Inventur und Differenzauswertung: Wie Sie Abweichungen in wertvolle Prozessdaten für Ihr ERP-System verwandeln
Von der Pflichtübung zum Steuerungsinstrument
In vielen Handels- und Industrieunternehmen gilt die jährliche Inventur als notwendiges Übel. Doch die größten Kosten entstehen nicht durch den Aufwand selbst, sondern durch ungenaue Zählergebnisse. Fehlerhafte oder manuell erfasste Bestände führen zu falschen ERP-Daten, unpräzisen Prognosen und unnötiger Kapitalbindung.
Besonders kritisch wird es, wenn externe Dienstleister die Inventur übernehmen und das Unternehmen kaum Einblick in die Zählqualität hat. Fehlende Transparenz und unklare Verantwortlichkeiten untergraben das Vertrauen in die Datenbasis.
Digitale Inventur mit COSYS Inventurservice
Moderne Lösungen wie der COSYS Inventurservice digitalisieren den gesamten Prozess.
Die Kombination aus Software, Mietgeräten und Backend verwandelt die Inventur in einen durchgängig dokumentierten und auswertbaren Prozess.
Kernstück ist die Differenzauswertung im COSYS WebDesk (Backend), die Soll- und Ist-Daten automatisch abgleicht und sofortige Korrekturen ermöglicht.
Präzise Datenerfassung mit MDE-Hardware
Eine zuverlässige Auswertung beginnt mit verlässlicher Erfassung.
COSYS stellt dafür geprüfte MDE-Geräte zur Verfügung, wahlweise zur Miete oder zum Kauf. Bewährte Modelle wie das Zebra TC22/TC27 oder das Honeywell CT32 kombinieren ergonomisches Design mit leistungsstarken Scan-Engines und langer Akkulaufzeit.So werden große Bestandsmengen schnell, fehlerfrei und über den gesamten Inventurzeitraum hinweg zuverlässig erfasst. So entsteht eine konsistente Datenqualität als Basis für Analyse und ERP-Abgleich.
Vorteile der digitalen Differenzauswertung
- Sofortige Fehlererkennung und Nachzählung: Weicht der gezählte Ist-Bestand vom Soll-Bestand ab, wird dies im System sofort markiert. Der Inventurleiter kann direkt im WebDesk eine digitale Nachzählung für den betreffenden Zählplatz oder Artikel anstoßen, noch bevor das Inventurteam die Filiale oder das Lager verlässt.
- Transparente Ursachenanalyse: Die Software erfasst nicht nur die Differenz, sondern auch den Kontext (wer, wann, wo). Über die integrierte Prozessdatenanalyse (PDA) werden Muster sichtbar. So lässt sich analysieren, ob Schwund systematisch bei bestimmten Warengruppen, an spezifischen Standorten oder bei Prozessschritten wie dem Wareneingang entsteht.
- Verbesserte ERP-Datenqualität: Statt fehlerbehaftete Zahlen zu übernehmen, wird eine bereinigte und validierte Datenbasis an das ERP-System zurückgespielt. Dies gewährleistet eine hohe Bestandsgenauigkeit, welche die Grundlage für eine präzise Produktionsplanung, Disposition und automatisierte Bestellprozesse bildet.
- Revisionssichere Dokumentation: Jeder Zählschritt, jede Korrektur und jede Nachzählung wird lückenlos digital protokolliert. Dies schafft eine transparente und revisionssichere Dokumentation für Wirtschaftsprüfer und interne Kontrollen.
Integration und Business Impact
Durch die Anbindung an führende ERP-Systeme wie SAP, Microsoft Dynamics oder proALPHA gewährleistet COSYS einen nahtlosen Datenfluss über alle Prozesse hinweg. Die Inventur wird so von einer reinen Pflichtübung zu einem wertvollen Instrument der Business Intelligence. Unternehmen gewinnen Transparenz, reduzieren Schwund und schaffen die Basis für präzises Forecasting und fundierte Entscheidungen.
Die Verbindung aus COSYS Inventurservice, PDA und ERP-Integration sorgt für einen geschlossenen Regelkreis der kontinuierlichen Verbesserung.
Fazit
Eine digitale Inventur & Differenzauswertung ist mehr als eine effiziente Zählmethode. Sie ist ein Diagnosewerkzeug, das die Ursachen für Inventurdifferenzen aufdeckt, die Datenqualität im ERP-System nachhaltig verbessert und eine valide Grundlage zur Schwundreduzierung schafft. Unternehmen verwandeln so einen Kostenfaktor in einen strategischen Hebel zur Optimierung ihrer Kapitalbindung und Prozessqualität.
Erfahren Sie in einer unverbindlichen Beratung, wie der COSYS Inventurservice und die digitale Differenzauswertung Ihre Bestandsgenauigkeit und Datenqualität im ERP-System erhöhen können.
Testen Sie die COSYS Inventur App kostenlos als Demo für Android und iOS und entdecken Sie mehr über die verfügbaren MDE-Geräte zur Miete oder zum Kauf auf unseren Partnerseiten für Zebra und Honeywell.
Die COSYS Ident GmbH mit Sitz in Grasdorf (bei Hildesheim) besteht seit knapp 40 Jahren und ist eines der führenden Systemhäuser im Bereich mobiler Datenerfassungslösungen für Android und Windows. Ein mittelständisches Unternehmen, das seit 1982 die Entwicklung von Identifikationssystemen vorantreibt und heute branchenspezifische Komplettlösungen für nahezu alle gängigen Geschäftsprozesse anbietet. Vom Prozessdesign und der Konzepterstellung, über die Implementierung der Hard- und Software bis hin zum Projektmanagement und maßgeschneiderten Wartungsverträgen, decken wir das komplette Leistungsspektrum der Systementwicklung, Integration und Betreuung ab. Des Weiteren bietet COSYS einen Reparaturservice, WLAN-Funkvermessung, sowie Lösungen für die Bauteil-Rückverfolgung mittels DPM-Codes.
Cosys Ident GmbH
Am Kronsberg 1
31188 Holle – Grasdorf
Telefon: +49 (5062) 900-0
Telefax: +49 (5062) 900-30
http://www.cosys.de
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E-Mail: vertrieb@cosys.de
Effiziente Lagerverwaltung im Baustoffhandel – Digitale Prozesse für robuste Warenflüsse
Transparente Warenströme mit digitaler Lagerverwaltung
Im klassischen Baustofflager sind verschiedene Lagerzonen üblich – von Palettenregalen und Außenflächen über Silos bis hin zu Gefahrstofflagern. Ein digitales Lagerverwaltungssystem sorgt dafür, dass jeder Materialfluss nachvollziehbar bleibt. Buchungen erfolgen nicht mehr auf Papier, sondern direkt über mobile Datenerfassungsgeräte (MDE) wie das Zebra MC3400.
Das robuste Gerät wurde speziell für den industriellen Einsatz entwickelt und trotzt Staub, Feuchtigkeit und Temperaturschwankungen. Mit dem integrierten Barcodescanner lassen sich Artikelnummern, Chargen und Lagerplätze sekundenschnell erfassen. Mitarbeiter buchen Wareneingänge, Einlagerungen, Umlagerungen oder Kommissionierungen direkt vor Ort – mobil, fehlerfrei und in Echtzeit.
