Solution Manager läuft aus: Warum der Umstieg auf SAP Cloud ALM kein Großprojekt ist
Die Uhr läuft, aber anders als gedacht
Die Mainstream-Wartung für SAP Solution Manager 7.2 endet am 31. Dezember 2027. SAP empfiehlt allen Kunden, den Übergang zu SAP Cloud ALM vor diesem Datum abzuschließen. So weit ist die Lage bekannt.
Verbreitet ist allerdings ein Merksatz, der nicht trägt: Wir haben bis 2030 Zeit. Die Extended Maintenance bis Ende 2030 ist an die Extended Maintenance für SAP Business Suite 7 gekoppelt und steht damit nicht jedem Kunden offen. Unternehmen, die keine Extended Maintenance für SAP Business Suite 7 beziehen, wechseln nach 2027 für nicht abgedeckte SolMan-Funktionen in die Customer-Specific Maintenance.
Die Frist hängt damit am jeweiligen ECC-Status des Unternehmens, nicht an einer allgemeinen Roadmap-Angabe. Für CIO und IT-Leitung ist das eine Governance-Frage, keine Basis-Frage. Sie sollte beantwortet sein, bevor der Betrieb sie beantwortet bekommt.
Ein Nebeneffekt wird dabei selten mitgedacht. Bei vielen Mittelständlern ist der Solution Manager das letzte System mit AS-Java-Stack. Die Teams sind froh, diese Komponente loszuwerden, weil das Know-how dafür ohnehin fehlt.
Die drei Irrtümer, die den Start verzögern
Der eigentliche Grund für das Zögern liegt nicht in der Technik. Es sind drei Annahmen, die sich in Projekten regelmäßig als falsch erweisen.
Erstens die Kosten. SAP Cloud ALM steht berechtigten SAP-Kunden ohne zusätzliche Lizenzkosten zur Verfügung. Die Berechtigung lässt sich in SAP for Me in wenigen Klicks prüfen. Ein erheblicher Teil der Kunden weiß das nicht und kalkuliert im Kopf mit einem Budget, das gar nicht anfällt.
Zweitens die Speichergrenze. SAP hat die Base Memory im Rahmen der Fair-Use-Regelung auf 24 GB angehoben. In der Praxis wird dieser Rahmen kaum ausgereizt. Ein Kunde mit rund 18 angebundenen Landschaften und breitem Cloud-Service-Portfolio bewegt sich dabei bei etwa 6 GB HANA-Memory, ohne am Housekeeping gedreht zu haben. Das ist ein Viertel der Fair-Use-Grenze.
Drittens der Aufwand. Der Tenant ist in Minuten provisioniert, das Anbinden einzelner Systeme dauert Stunden. Eine Agenten-Ausrollung wie beim Solution Manager entfällt vollständig. Der bestehende Betrieb läuft parallel weiter, SAP Cloud ALM greift nicht in laufende Prozesse ein.
Wie niedrig die Hürde tatsächlich liegt, zeigt ein wiederkehrendes Muster: Es gibt Kunden, die den Tenant provisioniert und ein erstes Sandbox-System angebunden haben, dann aber stehen blieben, weil sie massiven Wissensaufbau befürchteten. Die Entscheidung fällt deshalb meist auf Teamleitungsebene, nicht im Investitionsausschuss.
Was SAP Cloud ALM kann, was der Solution Manager nie konnte
Wer den Wechsel nur als Pflichtübung betrachtet, übersieht den größeren Teil.
SAP Cloud ALM überwacht Cloud-Services und On-Premise-Systeme in einer Oberfläche, einschließlich Zertifikaten und API-Keys, etwa für den SAP Cloud Connector und die Integration Suite. Diese Cloud-Seite deckte der Solution Manager nicht ab, und genau dort wachsen die Landschaften.
