Info-Kampagne der DMSFACTORY zu ECM und Digital Workplace
Im Online-Seminar legen die ECM-Expertinnen und -Experten der DMSFACTORY die Gründe für die Anschaffung eines ECM-System praxisnah dar. Sie definieren den Begriff „Digital Workplace“, beleuchten Pro und Contra seiner Arbeitsweise und geben Tipps an die Hand, wie Unternehmen die neue Art des Arbeitens auch in ihren Teams gewinnbringend umsetzen können. Quintessenz: Man sollte auf einen ganzheitlichen Digital Workplace statt verschiedener Einzellösungen setzen. Und eine wichtige Voraussetzung für sein Gelingen ist die erfolgreiche Umsetzung des papierlosen Büros.
Die Vorteile von ECM wurden bereits in zahlreichen Studien belegt. Als ECM-Architekt hat DMSFACTORY die relevanten Zahlen und Fakten von Analysten, Branchenverbänden und Medien, die sich Informationsmanagement, Big Data und mobilem Arbeiten beschäftigen, in einem Whitepaper kompakt zusammengefasst. Wer es liest, weiß, wie man von ECM profitieren und mehr Struktur in die tägliche Arbeit mit Daten und Dokumenten bringen kann. Download: https://bit.ly/3l2UuM3
Die DMSFACTORY GmbH ist ein IT-Lösungsdienstleister mit den Schwerpunkten Dokumentenerfassung, Dokumentenmanagement (DMS), Enterprise-Content-Management (ECM), Archivierung, Business Process Management (BPM) und Robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA). Ihr Portfolio ist branchenneutral und richtet sich an nationale und internationale Unternehmen. Die DMSFACTORY ist Partner von ABBYY, Hyland, Kendox, Kofax, M-Files, und NICE und u.a. für ABBYY FlexiCapture, Saperion ECM, Kofax Capture, M-Files Online und NICE RPA zertifiziert. Sie entwickelt eigene Software, passt Lösungen an projektspezifische Anforderungen an und erstellt kundenindividuelle Komponenten. Bei der Realisierung des papierlosen Büros und in ihrem gesamten Arbeitsspektrum setzt sie auf eine transparente Arbeitsweise. Von der Beratung und Planung über die Systemintegration, die Schulung der Anwender|innen und Administrator|innen bis hin zu Wartung und Support erhalten Unternehmen bei der DMSFACTORY alles aus einer Hand.
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ECM als Kauf- oder Subscription-Modell – DMSFACTORY erweitert Produktportfolio
Wenn Unternehmen ihre Anwendungen künftig ohnehin verstärkt aus der Cloud beziehen wollen, kalkulieren sie dabei automatisch das Subscription-Modell mit ein. Kendox InfoShare lässt sich – wie M-Files – sowohl cloud-basiert als auch on-premises betreiben. Der Schweizer Anbieter jedoch stellt seine Kunden zusätzlich vor die Wahl: entweder Pay-per-Use Bezug als Subscription oder klassischer Softwarekauf. Indem sie ihren Kunden beide Preismodelle anbietet, reagiert die DMSFACTORY darauf, dass der Gang in die Cloud in Deutschland zwar auch stattfindet, allerdings – und dies gilt insbesondere für die ECM-Branche – eben etwas langsamer als in anderen Bereichen.
Unternehmen, die lieber einmal investieren als später laufende Kosten zu verzeichnen, finden mit Kendox eine interessante Alternative, was das Thema ECM angeht. Der Anbieter hat in der jüngeren Vergangenheit mit einer Reihe von Innovationen aufgewartet. Das betrifft zum einen die Client-Architektur. Kendox InfoShare beinhaltet einen durchgängig als HTML5-Anwendung implementierten Client, der sich im "Responsive Design" präsentiert und damit eine plattformübergreifende Verwendung auf jedem Web-fähigen Endgerät (auf iOS, Android, Mac, etc.) sowie auf herkömmlichen Windows-Arbeitsplätzen erlaubt. Vom GUI her orientiert sich InfoShare eher am klassischen ECM-Design. Die Microservice-Architektur mit ihren über 300 API-Schnittstellen ermöglicht es einem Integrator wie DMSFACTORY zudem, das Produkt in andere Anwendungen einzubetten bzw. ECM-Funktionalitäten in diese zu integrieren.
