme werden je nach ihrem potenziellen Risiko für Nutzerinnen, Nutzer und die Gesellschaft unterschiedlich streng reguliert.

Vier Risikoklassen – eine klare Systematik

Der AI Act klassifiziert KI-Systeme in vier Risikoklassen: verboten, Hochrisiko, begrenzt und minimal.

Für HR-Abteilungen ist vor allem die Hochrisiko-Kategorie relevant: KI in Bereichen wie Personalrekrutierung, Kreditscoring, Bildung, Justiz, kritischer Infrastruktur und Sicherheitskomponenten unterliegt den umfassendsten Anforderungen – darunter Konformitätsbewertung, Risikomanagementsystem, Daten-Governance, Transparenz, menschliche Aufsicht und technische Dokumentation.

Wer hingegen KI-gestützte Chatbots oder automatisierte Kommunikation einsetzt, fällt in die Kategorie des begrenzten Risikos: Hier gelten primär Transparenzpflichten – Nutzerinnen und Nutzer müssen wissen, dass sie mit einer KI interagieren.

Welche Fristen gelten aktuell?

Seit dem 1. August 2024 ist der EU AI Act in Kraft und betrifft praktisch jedes Unternehmen, das KI-Systeme einsetzt oder bereitstellt. Die KI-Schulungspflicht nach Artikel 4 gilt seit Februar 2025 – sie ist die einzige Pflicht, die aktuell für nahezu alle Unternehmen unmittelbar greift.

Der sogenannte Digital-Omnibus-Beschluss, den die EU-Mitgliedstaaten und Regulierungsbehörden am 7. Mai 2026 finalisierten, verschiebt die Frist für Hochrisiko-KI-Systeme nach hinten und erhöht gleichzeitig die Anforderungen an die Transparenz generativer Inhalte. Die Transparenzpflichten greifen jedoch ab August 2026 unverändert.

Für Compliance-Teams gilt daher: Die Governance-Strukturen – also Risikomanagementsystem, Verantwortlichkeiten, Dokumentationsrahmen – müssen für Hochrisiko-KI-Systeme nach Anhang III bereits bis August 2026 stehen. Wer diese Grundlagen jetzt nicht legt, wird den Dezember 2027 nicht ohne Compliance-Risiken erreichen.

Was bedeutet das konkret für Unternehmen?

Bis August 2026 gilt es, für Hochrisiko-KI ein Risikomanagementsystem sowie eine vollständige technische Dokumentation zu implementieren, automatisierte Monitoring-Prozesse zu etablieren und Mitarbeitende zu schulen, um das KI-Bewusstsein und das Wissen zu stärken. Entscheidend ist dabei, Maßnahmen nachvollziehbar zu dokumentieren – denn im Prüfungsfall zählt der belastbare Nachweis.

Bei Verstößen gegen die strengsten Pflichten drohen Bußgelder bis zu 35 Millionen Euro oder 7 % des weltweiten Jahresumsatzes.

Factorial AI: Compliance by Design

Factorial hat KI-Compliance von Anfang an als strategisches Thema behandelt. Alle KI-Anwendungen müssen laut Gesetz nachvollziehbar, transparent und so gestaltet sein, dass keine illegalen Inhalte entstehen. Genau das ist der Maßstab, an dem Factorial seine KI-Funktionen – von Factorial ONE über die KI-gestützte Schichtplanung bis hin zum neuen LMS – entwickelt und weiterentwickelt. factorialhr

Die Factorial-Plattform verbindet Performance-Daten, Trainingsanalysen, Onboarding-Aufgaben und Mitarbeiterdaten in einer einzigen Plattform – und schafft damit die zentrale Grundlage, die Unternehmen für eine revisionssichere Dokumentation ihrer KI-Nutzung benötigen. Gerade die Schulungspflicht nach Artikel 4 lässt sich mit dem neuen Factorial LMS effizient und nachweisbar erfüllen: Kurse zu KI-Kompetenz und Compliance können direkt in der Plattform erstellt, zugewiesen und abgeschlossen werden – inklusive automatischer Nachweisführung. Factorial HR

Der EU AI Act ist kein Bürokratieprojekt, sondern eine Chance: Unternehmen, die jetzt handeln, schaffen Vertrauen – bei Mitarbeitenden, Kunden und Aufsichtsbehörden gleichermaßen.

Weitere Informationen zum EU AI Act finden Sie unter ai-act-law.eu/de. Wie Factorial Ihr Unternehmen bei der KI-Compliance unterstützen kann, erfahren Sie auf factorialhr.de.

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Digitale Personalakte ab 2027 Standard – rechtliche Anforderungen und Umsetzung in der Praxis

Digitale Personalakte ab 2027 Standard – rechtliche Anforderungen und Umsetzung in der Praxis

 

Was ist eine digitale Personalakte?

Eine digitale Personalakte besteht aus sämtlichen Daten und Unterlagen eines Mitarbeitenden, die für das Beschäftigungsverhältnis wichtig sind. Dazu gehören e-signierte Arbeitsverträge, Arbeitszeugnisse und sonstige Akten zum Mitarbeitenden.

Die digitale PA ist also im Grunde nichts anderes als eine klassische Personalakte. Der einzige Unterschied: Die Personaldokumente sind digitalisiert.

Digitale Personalakten sind zentraler Bestandteil einer HR-Software. Letztere erlaubt es, sämtliche Personalprozesse zu digitalisieren und zu automatisieren.