Abgelaufene API-Keys eines Subaccounts sind ein klassischer stiller Ausfall. Nichts stürzt ab, nichts alarmiert, die Schnittstelle liefert einfach nicht mehr. Auffällig wird das, wenn die Fachabteilung anruft. SAP Cloud ALM warnt konfigurierbar vor, beispielsweise 90 Tage vor Ablauf, mit einer kritischen Erinnerung 30 Tage davor.
Die Alarmierung geht dorthin, wo gearbeitet wird: in den Teams-Kanal, nach Jira oder ServiceNow, statt in ein Postfach, das ohnehin überläuft. Das ist kein Komfortthema. Es gab Kunden, die genau wegen dieser Funktion auf uns zugekommen sind, weil abgelaufene Keys ihnen im Betrieb regelmäßig die Beine gebrochen haben.
Der zweite Bereich ist das zentrale Transportmanagement für On-Premise- und Cloud-Entwicklung, mit Fiori-Oberfläche und ohne manuelle Export- und Import-Schritte. Der Einstieg erfolgt in der Praxis fast immer über Operations, der Implementation-Bereich bleibt liegen. Das liegt meist am Wording der Dokumentation, nicht an der Sache: Die Techniker haben dort weniger Prozessarbeit, als sie annehmen.
Zukünftig soll Cloud ALM auch das Monitoring von SAP AI Agents übernehmen. Es bleibt also spannend, wohin sich SAP Cloud ALM entwickeln wird.
Compliance: vom Jahresritual zum laufenden Status
SAP Cloud ALM prüft Systeme automatisiert gegen SAP Security Recommendations und Security Baselines und schreibt den Compliance-Status laufend fort, statt ihn einmal jährlich vor dem Audit zu erheben. Eigene Unternehmensrichtlinien lassen sich zunehmend über Custom Checks abbilden.
Der Unterschied ist praktischer Natur. Statt eines Kraftakts vor dem Audit lassen sich Nachweise für die Systeme im Prüfungssample gezielt ausleiten. Ein typischer Findings-Fall erledigt sich damit fast von selbst: Die Systemänderbarkeit wurde für einen berechtigten Change geöffnet und danach nicht wieder geschlossen. SAP Cloud ALM kann darauf alarmieren, bevor der Prüfer es findet.
Hinzu kommt eine Verschiebung im Prüfungskatalog. Wirtschaftsprüfer nehmen zunehmend das Identity- und Access-Management der SAP-Cloud-Dienste auf. Eine zentrale Sicht darauf gab es bisher kaum. Auch Transportprozesse werden nachvollziehbar: wer wann welches Artefakt mit welcher Begründung und mit welchem Testnachweis deployed hat.
In Gesprächen kommt Compliance meist erst spät auf den Tisch. Sobald es dort liegt, stößt es bei fast allen auf Interesse. Für die SAP-Basis bedeutet das Entlastung, für Compliance-Verantwortliche einen Status, den sie jederzeit abrufen können statt einmal im Jahr.
„Die meisten Unternehmen unterschätzen nicht die Technik, sondern überschätzen den Aufwand. Wir erleben regelmäßig, dass ein Team die ersten belastbaren Monitoring-Ergebnisse schon innerhalb weniger Stunden sieht und sich fragt, warum es damit nicht längst gestartet ist. Der Solution Manager läuft bei vielen ohnehin nur noch mit, weil SAP ihn vorausgesetzt hat, nicht weil sein Potenzial genutzt wird. Wer den Wechsel jetzt schrittweise angeht, hat die Wahl. Wer 2029 anfängt, hat sie nicht mehr.“
Carsten Linz, SAP-Technologieexperte und CEO der entplexit GmbH
Der Weg dorthin, ohne Big Bang
Der Umstieg auf SAP Cloud ALM läuft schrittweise: Readiness Check im Solution Manager, dann Entwicklungs- und Testsysteme, dann Produktion. Beide Werkzeuge lassen sich parallel betreiben und im Monitoring miteinander vergleichen.
