Die transportierten Waren sind äußerst sensibel – darunter Frischfleisch, Molkereiprodukte, Feinkost, Tiefkühlgerichte oder auch temperatursensible Spezialitäten wie Schokolade. Je nach Produkttyp kommen unterschiedliche Lademittel zum Einsatz, etwa E2-Kisten, Europaletten, Rollcontainer oder modular einsetzbare Kühlboxen. Diese Lademittel sind tagtäglich im Umlauf – auf Touren mit mehreren Stopps, über Cross-Docking-Punkte, Hubs und Außenlager hinweg. Dabei kommen sowohl eigene als auch fremde Transportpartner zum Einsatz.

Gerade in dieser komplexen Umgebung ist die Verwaltung der Lademittel eine organisatorische und wirtschaftliche Herausforderung. Denn jeder vergessene, vertauschte oder nicht korrekt dokumentierte Lademittelumschlag bedeutet Aufwand, Rückfragen, Ärger – und nicht selten auch bares Geld.

Herausforderungen im Lademittelprozess

Ein zentrales Problem liegt in der meist langsamen Datenübertragung: Die Erfassung von Lademittelbewegungen erfolgt an vielen Standorten noch auf Papier. Besonders an der Rampe, bei der Be- und Entladung, vergeht oft wertvolle Zeit, bis die Informationen im zentralen System verfügbar sind – sofern sie überhaupt vollständig ankommen. In dieser Zeit können Lademittel bereits wieder weitertransportiert worden sein, ohne dass ihr vorheriger Verbleib ordentlich dokumentiert wurde. Rückverfolgung wird damit nahezu unmöglich.

Hinzu kommt, dass Lademittel manuell erfasst werden, ohne eindeutige Seriennummern oder Codes. Die Mitarbeiter erfassen also zum Beispiel händisch über Excel-Tabellen oder auf Papier, dass fünf E2-Kisten abgegeben oder zehn Rollcontainer übernommen wurden. Dabei passieren zwangsläufig Fehler: Vertipper, falsche Mengenangaben oder schlicht Missverständnisse zwischen Fahrern und Lagerpersonal führen zu Diskrepanzen, die sich später nur mit erheblichem Aufwand klären lassen – wenn überhaupt.

Ein weiterer Punkt betrifft die Verwaltung über sogenannte Tauschkonten. Beim Lademitteltausch werden gebrauchte Paletten oder Behälter zwischen Unternehmen ausgetauscht, um den Transport effizienter zu gestalten. Der Empfänger gibt leere Lademittel bei der nächsten Lieferung zurück, wobei der Wert meist durch den Tausch selbst ausgeglichen wird. Der Prozess wird häufig durch Dokumente wie Lieferscheine oder Tauschquittungen festgehalten. Ohne eine präzise, zeitnahe Erfassung und klare Historie kommt es schnell zu Unklarheiten oder sogar Streitigkeiten über offene Salden.

Erschwerend kommt hinzu, dass das Unternehmen mehrere Verteilerhubs und Außenlager betreibt, die bislang nicht direkt ans zentrale Lademittelsystem angebunden sind. Dadurch entstehen parallele Datenbestände, es gibt doppelte oder gar keine Erfassungen – und keine Echtzeitübersicht, wo sich welche Lademittel gerade befinden. Besonders bei saisonalen Engpässen führt das zu Fehlplanungen, unnötigen Bestellungen oder sogar Lieferverzögerungen.

Insgesamt fehlt eine transparente, durchgängige Nachverfolgung der Lademittelbewegungen – und damit auch die Grundlage für eine saubere Abrechnung mit Kunden, Speditionen und internen Lagerstandorten.

COSYS Lademittelverwaltung als Lösung

Genau hier setzt die COSYS Lademittelverwaltung an. Die Lösung wurde speziell für Branchen wie die Lebensmittellogistik entwickelt, in denen große Mengen an Lademitteln mit hoher Frequenz und über verschiedene Akteure hinweg bewegt werden.

Mit der mobilen COSYS App können Mitarbeiter Lademittel direkt vor Ort erfassen – zum Beispiel beim Verladen an der Rampe, bei der Übergabe an einen Spediteur oder bei der Rücknahme leerer Behälter in einer Filiale. Die Erfassung erfolgt per Scan (Barcode, der Typauswahl), sodass keine manuelle Eingabe nötig ist. Dadurch werden Fehler deutlich reduziert. Auch ohne Seriennummer kann die Lösung zuverlässig mit Typen und Mengenbuchungen arbeiten – inklusive Zuordnung zum Absender, Empfänger und Standort.