Die erfassten Daten fließen automatisch ins zentrale COSYS Lagerverwaltungssystem, das die Bestände konsolidiert und im WebDesk oder ERP-System sichtbar macht. So behalten Lagermitarbeiter, Disponenten und Verkaufsmitarbeiter jederzeit den Überblick über verfügbare Mengen und reservierte Ware.
Produktions- und Baustellenversorgung über Lagerlogistik
Neben dem klassischen Lager spielt im Baustoffhandel auch die Versorgung von Produktionsbereichen oder externen Baustellen eine zentrale Rolle. Hier ist die enge Verzahnung von Lagerlogistik und Transport entscheidend. COSYS bietet hierfür ein integriertes Transport Management Modul, das den innerbetrieblichen Transport digital abbildet.
Über Transportaufträge können Materialbewegungen zwischen Lager, Produktionshalle und Verladestation exakt geplant, dokumentiert und nachverfolgt werden. Ein Mitarbeiter scannt die Sendung am Abholort, quittiert die Übergabe digital und meldet die Zustellung per Scan am Zielort zurück. Das sorgt für maximale Transparenz – ohne Papier, mit Zeitstempel und Nutzerkennung.
So wird nicht nur sichergestellt, dass das richtige Material rechtzeitig am richtigen Ort ankommt, sondern auch, dass Verantwortlichkeiten klar dokumentiert sind. In Kombination mit der Lagerverwaltung entsteht eine durchgängige Materialflusssteuerung, die Verluste, Suchzeiten und Fehlbuchungen praktisch eliminiert.
Vorteile für Baustoffhändler
Baustoffhändler profitieren durch den Einsatz einer modernen Lagerverwaltungslösung gleich mehrfach:
Echtzeit-Bestände über alle Lagerplätze und Außenflächen
Schnellere Prozesse durch Barcode-Scanning mit Geräten wie dem Zebra MC3400
Transparente Liefer- und Transportabläufe dank digitaler Transportaufträge
Anbindung an ERP-Systeme für nahtlose Datenintegration
Höhere Kundenzufriedenheit durch verlässliche Bestandsauskünfte und termingerechte Lieferung
Fazit
Die Lagerverwaltung im Baustoffhandel entwickelt sich zunehmend zu einem digitalen Prozessnetzwerk. Unternehmen, die auf mobile Datenerfassung, vernetzte Lagerlogistik und ein professionelles Transportmanagement setzen, schaffen die Basis für effiziente, transparente und skalierbare Abläufe. Mit robusten MDE-Geräten wie dem Zebra MC3400 und der flexiblen COSYS Lagerverwaltungssoftware lassen sich selbst anspruchsvolle Lagerstrukturen zuverlässig digitalisieren – vom Wareneingang bis zur Auslieferung.
Die COSYS Ident GmbH mit Sitz in Grasdorf (bei Hildesheim) besteht seit knapp 40 Jahren und ist eines der führenden Systemhäuser im Bereich mobiler Datenerfassungslösungen für Android und Windows. Ein mittelständisches Unternehmen, das seit 1982 die Entwicklung von Identifikationssystemen vorantreibt und heute branchenspezifische Komplettlösungen für nahezu alle gängigen Geschäftsprozesse anbietet. Vom Prozessdesign und der Konzepterstellung, über die Implementierung der Hard- und Software bis hin zum Projektmanagement und maßgeschneiderten Wartungsverträgen, decken wir das komplette Leistungsspektrum der Systementwicklung, Integration und Betreuung ab. Des Weiteren bietet COSYS einen Reparaturservice, WLAN-Funkvermessung, sowie Lösungen für die Bauteil-Rückverfolgung mittels DPM-Codes.
Cosys Ident GmbH
Am Kronsberg 1
31188 Holle – Grasdorf
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E-Mail: anfrage@cosys.de
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Lagerverwaltung für kleine Unternehmen: Mit COSYS zu mehr Effizienz, Transparenz und Kontrolle
Die häufigsten Probleme kleiner Lager im Überblick:
Mangelnde Transparenz: Ohne digitale Bestandsführung ist es nahezu unmöglich, jederzeit den genauen Lagerbestand zu kennen. Dies führt zu Fehlbeständen, unnötigen Nachbestellungen und Verzögerungen bei Kundenaufträgen.
Aufwendige Inventuren: Klassische Zählungen mit Papier und Stift sind zeitintensiv, fehleranfällig und belasten die Mitarbeiter.
Fehlerhafte Kommissionierung: Manuelle Prozesse erhöhen die Wahrscheinlichkeit von Fehlbuchungen und falschen Lieferungen, was sowohl Kosten als auch Kundenunzufriedenheit verursacht.
Ineffiziente Abläufe: Umlagerungen zwischen Lagerplätzen oder Standorten sowie Retourenprozesse kosten viel Zeit, wenn sie nicht digital gesteuert werden.
COSYS Lagerverwaltungssoftware – die Lösung für kleine Unternehmen
Die COSYS Lagerverwaltungssoftware setzt genau an diesen Problemen an. Sie ermöglicht eine effiziente, transparente und fehlerfreie Verwaltung Ihrer Warenbestände – und das auf einer intuitiven, leicht zu bedienenden Plattform. Egal, ob es sich um Einlagerungen, Auslagerungen, Umlagerungen oder Inventuren handelt: COSYS digitalisiert jeden Schritt im Lagerprozess.
Digitale Bestandsführung für volle KontrolleDurch die Nutzung von Barcode-Scanning auf Smartphones oder MDE-Geräten werden alle Lagerbewegungen sofort digital erfasst. Jeder Artikel ist jederzeit auffindbar, Lagerstände automatisch aktualisiert und Abweichungen direkt sichtbar. Dadurch behalten Unternehmen selbst mit begrenzten Ressourcen den vollständigen Überblick.
Inventuren schnell und fehlerfrei durchführenMit COSYS können Inventuren deutlich schneller durchgeführt werden. Zählungen erfolgen direkt am Lagerplatz, Erfassungsfehler werden reduziert und doppelte oder vergessene Buchungen gehören der Vergangenheit an. Auch komplexe Inventurverfahren wie Erst- und Zweitzählungen oder die Erfassung von Leergut und Pfand lassen sich problemlos abbilden.
Effiziente Kommissionierung und UmlagerungDie Software unterstützt nicht nur die Bestandsführung, sondern optimiert auch die Prozesse rund um Kommissionierung, Einlagerung und Umlagerung. Mitarbeiter erhalten klare Anweisungen auf dem Gerät, können Aufträge nach Priorität bearbeiten und Lagerbewegungen sofort erfassen. Für Unternehmen, die mehrere Standorte betreiben, bietet COSYS zudem die Möglichkeit, Umlagerungsaufträge zwischen Standorten einfach zu verwalten und nachzuverfolgen.
Flexibel, skalierbar und integrierbarCOSYS ist modular aufgebaut und passt sich den Bedürfnissen kleiner Unternehmen an. Starten Sie mit den Basisfunktionen und erweitern Sie die Software bei wachsendem Bedarf um zusätzliche Module wie Lademittelverwaltung, Retourenmanagement oder Reporting. Die Integration in bestehende ERP-Systeme sorgt für durchgängige Prozesse und eine lückenlose Datenbasis.