Der Readiness Check zeigt in kurzer Zeit, welche Szenarien in den letzten zwölf Monaten tatsächlich genutzt wurden und wo funktionale Lücken bleiben. Diese Lücken sind meist kleiner als befürchtet. Ein Beispiel sind Wartungszertifikate: Der manuelle Download für eine komplette Systemlandschaft liegt im Minutenbereich und fällt bei den meisten Kunden zweimal im Jahr an. Das trägt keine Entscheidung für die Extended Maintenance.
Für den Projektrahmen liefert die SAP Transition Methodology Pläne, Accelerators und Deliverables je Phase. Zur Größenordnung: Der Operations-Teil ist technisch innerhalb von rund zwei Personentagen eingerichtet. Für die Implementation, also zentrales Transportmanagement, hängt der Aufwand stark vom Ausgangspunkt ab. Wird im Cloud ALM neu begonnen, sind es rund drei Personentage für die technische Einrichtung. Läuft bereits zentrales Transportmanagement im Solution Manager und muss migriert werden, ist der Aufwand zu individuell für eine pauschale Angabe und wird projektspezifisch bewertet.
Zwei Fallstricke lohnen die Vorarbeit. Die Identitätsverwaltung sollte von Anfang an am produktiven IAS-Tenant hängen, sonst entstehen parallele Tenants ohne Synchronisation. Und einzelne Metriken, etwa das Filesystem-Monitoring, erzeugen ohne Vorkonfiguration vor allem Fehlalarme. Beides ist nachträglich korrigierbar, aber unnötig teuer.
Wichtig für die Risikobewertung: SAP Cloud ALM ist eine Orchestrierungsschicht, kein Single Point of Failure. Fällt der Service aus, bleiben Transporte über das TMS manuell möglich, anders als bei ChaRM oder Focus Build. Der Umstieg ist damit steuerbar und jederzeit reversibel. Bislang gibt es keinen Kunden, der den Einstieg bereut hätte.
Wie viel davon das eigene Team übernimmt, entscheidet der Kunde. Das reicht von einer Enablement-Session, in der die Mannschaft selbst deployt und dabei lernt, bis zum vollständigen Aufbau von Tenant, Systemanbindung und Cloud-Services durch entplexit.
Fazit
Die Frist läuft, aber der Aufwand ist kalkulierbar. Wer wartet, verliert keine Technik, sondern Handlungsspielraum. Der teuerste Fehler beim Wechsel auf SAP Cloud ALM ist das Warten.
Wer früh beginnt, entscheidet selbst, welche Solution-Manager-Funktionen er überhaupt noch braucht, statt sie unter Zeitdruck nachzubauen. Wenn das bei Ihnen ansteht, sprechen wir gerne darüber.
Die entplexit GmbH ist ein unabhängiges IT-Beratungsunternehmen, das sich auf SAP-Sicherheit und -Technologie, SAP-Archivierung (Daten, Dokumente, SAP ILM) sowie Compliance und Datenschutz spezialisiert hat. Seit der Gründung im Jahr 2007 verfolgt entplexit die Mission, Informationstechnologie optimal zu nutzen, um Kunden Wettbewerbsvorteile zu verschaffen. Mit dem Motto „make IT simple“ bietet entplexit kompetente, lösungsorientierte und dynamische Beratung, die Produktivität steigert und Prozesse vereinfacht. Als SAP-Partner unterstützt entplexit über 180 Kunden dabei, ihre IT-Infrastrukturen sicher und effizient zu gestalten. Weitere Informationen unter www.entplexit.com.
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RISE with SAP: Warum das SAP-Archiv eine eigene strategische Entscheidung ist
Mit dem Auslaufen der regulären Wartung für SAP® ECC zum 31. Dezember 2027 stehen viele Unternehmen vor dem Umstieg auf SAP® S/4HANA. RISE with SAP ist dabei ein häufig gewählter Transformationsansatz, da er Infrastruktur, Hosting und den Betrieb des SAP-Basissystems in einem Abonnement bündelt.