Gesetzliche Regelungen für Unternehmen

Ab 2027 müssen viele entgelt- und sozialversicherungsrelevante Dokumente verpflichtend digital vorliegen. Nach §8 BVV gilt eine Übergangsfrist bis zum 31.12.2026.

Die Beitragsverfahrensverordnung definiert dabei exakt, welche Unterlagen bis zu diesem Datum digitalisiert vorliegen müssen.

Was gehört in eine digitale Akte?

Der Aufbau der Personalakte ist – abgesehen von den verpflichtend zu digitalisierenden Unterlagen – nicht gesetzlich festgelegt. Wichtig ist, dass ausschließlich dienstlich relevante Daten gespeichert werden dürfen. Private oder nicht arbeitsbezogene Informationen gehören nicht in die digitale Akte. Die folgenden Bestandteile sind üblich:

  • Personenbezogene Daten: Stammdaten wie Anschrift und Geburtstag, Bewerbungsunterlagen, Zeugnisse, Lebenslauf etc.
  • Verträge: Arbeits- und/oder Ausbildungsverträge, Abmahnungen, Kündigungen und Vertragsänderungen.
  • Steuerunterlagen: Sozialversicherungsausweis, Meldungen an Sozialversicherungsträger, Krankenkasse und Unterlagen zur Lohnsteuer.
  • Gehalt: Gehaltsdaten wie Gehaltsabrechnungen und andere Leistungen.
  • Arbeitszeiten: Urlaubsanträge und -bewilligungen, Fehlzeiten, Arbeitszeiten und Überstunden.
  • Sonstiges: Urkunden, Bescheinigungen, Kopien von Führerschein und anderen relevanten Ausweisen sowie gegebenenfalls Schriftverkehr mit dem Mitarbeitenden.

Hinweis: Eine ausführliche Liste sowie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Digitalisierung der Personalakten können Sie hier kostenlos herunterladen.

Digitale Personalakte einführen in 3 Schritten

Eine Umstellung von Papier zur digitalen Personalakte muss gut geplant sein.

  1. Digitalisierung: Eine schrittweise Einführung beginnt damit, die bereits bestehenden Papierdokumente zu digitalisieren, etwa durch Scannen. Des Weiteren können Sie im ersten Schritt Dokumente und personenbezogene Daten in der digitalen Personalakte erstellen.
  2. Verwendung: Als Nächstes folgt die Aufbewahrung, das „Abheften“, elektronischer Dokumente. Darin verwalten Sie die Daten. Sämtliche Vorgänge, die vorher in Papierform gemacht wurden, werden jetzt elektronisch bearbeitet, durchsucht, verschickt, ausgewertet und sogar elektronisch unterschrieben.
  3. Archivierung: Je nach Art der Unterlagen werden Dokumente bei der Archivierung unterschiedlich lange aufbewahrt und gegebenenfalls gelöscht. Achtung: Es gelten Aufbewahrungs- und Löschfristen, die Sie nach Art. 5 DSGVO einhalten müssen:
  • 2 Jahre: z. B. Arbeitszeitnachweise (MiLoG)
  • 5 Jahre: Unfallanzeigen (BG)
  • 6 Jahre: Entgeltunterlagen, SV-Nachweise
  • Verjährung (3 Jahre): viele Personalunterlagen müssen bis zu 3 Jahre nach dem Austritt aufbewahrt werden

Digitalisierung der Personalakte mit einer HR-Software

Die digitale Personalakte enthält sensible personenbezogene Daten. Achten Sie bei der Auswahl einer Software darauf, dass diese DSGVO- und GoBD-konform ist, die Anforderungen an elektronische Entgeltunterlagen ab 2027 unterstützt und idealerweise in der EU bzw. im EWR gehostet wird.

Der Zugriff auf die Daten muss kontrolliert werden, indem Zugriffsrechte festgelegt werden. Nur berechtigte Personen aus den entsprechenden Abteilungen erhalten Einblick.

Wichtig ist auch, dass die Software über die Funktion eines Employee-Self-Service verfügt. Das bedeutet, dass Ihre Mitarbeitenden Zugang zu einem eigenen Mitarbeiterportal haben. Dort können sie selbstständig Aktionen ausführen, wie zum Beispiel ihre Daten bei einer Adressänderung ändern oder wichtige Dokumente, wie ärztliche Atteste, hochladen.

Mit einer HR-Komplettlösung wie Factorial können Sie die digitale Personalakte in Ihrem Unternehmen einführen.

Website: https://www.factorialhr.de

Über Factorial

Factorial ist eine Business- und HR-Management-Plattform für mittelständische Unternehmen. Die All-in-One-Lösung digitalisiert Kernprozesse von Zeit & Abwesenheit, digitaler Personalakte, Recruiting, Onboarding und E-Signatur bis hin zu Performance, Vergütung, Spesen und vorbereitender Lohnabrechnung – inklusive DATEV-Integration für den deutschen Markt. Unternehmen gewinnen Transparenz, reduzieren Admin-Aufwand und erfüllen Compliance-Anforderungen schneller. Factorial setzt auf eine skalierbare Cloud-Architektur und ist ISO/IEC 27001:2023 zertifiziert.

Firmenkontakt und Herausgeber der Meldung:

Factorial
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Content-Managerin
E-Mail: antonia.grubl@factorial.co
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