FazitFür kleine Unternehmen ist eine effiziente Lagerverwaltung entscheidend für den Geschäftserfolg. COSYS bietet eine praxisnahe, digitale Lösung, die Transparenz schafft, Fehler reduziert und Arbeitsabläufe optimiert. Die Software erleichtert den Alltag Ihrer Mitarbeiter, spart Zeit und Kosten und schafft die Grundlage für ein nachhaltiges Wachstum.
Mit COSYS verwandeln Sie Ihr Lager in einen intelligent gesteuerten Bereich, in dem jeder Artikel seinen Platz hat und jeder Prozess reibungslos abläuft. So können Sie sich auf das konzentrieren, was wirklich zählt: Ihr Geschäft.
Die COSYS Ident GmbH mit Sitz in Grasdorf (bei Hildesheim) besteht seit knapp 40 Jahren und ist eines der führenden Systemhäuser im Bereich mobiler Datenerfassungslösungen für Android und Windows. Ein mittelständisches Unternehmen, das seit 1982 die Entwicklung von Identifikationssystemen vorantreibt und heute branchenspezifische Komplettlösungen für nahezu alle gängigen Geschäftsprozesse anbietet. Vom Prozessdesign und der Konzepterstellung, über die Implementierung der Hard- und Software bis hin zum Projektmanagement und maßgeschneiderten Wartungsverträgen, decken wir das komplette Leistungsspektrum der Systementwicklung, Integration und Betreuung ab. Des Weiteren bietet COSYS einen Reparaturservice, WLAN-Funkvermessung, sowie Lösungen für die Bauteil-Rückverfolgung mittels DPM-Codes.
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Am Kronsberg 1
31188 Holle – Grasdorf
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Zuverlässige SAP-Inventur: Warum Hardware-Unabhängigkeit und Offline-Fähigkeit entscheidend sind
Zuverlässige Datenerfassung durch Offline-Fähigkeit
In vielen Lagerhallen oder Außenbereichen sind Funklöcher Realität. Eine cloudabhängige Inventur-App würde hier scheitern. Die COSYS Inventur App für SAP ist als native Lösung konzipiert und garantiert volle Offline-Fähigkeit:
- Lokale Datenhaltung: Alle relevanten Stammdaten werden vor Inventurbeginn auf das Gerät geladen.
- Offline-Validierung: Jeder Scan wird direkt gegen die lokalen Daten geprüft.
- Sicherer Buffer: Zählergebnisse werden lokal gespeichert und nach Wiederherstellung der Verbindung automatisch mit dem COSYS WebDesk (Backend) synchronisiert.
Damit läuft die Inventur unterbrechungsfrei weiter, selbst bei Netzwerkausfällen.
Plattformunabhängigkeit und freie Hardware-Wahl
Die Mobile Inventur für SAP ist hardware-agnostisch und unterstützt alle gängigen Betriebssysteme:
- Android: Kompatibel mit industriellen MDE-Geräten wie dem Zebra TC22 / TC27 und dem Honeywell CT32, ebenso wie mit modernen Smartphones. Beide Geräte bieten robuste Bauweise, lange Akkulaufzeiten und exzellente Scan-Performance, ideal für die Zählung in anspruchsvollen Lager- und Handelsumgebungen.
- iOS: Einsatz von iPhones und iPads im Retail oder Management.
- Windows: Support für bestehende Windows Mobile / CE-Geräte sichert Investitionen.
Diese Flexibilität ermöglicht Unternehmen die passende Kombination aus Stabilität, Ergonomie und Kostenkontrolle.
Für saisonale oder projektbezogene Einsätze bietet COSYS einen umfangreichen MDE-Mietservice, der bewährte Geräte wie Zebra TC22/TC27 und Honeywell CT32 sofort einsatzbereit zur Verfügung stellt. Dadurch entfällt die Notwendigkeit hoher Investitionen in eigene Hardware.
Strategischer Mehrwert durch technische Unabhängigkeit
Die Hardware-Unabhängigkeit und Offline-Fähigkeit sind nicht nur technische Vorteile, sondern strategische Sicherheitsfaktoren.
Unternehmen bleiben betriebsfähig bei Netzwerkausfällen, reduzieren IT-Abhängigkeiten und können bestehende Geräteflotten weiterverwenden oder kurzfristig Mietgeräte einsetzen.
Die Daten fließen nach Abschluss der Inventur über den WebDesk revisionssicher ins SAP-System, für eine vollständige und prüfbare Dokumentation.
Nahtlose Integration in SAP-Systeme
Die Erfassung der Bestände über die COSYS Inventur App endet nicht auf dem mobilen Gerät. Alle Zählergebnisse werden automatisiert und sicher an den COSYS WebDesk übertragen, wo sie geprüft, konsolidiert und für den Datentransfer an das SAP-System vorbereitet werden. Über standardisierte Schnittstellen wie IDoc, RFC oder WebService werden die Inventurdaten in Echtzeit oder im Batch-Verfahren an SAP übergeben.
Dadurch stehen die aktualisierten Bestandsdaten unmittelbar im SAP-ERP oder SAP S/4HANA zur Verfügung. Diese direkte Integration eliminiert manuelle Zwischenschritte, reduziert Fehlerquellen und sorgt für eine vollständige Transparenz zwischen der mobilen Datenerfassung und dem ERP-System.
Unternehmen profitieren so von einem durchgängigen, revisionssicheren Inventurprozess, der SAP-konform, effizient und skalierbar ist.
Mehr Effizienz und Kontrolle in jeder Inventurumgebung
Eine erfolgreiche digitale Inventur steht und fällt mit technischer Stabilität. Die COSYS Inventur-Lösung garantiert Offline-Funktion, Hardware-Freiheit und eine automatisierte Datenübertragung zum WebDesk und weiter ins SAP-System. So bleibt die Inventur in jedem Umfeld zuverlässig, skalierbar und revisionssicher.
Erfahren Sie in einer unverbindlichen Beratung, wie die COSYS Inventur-Software Ihre SAP-Prozesse stabil, flexibel und zukunftssicher macht. Entdecken Sie die Demo-App für Android und iOS und testen Sie, wie ein nahtlos digitaler Inventurprozess funktioniert.
Die COSYS Ident GmbH mit Sitz in Grasdorf (bei Hildesheim) besteht seit knapp 40 Jahren und ist eines der führenden Systemhäuser im Bereich mobiler Datenerfassungslösungen für Android und Windows. Ein mittelständisches Unternehmen, das seit 1982 die Entwicklung von Identifikationssystemen vorantreibt und heute branchenspezifische Komplettlösungen für nahezu alle gängigen Geschäftsprozesse anbietet. Vom Prozessdesign und der Konzepterstellung, über die Implementierung der Hard- und Software bis hin zum Projektmanagement und maßgeschneiderten Wartungsverträgen, decken wir das komplette Leistungsspektrum der Systementwicklung, Integration und Betreuung ab. Des Weiteren bietet COSYS einen Reparaturservice, WLAN-Funkvermessung, sowie Lösungen für die Bauteil-Rückverfolgung mittels DPM-Codes.
