Bereits kurz nach der Gründung ihres Unternehmens hatte die Inhaberin und Geschäftsführerin, Claudia Fromelius-Brendler, für die Lohnabrechnung edlohn eingeführt und dann sukzessiv mit weiteren Lösungen aus dem Hause eurodata ergänzt: der eLohnakte, der elektronischen Zeiterfassung sowie einer Lösung zur Personaleinsatzplanung. Inzwischen nutzen sie und ihr Team auch die Kommunikations- und Auswertungsplattform edcloud und das Mitarbeiterportal eMitarbeiter. „Damit haben wir ein durchgängiges Konzept, das sowohl unseren Mandanten, dessen Mitarbeiter wie auch uns selbst weitgehend unabhängig macht von Zeit und Raum. Egal wo und wann, wir arbeiten mit den gleichen Informationen und das auf DSGVO-sicherem Weg“, sagt Fromelius-Brendler.

Weg vom Papier – rein in die Cloud
Vorausgegangen ist diesen hochmodernen, digitalgesteuerten Workflows eine Situation, in der zwar schon viele Möglichkeiten der Softwarelösungen genutzt wurden, aber dennoch das verbindende Element zwischen Dienstleister und Mandant fehlte und mittels Papieraustausch bewältigt werden musste. Fromelius-Brendler: „Dieser Prozess war, gerade unter der Voraussetzung, dass ich von Singapur aus mit meinem Team zusammenarbeite, umständlich, zeitaufwendig und ineffizient. Deshalb haben wir uns entschieden, den gesamten Ablauf in die Cloud zu verlagern – zu digitalisieren. Die edcloud-Lösung als Kommunikations- und Auswertungsplattform kam genau zur richtigen Zeit.“

Dabei war es natürlich wichtig, dass alle Daten in einem deutschen Rechenzentrum gehostet werden. Aber auch die Struktur von edcloud und deren einfache Handhabung waren überzeugende Argumente, denn schließlich wird das Portal auch von Mandaten genutzt, die keine so große Affinität zur Computerarbeit haben.

Mandanten nehmen edcloud schnell an
ZweiQ betreut in erster Linie kleine und mittelständische Unternehmen aus Deutschland. Um diese Mandanten für eine weitreichende Zusammenarbeit über edcloud zu gewinnen, setzten Fromelius-Brendler und ihr Team ein entsprechendes Change Projekt auf. Grundidee war dabei, die Mandanten schon früh in die Veränderung einzubinden und ihnen die Vorteile der neuen Arbeitsweise zu zeigen. „In zahlreichen Online-Demos haben wir unseren Kunden gezeigt, wie einfach die Kommunikation und der Austausch von Dokumenten über edcloud ist. Wir haben die Mehrwerte – also weniger Papier, weniger Fehler, weniger Wartezeiten innerhalb des Prozesses – veranschaulicht und den Mandanten Zeit gegeben, sich zu entscheiden“, erklärt Fromelius-Brendler. Mit dieser Vorgehensweise lag sie richtig, denn von ihren 150 Mandanten wechselten im Jahr 2017 innerhalb von drei Monaten 130 in die Cloud; nur 20 Kunden hielten am alten, papiergebundenen Ablauf fest. „Wir waren bereit, unsere Kunden an den Kostenvorteilen teilhaben zu lassen. Hohe Preissteigerungen bei der Lohnabrechnung konnten für die Mandanten vermieden werden, wenn sie über edcloud arbeiten.“

Positive Erfahrungen auf allen Seiten
Inzwischen haben zweiQ und die Mandanten gut zwei Jahre Erfahrung mit dem kompletten Workflow der Lohn- und Gehaltsabrechnung über edcloud. Das Feedback ist von allen Prozessbeteiligten mehr als positiv. Die einheitliche Struktur für Dienstleister und Mandant erleichtert die Kommunikation. Die schnelle Bereitstellung von Auswertungen und Abrechnungsdaten entspricht dem Anspruch an einen kompetenten und innovativen Dienstleister. „Die Diskussion um DSGVO-konformen Austausch brauchten wir weder mit unseren Mandanten noch für unsere interne Zusammenarbeit zu führen. Auch Mitarbeiter, die vom Heimarbeitsplatz tätig sind – wie beispielsweise ich in Singapur – arbeiten auf einem speziell gesicherten Weg über edcloud mit den sensiblen Daten der Gehaltsabrechnung.

Mit dem eMitarbeiter schließt sich der Kreis
Mittlerweile nutzen sogar knapp 10 Prozent der Mandanten die neuen Möglichkeiten des eurodata eMitarbeiters. Hierüber bietet der Mandant seinen Mitarbeitern die Möglichkeit, digital auf ihre relevanten Lohndokumente zuzugreifen. Über eine eigene Plattform haben die Mitarbeiter Zugang zur Entgeltabrechnung, der SV-Meldung und der LSt-Bescheinigung, die ebenfalls sicher im eurodata Hochleistungsrechenzentrum archiviert werden.   

Ausgeglichene Work-Life-Balance
Die neue Arbeitsweise gibt nicht nur den Mandanten ein Maximum an Flexibilität, sondern auch den Mitarbeitern von zweiQ in Dresden. Gerade den Mitarbeitern werden spürbar mehr Freiräume gewährt. Fromelius-Brendler: „Ich höre von meinen Mitarbeitern immer, dass sie es sehr zu schätzen wissen, dass sie ihre Arbeits- und Freizeit individuell gestalten können. Das ist gerade für Frauen und Mütter, die neben dem Job noch andere Verpflichtungen haben, oft sehr wichtig – nicht zuletzt profitiere ich persönlich auch von dieser Flexibilität.“