Use Case: Die TechPart GmbH kämpft mit verteilten Systemen und Intransparenz

Die fiktive TechPart GmbH, ein mittelständischer Maschinenbauzulieferer mit rund 250 Mitarbeitern, betreibt ein Logistikzentrum sowie zwei Fertigungsstandorte im süddeutschen Raum. Tag für Tag wird hier Material angeliefert, eingelagert, für die Produktion kommissioniert und anschließend an Kunden oder in andere Werke versendet. Trotz moderner Maschinen in der Fertigung läuft die Intralogistik weitgehend analog – mit Papierformularen, Excel-Tabellen und unterschiedlichen Softwarelösungen, die nicht miteinander kommunizieren.

Im Lager kommt es regelmäßig zu Engpässen und Missverständnissen. Wareneingänge werden zunächst handschriftlich dokumentiert, bevor die Daten Stunden später ins ERP-System übertragen werden. Die Kommissionierung erfolgt anhand von gedruckten Listen, was zu Fehlern und Verzögerungen führt. Besonders kritisch ist die Bestandsführung: Artikel liegen auf falschen Lagerplätzen oder sind falsch gebucht, was die Arbeit zusätzlich erschwert und Verfügbarkeiten unzuverlässig macht.

Ein weiterer Schwachpunkt liegt im Lademittelmanagement. Die TechPart GmbH setzt sowohl auf Europaletten als auch auf Gitterboxen und Kleinladungsträger, die täglich im Umlauf zwischen Kunden, Speditionen und internen Standorten sind. Doch wer gerade welche Lademittel besitzt, lässt sich nicht eindeutig nachvollziehen. Rückstände bleiben unbemerkt, Buchungen fehlen, und nicht selten verschwinden Gitterboxen spurlos. Die Konsequenz: regelmäßige Nachbestellungen, obwohl noch ausreichend Lademittel im Umlauf sind – nur eben unauffindbar.

Auch die jährliche Inventur stellt das Unternehmen jedes Mal vor große Herausforderungen. Die Mitarbeiter müssen über mehrere Tage hinweg mit Stift und Papier die Bestände zählen. Die Listen werden anschließend manuell erfasst und mit den Soll-Daten aus dem ERP-System abgeglichen. Dieser Prozess ist nicht nur zeitintensiv, sondern auch fehleranfällig. Immer wieder kommt es zu Differenzen, deren Ursachen sich im Nachgang kaum nachvollziehen lassen.

Einen weiteren ineffizienten Prozess stellt der innerbetriebliche Transport dar. Wird beispielsweise in Werk A ein bestimmtes Bauteil gefertigt, das in Werk B für die Endmontage benötigt wird, erfolgt die Bedarfsmeldung oft informell per E-Mail oder Telefon. Der Disponent muss daraufhin händisch prüfen, ob Transportkapazitäten verfügbar sind, und erstellt eine Transportliste auf Papier. Der Fahrer erhält die Liste zu Beginn seiner Schicht – Rückmeldungen über durchgeführte Transporte erfolgen erst am Tagesende oder gar nicht. Eine zentrale Übersicht über den aktuellen Transportstatus existiert nicht, wodurch Planungen erschwert werden und Verzögerungen nicht rechtzeitig erkannt werden können.

Die Lösung: COSYS All-in-One Intralogistik

Durch die Einführung der All-in-One Intralogistik-Software von COSYS verändert sich die Arbeitsweise der TechPart GmbH grundlegend. Im Lager können Wareneingänge nun direkt über mobile Geräte erfasst werden. Artikel und Lagerplätze sind eindeutig zugeordnet, Kommissionieraufträge werden digital übermittelt und die Bearbeitung erfolgt wegeoptimiert. Bestände lassen sich in Echtzeit abrufen, Nachbestellungen können automatisiert erfolgen, sobald ein definierter Meldebestand unterschritten wird.

Das Lademittelmanagement wird durch digitale Buchungsvorgänge wesentlich transparenter. Jedes Lademittel wird bei Umläufen erfasst – Übergaben an Kunden oder Speditionen werden mit digitaler Signatur bestätigt. Offene Lademittelbuchungen, Rückstände und Umläufe lassen sich tagesaktuell auswerten.  Ein besonderes Feature ist die doppelte Kontoführung für Lademittel, bei der sowohl der Kunde als auch die beauftragte Spedition gleichzeitig verbucht werden. Dadurch lässt sich genau nachvollziehen, bei welchem Kunden die Lademittel verblieben sind – und zusätzlich, welche Spedition für den Transport verantwortlich war. Diese doppelte Buchung schafft zusätzliche Transparenz und minimiert Unklarheiten bei der Rückverfolgung. Im Streitfall oder bei Verlusten kann TechPart nun genau belegen, wann und an wen welche Lademittel übergeben wurden – ein entscheidender Vorteil gegenüber herkömmlichen, einseitig geführten Buchungssystemen.