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Interne Postverteilung smart gelöst – mit COSYS
Verlorene Sendungen, Suchzeiten und hohe Personalkosten sind die Folge. Dabei ist die Lösung längst da: digitale Postverteilung mit COSYS, kombiniert mit Smart Lockern und intelligenter Datenauswertung.
COSYS bietet ein Post- und Paketmanagement, das nicht nur mitdenkt, sondern sich nahtlos in Ihre internen Abläufe einfügt. Ob Konzern, Klinik, Verwaltung oder Mittelständler – die Software wächst mit Ihren Anforderungen und sorgt für Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Effizienz entlang der gesamten internen Lieferkette.
Wenn interne Logistik zum Engpass wird
Der Aufwand, täglich Dutzende oder gar Hunderte interne Sendungen korrekt zu erfassen, zuzuordnen und zu verteilen, ist enorm. Besonders in größeren Unternehmen oder dezentralen Organisationen werden Abläufe schnell unübersichtlich.
COSYS schafft hier Ordnung. Jede eingehende Sendung – egal ob Paket, Aktenordner oder Laborprobe – wird direkt bei der Annahme gescannt und digital erfasst. Absender, Empfänger und Zustellort werden automatisch hinterlegt, Zustellbelege digital signiert.
Über den COSYS WebDesk behalten Sie jederzeit den Überblick: Wo befindet sich welches Paket? Wer hat es angenommen? Wann wurde es zugestellt?
Smart Locker – die Zukunft der Inhouse Postverteilung
Während klassische Hauspost auf manuelle Übergaben setzt, sorgt COSYS mit Smart Lockern für eine neue, kontaktlose Form der Zustellung.
Diese intelligenten Schrankanlagen stehen an strategischen Punkten im Unternehmen – etwa in Eingangsbereichen, Fluren oder Werkshallen – und übernehmen die sichere Übergabe von Post und Paketen.
Ein Beispiel:
Ein Mitarbeiter aus der IT-Abteilung bestellt dringend benötigtes Equipment. Die Lieferung trifft an der Zentrale ein, wird im COSYS System erfasst und automatisch einem Fach im Smart Locker zugeordnet. Der Empfänger erhält eine E-Mail oder Push-Benachrichtigung mit einem QR-Code. Per Scan öffnet er das Fach, entnimmt das Paket – fertig.
Keine Wartezeiten, keine Zustellfehler, keine Sucherei. Gleichzeitig dokumentiert das System jeden Schritt lückenlos und revisionssicher.
Digitalisierung trifft Datentransparenz
COSYS geht über reine Sendungserfassung hinaus. Die Software verwandelt alle Sendungsdaten in wertvolle Erkenntnisse.
Im integrierten Business Intelligence Modul (BI) analysieren Sie Paketvolumen, Durchlaufzeiten, Top-Empfänger oder Engpässe.
So erkennen Sie, wo Flaschenhälse entstehen, wann Zustellrouten überlastet sind oder welche Standorte besonders stark frequentiert werden.
Mit diesen Erkenntnissen lassen sich Prozesse gezielt optimieren – sei es durch zusätzliche Locker-Standorte, geänderte Tourenplanung oder automatisierte Benachrichtigungsprozesse.
Was früher Bauchgefühl war, wird mit COSYS zu messbarer Effizienzsteigerung.
Software, Hardware und Service – alles aus einer Hand
COSYS liefert Ihnen ein komplettes System für Ihre interne Postlogistik:
- Softwarelösungen zur Erfassung, Dokumentation und Analyse
- MDE-Geräte oder Smartphones für mobiles Arbeiten
- Cloud- oder On-Premise-Backend für maximale Flexibilität
- Integration von Smart Lockern, wahlweise über COSYS oder bestehende Systeme
Unternehmen können die Lösung herstellerunabhängig einsetzen und individuell konfigurieren – egal, ob es sich um ein Konzerngebäude, ein Krankenhaus oder eine öffentliche Verwaltung handelt.
Dank Single Sign-On und SAML 2.0 ist auch die Authentifizierung sicher, schnell und kompatibel mit bestehenden IT-Strukturen.
Postverteilung, die mitdenkt – für jede Branche
In der Industrie sorgt COSYS für klare Abläufe zwischen Fertigung, Lager und Verwaltung.
Im Gesundheitswesen ermöglicht die Lösung die sichere Nachverfolgung sensibler Sendungen wie Proben oder Medikamente.
Im öffentlichen Sektor profitieren Behörden von einer transparenten, datenschutzkonformen Hauspostverteilung – Bürger können Dokumente sogar kontaktlos im Smart Locker abholen.
Und im Facility Management oder Hochschulwesen erleichtern automatisierte Systeme die Paketverteilung in großen Gebäuden oder Campusstrukturen.
Überall dort, wo interne Sendungen zirkulieren, bringt COSYS Struktur, Kontrolle und Effizienz.
Fazit: Smarte Postverteilung für smarte Unternehmen
Was früher eine tägliche Herausforderung war, wird mit COSYS zur klar strukturierten, digital gesteuerten Routine.
Ob durch automatisierte Smart Locker, mobile Datenerfassung oder intelligente Sendungsanalyse – COSYS schafft Transparenz und Geschwindigkeit, wo vorher Papier und Unsicherheit herrschten.
Ihre interne Postlogistik wird zum Effizienztreiber – mit COSYS.
Jetzt ausprobieren:
Laden Sie die COSYS Demo-App im Google Play Store oder Apple App Store herunter und erleben Sie, wie digitale Postverteilung, Smart Locker und Echtzeitdaten Ihr Unternehmen in Bewegung bringen.
Die COSYS Ident GmbH mit Sitz in Grasdorf (bei Hildesheim) besteht seit knapp 40 Jahren und ist eines der führenden Systemhäuser im Bereich mobiler Datenerfassungslösungen für Android und Windows. Ein mittelständisches Unternehmen, das seit 1982 die Entwicklung von Identifikationssystemen vorantreibt und heute branchenspezifische Komplettlösungen für nahezu alle gängigen Geschäftsprozesse anbietet. Vom Prozessdesign und der Konzepterstellung, über die Implementierung der Hard- und Software bis hin zum Projektmanagement und maßgeschneiderten Wartungsverträgen, decken wir das komplette Leistungsspektrum der Systementwicklung, Integration und Betreuung ab. Des Weiteren bietet COSYS einen Reparaturservice, WLAN-Funkvermessung, sowie Lösungen für die Bauteil-Rückverfolgung mittels DPM-Codes.
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Volle Transparenz in der letzten Meile: Digitale Prozesssteuerung für Click & Collect mit Abholschränken im Handel
Einleitung
Die Integration von Online- und Offline-Kanälen stellt den Einzelhandel, insbesondere den Fashion Retail, vor wachsende logistische Herausforderungen. Click & Collect und intelligente Abholschränke steigern nachweislich die Kundenzufriedenheit durch flexible Abholung und kürzere Wartezeiten. Gleichzeitig entsteht eine neue, dezentrale Logistik in den Filialen, die nur mit klaren digitalen Prozessen beherrschbar ist.