Die DMSFACTORY GmbH ist ein IT-Lösungsdienstleister für das Gebiet Geschäftsprozessmanagement mit den Schwerpunkten Document Capture, Business Process Management (BPM), Dokumenten-Management (DMS) und Archivierung. Das Portfolio ist branchenneutral und richtet sich an nationale und internationale Unternehmen. DMSFACTORY ist Partner der Hyland, M-Files, Kofax, Abbyy und u.a. für die Softwareprodukte Saperion ECM, M-Files ECM, M-Files Online, Kofax Capture, Kofax Transformation Modules, Kofax TotalAgility und Abbyy FlexiCapture zertifiziert.
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Entwicklung der Digitalisierung – DMSFACTORY klärt auf
Von der Schreibmaschine über Scanner und Digitalkameras bis hin zu Internet und Smartphone – die Digitalisierung entwickelt sich rasend schnell. Passend dazu hat die DMSFACTORY bereits einen interaktiven Zeitstrahl veröffentlicht, der einige wesentlichen Meilensteine der Digitalisierung enthält: https://www.dmsfactory.com/geschichte-der-digitalisierung-zeitstrahl/.
Einfluss auf Privat- und Arbeitsleben
Die Digitalisierung hat ihr Ende jedoch längst noch nicht erreicht. Neue Geschäftsmodelle entstehen, Technologien und Softwarelösungen werden entwickelt, die allesamt Einfluss auf das Privat- und Arbeitsleben nehmen. Die Wirtschaft, die Arbeitswelt und das Kommunikationsverhalten entwickeln sich stetig weiter. Das Privatleben wird maßgeblich von Kommunikationstools, sozialen Netzwerken und Apps beeinflusst. In der Arbeitswelt sind Industrie 4.0, künstliche Intelligenz, Big Data und die Automatisierung von Prozessen wichtige Bestandteile geworden. All diese Entwicklungen haben den Alltag der Menschen grundlegend verändert. Trotz der vielen Vorteile, die aus diesen Innovationen resultieren, bringen sie auch Herausforderungen für die Gesellschaft und jeden Einzelnen mit sich. Diese Aspekte thematisiert die DMSFACTORY in ihrem jüngsten Blogartikel.
Digitalisierung in Deutschland
Ein Blick auf die Entwicklung der Digitalisierung in Deutschland in den letzten Jahren zeigt, dass die Akzeptanz und die Nutzung neuer digitaler Technologien weiter angestiegen sind. Bereits ein Großteil der landwirtschaftlichen Betriebe hat sie im Einsatz und auch der Mittelstand verzeichnet branchenübergreifend einen Anstieg des Digitalisierungsgrades. Hinsichtlich der Zukunft der Digitalisierung gibt die DMSFACTORY auch Aufschluss darüber, wie sich die Situation in Deutschland in den nächsten Jahren noch entwickeln kann. Die technischen Möglichkeiten, um selbst Vorreiter in Sachen Digitalisierung zu werden, sind bereits vorhanden – die deutschen Unternehmen müssen sich nur trauen, sie auch zu nutzen.
Die DMSFACTORY GmbH ist ein IT-Lösungsdienstleister für das Gebiet Geschäftsprozessmanagement mit den Schwerpunkten Document Capture, Business Process Management (BPM), Dokumenten-Management (DMS) und Archivierung. Das Portfolio ist branchenneutral und richtet sich an nationale und internationale Unternehmen. DMSFACTORY ist Partner der Hyland, M-Files, Kofax, Abbyy und u.a. für die Softwareprodukte Saperion ECM, M-Files ECM, M-Files Online, Kofax Capture, Kofax Transformation Modules, Kofax TotalAgility und Abbyy FlexiCapture zertifiziert.
