Insbesondere bei der Jahresabschlussprüfung durch Wirtschaftsprüfer steht die Qualität der Inventur im Fokus: Wie nachvollziehbar wurden Bestände erfasst? Liegen prüfbare, digitale Nachweise vor? Und sind die Daten revisionssicher archiviert? Unternehmen, die hier nicht überzeugen, riskieren nicht nur Beanstandungen im Prüfbericht, sondern auch steuerliche oder finanzielle Nachteile.

Eine moderne Inventur App, die wirtschaftsprüfer-konform arbeitet, bietet die optimale Lösung: Sie gewährleistet nicht nur eine fehlerfreie und lückenlose Bestandsaufnahme, sondern erfüllt auch alle Anforderungen an Dokumentation, Nachvollziehbarkeit und rechtssichere Archivierung – digital, effizient und zukunftssicher.

Anforderungen von Wirtschaftsprüfern an Inventuren

Wirtschaftsprüfer bewerten im Rahmen der Jahresabschlussprüfung nicht nur die Zahlen im Bericht, sondern auch die Prozesse, die zu diesen Zahlen geführt haben – darunter insbesondere die Inventur. Eine ordnungsgemäße Inventur ist ein zentraler Bestandteil der Bilanz, da sie maßgeblich den Wert der Vorräte und damit das Vermögen eines Unternehmens beeinflusst.

Die wichtigsten Anforderungen an eine prüfungssichere Inventur umfassen:

• Gesetzeskonformität nach HGB und GoBD
  Die Inventur muss den Vorschriften des Handelsgesetzbuchs (HGB) und den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“ (GoBD) entsprechen. Das bedeutet u. a., dass die Erfassung manipulationssicher, nachvollziehbar und vollständig erfolgen muss.
• Dokumentation und Nachvollziehbarkeit
  Jeder Schritt der Inventur – von der Zählung über die Erfassung bis zur Archivierung – muss dokumentiert und im Nachhinein überprüfbar sein. Dies schließt u. a. ein: wer hat wann was gezählt, wurden Nachzählungen durchgeführt, und wie wurden Differenzen behandelt?
• Zeitnahe und revisionssichere Archivierung
  Die Daten müssen unveränderbar gespeichert, eindeutig zugeordnet und langfristig aufbewahrt werden – typischerweise über einen Zeitraum von 10 Jahren.
• Plausibilitätsprüfung und Systemabgleich
  Abweichungen zwischen physischem Bestand und Buchbestand müssen erkannt, erklärt und gegebenenfalls berichtigt werden. Auch hierzu erwarten Prüfer belastbare Nachweise.

Herausforderungen klassischer Inventurverfahren

Viele Unternehmen setzen bei der Inventur noch auf analoge Methoden – Papierlisten, handschriftliche Zählungen und manuelle Übertragungen ins System. Diese Vorgehensweise ist jedoch nicht nur zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig und aus Sicht der Wirtschaftsprüfung problematisch.

Die typischen Schwächen herkömmlicher Inventurprozesse:

• Hohe Fehlerquote durch manuelle Erfassung
  Zahlendreher, unleserliche Handschriften oder vergessene Einträge führen schnell zu unvollständigen oder fehlerhaften Bestandsdaten. Solche Mängel lassen sich im Nachhinein oft schwer nachvollziehen und gefährden die Verlässlichkeit der Inventur.
• Keine eindeutige Rückverfolgbarkeit
  Wer hat wann was gezählt? Bei analogen Prozessen fehlt es meist an einer lückenlosen Protokollierung. Im Falle einer Prüfung können wichtige Details nicht mehr rekonstruiert werden – ein Risiko für die Anerkennung durch Wirtschaftsprüfer.
• Medienbrüche und Datenverluste
  Die Übertragung von Papierlisten in Excel oder ERP-Systeme ist nicht nur ineffizient, sondern öffnet Tür und Tor für Übertragungsfehler. Darüber hinaus ist nicht sichergestellt, dass die Originaldaten revisionssicher abgelegt werden.
• Erhöhter Zeit- und Ressourcenaufwand
  Die Planung, Durchführung und Nachbereitung einer manuellen Inventur bindet viel Personal und verlängert den gesamten Prozess – besonders kritisch in zeitlich eng getakteten Geschäftsjahren.