Nicht Bestandteil dieses Modells ist jedoch in der Regel das SAP-Archiv inklusive der Anbindung über ArchiveLink. Das Archiv bleibt ein eigenständiger Bestandteil der IT-Landschaft mit separatem Betrieb, eigener Software und eigenem Storage. In der Praxis führt dies häufig zu Missverständnissen: Unternehmen gehen davon aus, dass das Archiv Bestandteil des RISE-Vertrags ist. Tatsächlich wird diese Lücke oft erst in späten Projektphasen sichtbar – etwa im Rahmen des Cutovers.
Archivarchitektur im RISE-Kontex
Ein SAP-Archiv umfasst mehrere Komponenten: Archivsoftware, Dokumentenablage, Storage-Infrastruktur sowie die Schnittstelle zum SAP-System. In bestehenden Landschaften erfolgt diese Integration überwiegend über ArchiveLink. Im RISE-Modell wird das Archiv jedoch nicht innerhalb des SAP-Tenants betrieben, sondern in einer separaten Umgebung. Die Anbindung erfolgt über definierte Netzwerke und muss entsprechend geplant werden.
Im Zuge dieser Neuordnung wird häufig der SAP Content Server als mögliche Zielarchitektur betrachtet. Dieser stellt zwar eine SAP-nahe Lösung dar, ist jedoch ebenfalls eigenständig zu betreiben und adressiert moderne Cloud-Anforderungen nur eingeschränkt. Zudem unterstützt er keine offene Schnittstellenstrategie. Daraus ergibt sich für viele Projekte die Notwendigkeit, Archivlösungen und Integrationsansätze grundlegend zu überprüfen.
Marktoptionen jenseits der SAP-Standardlösungen
Ein verbreitetes Missverständnis besteht darin, SAP-eigene Lösungen als einzige Option für die Archivierung zu betrachten. Tatsächlich existieren im Markt etablierte Alternativen, etwa auf Basis von Enterprise-Content-Management-Konzepten. Diese unterscheiden sich deutlich hinsichtlich Cloud-Fähigkeit, Compliance-Unterstützung und Betriebsmodell. Die Wahl der Archivarchitektur beeinflusst damit unmittelbar Flexibilität, Kostenstruktur und Investitionssicherheit.
ArchiveLink oder CMIS: die strategische Entscheidung
Eine zentrale Fragestellung betrifft die Schnittstellenstrategie. ArchiveLink ist als bewährte Schnittstelle weiterhin relevant und auch im Kontext von SAP S/4HANA und RISE nutzbar. Parallel dazu etabliert sich CMIS (Content Management Interoperability Services) als offener Standard für die Integration von Content-Plattformen. CMIS ermöglicht eine entkoppelte Architektur und reduziert Abhängigkeiten von einzelnen Herstellern.
Neben der technischen Ausrichtung spielen regulatorische Anforderungen eine wichtige Rolle. Funktionen wie SAP ILM unterstützen Unternehmen bei der Umsetzung von Datenschutzanforderungen, beispielsweise im Kontext der DSGVO, insbesondere bei der Umsetzung von Aufbewahrungs- und Löschregeln.
Ein weiterer wesentlicher Faktor ist die Wirtschaftlichkeit. Im RISE-Modell wirkt sich das Datenvolumen direkt auf die Kostenstruktur aus. Eine gezielte Archivierung trägt dazu bei, Datenbankgrößen zu reduzieren und damit sowohl Migrationsaufwand als auch laufende Betriebskosten zu optimieren.
In der Praxis setzen viele Unternehmen auf einen hybriden Ansatz: Bestehende ArchiveLink-Integrationen bleiben erhalten, während neue Inhalte perspektivisch über CMIS angebunden werden. Dies ermöglicht eine schrittweise Transformation der Archivlandschaft, ohne den laufenden Betrieb zu beeinträchtigen.
