Wer heute Mode verkauft, tut das selten nur an einem Ort. Filialnetze wachsen, Pop-up-Stores entstehen, und Online-Shops ergänzen die stationären Flächen – oft quer über Ländergrenzen hinweg. So vielfältig die Vertriebswege sind, so einheitlich müssen am Ende die Zahlen stimmen: Die jährliche Inventur bleibt das Fundament jedes korrekten Jahresabschlusses. Gerade Fashion Retailer stehen dabei unter besonderem Druck. Saisonwechsel, permanente Sortimentsrotation und hohe Artikelvielfalt verlangen eine Inventurlösung, die schnell, sicher und fehlerfrei funktioniert. COSYS hat mit seiner mehrsprachigen Inventur Software genau diese Herausforderung im Blick und schlägt eine Brücke zwischen den unterschiedlichen gesetzlichen Vorgaben, den Anforderungen moderner Filiallogistik und dem pragmatischen Arbeitsalltag internationaler Teams.

Gesetze im Blick: Was wo gilt

In Deutschland ist die Stichtagsinventur durch § 240 HGB und § 140 AO klar geregelt: Zum Bilanzstichtag müssen sämtliche Vermögensgegenstände körperlich erfasst werden. Weicht man auf permanente oder verlegte Inventuren aus, verlangt der Gesetzgeber penible Dokumentation und lückenlose Nachweisführung. Während deutsche Händler diese Regularien seit Jahrzehnten verinnerlicht haben, geraten sie ins Grübeln, sobald weitere Filialen in Frankreich, Spanien oder Italien hinzukommen. Jede dieser Nationen besitzt eigene Handelsgesetze – sei es der Code de commerce, der Código de Comercio oder der Codice Civile –, die ebenfalls eine jährliche Bestandsaufnahme verlangen. Für ein Modeunternehmen bedeutet das: Die Inventurpflicht gilt überall, doch Details wie zulässige Valuta-Zeiträume, Aufbewahrungsfristen oder die Anerkennung digitaler Belege unterscheiden sich. Wer die Bestände später in einem konsolidierten Konzernabschluss zusammenführt, muss zudem jene Datentiefe liefern, die ein deutscher Prüfer erwartet. Genau hier entfaltet COSYS seine Stärke.

Mehrsprachige Software – eine App, viele Länder

Die COSYS Inventur App spricht derzeit über zwanzig Sprachen, darunter Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch und Italienisch. Eine Filialleiterin in Marseille sieht dieselbe Menüführung wie ihr Kollege in München – nur eben in ihrer Muttersprache. Alle Eingabemasken, Meldungen und Reportings passen sich per einfachem Dropdown an, ohne dass eine zweite Datenbank oder manuelle Übersetzungstabellen nötig wären. Gleichzeitig bleibt das Datenmodell unverändert: Artikel-IDs, Mengen, Lagerorte, Serien- oder Chargennummern fließen in Echtzeit in ein zentrales WebDesk und stehen dort sofort für Auswertungen bereit. Das macht die App nicht nur zum Sprachgenie, sondern auch zum Datenliebling der Finanz- und IT-Abteilung.

Praxisnah gedacht: Internationale Inventur im Echtbetrieb

Stellen wir uns eine typische Dezember-Woche vor. Die deutsche Zentrale plant die Stichtagsinventur für den 27. Dezember. Über das COSYS Backend legen die Verantwortlichen einen Inventurauftrag an, wählen die beteiligten Filialen aus und definieren Zeitfenster sowie Mitarbeiterrollen. Die Filiale in Berlin erhält deutschsprachige Geräte, die Boutique in Barcelona spanische, der Flagship-Store in Mailand italienische. Vor Ort scannen die Teams Artikel-Barcodes mit MDE-Geräten wie dem Zebra TC26 oder einfach mit dem Smartphone. Die App prüft Plausibilität, erzwingt Pflichtfelder bei Auffälligkeiten und erlaubt Foto-Dokumentation für beschädigte Ware. Sobald ein Zähllos abgeschlossen ist, synchronisiert das Gerät die Daten – auch offline erfasste Mengen werden dank Store-and-Forward ohne Verlustrisiko übertragen, sobald das WLAN wieder steht.