Auch die Inventur verläuft nun deutlich effizienter. Statt Papierlisten nutzt das Team mobile Erfassungsgeräte. Die Inventur erfolgt gezielt in zugewiesenen Lagerzonen, Dopplungen oder Auslassungen werden vermieden. Die erfassten Daten stehen unmittelbar für den Soll-Ist-Abgleich zur Verfügung und können ins ERP übernommen werden. Die gesamte Dauer der Inventur reduziert sich um mehrere Tage und die Fehlerquote sinkt erheblich.

Der innerbetriebliche Transport wurde mit COSYS vollständig digitalisiert. Bedarfe werden automatisch erkannt, sobald bestimmte Mindestbestände unterschritten werden. Disponenten erstellen digitale Transportaufträge, die direkt ins System übertragen werden. Die Tourenplanung berücksichtigt verfügbare Fahrzeuge, Dringlichkeit und Zielorte. Fahrer erhalten die Aufträge auf ihrem mobilen Endgerät und bestätigen abgeschlossene Transporte per Unterschrift und/oder Fotodokumentation. Rückmeldungen sind somit in Echtzeit verfügbar – die gesamte Lieferkette wird transparenter und planbarer.

Transparenz in Zahlen: Business Intelligence schafft neue Entscheidungsgrundlagen

Mit der Umstellung auf die All-in-One Intralogistik-Software erschließt sich der TechPart GmbH nicht nur eine neue operative Effizienz, sondern auch eine strategische Perspektive: Denn alle erfassten Prozessdaten – von der Wareneingangsbuchung über den Transportauftrag bis hin zur Lademittelbewegung – stehen zentral für Auswertungen und Analysen in der integrierten COSYS Business Intelligence zur Verfügung.

Diese BI-Komponente ermöglicht es der TechPart GmbH, erstmals tiefere Einblicke in ihre logistischen Prozesse zu erhalten. Wo früher nur fragmentierte Berichte oder manuelle Excel-Auswertungen vorlagen, lassen sich heute fundierte Kennzahlen auf Knopfdruck abrufen – übersichtlich visualisiert in Dashboards oder als automatisierte Berichte.

Mögliche Analyse-Kriterien und Fragestellungen, die die TechPart GmbH mit COSYS Business Intelligence beantworten kann, sind unter anderem:

• Durchlaufzeiten im Lager: Wie lange dauert es durchschnittlich vom Wareneingang bis zur Einlagerung? Wo entstehen Engpässe im Kommissionierprozess?
• Bestandsgenauigkeit: Welche Lagerplätze oder Artikelgruppen weisen überdurchschnittliche Abweichungen zwischen Soll- und Ist-Bestand auf? Gibt es saisonale Muster bei Inventurdifferenzen?
• Lademittelrotation und -verluste: Welche Kunden oder Speditionen verursachen regelmäßig offene Lademittelbuchungen? Wie viele Lademittel befinden sich im Umlauf, im Verzug oder dauerhaft verschwunden?
• Transporte und Touren: Wie effizient ist die Tourenplanung? Wie viele Transporte werden verspätet rückgemeldet oder benötigen mehrere Anläufe? Welche Standorte oder Touren verursachen regelmäßig Verzögerungen?
• Forecasting für Lager- und Lademittelverwaltung: Auf Basis historischer Bewegungsdaten lassen sich Bedarfe für Artikel und Lademittel vorausschauend planen. Saisonale Schwankungen oder wiederkehrende Engpässe werden frühzeitig erkannt – automatische Prognosen unterstützen bei Nachschubplanung und Kapazitätssteuerung.

Diese Daten liefern dem Management der TechPart GmbH wertvolle Entscheidungsgrundlagen – nicht nur für die tägliche Steuerung, sondern auch für strategische Investitionen, Prozessoptimierungen oder die Verhandlung mit externen Dienstleistern.

Mit COSYS Business Intelligence erhält die Intralogistik ein datengetriebenes Fundament, auf dem sich Wachstum, Effizienz und Qualität nachhaltig aufbauen lassen. So wird aus reiner Datenerfassung ein echter Wettbewerbsvorteil.

Fazit: Alles unter Kontrolle – mit nur einer Software

Mit der neuen All-in-One Intralogistik-Software von COSYS gelingt der TechPart GmbH der Schritt in eine digital integrierte Logistikzukunft. Prozesse, die vorher manuell, unkoordiniert oder doppelt liefen, sind nun miteinander vernetzt, mobil steuerbar und vollständig nachvollziehbar. Lagerverwaltung, Lademitteltracking, Inventur und Transporte sind keine getrennten Welten mehr – sondern bilden gemeinsam eine digitale Einheit, die Effizienz und Transparenz auf ein neues Niveau hebt.

Sie möchten mehr über die neue COSYS All-in-One Lösung erfahren oder einen persönlichen Beratungstermin vereinbaren? Dann sprechen Sie uns an – wir zeigen Ihnen gerne, wie auch Ihr Unternehmen von der Vollintegration profitieren kann.