Die größte strategische Notwendigkeit liegt dabei in der Sicherstellung einer digitalen Rückverfolgbarkeit und einer belastbaren Datengrundlage für jede Transaktion. Ohne diese Transparenz bleiben Filialprozesse ein Risiko für Verluste, Compliance und Ressourceneffizienz.
COSYS Retail Management Software: Operative Exzellenz als Systemstandard
Um operative Exzellenz zu gewährleisten, ist eine durchgängige Steuerung des Click & Collect Prozesses entscheidend. Die COSYS Ident adressiert diese Komplexität mit der COSYS Retail Management Software, einer modularen End-to-End-Plattform, die alle Touchpoints digitalisiert und zentral protokolliert, vom Auftragseingang bis zur finalen Abholung.
Prozessschritt 1 und 2: Auftragseingang und Kommissionierauftrag
Die Prozessqualität beginnt mit der Integration des COSYS RMS in ERP-, Kassen- und Webshop-Systeme.
- Auftragseingang und Übergabe: Der Onlineauftrag (Artikel, Menge, Filiale) wird über definierte Schnittstellen (API, CSV) an den COSYS WebDesk übergeben. Automatisch wird ein Kommissionierauftrag für die Filiale erzeugt.
- Digitale Aufgabenverteilung: Mitarbeitende erhalten die Aufgabe über die COSYS Mobile App. Das integrierte Task Management führt sie schrittweise durch den Picking-Prozess.
- Fehlerprävention: Jeder Artikel wird gescannt und bestätigt. Optional ergänzt die Fotodokumentation Qualitätsnachweise, während die Findlingslogik bei Engpässen Ersatzartikel vorschlägt.
Prozessschritt 3 und 4: Qualitätsprüfung und Rückmeldung
Vor der Übergabe erfolgt eine automatische Qualitätssicherung.
- Vollständigkeitsprüfung: Das System gleicht Soll- und Ist-Mengen ab. Nur geprüfte Aufträge werden für die Übergabe freigegeben.
- Nahtlose Rückmeldung: Alle Daten, Status, Zeit, Benutzer, Kommissionierdauer, fließen in Echtzeit in den WebDesk. Gleichzeitig kann im Smart Locker eine Fachreservierung ausgelöst werden.
Transparenz, Sicherheit und strategische Datengrundlage
Beim Einlagern scannt der Mitarbeiter das Paket, das automatisch dem Kunden und dem Fach zugeordnet wird. Der Kunde erhält in Echtzeit eine Benachrichtigung mit PIN oder QR-Code und kann die Bestellung abholen.
- Integration mit Smart Lockern: Unterstützung gängiger Hersteller.
- DSGVO-konforme Dokumentation: Jede Entnahme wird mit Zeitstempel, Fach-ID und Nutzer-ID protokolliert, rechtssicher, transparent und nachvollziehbar.
Business Intelligence für datenbasierte Entscheidungen
Das integrierte BI-Dashboard liefert Entscheidungsträgern wertvolle Einblicke in die Filiallogistik.
- KPI-Analyse: Abholquote, Kommissionierdauer, Retourenrate.
- Retail Intelligence: Analyse von Schnelldrehern (Renner) und Langsamdrehern (Penner) zur gezielten Sortimentssteuerung.
Die Kombination aus digitaler Steuerung und Business Intelligence macht Click & Collect messbar, steuerbar und skalierbar.
Mehr Effizienz und Kontrolle in der letzten Meile
Die Integration der Click & Collect Lösung mit Abholschränken als Modul der COSYS Retail Management Software bietet Händlern volle Kontrolle über ihre dezentralen Prozesse. Durch digitale Rückverfolgbarkeit und zentrale Datenanalyse im WebDesk und BI-Dashboard wird die Prozessqualität messbar erhöht, von der Kommissionierung bis zur Übergabe.
Erfahren Sie in einer unverbindlichen Beratung, wie die COSYS Retail Management Software Ihre Omnichannel-Logistik, Filialprozesse und Bestandsführung digital vernetzt. Entdecken Sie, wie Sie Ihre Abholzeiten verkürzen, die Prozessqualität steigern und die Transparenz in Ihrer Filiallogistik messbar verbessern können. Die Demo-App steht für Android und iOS kostenlos zur Verfügung.
Die COSYS Ident GmbH mit Sitz in Grasdorf (bei Hildesheim) besteht seit knapp 40 Jahren und ist eines der führenden Systemhäuser im Bereich mobiler Datenerfassungslösungen für Android und Windows. Ein mittelständisches Unternehmen, das seit 1982 die Entwicklung von Identifikationssystemen vorantreibt und heute branchenspezifische Komplettlösungen für nahezu alle gängigen Geschäftsprozesse anbietet. Vom Prozessdesign und der Konzepterstellung, über die Implementierung der Hard- und Software bis hin zum Projektmanagement und maßgeschneiderten Wartungsverträgen, decken wir das komplette Leistungsspektrum der Systementwicklung, Integration und Betreuung ab. Des Weiteren bietet COSYS einen Reparaturservice, WLAN-Funkvermessung, sowie Lösungen für die Bauteil-Rückverfolgung mittels DPM-Codes.
Cosys Ident GmbH
Am Kronsberg 1
31188 Holle – Grasdorf
Telefon: +49 (5062) 900-0
Telefax: +49 (5062) 900-30
http://www.cosys.de
Telefon: +49 (5062) 900-0
E-Mail: vertrieb@cosys.de
Inventur selber durchführen ohne Dienstleister: Prozesskontrolle und Revisionssicherheit digital sicherstellen
Die jährliche Stichtagsinventur ist für viele Unternehmen eine prozessuale und finanzielle Herausforderung. Externe Dienstleister übernehmen häufig die Zählung, um den internen Aufwand zu reduzieren. Diese Auslagerung bringt jedoch Nachteile mit sich: Sie ist kostspielig und bietet kaum Einblick in die Qualität der Erfassung. Differenzen werden oft erst nach Abschluss sichtbar, wenn Korrekturen aufwendig und teuer sind.
COSYS Ident bietet eine praxisbewährte Komplettlösung, die Unternehmen befähigt, ihre Inventur eigenständig durchzuführen, digital, effizient und revisionssicher. Anstatt auf Dritte angewiesen zu sein, behalten Firmen die volle Kontrolle über Prozesse, Qualität und Daten.
Digitale Erfassung statt Zettelwirtschaft
Die Basis der Lösung ist die mobile COSYS Inventur App, die auf MDE-Geräten oder handelsüblichen Smartphones (Android/iOS) läuft. Mitarbeitende erfassen die Bestände direkt am Lagerplatz per Barcode-Scan. Das reduziert manuelle Übertragungsfehler, beschleunigt den Ablauf und sorgt für eine fehlerfreie Datengrundlage.
Unternehmen profitieren von:
- Fehlerreduzierung: Zähl- und Übertragungsfehler, wie sie bei Papierlisten üblich sind, werden nahezu eliminiert.
- Einfache Bedienung: Die App ist intuitiv aufgebaut, sodass auch temporäre Kräfte nach kurzer Einweisung produktiv arbeiten können.
