Die Poststelle ist die zentrale Drehscheibe für interne und externe Dokumente, Pakete und Retouren. Gerade im Filialumfeld zeigen sich besondere Herausforderungen: steigende Paketmengen, dezentrale Standorte, hoher Personalaufwand und unübersichtliche Prozesse. Das Risiko für Verzögerungen, Verluste oder mangelnde Transparenz ist entsprechend hoch.

COSYS Lösung für die Poststelle

COSYS bietet eine digitalisierte Poststelle als Prozesslösung an. Die Digitalisierung erfasst alle Schritte des Ablaufs, von der Sendungsannahme über die Verteilung bis hin zur Abholung. So können Sie Ihre gesamten Prozesse zentral steuern und überwachen. Die Lösung für die Poststelle lässt sich nahtlos in bestehende Systeme der Filialorganisation integriert werden. Der Fokus liegt dabei auf Automatisierung, Transparenz und Effizienzsteigerung.

Prozessablauf mit COSYS

Die COSYS Software begleitet den gesamten Prozess und lässt sich durch den modularen Aufbau flexibel an Ihre Abläufe anpassen. Der Prozess startet beim Eingang mit dem Scannen der Sendungen bei der Ankunft. Mit COSYS sind Sie geräte- und herstellerunabhängig: Das Scannen kann mit Smartphones, MDE-Geräten oder Tablets erfolgen. Anschließend werden die Sendungen automatisch den Empfängern zugewiesen. So erfolgt die Verteilung an die Mitarbeiter, Abteilungen oder Filialen schnell und einfach.

Für Lagerung und Abholung stellen Smart Locker eine verlässliche und zugleich flexible Option dar. Die Empfänger werden automatisch per E-Mail benachrichtigt, sobald ihre Sendung einen definierten Status erreicht. Dank vollständiger Dokumentation sind Tracking und Reporting jederzeit sichergestellt. Auswertungen und Analysen erfolgen über Business Intelligence. Retouren oder Weiterleitungen lassen sich unkompliziert über die Software managen.

Technologien im Einsatz

Mit Smart Lockern können Sendungen sicher und flexibel übergeben werden, auch wenn die Poststelle geschlossen ist. Dadurch reduziert sich der Personalaufwand bei der Paketübergabe, während die Servicequalität für Mitarbeiter und Filialleiter steigt.

Business Intelligence (BI) liefert transparente Auswertungen über Paketaufkommen, Laufzeiten und Engpässe im Unternehmen. Auf dieser Datenbasis kann die Poststelle kontinuierlich optimiert werden. Filialisten erkennen Trends frühzeitig und verbessern ihre Logistik gezielt.

Autonome Mobile Roboter (AMR) automatisieren den Transport von Sendungen innerhalb großer Filialstandorte oder Zentrallager. Das Personal wird von zeitaufwendigen Laufwegen entlastet, wodurch die Verteilung deutlich schneller erfolgt. Eine nahtlose Integration in den COSYS Prozessablauf ist gewährleistet.

Nutzen für Filialisten

Filialisten ziehen vielfältigen Nutzen aus der digitalen Poststelle von COSYS. Durch die einheitlichen und transparenten Abläufe lassen sich Sendungen zuverlässig nachverfolgen – egal ob es sich um interne Dokumente, Pakete oder Retouren handelt. Das Risiko von Verlusten oder Falschverteilungen sinkt deutlich, was sowohl die Kosten reduziert als auch das Vertrauen innerhalb der Organisation stärkt.

Ein weiterer Vorteil ist die spürbare Entlastung der Mitarbeiter. Prozesse, die bisher viel Zeit in Anspruch genommen haben, wie die manuelle Verteilung oder die persönliche Übergabe von Sendungen, werden durch Technologien wie Smart Locker und AMR automatisiert. So bleibt mehr Kapazität für kundenorientierte Aufgaben in den Filialen.

Dank BI erhalten Filialisten zudem wertvolle Einblicke in ihr Post- und Sendungsaufkommen. Laufzeiten, Engpässe oder wiederkehrende Muster können einfach analysiert werden. Auf dieser Grundlage lassen sich Prozesse optimieren und Ressourcen gezielt einsetzten.

Insgesamt steigert die COSYS Lösung nicht nur die Effizienz der Poststelle, sondern trägt auch zu einer höheren Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit bei. Die Lösung ist skalierbar und wächst flexibel mit den Anforderungen und dem Sendungsvolumen der Filialorganisation mit.

Abschließend lässt sich sagen, dass Filialisten mit der COSYS Poststellenlösung jederzeit die volle Kontrolle über ihre Sendungen behalten. Zur Kontaktaufnahme bei Fragen oder für weitere Informationen erreichen Sie uns telefonisch unter +49(0)5062 900 0, per Mail an anfrage@cosys.de, über unser Kontaktformular oder den Live-Chat auf unserer Webseite.