Die erfassten Bewegungen werden in Echtzeit über Mobilfunk oder WLAN an das zentrale COSYS Backend übertragen. Dort stehen die Daten für Verwaltung, Buchhaltung und Disposition sofort zur Verfügung – inklusive digitaler Quittungen mit Unterschrift oder Foto. So kann jeder Lademitteltausch nachvollzogen werden – unabhängig vom Ort und vom Transportpartner.

Ein besonderes Highlight ist die integrierte Tauschkontenverwaltung. Für jeden Kunden, Spediteur oder Standort wird automatisch ein Konto geführt, auf dem Zu- und Abgänge verbucht werden. Über Saldenlisten und Bewegungsprotokolle lassen sich Unstimmigkeiten schnell aufdecken – mit konkreten Belegen für jede Bewegung.

Die COSYS Lösung ist mehrlagerfähig und eignet sich daher ideal für Unternehmen mit mehreren Standorten, Cross-Docking-Punkten und Außenlagern. Durch Benutzerrollen, Standortfilter und Dashboards erhält die Verwaltung jederzeit einen aktuellen Überblick über Bestände, Bewegungen und Differenzen – aufgeschlüsselt nach Lagerort, Partner und Lademitteltyp.

Daten sichtbar machen: Lademittel-Controlling mit COSYS Business Intelligence

Neben der mobilen Erfassung und der operativen Verwaltung von Lademitteln bietet COSYS eine leistungsstarke Business Intelligence (BI)-Komponente, mit der Unternehmen ihre Lademittelbewegungen und Bestände auswerten, analysieren und visualisieren können. Gerade in der komplexen Welt der temperaturgeführten Logistik ist diese Transparenz essenziell, um rechtzeitig fundierte Entscheidungen treffen zu können – sei es zur Optimierung von Umlaufzeiten, Reduzierung von Verlusten oder zur Steuerung von Rückläufen.

Mit COSYS BI lassen sich aus den erfassten Bewegungsdaten aussagekräftige Diagramme und Reports erstellen – direkt in der Weboberfläche, übersichtlich aufbereitet und filterbar nach individuell definierbaren Kriterien. Diese Auswertungen lassen sich entweder im COSYS Web Desk abrufen oder automatisiert an relevante Abteilungen übermitteln.

Beispielhafte Fragestellungen, die mit COSYS BI beantwortet werden können:

• Wo im Unternehmen entstehen überdurchschnittlich viele Lademittelverluste?
• Welche Transportpartner haben die höchste Rückführungsquote – und welche die schlechteste?
• Wie viele Rollcontainer werden durchschnittlich pro Woche zwischen Wien und Graz bewegt – und wie viele davon fehlen regelmäßig im Rücklauf?
• Welche Lademitteltypen verursachen die höchsten Kosten durch Ersatz oder Nachbeschaffung?
• Wo müssen wir Kapazitäten aufstocken, weil der Bedarf regelmäßig das Angebot übersteigt?

Durch die grafische Darstellung dieser Kennzahlen – in Form von Balken-, Linien- oder Kreisdiagrammen – erhalten Entscheidungsträger schnell ein klares Bild über Schwachstellen, Entwicklungstrends und Verbesserungspotenziale. So werden nicht nur operative Abläufe transparenter, sondern auch strategische Entscheidungen datenbasiert gestützt – etwa bei der Auswahl von Transportpartnern, der Lagerplanung oder der Verhandlung von Tauschkonditionen mit Kunden.

Fazit: Lademittelverwaltung in der temperaturgeführten Lebensmittellogistik

In der temperaturgeführten Logistik entscheiden effiziente Lademittelprozesse über Kosten, Transparenz und Liefersicherheit. COSYS ermöglicht die mobile Erfassung, automatische Tauschkontenführung und standortübergreifende Nachverfolgung – fehlerfrei, in Echtzeit und ohne Medienbrüche. Mit COSYS Business Intelligence werden Lademittelbewegungen analysierbar: Verluste, Umlaufzeiten und Rückläufe lassen sich klar erkennen und gezielt optimieren.