Einordnung aus der Praxis
„RISE übernimmt den Betrieb des SAP-Systems – nicht jedoch automatisch das Archiv. In Projekten zeigt sich regelmäßig, dass dieser Punkt unterschätzt wird. Gleichzeitig sind SAP-eigene Lösungen nicht immer die einzige oder wirtschaftlich sinnvollste Option. Eine bewusste Entscheidung über Schnittstellen und Architektur ist daher ein wesentlicher Erfolgsfaktor im RISE-Umstieg“, sagt Oliver Greiner, CEO der entplexit GmbH.
Betriebsmodelle für SAP-Archivierung
Vor dem Hintergrund der beschriebenen Anforderungen setzen Unternehmen zunehmend auf strukturierte Betriebsmodelle für die Archivierung. Neben dem Eigenbetrieb gewinnen Managed-Service-Ansätze an Bedeutung, die Betrieb, Wartung und Weiterentwicklung bündeln.
Diese Modelle reichen von vollständig cloudbasierten Betriebsformen bis hin zu hybriden Ansätzen, in denen bestehende Infrastruktur weiter genutzt wird. Ziel ist eine klare Verantwortungsstruktur sowie eine langfristig stabile und skalierbare Archivarchitektur.
Fazit
RISE with SAP adressiert den Betrieb des SAP-Kernsystems, nicht jedoch automatisch das SAP-Archiv. Die Archivarchitektur bleibt eine eigenständige strategische Fragestellung im Transformationsprozess.
Unternehmen, die diesen Aspekt frühzeitig berücksichtigen und ihre Schnittstellenstrategie bewusst gestalten, schaffen langfristig belastbare, flexible und wirtschaftliche Strukturen.
Die entplexit GmbH ist ein unabhängiges IT Beratungsunternehmen mit Schwerpunkt auf SAP-Security, SAP-Technologie und SAP-Archivierung für Daten und Dokumente sowie zertifizierter SAP-Partner. Seit 2007 unterstützt entplexit Unternehmen dabei, Informationstechnologie so zu nutzen, dass sie messbare Produktivitäts und Effizienzgewinne erzielen. Unter dem Leitmotiv „make IT simple“ entwickelt entplexit praxisnahe, lösungsorientierte und dynamische Beratungskonzepte, die Komplexität reduzieren und Prozesse nachhaltig vereinfachen.
Ein besonderer Fokus liegt auf der SAP Archivierung, die maßgeblich zur Systemoptimierung, Kostenreduktion und besseren Vorbereitung auf S/4HANA Migrationen beiträgt. Mit dem SAP Archive Managed Service bietet entplexit einen vollumfänglichen Managed Service, der Archivierungsprozesse zuverlässig, revisionskonform und hoch performant umsetzt.
Heute vertrauen über 150 Unternehmen weltweit auf die Expertise von entplexit und auf Lösungen, die technologische Herausforderungen in nachhaltige Vorteile verwandeln.
Weitere Informationen finden Sie auf entplexit.com.
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SAP®-Archivierung neu gedacht: Warum Managed Services zum Stabilitätsfaktor moderner SAP-Landschaften werden
Warum Archivierung vom Randthema zum Betriebs- und Managementfaktor wird
In vielen Unternehmen fristet das Thema SAP-Archivierung seit Jahren ein Schattendasein. Solange Systeme stabil laufen und Audits ohne Beanstandungen verlaufen, wird der Archivbetrieb kaum wahrgenommen. Gleichzeitig gehört Archivierung zu den Bereichen der SAP-Landschaft, die fachlich anspruchsvoll sind, aber selten strategisch priorisiert werden. Der laufende Betrieb wird häufig als notwendige Pflichtaufgabe betrachtet, nicht als gestaltbares Element der IT-Architektur.
Diese Haltung gerät zunehmend unter Druck. Fachkräftemangel, demografischer Wandel sowie der Übergang zu SAP S/4HANA und SAP RISE verändern die Rahmenbedingungen grundlegend. Archivierung entwickelt sich damit von einem vermeintlichen Randthema zu einem strukturellen Faktor für Kosten, Stabilität und Governance der gesamten SAP-Landschaft.
