Im Anschluss erfolgt die Einlagerung. Hier entscheidet nicht der Zufall, sondern das System: COSYS Business Intelligence analysiert in Echtzeit, welche Lagerplätze ideal geeignet sind basierend auf Laufwegen, der Größe freier Lagerflächen sowie der bereits eingelagerten Artikelstruktur. So wird sichergestellt, dass wertschöpfende Materialien optimal eingelagert werden, um spätere Kommissionierprozesse zu vereinfachen und Wegezeiten zu reduzieren.

Transparenter innerbetrieblicher Transport und flexible Disposition

Neben klassischen Lagerprozessen bildet die Lösung auch den innerbetrieblichen Transport ab vom Paket für die Verwaltung bis hin zu Proben, Werkzeugen oder Werkstücken, die zwischen Abteilungen oder Standorten bewegt werden müssen. Bereits beim Wareneingang wird interne Post wie Briefe oder private Sendungen digital erfasst und an den vorgesehenen Empfänger weitergeleitet. Darüber hinaus können Mitarbeitende auch aktiv Transportbedarfe anmelden. Die Disposition fasst diese Bedarfe systemseitig zusammen, plant sie in intelligente Touren ein und sorgt für eine möglichst effiziente Abwicklung. Während des Transports werden sowohl Waren als auch Lademittel gescannt, nachverfolgt und bei Auslieferung digital quittiert. Auch eine Zuordnung von Transportkosten auf Kostenstellen ist möglich. Die automatische Tarifberechnung berücksichtigt dabei Faktoren wie Größe und Gewicht der Ware, das Transportmedium sowie die Entfernung zum Zielort – ideal zur internen Leistungsverrechnung oder Nachkalkulation.

Effiziente Bestandsführung mit Datenintelligenz

Parallel zur operativen Abwicklung behält COSYS auch den Lagerbestand ganzheitlich im Blick. Die Software zeigt in Echtzeit, wie viele Artikel wo lagern, welche Materialien bewegt werden und welche Lagerplätze ungenutzt bleiben. Über integrierte BI-Analysen lassen sich Bestandsbewegungen auswerten, optimale Bestellmengen ermitteln und nicht genutzte Lagerkapazitäten identifizieren. COSYS liefert darüber hinaus Prognosen darüber, wann welche Artikel voraussichtlich benötigt werden auf Wunsch auch für Lademittel.

Für die jährliche oder laufende Inventur bietet COSYS eine mobile, intuitive Lösung. Ob Stichtags- oder permanente Inventur – alle Artikel werden per Scan erfasst und mit der Sollmenge abgeglichen. Abweichungen werden sofort angezeigt, Zweitzählungen können gezielt angestoßen werden. Die Ergebnisse stehen direkt für die Buchhaltung, Wirtschaftsprüfung oder ERP-Übernahme zur Verfügung.

Kommissionierung, Verpackung und Sendungsvorbereitung

Auch der Bereich der Kommissionierung profitiert in hohem Maße von der Digitalisierung. Statt mit Papierlisten durch das Lager zu laufen, erhalten Mitarbeitende über mobile Geräte digitale Pickanweisungen, die nicht nur Artikelnummern und Mengen anzeigen, sondern auch eine laufwegoptimierte Reihenfolge vorgeben. So werden unnötige Wege vermieden und die Effizienz pro Kommissionierauftrag spürbar erhöht. Die Benutzeroberfläche ist intuitiv gestaltet, sodass auch neue Mitarbeitende schnell eingearbeitet sind und zuverlässig arbeiten können.

Während der Kommissionierung lassen sich Artikel mit einem einfachen Scan eindeutig erfassen. Sobald der Artikel entnommen wurde, erfolgt die digitale Buchung in Echtzeit. Auf Wunsch kann direkt während des Kommissionierprozesses ein Versandlabel mit Artikel- oder Auftragsinformationen erzeugt werden. Auch die Generierung und Vergabe von NVE-Nummern (Nummer der Versandeinheit) erfolgt automatisch durch das System. Die kommissionierten Artikel lassen sich anschließend transparent und eindeutig einem Versand- oder Lademittel zuordnen inklusive aller relevanten Informationen zur Sendung, wie Zieladresse, Lieferzeitpunkt oder Empfänger.