- Lückenlose Erfassung: Ein Offline-Modus ermöglicht die Zählung auch in Bereichen ohne stabile WLAN-Verbindung. Die Daten werden lokal gespeichert und synchronisieren sich automatisch, sobald eine Verbindung besteht.
Transparenz und Kontrolle in Echtzeit mit dem COSYS WebDesk (Backend)
Der COSYS WebDesk fungiert als Kontrollzentrum für Inventurleiter und Management. Während die Mitarbeitenden mobil zählen, werden die Daten in Echtzeit an den WebDesk übertragen. Das ermöglicht unmittelbare Transparenz über den gesamten Prozess.
Inventurleiter sehen jederzeit:
- den Fortschritt einzelner Lagerbereiche oder Filialen
- die Leistung von Mitarbeitenden oder Teams
- und Differenzen im Soll-/Ist-Abgleich
Auffällige Abweichungen können sofort geprüft und Nachzählungen direkt beauftragt werden, solange das Zählpersonal sich noch am Lagerplatz befindet. Diese unmittelbare Kontrolle steigert die Genauigkeit und reduziert den späteren Aufwand für Korrekturen.
Nahtlose ERP-Integration und GoBD-konforme Dokumentation
Jeder Zählvorgang wird digital dokumentiert, vom Scan bis zur finalen Buchung. Damit entsteht eine lückenlose, revisionssichere Datenbasis gemäß GoBD.
Nach Abschluss der Inventur können die geprüften Ergebnisse direkt an das führende ERP-System übergeben werden. COSYS bietet standardisierte Schnittstellen zu Systemen wie SAP, Microsoft Dynamics (NAV/AX), proHandel und weiteren, wodurch doppelte Dateneingaben entfallen.
Unternehmen, die keine eigene Hardware besitzen, können auf den umfangreichen Mietgerätepool von COSYS zugreifen. Tausende MDE-Geräte stehen vorkonfiguriert bereit, inklusive Software und Support, um Inventuren ohne IT-Aufwand umzusetzen.
Strategischer Mehrwert: Wettbewerbsvorteil durch digitale Eigeninventur
Die eigenständige Durchführung der Inventur schafft weit mehr als Prozesssicherheit. Unternehmen gewinnen operative und strategische Vorteile:
- Kosteneinsparung: Wegfall von Dienstleisterkosten und effizientere Ressourcennutzung.
- Audit-Sicherheit: Revisionssichere Daten schaffen Vertrauen bei Betriebsprüfungen.
- Transparenz im Controlling: Echtzeitdaten liefern eine belastbare Grundlage für Planung, Einkauf und Analyse.
- Unabhängigkeit: Interne Teams bleiben flexibel und behalten Know-how sowie Kontrolle im eigenen Haus.
Digitale Eigeninventur ist damit kein operatives Detail, sondern ein Baustein nachhaltiger Wettbewerbsfähigkeit.
Fazit
Die digitale Eigeninventur mit COSYS verbindet Flexibilität, Effizienz und Rechtssicherheit in einer Lösung. Durch die Kombination aus mobiler App und WebDesk gewinnen Unternehmen volle Transparenz über ihre Bestände und sichern eine fehlerfreie, GoBD-konforme Dokumentation. Anstatt Prozesse auszulagern, wird die Inventur zu einem internen Qualitätsprozess, der Wissen, Daten und Kontrolle im eigenen Haus stärkt. Damit wird aus einer jährlichen Pflichtaufgabe ein Instrument für nachhaltige Prozessoptimierung und strategische Steuerung.
Jetzt Inventurprozesse neu denken
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Die COSYS Ident GmbH mit Sitz in Grasdorf (bei Hildesheim) besteht seit knapp 40 Jahren und ist eines der führenden Systemhäuser im Bereich mobiler Datenerfassungslösungen für Android und Windows. Ein mittelständisches Unternehmen, das seit 1982 die Entwicklung von Identifikationssystemen vorantreibt und heute branchenspezifische Komplettlösungen für nahezu alle gängigen Geschäftsprozesse anbietet. Vom Prozessdesign und der Konzepterstellung, über die Implementierung der Hard- und Software bis hin zum Projektmanagement und maßgeschneiderten Wartungsverträgen, decken wir das komplette Leistungsspektrum der Systementwicklung, Integration und Betreuung ab. Des Weiteren bietet COSYS einen Reparaturservice, WLAN-Funkvermessung, sowie Lösungen für die Bauteil-Rückverfolgung mittels DPM-Codes.
Cosys Ident GmbH
Am Kronsberg 1
31188 Holle – Grasdorf
Telefon: +49 (5062) 900-0
Telefax: +49 (5062) 900-30
http://www.cosys.de
Telefon: +49 (5062) 900-0
E-Mail: vertrieb@cosys.de
Lagerkosten senken mit COSYS – so einfach geht Effizienz!
Digitale Lagerverwaltung als Schlüssel zur Kostenreduktion
Die größte Kostenfalle im Lager liegt oft im Verborgenen – ineffiziente Prozesse. Mit der COSYS Lagerverwaltungssoftware (LVS) werden alle Lagerbewegungen digital erfasst und in Echtzeit abgebildet. Vom Wareneingang über Einlagerung und Kommissionierung bis hin zu Umlagerungen und Retouren: Alles wird zentral gesteuert und transparent dokumentiert.
Das spart nicht nur Papier und Zeit, sondern vor allem Geld. Durch automatische Nachschubsteuerung, klare Bestandsübersichten und intelligente Wegeoptimierung vermeiden Sie Engpässe, Fehlbuchungen und unnötige Laufwege – und reduzieren so Ihre Prozesskosten spürbar.
MDE-Geräte und mobile Datenerfassung – präzise, schnell, fehlerfrei
Mit der COSYS App und modernen MDE-Geräten oder Smartphones mit integrierter Scanfunktion haben Ihre Mitarbeiter alle wichtigen Lagerprozesse jederzeit im Griff. Jeder Artikel, jede Palette, jedes Werkzeug wird per Barcode oder QR-Code gescannt und sofort im System verbucht.
Das sorgt für lückenlose Rückverfolgbarkeit und spart wertvolle Arbeitszeit. Besonders praktisch: COSYS bietet nicht nur die Software, sondern auch den MDE-Geräteservice inklusive Reparatur, Einrichtung und Updateverwaltung über das COSYS Mobile Device Management (MDM). So bleibt Ihre Hardware stets einsatzbereit – ganz ohne Zusatzaufwand.
Business Intelligence – aus Daten werden Einsparpotenziale
Wirklich nachhaltig lassen sich Lagerkosten nur senken, wenn Entscheidungen auf Fakten basieren. Die integrierte COSYS Business Intelligence (BI) analysiert Ihre Lagerdaten, zeigt Engpässe auf und liefert konkrete Handlungsempfehlungen.
Ob Umschlagshäufigkeit, Lagerwert oder Kommissionierleistung – alle Kennzahlen werden übersichtlich im COSYS WebDesk visualisiert. So erkennen Sie auf einen Blick, welche Produkte sich zu langsam drehen, welche Lagerzonen ineffizient genutzt werden oder wo Überbestände Kapital binden.