Fachkräftemangel, Demografie und fehlende Attraktivität des Themas
Der Mangel an qualifizierten SAP-Fachkräften wird häufig als Hauptursache für Probleme im Betrieb genannt. In der Praxis zeigt sich jedoch ein differenzierteres Bild. Zwar sind grundsätzlich SAP-Expertinnen und -Experten am Markt verfügbar, doch Themen wie SAP-Archivierung gelten intern oft als wenig attraktiv. Sie stehen im Schatten von Transformationsthemen wie Cloud, S/4HANA oder neuen Plattformdiensten.
Hinzu kommt der demografische Wandel. Viele der erfahrenen SAP-Spezialisten, die über tiefes Wissen zu Archivierungsobjekten, Aufbewahrungsregeln und historischen Eigenheiten von Systemlandschaften verfügen, stehen kurz vor dem Ruhestand oder haben das Unternehmen bereits verlassen. Das vorhandene Wissen ist häufig schlecht dokumentiert und stark personenabhängig. Der systematische Aufbau neuen Know-hows ist zeitintensiv und schwer zu skalieren.
Für CIOs, CTOs und SAP-Leitungen entsteht daraus ein strukturelles Problem. Verantwortung für den Archivbetrieb bleibt ungeklärt, Aufgaben werden nebenbei erledigt und Risiken entwickeln sich schleichend. Sichtbar werden sie meist erst dann, wenn Audits anstehen, Störungen auftreten oder größere Transformationen vorbereitet werden.
Archivierung als Bestandteil der SAP-Kernarchitektur
Gleichzeitig ist SAP-Archivierung längst kein isoliertes Subsystem mehr. Archivlösungen sind heute eng mit der produktiven SAP-Landschaft verzahnt. Fachprozesse aus Finanzwesen, Logistik, Einkauf oder Vertrieb greifen regelmäßig auf archivierte Daten und Dokumente zu. Historische Belege sind Voraussetzung für Nachvollziehbarkeit, Prüfungen und Auswertungen.
Störungen im Archiv wirken sich daher nicht nur technisch aus, sondern haben unmittelbare fachliche Konsequenzen. Buchungen lassen sich nicht anzeigen, Belege fehlen in Prüfungen, Auswertungen sind unvollständig. Die Verfügbarkeit des Archivs ist damit Teil der Gesamtverfügbarkeit der SAP-Landschaft.
Für CIOs und CTOs bedeutet das, Archivierung architektonisch mitzudenken und nicht als Einzellösung zu betrachten. Für SAP-Leitungen wird der Archivbetrieb zum operativen Stabilitätsfaktor im Tagesgeschäft.
Vom Projekt zur Daueraufgabe
In vielen Unternehmen wurde Archivierung im Rahmen einzelner Projekte eingeführt. Typische Auslöser sind Performanceprobleme, Audits oder größere Systemwechsel. Nach Abschluss des Projekts fehlt jedoch häufig eine strukturierte Übergabe in den Regelbetrieb. Rollen, Verantwortlichkeiten und Eskalationswege sind nicht klar definiert.
Der Betrieb wird an einzelne Personen gebunden oder neben anderen SAP-Aufgaben erledigt. Dokumentation veraltet schnell, Wissen bleibt implizit. Bei Urlaub, Krankheit oder Personalwechsel entstehen Lücken, die sich erst unter Belastung zeigen. Archivierung wird reaktiv betrieben, nicht planbar.
Aus Sicht des Managements ist das problematisch. Projektabschlüsse garantieren keine nachhaltige Betriebsfähigkeit. Gerade in einer Zeit, in der SAP-Landschaften kontinuierlich weiterentwickelt werden, braucht es stabile Betriebsmodelle statt punktueller Lösungen.