Dadurch entsteht ein durchgängig nachvollziehbarer Ablauf vom ersten Scan bis zur Verladung. Fehlerquellen wie doppelte Buchungen, vertauschte Artikel oder fehlende Etiketten werden eliminiert, da alle Schritte systemseitig geführt und dokumentiert werden. COSYS sorgt so nicht nur für schnellere Durchlaufzeiten in der Kommissionierung, sondern auch für eine deutlich höhere Prozesssicherheit und eine sauber dokumentierte Auslieferung.

Sichere Dokumentation durch integrierte Fotofunktion

Ein weiteres Highlight ist die integrierte Fotodokumentation. Schäden an Waren, unvollständige Sendungen oder besonders gesicherte Ladevorgänge können direkt vor Ort per Foto dokumentiert werden mit Zeitstempel, Standortdaten und Verknüpfung zur Sendung. Auch kontaktlose Zustellungen lassen sich so rechtssicher und transparent abbilden.

Zentrale Steuerung mit dem COSYS WebDesk

Mit der COSYS Intralogistik Plattform entsteht eine durchgängige, digital vernetzte Prozesskette, die alle relevanten Bereiche der innerbetrieblichen Logistik abbildet vom ersten Wareneingang über Lagerung, Kommissionierung und Transport bis hin zur finalen Zustellung. Das Herzstück dieser Lösung ist der COSYS WebDesk: eine zentrale, browserbasierte Plattform, in der alle Prozesse, Bewegungen und Daten übersichtlich zusammenlaufen und von der COSYS Business Intelligence mithilfe KI ausgewertet werden. Hier behalten Unternehmen jederzeit den Überblick, werten Abläufe in Echtzeit aus und greifen bei Bedarf direkt steuernd ein.

Doch der WebDesk kann mehr als nur visualisieren, er ist zugleich das operative Steuerzentrum. Über das integrierte Task Management werden Arbeitsaufträge automatisch generiert, priorisiert und den richtigen Mitarbeitenden oder Abteilungen zugewiesen. Wiederkehrende Aufgaben lassen sich automatisieren, Ad-hoc-Aufträge schnell einplanen für mehr Übersicht, Planbarkeit und eine gleichmäßige Auslastung der Teams.

Ein weiterer Pluspunkt: Das COSYS Mobile Device Management ist direkt im WebDesk integriert. Darüber lassen sich alle eingesetzten mobilen Geräte vom MDE über Smartphones bis hin zu Tablets zentral verwalten, konfigurieren und überwachen. Software-Updates, App-Zugriffe, Standortinformationen oder Gerätestatus können bequem über dieselbe Oberfläche eingesehen und gesteuert werden. Auch Fernwartungen bei Problemen sind über die COSYS eigenen Remote Control Funktion möglich, damit IT-Verantwortliche sich schnell auf problematische Geräte schalten können, um Support zu leisten. Das reduziert nicht nur den Administrationsaufwand, sondern sorgt auch für höchste Sicherheit und Verfügbarkeit der mobilen Infrastruktur ganz ohne Medienbrüche oder zusätzliche Tools.

Damit wird der COSYS WebDesk zur zentralen Steuerzentrale für Prozesse, Aufgaben und Hardware – alles in einem System, alles auf einer Plattform. Die modulare Architektur sorgt dafür, dass sich die Lösung jederzeit erweitern lässt und mit den Anforderungen des Unternehmens mitwächst. Für kleine und mittelständische Betriebe bedeutet das: mehr Transparenz, weniger Aufwand, bessere Planbarkeit und ein zukunftssicherer Materialfluss ohne Insellösungen oder Systembrüche.

Sichere IT-Architektur: DSGVO-konform, datensicher und Active-Directory-fähig

Die COSYS Lösung erfüllt höchste Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit. Alle Anwendungen sind vollständig DSGVO-konform und werden in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland betrieben. Der Zugriff auf Daten und Systeme ist streng geregelt, nachvollziehbar protokolliert und auf Wunsch rollenbasiert steuerbar. Für eine nahtlose Nutzerverwaltung lässt sich die COSYS Plattform zudem direkt an das bestehende Active Directory anbinden – so können Benutzerrechte, Gruppen und Zugriffe zentral über die IT verwaltet werden. Das sorgt nicht nur für maximale Sicherheit, sondern reduziert auch den administrativen Aufwand in der Benutzerverwaltung erheblich. Durch regelmäßige Sicherheitsupdates, verschlüsselte Datenübertragung und ein bewährtes Rechtekonzept ist COSYS die sichere und zukunftsfähige Lösung für Unternehmen mit hohen Anforderungen an Datenschutz und IT-Governance.