Ärgerlich ist es erst recht, wenn die Bestände in die hunderter oder gar tausender Bereiche gehen und obendrein noch quer über das gesamte Firmengelände verteilt sind. Um mit diesen Herausforderungen effektiv umzugehen, fand ein regionaler Autohändler die perfekte Lösung in Form einer Inventur App für Smartphones.

Fahrzeuge wohin man auch sieht: Von preiswerten Kleinwagen bis hin zu prachtvollen Luxuslimousinen dekorieren die Neufahrzeuge, Leasing-Rückläufer und Gebrauchtwagen überwiegend das Verkaufsgelände eines Traditionsautohauses aus der Region. Schon auf den ersten Blick fällt eine komplette Übersicht über den Fahrzeugbestand schwer. Hinzu kommt, dass tagtäglich neue Fahrzeuge auf Aufbereitung, Weitertransport und natürlich neue Besitzer warten.

Um den ständig schwankenden Fahrzeugbestand zu pflegen, griff das Unternehmen viele Jahre zu Stift und Papier, doch besonders in Zeiten der Digitalisierung ist diese Methode nicht geeignet.
Zu hoch ist der Aufwand!
Die herkömmliche Organisation der Inventur mittels Papierbelegen und die damit verbundene mangelnde Flexibilität, Fehlergefahr und der unvermeidbare Buchungs-/Nachbesserungsaufwand verleiteten das Traditionsautohaus letztendlich zu einem Wechsel.
Die Lösung soll eine innovative App für Smartphones bringen, um langfristig alle Inventurprozesse zu optimieren und Bestände in Echtzeit digital pflegen zu können.

Auf Empfehlung wendete sich der Autohändler an das Systemhaus COSYS Ident GmbH, welches schon seit vielen Jahren zahlreiche Kundenprojekte auf die Beine stellte. So auch das Datenerfassungssystem für das Autohaus. Bei der Planung wurde allerdings schnell klar, dass eine „Standard“ Software nicht ausreicht, um den zahlreichen Sonderbedingungen des Automobilhandels nachzukommen.

Aus der Datenerfassungslösung mit Schnittstelle zum übergeordneten Dealer Management System (DMS) wurde so ein perfekt, an interne Abläufe angepasstes Individualprojekt.

Zusammen mit COSYS erarbeitete das Projektteam des Autohauses eine Lösung, in dessen Mittelpunkt sowohl eine sichere, papierlose Erfassung aller relevanten Fahrzeugdaten als auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter steht.
Für die interne Akzeptanz durch die Mitarbeiter war auch die Ergonomie von großer Bedeutung. Geringes Gewicht, eine handliche Form, ein kontrastreicher Display, welcher auch bei Sonnenlicht gute Lesbarkeit gewährleistet sowie eine einfache, benutzerfreundliche Bedienung, führten letztendlich dazu Smartphones als Hardware-Basis zu nutzen.

Durch eine leistungsstarke Systemarchitektur, eine integrierte Kamera mit Blitzlicht und Datenkommunikation via WLAN und UMTS (Mobilfunknetz) entstand so eine zukunftsorientierte App, die von jedem Mitarbeiter über den Appstore/Playstore auf das Smartphone heruntergeladen werden kann.

Für eine reibungslose Datenerfassung mit den Smartphones, wurde bei der Entwicklung der App besonders auf das Benutzer-Interface geachtet, um eine intuitive und einfache Bedienung der Software zu ermöglichen.
Dadurch können auch unerfahrene Hilfskräfte fehlerfrei mit der Lösung arbeiten, da jeder Arbeitsschritt stets übersichtlich durch die Software geführt wird und nur sinnvolle und zulässige Eingaben erlaubt sind.

Die auf Performance ausgelegte Scan Engine der Inventur App sorgt obendrein für ein blitzschnelles und sicheres Scannen von Identifikationscodes.

Die Einführung des neuen Systems sorgte beim regionalen Autohaus  für eine effiziente, zügige und sichere Erfassung der Fahrzeuge und enormen Zeitgewinn.

Über die Schnittstelle zum DMS lassen sich erstellte Datensätze als Inventurliste direkt an die Smartphones übertragen und können per Scan abgearbeitet werden.
Dazu werden Barcodeetiketten mit Fahrgestellnummer hinter der Windschutzscheibe angebracht und mit Hilfe der, in der Inventur App integrierten, Scan Engine anschließend über die Kamera des Smartphones erfasst. Ist kein Barcodeetikett angebracht, kann die Fahrgestellnummer problemlos per Hand eingegeben werden. Hierbei wird in der App geprüft, ob die Nummer bereits bekannt ist oder nacherfasst werden muss.

Nach vollständiger Erfassung aller Informationen werden die Daten von den Smartphones via WLAN oder UMTS (Mobilfunknetz) über die Schnittstelle wieder an das übergeordnete DMS übertragen, zusammengetragen und ausgewertet.

Ein rundum effektives Softwareprojekt mit innovativer Weiterentwicklung durch Erweiterungen und Zusatzfeatures.

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