Wachsende Datenmengen als Kosten- und Risikofaktor
Mit SAP HANA hat sich die Kostenlogik der SAP-Systeme verändert. Als In-Memory-Datenbank macht SAP HANA Datenvolumen unmittelbar kostenrelevant. Wachsende Datenbanken erhöhen den Speicherbedarf und damit die laufenden Betriebskosten. Dokumente und Daten, die fachlich nicht mehr aktiv genutzt werden, verbleiben dennoch im System, wenn Archivierung nicht konsequent betrieben wird.
Im Kontext von SAP RISE gewinnt dieser Aspekt weiter an Bedeutung. Die Größe der SAP-Landschaft beeinflusst direkt die Kostenstruktur des Betriebsmodells. Archivierung wird damit zu einem Hebel für Kostensteuerung, nicht nur zu einem Compliance-Thema.
Hinzu kommen indirekte Kosten. Regelmäßige Upgrade- und Releaseprojekte, Herstellerwartung, Infrastrukturinvestitionen sowie interne und externe Personalkosten belasten Budgets dauerhaft. Ohne geregelten Archivbetrieb entwickeln sich diese Kosten häufig unkontrolliert.
Verantwortung und Governance im Mehrparteien-Setup
Typische SAP-Landschaften bestehen heute aus mehreren Beteiligten. SAP-Software, Archivlösung, Hosting oder Cloud-Infrastruktur und Betrieb liegen häufig bei unterschiedlichen Partnern. In diesem Mehrparteien-Setup sind Zuständigkeiten bei Störungen oder Audits nicht immer eindeutig geregelt.
Eskalationswege werden zwar definiert, im Alltag aber selten gelebt. Verantwortung wird zwischen Partnern verschoben. Für CIOs und CTOs bleibt die Gesamtverantwortung dennoch bestehen. SAP-Leitungen stehen operativ in der Pflicht, Fragen zu beantworten und Lösungen herbeizuführen.
Governance-Lücken entstehen nicht durch Technik, sondern durch unklare Verantwortungsmodelle. Gerade im Archivbetrieb, der selten im Fokus steht, zeigen sich diese Schwächen besonders deutlich.
Audit-, Compliance- und Nachweispflichten
Archivierung ist ein wiederkehrendes Thema in Audits und Prüfungen. Gefragt wird nach Vollständigkeit, Verfügbarkeit, Aufbewahrungsfristen und Löschkonzepten. In vielen Fällen funktionieren die Systeme technisch, doch es fehlen prüffähige Prozesse und eine nachvollziehbare Dokumentation des laufenden Betriebs.
Compliance entsteht nicht durch Installation, sondern durch dauerhaft gelebte Prozesse. Für CIOs sind Audit-Feststellungen ein Managementthema. SAP-Leitungen liefern die operativen Nachweise. Ohne klaren Archivbetrieb wird jede Prüfung zur Einzelaktion.
SAP Archive Managed Service als Betriebsmodell
Vor diesem Hintergrund gewinnt das Konzept eines SAP Archive Managed Service an Bedeutung. Fachlich beschreibt ein solcher Service die Übernahme des laufenden Betriebs und der Betreuung der SAP-Archivierung. Im Fokus stehen nicht einzelne Technologien, sondern Verantwortung, Stabilität und Governance.
Ein Archive Managed Service grenzt sich von klassischen Projekt- oder Lizenzmodellen ab. Archivierung wird als dauerhafte Serviceleistung verstanden, nicht als einmalige Implementierung. Ziel ist ein planbarer Betrieb mit klaren Zuständigkeiten.
Unterschiedliche Betriebsrealitäten erfordern unterschiedliche Modelle
Unternehmen unterscheiden sich erheblich in ihrer Ausgangssituation. Manche verfügen über eigene Infrastruktur und bestehende Lizenzen, andere möchten Verantwortung vollständig auslagern. Ein tragfähiger Managed-Service-Ansatz muss diese Realität abbilden können.