Mit intelligenten Prognosen hilft die BI sogar bei der Nachschubplanung: Sie zeigt, wann und welche Artikel nachbestellt werden sollten, um Kosten für Überlagerung oder Sondertransporte zu vermeiden.
Automatisierte Abläufe durch Roboter und Smart Locker
Noch effizienter wird Ihr Lager mit automatisierten Prozessen. COSYS unterstützt die Integration von Lagerrobotern (AMR), die Transportaufträge eigenständig übernehmen und so Mitarbeiter entlasten.
Auch die COSYS Smart Locker tragen zur Kostensenkung bei: In diesen intelligenten Abholstationen können Werkzeuge, Ersatzteile oder Kommissionen sicher zwischengelagert und rund um die Uhr entnommen werden. Das reduziert Laufwege, Wartezeiten und Fehlübergaben – und steigert gleichzeitig die Produktivität.
Cloud, Schnittstellen und Skalierbarkeit für jedes Unternehmen
Ob Handwerksbetrieb, Großhandel oder Logistikdienstleister – COSYS Lösungen sind branchenübergreifend und skalierbar. Kleine Unternehmen profitieren von einer schnellen Einführung und intuitiven Bedienung, während Konzerne mehrere Standorte zentral über die Cloud verwalten können.
Dank zahlreicher ERP-Schnittstellen – etwa zu SAP, Microsoft Dynamics, Sage oder proALPHA – werden alle Daten automatisch synchronisiert. Das Ergebnis: ein durchgängiger, medienbruchfreier Informationsfluss, der Fehler reduziert und Kosten senkt.
Fazit: Transparenz schafft Effizienz
Mit COSYS bringen Sie Licht ins Lagerdunkel und schaffen die Basis für echte Kostensenkung:
- Echtzeitdaten statt Papierchaos
- Automatisierte Prozesse statt manueller Nacharbeit
- Business Intelligence statt Bauchgefühl
- MDE und MDM Services statt Hardwareprobleme
- Robotik und Smart Locker statt Leerläufe
Ganz gleich, ob Sie zehn Paletten oder zehntausend bewegen – COSYS macht Ihre Lagerlogistik wirtschaftlicher, sicherer und zukunftsfähig.
Jetzt selbst testen – kostenlos und unverbindlich
Erleben Sie, wie einfach es ist, mit COSYS Ihre Lagerkosten zu senken. Laden Sie sich unsere kostenlosen COSYS Demo-Apps direkt im Google Play Store oder Apple App Store herunter und testen Sie die Funktionen live – mobil, intuitiv und ganz ohne Risiko.
Die COSYS Ident GmbH mit Sitz in Grasdorf (bei Hildesheim) besteht seit knapp 40 Jahren und ist eines der führenden Systemhäuser im Bereich mobiler Datenerfassungslösungen für Android und Windows. Ein mittelständisches Unternehmen, das seit 1982 die Entwicklung von Identifikationssystemen vorantreibt und heute branchenspezifische Komplettlösungen für nahezu alle gängigen Geschäftsprozesse anbietet. Vom Prozessdesign und der Konzepterstellung, über die Implementierung der Hard- und Software bis hin zum Projektmanagement und maßgeschneiderten Wartungsverträgen, decken wir das komplette Leistungsspektrum der Systementwicklung, Integration und Betreuung ab. Des Weiteren bietet COSYS einen Reparaturservice, WLAN-Funkvermessung, sowie Lösungen für die Bauteil-Rückverfolgung mittels DPM-Codes.
Cosys Ident GmbH
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Palettenschein mit der COSYS Lademittelverwaltung überprüfen
Mit der COSYS Lademittelverwaltung behalten Sie jederzeit den Überblick über Ihre Lademittelbewegungen und gleichen Palettenscheine ab.
Lademittelkonten digital prüfen und verwalten
Traditionell erfolgt die Verwaltung von Lademitteln oft manuell: Speditionen übergeben Palettenscheine in Papierform, auf denen Entnahmen oder Rückgaben festgehalten sind. Doch in der Praxis kommt es häufig zu Abweichungen – etwa durch Zahlendreher, unvollständige Angaben oder verspätete Rückmeldungen.
Die COSYS Lademittelverwaltung digitalisiert diesen Prozess vollständig. Alle Lademittelbewegungen werden automatisch auf den jeweiligen Lademittelkonten erfasst – sowohl beim eigenen Unternehmen als auch bei Partnern, Kunden oder Speditionen. So können Sie jederzeit prüfen,
- welche Lademittel herausgegeben oder zurückgeführt wurden,
- welche Mengen aktuell im Umlauf sind,
- und ob die Angaben auf den Palettenscheinen korrekt sind.
Palettenscheine einfach abgleichen
Ein klassischer Anwendungsfall: Eine Spedition liefert Ware an und übergibt einen Palettenschein, auf dem steht, wie viele Paletten getauscht oder zurückgegeben wurden. Im hektischen Tagesgeschäft ist es oft schwierig, diese Angaben manuell nachzuvollziehen.
Mit der COSYS Lademittelverwaltung prüfen Sie in Sekundenschnelle, ob die Werte auf dem Palettenschein mit den tatsächlichen Buchungen übereinstimmen. Alle Bewegungen sind im System hinterlegt und lassen sich bis ins Detail nachvollziehen. Abweichungen werden sofort erkannt und können direkt geklärt werden – bevor Differenzen zu Kosten oder Missverständnissen führen.
So stellen Sie sicher, dass Ihre Bestände immer korrekt sind und Lademittelbewegungen lückenlos dokumentiert bleiben.
Automatisierte Kontoführung und volle Transparenz
Die COSYS Lösung bietet eine Kontoführung, wodurch jede Buchung gleichzeitig auf Konten Ihrer Geschäftspartner vermerkt wird. Diese Transparenz verhindert Missverständnisse und sorgt für eine eindeutige Nachvollziehbarkeit jeder Bewegung.
Darüber hinaus ermöglicht das System:
- Echtzeit-Übersicht über Bestände und Bewegungen,
- automatische Verbuchung bei Ein- und Auslagerungen,
- Anbindung an ERP-Systeme für durchgängige Prozessketten,
- und Auswertungen über COSYS Business Intelligence, um Schwund und Umlaufzeiten zu analysieren.
Effizienz durch mobile Datenerfassung
Die mobile App der COSYS Lademittelverwaltung erlaubt es Mitarbeitern, Lademittelbewegungen direkt per Barcode-Scan zu erfassen. Ob im Lager, an der Rampe oder beim Kunden – jede Bewegung wird digital dokumentiert und in Echtzeit ans Backend übermittelt. Fotos oder digitale Unterschriften können ergänzt werden, um Übergaben oder Beschädigungen eindeutig zu belegen.
Dadurch entfällt das manuelle Erfassen von Palettenscheinen, und der gesamte Prozess wird schneller, sicherer und transparenter.
Fazit: Präzise Kontoführung und Sicherheit mit COSYS
Mit der COSYS Lademittelverwaltung wird die Kontrolle über Ihre Lademittelkonten einfach, transparent und zuverlässig. Speditions- und Palettenscheine lassen sich auf Knopfdruck prüfen, Abweichungen werden sofort sichtbar, und alle Bewegungen bleiben nachvollziehbar.