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DMSFACTORY realisiert Lösung für einfachere Rechnungsverarbeitung bei der Finanz Informatik
Über einen externen Dienstleister funktionierte die automatisierte Rechnungsbearbeitung bei der Finanz Informatik für Kreditoren mit einem hohen Rechnungsvolumen bereits sehr gut. Problematisch wurde es bei kleineren Kreditoren. Diese adressierten ihre Rechnungen zum Großteil als PDF per E-Mail direkt an das Unternehmen. Für genau diese per Mail gesendeten Rechnungen existierte bislang kein automatischer Rechnungsbearbeitungsprozess. Stattdessen wurden die PDFs ausgedruckt, an die zentrale Poststelle versendet, wieder eingescannt und dann bearbeitet.
Zur Optimierung und Modernisierung dieses Workflows verwendet DMSFACTORY den eigens entwickelten DocumentsPipeliner, der für den Import der E-Mails nach Kofax zuständig ist. Die Software transportiert Dokumente und Informationen regelbasiert zwischen Systemen und konvertiert diese bei Bedarf in rechtssichere Formate. Der DocumentsPipeliner zeichnet sich vor allem durch die Möglichkeit der Mehrfachinstallation und die unbegrenzte Anzahl an zu verarbeitenden E-Mails pro Jahr aus. Bei der Finanz Informatik kommt er direkt beim Eingang der Mails zum Einsatz. Er extrahiert zunächst die PDF-Dateien, wandelt diese in ein für Kofax verständliches Format um und stellt diese anschließend zur Verfügung.
DMSFACTORY unterstützte bei Implementierung und Aufbau der Extraktionsregelwerke
Neben der Einrichtung der Erkennungssoftware unterstützte die DMSFACTORY den IT-Dienstleister zusätzlich bei der Implementierung und dem Aufbau der Klassifikationen und Extraktionsregelwerke. Eine weitere Anforderung des Projekts war es, die ursprünglichen E-Mails in SAP mit den jeweiligen SAP-Belegen zu verknüpfen. Hierzu entwickelte die DMSFACTORY ein spezielles Add-on für Kofax, das im Zuge des Automatisierungsprozesses zum Einsatz kommt.
Das Projekt erzielte eine Verbesserung der gesamten Qualität der Rechnungsverarbeitung. Die Konvertierung der Rechnung in das PDF/A-Format, die Archivierung der PDF-Datei und die Übertragung der Daten nach SAP ist nun automatisch möglich. Für Finanz Informatik wird dadurch zum einen eine bessere Kontrolle über den Bearbeitungsstand aller Rechnungen und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben gewährleistet. Zum anderen spart sie auch Kosten ein, da weniger Rechnungen über einen externen Dienstleister abgewickelt werden müssen.
Die DMSFACTORY GmbH ist ein IT-Lösungsdienstleister für das Gebiet Geschäftsprozessmanagement mit den Schwerpunkten Document Capture, Business Process Management (BPM), Dokumenten-Management (DMS) und Archivierung. Das Portfolio ist branchenneutral und richtet sich an nationale und internationale Unternehmen. DMSFACTORY ist Partner der Hyland, M-Files, Kofax, Abbyy und u.a. für die Softwareprodukte Saperion ECM, M-Files ECM, M-Files Online, Kofax Capture, Kofax Transformation Modules, Kofax TotalAgility und Abbyy FlexiCapture zertifiziert.
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Digital Workplaces mit M-Files und MS Teams
Die DMSFACTORY ist Spezialist für Geschäftsprozessmanagement und realisiert bei ihren Kunden Projekte für ECM, Workflow und Robotic Process Automation. Über die Ende 2019 von M-Files vorgestellte Integration des ECM-Systems in MS Teams macht DMSFACTORY dessen Funktionen auch im Digital Workplace verfügbar. Die Verknüpfung kombiniert die Kommunikation, die Zusammenarbeit und Projektabsprachen aus MS Teams mit dem intelligenten Informations- und Dokumentenmanagement aus M-Files. Unternehmen können dadurch die Vorteile beider Programme nutzen und den idealen digitalen Workspace schaffen.