In der Praxis haben sich unterschiedliche Konstellationen etabliert. Ein vollständig cloudbasiertes SaaS-Modell bündelt Infrastruktur, Lizenz sowie Betrieb und Betreuung in einer Hand. Hybride Modelle übernehmen Betrieb, Betreuung und Lizenz, während bestehende Infrastruktur weitergenutzt wird. In anderen Fällen steht die reine Betriebs- und Betreuungsleistung im Vordergrund, wenn Infrastruktur und Lizenzen bereits vorhanden sind.
Entscheidend ist nicht das Modell selbst, sondern die Anpassungsfähigkeit an die Organisation des Kunden. Ein SAP Archive Managed Service muss sich an bestehende Strukturen anpassen, nicht umgekehrt.
Archivierung im Kontext von Transformation
„Auch im Zuge von S/4HANA-Migrationen und SAP-RISE-Programmen bleibt Archivierung langfristig relevant. Migrationen verändern den technischen Kontext, nicht den Bedarf an historischen Daten. Archivdaten sind Teil der Transformationsstrategie und müssen parallel zu neuen Systemen betrieben werden.", so Oliver Greiner, SAP-Archivierungsexperte und CEO bei der entplexit GmbH.
Der Parallelbetrieb von Alt- und Neusystemen ist eher die Regel als die Ausnahme. Betriebskonzepte müssen daher transformationsfähig sein und Stabilität über mehrere Jahre gewährleisten.
Entlastung, Planbarkeit und Risikoreduktion
Ein geregelter Archivbetrieb entlastet interne SAP-Organisationen spürbar. Operative Themen werden planbar, Störungen lassen sich strukturiert bearbeiten. Erfahrene SAP-Ressourcen können sich auf strategische Aufgaben konzentrieren, statt reaktiv Probleme zu lösen.
Für CIOs und CTOs bedeutet dies mehr Planbarkeit und geringere Betriebs- und Haftungsrisiken. Für SAP-Leitungen entsteht operative Stabilität mit klaren Ansprechpartnern.
Fazit
SAP-Archivierung ist kein technisches Randthema mehr. Fachkräftemangel, demografischer Wandel und Transformation verschärfen bestehende Schwächen in vielen Organisationen. Entscheidend sind nicht einzelne Tools, sondern Betrieb, Verantwortung und Governance.
Ein SAP Archive Managed Service, wie der von entplexit, ist eine organisatorische Antwort auf diese Entwicklung. Sie schaffen Struktur, Planbarkeit und Entlastung in einem Bereich, der lange unterschätzt wurde, heute aber maßgeblich zur Stabilität und Wirtschaftlichkeit moderner SAP-Landschaften beiträgt.
Die entplexit GmbH ist ein unabhängiges IT Beratungsunternehmen mit Schwerpunkt auf SAP-Sicherheit, SAP-Technologie und SAP-Archivierung für Daten und Dokumente sowie zertifizierter SAP-Partner. Seit 2007 unterstützt entplexit Unternehmen dabei, Informationstechnologie so zu nutzen, dass sie messbare Produktivitäts und Effizienzgewinne erzielen. Unter dem Leitmotiv „make IT simple“ entwickelt entplexit praxisnahe, lösungsorientierte und dynamische Beratungskonzepte, die Komplexität reduzieren und Prozesse nachhaltig vereinfachen.
Ein besonderer Fokus liegt auf der SAP-Archivierung, die maßgeblich zur Systemoptimierung, Kostenreduktion und besseren Vorbereitung auf S/4HANA Migrationen beiträgt. Mit dem SAP Archive Managed Service bietet entplexit einen vollumfänglichen Managed Service, der Archivierungsprozesse zuverlässig, revisionskonform und hoch performant umsetzt.
Heute vertrauen über 150 Unternehmen weltweit auf die Expertise von entplexit und auf Lösungen, die technologische Herausforderungen in nachhaltige Vorteile verwandeln.
Weitere Informationen finden Sie auf entplexit.com.
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