Diese Herausforderungen machen deutlich: Wer eine wirtschaftsprüfer-konforme Inventur sicherstellen will, kommt an digitalen Lösungen nicht vorbei.

Digitale Lösung: Die wirtschaftsprüfer-konforme Inventur App von COSYS

Um den gestiegenen Anforderungen an Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Rechtssicherheit gerecht zu werden, setzen immer mehr Unternehmen auf digitale Inventurlösungen. Eine moderne Inventur App wie die von COSYS bietet nicht nur Effizienzvorteile, sondern erfüllt auch alle Kriterien, die Wirtschaftsprüfer an eine ordnungsgemäße Inventur stellen.

Die COSYS Inventur App unterstützt Unternehmen dabei, den gesamten Inventurprozess strukturiert, sicher und prüfungstauglich durchzuführen:

• Barcodebasierte, fehlerfreie Datenerfassung
  Statt Papierlisten wird jeder Artikel direkt per Scanner oder Smartphone erfasst – inklusive Mengenangabe, Chargen, Seriennummern oder Verfallsdaten. Das reduziert Zählfehler und sorgt für eine vollständige Erfassung aller Bestände.
• Lückenlose Dokumentation und Nachverfolgbarkeit
  Die App protokolliert automatisch, wann welcher Nutzer welchen Bestand erfasst hat. Nachzählungen, Korrekturen oder Auffälligkeiten werden digital dokumentiert – ein klarer Vorteil bei Betriebsprüfungen oder internen Rückfragen.
• Revisionssichere Archivierung in der Cloud
  Alle Inventurdaten werden sicher in der COSYS Cloud gespeichert und können nicht nachträglich verändert werden. Die revisionssichere Ablage erfüllt die Anforderungen der GoBD und sorgt für langfristige Nachvollziehbarkeit – auch Jahre nach der Inventur.
• Nahtlose Integration in bestehende Systeme
  Die COSYS App lässt sich problemlos an ERP- und Warenwirtschaftssysteme anbinden. So können Bestandsdaten direkt übernommen, ausgewertet und für Buchhaltung oder Steuerberater aufbereitet werden – ohne Medienbruch.
• Benutzerfreundlichkeit und Schulungsarmut
  Durch die intuitive Bedienung der App ist kein aufwendiges Training erforderlich. Auch Aushilfskräfte oder Fachfremde können nach kurzer Einführung sicher mit der App arbeiten, was insbesondere bei großangelegten Inventuren von Vorteil ist.
• Branchenübergreifende Einsatzmöglichkeiten
  Ob im Einzelhandel, in Apotheken, im Großhandel oder in der Industrie – COSYS bietet branchenspezifische Anpassungen wie PZN-Erkennung, BtM-Dokumentation oder Seriennummernverwaltung, um die jeweiligen Anforderungen wirtschaftsprüfer-konform zu erfüllen.

Fazit

Eine ordnungsgemäße Inventur ist mehr als eine gesetzliche Pflicht – sie ist ein zentrales Vertrauensinstrument für Wirtschaftsprüfer, Steuerbehörden und interne Kontrollinstanzen. Wer auf veraltete, fehleranfällige Methoden setzt, riskiert nicht nur wirtschaftliche Nachteile, sondern auch Beanstandungen bei Prüfungen.

Mit der COSYS Inventur App lassen sich alle Anforderungen an eine wirtschaftsprüfer-konforme Inventur zuverlässig erfüllen: von der digitalen Erfassung über die revisionssichere Archivierung bis hin zur lückenlosen Dokumentation. Unternehmen, die auf COSYS setzen, schaffen Transparenz, Effizienz und maximale Rechtssicherheit – heute und in Zukunft.