Zugriffsrechte
Durch die automatische Vergabe von Zugriffsrechten lässt sich das Informationsmanagement einfach und sicher steuern. Jeder Nutzer bekommt nur die Informationen und Inhalte angezeigt, auf die er entsprechend seiner Zugriffsrechte auch zugreifen darf. M-Files erlaubt den Zugang zu relevanten Informationen und Daten direkt aus MS Teams heraus. Der Zugriff findet unabhängig vom Speicherort statt und ermöglicht nicht nur das Aufrufen von in M-Files verwalteten Daten, sondern auch von in externen Anwendungen gespeicherten Inhalten. Mit entsprechender Berechtigung können die Nutzer immer die aktuellste Version eines Dokumentes abrufen, da alle vorgenommenen Änderungen automatisch protokolliert werden. Zudem ist es möglich, Dokumente gleichzeitig an verschiedenen Orten in MS Teams anzuzeigen.
Nutzung aller Daten ohne Migration und aus einer Ansicht heraus
Mit der Nutzung von MS Teams in Kombination mit M-Files werden Dokumente und Daten aus Netzwerkordnern, SharePoint, File-Sharing Anwendungen, ECM-Systemen, CRM, ERP und anderen Geschäftsanwendungen in nur einer Oberfläche verbunden. Das löst Informationssilos auf und erleichtert die Suche nach Informationen. Unternehmen können so einen weiteren Schritt in Richtung digitale Transformation gehen und ein produktives Arbeitsumfeld schaffen.
Die DMSFACTORY GmbH ist ein IT-Lösungsdienstleister für das Gebiet Geschäftsprozessmanagement mit den Schwerpunkten Document Capture, Business Process Management (BPM), Dokumenten-Management (DMS) und Archivierung. Das Portfolio ist branchenneutral und richtet sich an nationale und internationale Unternehmen. DMSFACTORY ist Partner der Hyland, M-Files, Kofax, Abbyy und u.a. für die Softwareprodukte Saperion ECM, M-Files ECM, M-Files Online, Kofax Capture, Kofax Transformation Modules, Kofax TotalAgility und Abbyy FlexiCapture zertifiziert.
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DMSFACTORY auf dem DIGITAL FUTUREcongress 2020
Als Spezialist für Geschäftsprozessmanagement ist die DMSFACTORY auf dem DIGITAL FUTUREcongress (bis 2017 unter dem Titel IT&MEDIA FUTUREcongress) seit mehreren Jahren vertreten, um dort mit Experten über aktuelle und zukünftige Digitalisierungsstrategien ins Gespräch zu kommen. Fünf Schwerpunkte setzt das Event in diesem Jahr: Online-Marketing & Sales, Prozessoptimierung & Kommunikation, Neue Arbeitswelten & FUTUREthinking, Cyber Security & Datensicherheit / IT-Recht und Digitalisierung & Transformation. Mehr als 160 Aussteller und 3.800 Besucher*innen erwartet die Messe Frankfurt, die sich auf zahlreichen Vorträgen und Workshops über die Digitalisierung im Mittelstand informieren können. Traditionell stellt die Kongressmesse weniger technische Aspekte in den Vordergrund als vielmehr die Wahl der richtigen Strategie, das Verständnis für die Thematik und praktikable Lösungen für Unternehmen.
ECM, Workflow und Robotic Process Automation, die Kerndisziplinen der DMSFACTORY, betreffen als Basistechnologien alle Themen des Kongresses. Unternehmen können sich bei der DMSFACTORY über Lösungen für die Kategorisierung und Ablage von Dokumenten, für schnelles Auffinden und sinnvolle Weiterverarbeitung ihrer digitalen Dokumente und Informationen informieren. Freikarten zum DIGITAL FUTUREcongress 2020 gibt es bei der DMSFACTORY unter https://www.dmsfactory.com/….
