Warum muss ich als Apotheker Inventuren durchführen?

Als Apotheker sind Sie gesetzlich verpflichtet, regelmäßig Inventuren durchzuführen – und das nicht ohne Grund. Die Bestandsaufnahme dient der ordnungsgemäßen Buchführung und stellt sicher, dass der tatsächliche Lagerbestand mit den buchhalterischen Angaben übereinstimmt. Gerade in Apotheken ist dies von besonderer Bedeutung, da es sich häufig um hochwertige und sensible Arzneimittel handelt, deren Verfügbarkeit und Haltbarkeit streng kontrolliert werden müssen. Eine Inventur ermöglicht nicht nur die Erfüllung steuerlicher Pflichten, sondern hilft auch, Verluste durch Verfall, Diebstahl oder Fehlbestände frühzeitig zu erkennen und zu vermeiden. Darüber hinaus trägt eine regelmäßige und sorgfältig durchgeführte Inventur zur Qualitätssicherung bei und unterstützt eine effiziente Lagerhaltung, was letztlich auch der Kundenzufriedenheit zugutekommt. Kurz gesagt: Die Inventur ist ein unverzichtbares Instrument zur Sicherstellung von Wirtschaftlichkeit, Sicherheit und Compliance in Ihrer Apotheke.

Was kann bei der Apothekeninventur alles schief gehen?                  

Bei der Apothekeninventur können zahlreiche Fehlerquellen auftreten, die nicht nur den Inventurwert verfälschen, sondern auch rechtliche und wirtschaftliche Folgen haben können. Ein zentrales Risiko besteht in Zählfehlern, etwa durch Ablenkung, unklare Lagerkennzeichnung oder schlecht lesbare Verpackungen. Auch das Übersehen von Beständen in Schubladen, Rücklagen oder Rezepturbehältern kann zu Fehlmengen führen. Besonders heikel ist der Umgang mit Betäubungsmitteln (BtM): Eine fehlerhafte oder fehlende Dokumentation kann hier nicht nur zu einem Inventurfehler, sondern auch zu anzeigepflichtigen Verstößen gegen die Betäubungsmittelverschreibungsordnung führen.

Ein weiteres Problem ergibt sich bei abgelaufenen oder bald ablaufenden Arzneimitteln. Wenn diese nicht erkannt oder korrekt ausgebucht werden, entsteht ein Scheinbestand, der wirtschaftlich nicht verwertbar ist. Ebenso kritisch ist die Verwechslung von Chargen oder Präparaten – zum Beispiel bei generischen Medikamenten mit ähnlicher Verpackung. Bei kühlpflichtigen Medikamenten besteht zusätzlich das Risiko, dass durch zu lange offene Lagerzeiten während der Zählung die Kühlkette unterbrochen wird, was zu Wertverlust und Vernichtung führen kann.

Technisch bedingte Fehler, wie veraltete oder fehlerhafte Daten im Warenwirtschaftssystem, mangelhafte Scanner, nicht synchronisierte Geräte oder falsch konfigurierte Inventur Software, können zu massiven Diskrepanzen führen. Auch das mangelhafte Einweisen von Hilfspersonal oder Teilzeitkräften, die nicht mit den Besonderheiten der Apothekenlogistik vertraut sind, erhöht das Fehlerrisiko erheblich.

Ein mobiles Produkt für effiziente Bestandsaufnahmen – Die Apothekeninventur App von COSYS

Die Apothekeninventur App von COSYS ist ein leistungsstarkes Tool zur präzisen und effizienten Erfassung Ihrer Bestände. Sie lässt sich flexibel sowohl auf modernen Inventurscannern als auch auf gängigen Smartphones und Tablets mit Android oder iOS einsetzen. Die intuitiv gestaltete Benutzeroberfläche ermöglicht es, unterschiedlichstes Personal – unabhängig vom technischen Hintergrund – sicher in den Inventurprozess einzubinden. Dank der integrierten Barcode Scan Funktion ist eine schnelle, zuverlässige und nahezu fehlerfreie Erfassung der Artikel gewährleistet.

Besonders in der Apothekenpraxis überzeugt die App durch ihre Fähigkeit, neben PZN auch securPharm-Codes, klassische Barcodes sowie QR-Codes zu verarbeiten. Für Artikel mit besonderen Anforderungen, wie Chargen- oder Seriennummernpflicht, bietet die App spezielle Eingabemasken zur gesonderten Erfassung. Das System erlaubt darüber hinaus auch einen Offline-Modus, sodass selbst bei instabiler oder fehlender Netzwerkverbindung alle Daten lokal gespeichert und später synchronisiert werden können.

Benötigte, aktuelle Artikelstammdaten können aus Ihrem verwendeten Warenwirtschaftssystem in die Apothekeninventur App importiert werden. Umgekehrt können Sie bei Abschluss der Bestandsaufnahme Inventurdaten in ein Backend System zur Verwaltung und Analyse exportiert wird.

Fazit

Die regelmäßige und präzise Durchführung von Inventuren ist für Apotheken unerlässlich, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden und eine ordnungsgemäße Buchführung sicherzustellen. Fehlerquellen bei der Bestandsaufnahme, wie Zählfehler oder unzureichende Dokumentation, können schwerwiegende wirtschaftliche und rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Eine fehlerfreie Inventur ist daher von großer Bedeutung für die Sicherstellung von Lagerbeständen und die Vermeidung von Verlusten.

Die Apothekeninventur App von COSYS bietet eine effiziente Lösung, um diese Herausforderungen zu meistern. Durch ihre benutzerfreundliche Oberfläche, die Integration moderner Scan-Technologien und die Möglichkeit zur Offline-Datenbearbeitung, erleichtert sie die Bestandsaufnahme erheblich. Zudem sorgt die nahtlose Integration mit Warenwirtschaftssystemen und die Möglichkeit, Inventurdaten für eine spätere Verwaltung und Analyse zu exportieren, für eine hohe Genauigkeit und Effizienz im Inventurprozess. Insgesamt trägt die App entscheidend dazu bei, Fehlerquellen zu minimieren und eine rechtssichere, wirtschaftliche und kundenorientierte Apothekenführung zu gewährleisten.