Zentrale Kontrolle bei lokaler Ausführung

Auf Seiten der Zentrale laufen die Bestände in einem Live-Dashboard zusammen. Abweichungen erkennen die Verantwortlichen sofort: zu viel gezählt, zu wenig gefunden, Ware im falschen Lagerort. Filial- und Länderfilter helfen, systematische Fehler – etwa eine falsche Preisetikettierung – binnen Minuten zu lokalisieren. Die Buchhaltung exportiert nach Abschluss einen GoBD-konformen Inventurbericht, wahlweise als CSV, PDF oder direkt ins ERP. So lassen sich deutsche Prüfer mit denselben Datensätzen überzeugen, die auch französische oder spanische Steuerbehörden akzeptieren.

Flexible Rechte, einfache Mietmodelle

Neben Sprache und Rechtssicherheit punktet COSYS mit zentraler Steuerung. Rollen- und Rechtekonzepte definieren, wer Inventuren anlegen, wer zählen und wer freigeben darf. Temporäre Aushilfen erhalten nur Zählrechte, erfahrene Führungskräfte dürfen Teilbereiche schließen; alles ohne zusätzliche IT-Eingriffe. Gleichzeitig bleibt das System flexibel: Viele Fashion Retailer setzen auf saisonale Mietgeräte, weil sich Anschaffungskosten für nur wenige Zähltage im Jahr nicht rechnen. COSYS bietet daher Hardware-Leasingpakete inklusive vorsortierter Lade- und Pistolengriffe – vorkonfiguriert, versiegelt und DHL-versandt an jede Filiale.

Zählgenauigkeit, Geschwindigkeit und Transparenz

Welche Vorteile ergeben sich daraus? Erstens verkürzt die Mobile-First-Erfassung die Zählzeit um bis zu 40 Prozent, weil Artikel in Sekunden gescannt statt handschriftlich notiert werden. Zweitens sinkt die Fehlerquote drastisch: Pflichtfelder, Mengenchecks und Echtzeitwarnungen verhindern Vertipper. Drittens reduziert sich das Schulungsaufkommen. Eine kurze In-App-Tour, dazu Menüs in der jeweiligen Landessprache, und selbst Aushilfen legen innerhalb von Minuten los. Viertens gewinnt das Controlling neue Einblicke: Filialen lassen sich im Benchmark nach Zählgenauigkeit, Dauer oder Abweichungswerten vergleichen – ein wichtiger Hebel für Prozessverbesserungen.

Fazit: Inventur, die Grenzen überwindet

Am Ende entscheidet Transparenz über den wirtschaftlichen Erfolg. Wer seine Bestände nicht kennt, bestellt doppelt, verliert Marge durch Schwund oder muss wegen fehlender Ware auf Umsatz verzichten. Mit der mehrsprachigen Inventur Software von COSYS schaffen Fashion Retailer einen Standard, der Länder- und Systemgrenzen überwindet. Von der Planung bis zum finalen HGB- oder IFRS-Bericht stehen verlässliche Daten zur Verfügung, und das ohne zeitraubende Excel-Konsolidierung.

Ob Sie dreizehn Boutiquen in Deutschland betreiben oder zusätzlich Flagship-Stores in Paris, Madrid und Mailand – COSYS liefert eine Inventurlösung, die genauso international ist wie Ihre Kundschaft. Vereinbaren Sie noch heute eine Live-Demo, testen Sie die App mit Ihrem Artikelstamm und erleben Sie, wie reibungslos eine Inventur 2025 sein kann.
Ihre Bestände verdienen Klarheit, Ihre Teams verdienen Werkzeuge, die ihre Sprache sprechen – und Ihr Unternehmen verdient eine Inventur, die alle Anforderungen erfüllt.