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Webinar zum Qualitätsmanagement in regulierten Branchen
Ob in der Pharmazie, Biotechnologie, Kosmetikindustrie oder bei der Herstellung von Medizinprodukten: In der gesamten Life-Science-Branche stellt das Qualitätsmanagement durch die vielen Regularien eine große Herausforderung für die Unternehmen dar. Spezifische Normen wie die ISO 13485 und allgemeine Vorschriften wie ISO 9001, FDA 21 CFR Part 11 oder EU Annex 11 müssen eingehalten werden und bestimmen somit den Arbeitsalltag. Unter Berücksichtigung all dieser Normen unterstützt ein Qualitätsmanagementsystem auf Basis einer geeigneten ECM-Software bei der Erstellung von Dokumenten bis zur sicheren Archivierung, von den Betriebsabläufen (Standard Operating Procedures = SOP) bis zum Audit.
In ihrem Webinar erklärt die DMSFACTORY, wie man durch ECM-Einsatz verbindliche Vorgaben wie SOPs unkompliziert auch in Zusammenarbeit mit anderen Beschäftigten definiert und veröffentlicht, sein Personal automatisch über neue Unterlagen informiert und das Qualitätsmanagementsystem mit den IQ-, OQ- und PQ-Skripten validiert. Mit der innovativen ECM-Lösung M-Files lassen sich sämtliche qualitätsrelevanten Dokumente und Daten compliance-konform verwalten, es hilft dabei, gesetzliche Vorgaben und Richtlinien einzuhalten und sicherzustellen, dass alles nachvollziehbar und dokumentiert ist. Wer Prozesse im Unternehmen automatisiert gestaltet, sorgt für mehr Sicherheit und macht weniger Fehler. Mit dem richtigen Qualitätsmanagementsystem ist das Unternehmen für alle anstehenden Audits gerüstet.
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Webinar zur Magie von RPA
Obwohl seit längerem einer der größten Trends in der IT-Welt, wissen viele noch nicht, was sich hinter dem Begriff Robotic Process Automation (RPA) eigentlich verbirgt. Grundsätzlich geht es dabei um die Automatisierung von Prozessen. An dieser Basis setzt das Webinar an, erläutert zunächst den Begriff und welche Vorteile sich aus der Nutzung von RPA ergeben. Die DMSFACTORY arbeitet in ihren RPA-Projekten mit der Software des Herstellers Nice. In dem Web-Event erläutern die Firmen, für welche Unternehmensbereiche sich der Einsatz von RPA-Bots eignet und wie die Einführung einer solchen Automatisierungs-Lösung idealerweise abläuft
Die Magie von RPA entfaltet sich vor dem Hintergrund, dass die täglichen Geschäftsprozesse auch kleiner und mitteständischer Unternehmen immer komplexer werden. Neu zu schaffende Schnittstellen zwischen verschiedenen IT-Systemen führen zu hohem manuellem Aufwand für die Systempflege und Datenübertragungen. In der Folge sind Arbeitskräfte oft mit monotonen Abläufen konfrontiert. Hier hilft RPA – zu Deutsch „robotergesteuerte Prozessautomatisierung“ – dabei, sich wiederholende und regelbasierte Geschäftsprozesse vollautomatisch durch Software-Bots ausführen zu lassen.
Unter http://bit.ly/2QT40EE können sich Interessierte zum kostenlosen Webinar anmelden. Wer am 12. Dezember keine Zeit hat, erhält bei Registrierung nach Veranstaltungsende eine Aufzeichnung zugesendet.
Die DMSFACTORY GmbH ist ein IT-Lösungsdienstleister für das Gebiet Geschäftsprozessmanagement mit den Schwerpunkten Document Capture, Business Process Management (BPM), Dokumenten-Management (DMS) und Archivierung. Das Portfolio ist branchenneutral und richtet sich an nationale und internationale Unternehmen. DMSFACTORY ist Partner der Hyland, M-Files, Kofax, Abbyy und Nice und u.a. für die Softwareprodukte Saperion ECM, M-Files ECM, M-Files Online, Kofax Capture, Kofax Transformation Modules, Kofax TotalAgility und Abbyy FlexiCapture zertifiziert.