Das Ergebnis:
- weniger Streitigkeiten mit Partnern,
- eine klare Bestandsübersicht,
- und ein reibungsloser Materialfluss ohne Verluste.
So wird Ihre Lademittelverwaltung zu einem strategischen Werkzeug für Effizienz, Kontrolle und Wirtschaftlichkeit – mit COSYS als Ihrem starken Digitalisierungspartner in der Logistik.
Die COSYS Ident GmbH mit Sitz in Grasdorf (bei Hildesheim) besteht seit knapp 40 Jahren und ist eines der führenden Systemhäuser im Bereich mobiler Datenerfassungslösungen für Android und Windows. Ein mittelständisches Unternehmen, das seit 1982 die Entwicklung von Identifikationssystemen vorantreibt und heute branchenspezifische Komplettlösungen für nahezu alle gängigen Geschäftsprozesse anbietet. Vom Prozessdesign und der Konzepterstellung, über die Implementierung der Hard- und Software bis hin zum Projektmanagement und maßgeschneiderten Wartungsverträgen, decken wir das komplette Leistungsspektrum der Systementwicklung, Integration und Betreuung ab. Des Weiteren bietet COSYS einen Reparaturservice, WLAN-Funkvermessung, sowie Lösungen für die Bauteil-Rückverfolgung mittels DPM-Codes.
Cosys Ident GmbH
Am Kronsberg 1
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Inventur im Krankenhaus: Compliance-Anforderungen (GoBD, MDR) digital erfüllen
Steigende Anforderungen an Transparenz und Nachvollziehbarkeit
Krankenhäuser und Gesundheitseinrichtungen stehen unter wachsendem Druck: Neben der Gewährleistung einer optimalen Patientenversorgung steigen die regulatorischen Anforderungen an Dokumentation und Rückverfolgbarkeit von Materialien stetig.
Gesetzliche Vorgaben wie die GoBD, die EU-Medizinprodukteverordnung (MDR) und Zertifizierungen nach ISO 9001 verlangen eine fehlerfreie und revisionssichere Datenbasis.
Die klassische Stichtagsinventur auf Papier ist unter diesen Bedingungen nicht mehr tragfähig. Fehlende Chargennummern bei Medizinprodukten, unklare Bestände bei der Anlageninventur oder fehlerhafte Übertragungen in ERP-Systeme wie SAP oder Orbis können bei Audits zu erheblichen Problemen führen.
Digitale Prozesse als Grundlage für Compliance
COSYS Ident GmbH hat sich auf die Digitalisierung kritischer Inventurprozesse im Gesundheitswesen spezialisiert. Mit dem COSYS Inventurservice wird die physische Bestandsaufnahme von einer administrativen Pflicht zu einem wertvollen Werkzeug für Qualitäts- und Risikomanagement.
Die Lösung besteht aus einer mobilen Software, die das Klinikpersonal sicher durch den gesamten Inventurprozess führt. Statt Papierlisten zu pflegen, werden Artikel, Anlagegüter und Lagerorte per Barcodescan über mobile Datenerfassungsgeräte (MDE) oder Smartphones erfasst.
So entsteht eine valide, revisionssichere Datengrundlage, die Compliance-Anforderungen in Echtzeit erfüllt.
MDR- und GoBD-Konformität durch digitale Chargenverfolgung
Eine zentrale Herausforderung in Kliniken ist die lückenlose Rückverfolgbarkeit von Medizinprodukten, wie sie die MDR vorschreibt. Die COSYS Inventursoftware ermöglicht die gezielte Erfassung von Seriennummern und Chargen bereits beim Scanvorgang.
Diese Daten werden automatisch validiert und fehlerfrei an das Backend, den COSYS WebDesk (backend), übertragen.
Die webbasierte Steuerungszentrale erlaubt der Inventurleitung die Überwachung des Fortschritts in Echtzeit und erstellt auf Knopfdruck revisionssichere Inventurprotokolle. Jeder Zählvorgang wird mit Zeitstempel, Benutzer-ID und Standort dokumentiert, was die GoBD-Anforderungen an Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit der Daten erfüllt.
Flexibler Service für den Klinikbetrieb
Um den 24/7-Betrieb von Kliniken nicht zu stören und die IT-Abteilung zu entlasten, bietet COSYS einen flexiblen Inventurservice mit anpassbaren Leistungsbausteinen:
- Hardware-Miete: Kliniken mieten die benötigte Anzahl vorkonfigurierter MDE-Geräte für den Inventurzeitraum – ohne Investitionskosten.
- Offline-Fähigkeit: Die App speichert Daten sicher lokal, falls in Bereichen wie Apotheke, Keller oder Archiv kein WLAN verfügbar ist.
- Datensicherheit: Verarbeitung und Speicherung erfolgen DSGVO-konform, auf Wunsch in deutschen Rechenzentren mit ISO 27001-Zertifizierung.
- Support: Der technische Support steht während des gesamten Inventurprozesses bereit, auch außerhalb regulärer Arbeitszeiten, um die straffen Klinikpläne einzuhalten.
Vom Pflichtprozess zum strategischen Managementinstrument
Für Verwaltung, Controlling und Qualitätsmanagement wird die Inventur durch Digitalisierung zu einem strategischen Steuerungsinstrument. Die präzisen Daten schaffen eine belastbare Basis für Audits, interne Kontrollen und Prozessoptimierungen.
So lassen sich Schwund, Überbestände und Fehlbuchungen reduzieren, während die Sicherheit und Compliance gleichzeitig steigen.
Eine digitale, revisionssichere Inventur ist damit kein Zusatzaufwand mehr, sondern ein zentraler Bestandteil modernen Klinikmanagements.
Compliance und Effizienz Hand in Hand
Die digitale Inventur mit COSYS erfüllt alle regulatorischen Anforderungen nach GoBD, MDR und ISO 9001 und unterstützt Krankenhäuser dabei, ihre Prozesse transparent, sicher und effizient zu gestalten.
Erfahren Sie in einer unverbindlichen Beratung, wie Sie Ihre Inventurprozesse digitalisieren, Audit-Risiken vermeiden und Compliance dauerhaft sicherstellen können. Interessenten können zudem die kostenlose Demo-App der COSYS Inventur testen. (Android & iOS)
Die COSYS Ident GmbH mit Sitz in Grasdorf (bei Hildesheim) besteht seit knapp 40 Jahren und ist eines der führenden Systemhäuser im Bereich mobiler Datenerfassungslösungen für Android und Windows. Ein mittelständisches Unternehmen, das seit 1982 die Entwicklung von Identifikationssystemen vorantreibt und heute branchenspezifische Komplettlösungen für nahezu alle gängigen Geschäftsprozesse anbietet. Vom Prozessdesign und der Konzepterstellung, über die Implementierung der Hard- und Software bis hin zum Projektmanagement und maßgeschneiderten Wartungsverträgen, decken wir das komplette Leistungsspektrum der Systementwicklung, Integration und Betreuung ab. Des Weiteren bietet COSYS einen Reparaturservice, WLAN-Funkvermessung, sowie Lösungen für die Bauteil-Rückverfolgung mittels DPM-Codes.
Cosys Ident GmbH
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