Die Ausgangssituation – Prozesse auf digitaler Ebene optimieren

Als wirtschaftspolitischer Spitzenverband übernimmt der BdB die Interessenvertretung von rund 220 privaten Kreditinstituten und Fintechs. Damit die komplexen Entscheidungsprozesse innerhalb unterschiedlichster Gremien auch auf Software-Ebene reibungslos funktionieren, waren die Ablösung der eingesetzten Notes-Lösung sowie die Aktualisierung des BdB-Gremien-Portals auf SharePoint-Basis notwendig geworden. Die integrierte Lösung ist Dreh- und Angelpunkt in der Gremienarbeit des Verbandes und vernetzt Know-how-Träger des BdB in Berlin, Brüssel und Frankfurt mit einer Vielzahl von Ansprechpartnern und Stakeholdern.

Die Anforderungen – customizingfähiges CRM aus der Cloud

Die Eckpunkte des umfangreichen Projekts waren im Vorfeld von Kundenseite klar formuliert: Gesucht war ein offenes CRM-System, das sich dank verschiedenster Integrationsmöglichkeiten unkompliziert in die bestehende Systemlandschaft einbinden lässt. Zudem sollte es die Möglichkeit bieten, auch BdB-spezifische Module nahtlos zu integrieren. Die dritte Grundanforderung stellte das Betriebsmodell dar. Um zusätzliche Hardware-Ressourcen zu vermeiden, war der Betrieb „in der Wolke“ essenziell bei der Auswahl der künftigen Lösung.

Da CURSOR-CRM in allen Punkten mit dem notwendigen Funktionsumfang überzeugte und ECOPLAN als Branchenspezialist das erforderliche Know-how mitbrachte, erhielten die Fuldaer schließlich den Zuschlag: „Mit ECOPLAN haben wir einen passenden Dienstleister mit entsprechender Branchenexpertise gefunden. CURSOR-CRM erfüllt softwareseitig alle geforderten Kriterien in Sachen Flexibilität und Funktionsumfang“, erklärt Sascha Kraatz, Leiter IT-Management beim BdB, und ergänzt: „Auch das Hosting in einem deutschen Rechenzentrum mit höchsten Datenschutzstandards war für uns wichtig.“

Die Umsetzung – System gibt Antrieb für schnellere Entscheidungsprozesse

Das neue CRM ersetzt veraltete Techniken und garantiert reibungslose Prozesse für eine effizientere Zusammen- bzw. Verbandsarbeit. Das alte BdB-Gremien-Portal wurde im Zuge eines umfangreichen Customizing-Prozesses durch ein neues Stück „ECOPLAN-Software“ mit direkter Anbindung an das CRM ersetzt.

In Sachen Flexibilität spielt die neue Lösung ihre Stärken voll aus: Ein sogenanntes “Schreibenmanagement“, ein individuelles BdB-Modul, wurde erfolgreich in das CRM implementiert. Dadurch lassen sich u. a. Dokumentensammlungen direkt im CRM erstellen und mit den relevanten Berechtigungen versehen. Außerdem werden die Sammlungen automatisch in das neue BdB-Portal übertragen und autorisierten Usern zur Verfügung gestellt – das spart Zeit, Kapazitäten und gibt Antrieb für schnellere Entscheidungsprozesse.

Auch der Betrieb in der Cloud wurde problemlos umgesetzt: Sowohl das Portal als auch das CRM werden in einem deutschen Rechenzentrum gehostet. Dadurch werden die Ressourcen und die Infrastruktur des BdB entscheidend entlastet. Dank Software und Hosting „Made in Germany“ entfällt auch die sogenannte Drittland-Problematik: Der unerlaubte Zugriff auf Portal- und CRM-Daten aus Nicht-EU-Ländern ist somit kein Thema.

Das Look and Feel des neuen Portals sowie die intuitive Benutzerführung auf Basis des Frameworks Laravel spielen für den Anspruch des BdB, modern, fortschrittlich und kundenorientiert aufzutreten, eine große Rolle. So konnte das neue Portal mehreren tausend Beschäftigten in den Mitgliedsbanken des BdB ohne großen Schulungsaufwand zur Verfügung gestellt werden.

Wolfgang Schäfer, Projektleiter beim Bundesverband deutscher Banken e.V., hebt besonders die sehr professionelle Zusammenarbeit mit ECOPLAN und die schnelle Umsetzung im Rahmen eines gemeinsamen agilen Projektvorgehens hervor: „ECOPLAN hat unsere Anforderungen und Ansprüche rundum verstanden und so konnten wir mehr als den ursprünglich geplanten Funktionsumfang während der Projektlaufzeit umsetzen und die Digitalisierung unserer Verbandsarbeit deutlich vorantreiben.“

Der Ausblick – zusätzliche Funktionen in Arbeit

Für die Zukunft sind weitere Ausbaustufen angesetzt: Sowohl in CURSOR-CRM als auch in das neue BdB-Portal sollen Geschäftsprozesse weiterer Fachbereiche integriert werden, wie z.B. die Entwicklung einer App für iOS-Systeme zur mobilen Zeiterfassung.