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DMSFACTORY führt M-Files bei abs sicherheitstechnik ein
Angebote, Bestellungen, Rechnungen und Wartungsverträge legten die Beschäftigten der einzelnen Abteilungen zuvor in Laufwerks-Projektordnern mit zahlreichen Verknüpfungen ab. Dies machte die Ordnerstruktur unübersichtlich und erschwerte die Suche nach Informationen. In der ECM-Lösung sind die einzelnen Bereiche nun über nur einmal vorliegende Dokumente, die mit einheitlichen Metadaten versehen sind, miteinander verbunden. Im Unterschied zu anderen Systemen speichert M-Files nur die Änderungen ab, und nicht jedes Mal eine neue Datei. Jede Änderung und Löschung im Zuge der Versionierung wird protokolliert und kann vollständig nachvollzogen sowie ggf. zurückgespielt werden.
Der M-Files Premier Reseller DMSFACTORY installierte und konfigurierte den Server des ECM-Systems für das Unternehmen und erstellte im Zuge eines Einführungsprojektes drei Dokumentenverwaltungen: für die allgemeine Dokumentenablage, die Ablage der Geschäftsführung und die der Personalabteilung. Bestehende Dokumente wurden aus externen Datenquellen importiert und das von abs eingesetzte ERP-System – eine Eigenentwicklung – mit der dahinterliegenden SQL-Datenbank mit M-Files verknüpft. Dadurch lassen sich ERP-Objekte (Projekte, Angebote, Produkte, Firmen usw.) im ECM-System darstellen.
Kombination mit E-Mail-Store
Zum Einsatz kommt auch eine eigene Lösung der DMSFACTORY für die E-Mail-Archivierung: Der DMSFACTORY EmailStore ist ein Add-on für die individuelle Archivierung und Recherche von E-Mails im ECM direkt aus Microsoft Outlook heraus. Abzulegende E-Mails werden per drag&drop über einen Outlook-Ordner nach M-Files überführt und dabei automatisch verschlagwortet. Den ebenfalls neu eingeführten Rechnungsworkflow von M-Files hat die DMSFACTORY kundenindividuell für abs konfiguriert.
Die DMSFACTORY GmbH ist ein IT-Lösungsdienstleister für das Gebiet Geschäftsprozessmanagement mit den Schwerpunkten Document Capture, Business Process Management (BPM), Dokumenten-Management (DMS) und Archivierung. Das Portfolio ist branchenneutral und richtet sich an nationale und internationale Unternehmen. DMSFACTORY ist Partner der Hyland, M-Files, Kofax, Abbyy und u.a. für die Softwareprodukte Saperion ECM, M-Files ECM, Kofax Capture, Kofax Transformation Modules, Kofax TotalAgility und Abbyy FlexiCapture zertifiziert.
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DMSFACTORY informiert über automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung
In der Leitungsfunktion im Bereich Finanzen/ Buchhaltung muss man genau und gleichzeitig schnell genug arbeiten, um Fristen einzuhalten und Skonti zu nutzen. Dabei hilft die richtige ECM- und Workflowtechnologie: Sie optimiert Arbeitsabläufe und steigert die Effizienz. Wiederkehrende Aufgaben werden durch automatisierte Prozesse weniger fehleranfällig und deutlich schneller erledigt. Durch die elektronische Rechnungsbearbeitung entfallen sämtliche Schritte der papiergebundenen Weiterleitung, Freizeichnung und der Fertigstellung für die Kontierung. Direkt nach ihrem Eintreffen leitet ein elektronischer Workflow die Belege an die zuständigen Beschäftigten zur Durchsicht weiter. Erfassung, Kontierung, Prüfung und Freigabe finden am Bildschirm statt; die Finanzbuchhaltung erhält die Rechnungen anschließend zur Buchung und Bezahlung. Vorausgefüllte Informationen in den Bildschirmmasken müssen nur noch bestätigt werden, eine erneute, manuelle Eingabe – und damit Medienbrüche sowie Fehlerquellen – werden dadurch ausgeschlossen. Durch die Digitalisierung hat man zudem alle Dokumente und relevanten begleitenden Informationen auf einen Blick zur Hand.
Anmeldung und weitere Informationen zum Webinar unter https://www.dmsfactory.com/eingangsrechnungsverarbeitung-webinar/. Wer verhindert ist, erhält nach Registrierung die Aufzeichnung des Webinars zugeschickt.
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