„Der Einzelhandel stirbt aus!“ Das ist die Aussage vieler Experten, die den Untergang des Einzelhandels durch den enormen Wachstums der Online-Versandhäuser vorhersehen. Der Grund dafür ist die Scheu vor neuen Innovationen im Einzelhandel, besonders was die Digitalisierung von Filialen betrifft. Etliche Filialisten greifen sogar noch für Warenbestellungen, Wareneingängen oder der Einlagerung zu Stift und Papier, um alle Informationen zu notieren und griffbereit zu haben. Das Paradoxe daran ist, dass alle per Hand notierten Daten zu einem späteren Zeitpunkt manuell in das Warenwirtschaftssystem eingegeben werden, damit die Daten für eine bessere Übersicht digital sind. All das auf Kosten der Kunden und des Umsatzes! Denn die meisten Filialen benötigen ihre Mitarbeiter für eine überflüssige, zeitaufwändige und ungenaue Bestandsverwaltung, die auch schneller, einfacher und effizienter hätte sein können. Das hat zur Folge, dass Lagerbestände ungenau sind, Waren in den Verkaufsräumen nicht nachgefüllt werden und die Betreuung der Kunden deutlich zu kurz kommt. Generell kann man davon ausgehen, dass das Personal so ineffizient wie nur möglich verwendet wird und ‚zum Untergang des Einzelhandels‘ beiträgt. Daher muss dringend eine neue, digitale und erschwingliche Lösung her, um die Effizienz und den Umsatz von Filialen so hoch wie möglich zu gestalten.

Um dem Einzelhandel vor dem Aussterben zu bewahren bedarf es eine Digitalisierung aller Filialprozesse, damit per Hand erfasste Daten der Geschichte angehören. Das richtige System zur Filialverwaltung muss also her.

Die Lösung für einen digitalen Einzelhandel bringt COSYS mit seiner auf mobiler Datenerfassung basierenden Softwarelösung Retail Management, das alle Prozesse von Filialen digital untermauert. Bestehend aus modernster Datenerfassungshardware wie Handscanner, MDE-Geräte oder Smartphones/Tablets, den innovativen COSYS Software Modulen und einem alles zusammen führenden Backend-System mit Schnittstellen zu allen Warenwirtschaftssystemen (ERP-Systemen), liefert COSYS dem Einzelhandel das passende System, um auch ein langfristiges bestehen am Markt zu gewährleisten.

Dazu werden in der Filiale MDE-Geräte oder Smartphones integriert, die für jeden einzelnen Filialprozess die richtige App bzw. das richtige Software Modul vorinstalliert haben. Aus einer riesigen Auswahl an Softwaremodulen, wie Warenbestellung, Wareneingang, Einlagerung, Filialtausch, Inventur, Retour, Warenreservierungen (Geburtstagskiste) oder Click and Collect können sich Einzelhändler aus diesen und noch vielen weiteren Modulen eine perfekt an interne Prozesse angepasste Lösung zusammenstellen, um maximale Effizienz zu erzielen. Doch besonders interessant sind die Module Warenbestellung, Wareneingang, Einlagerung oder Inventur, da hier die meiste Zeit durch händisches erfassen mit Stift und Papier verloren geht.

Bei der Warenbestellung kommt es im Einzelhandel besonders auf Genauigkeit an. Zu viel oder zu wenig nachbestellte Ware bringt immer unzählige Probleme mit sich: falsch bestellte Waren und Fehlmengen sorgen für Nachbestellungen, zu viel bestellte Mengen blockieren das Lager und erhöhen die Lagerhaltungskosten oder unzufriedene Kunden verlassen enttäuscht das Geschäft weil die gewünschten Artikel nicht mehr vorrätig sind, sind nur eine Handvoll Beispiele dafür, warum eine genaue Warenbestellung wichtig ist. Um eine genaue Warenbestellung zu ermöglichen, kann das gleichnamige COSYS Modul „Warenbestellung“ verwendet werden. Dazu werden Bestellungen mit einem MDE-Gerät digital erfasst, indem die Artikelnummer gegen die Artikelstammdaten gescannt wird, der Lieferant aus einer vordefinierten Auswahl ausgewählt wird und die benötigte Menge vom Benutzer eingegeben wird. Anschließend kann die Bestellung offline gespeichert werden oder je nach  Netzabdeckung an das Backend übertragen werden. Das Backend in Form des COSYS WebDesk wird dann anschließend zur Verwaltung, Auswertung und Bearbeitung von Bestellungen verwendet, ehe die Aufträge in das Warenwirtschaftssystem übertragen werden.

Nachdem die Ware geordert und zugestellt wurde, steht der Wareneingang an. Oftmals werden Wareneingänge hier noch papierbasiert erfasst, so dass die Bestellungen per Hand gegen den Lieferschein des Lieferanten geprüft, die Ware kontrolliert und Anmerkungen händisch auf dem Beleg vorgenommen werden, damit die Daten dann letztendlich elektronisch in die Warenwirtschaft eingepflegt werden. Besonders bei mehreren Wareneingängen täglich geht hier der Überblick schnell verloren, so dass eine Telefonat nach dem anderen geführt werden muss um eine leichte Übersicht über alle Lieferungen und Waren zu haben. Abhilfe schafft hier COSYS Modul „Wareneingang“, bei dem alle Bestellbelege und Lieferscheine digital im MDE-Gerät oder dem Smartphone dabei sind. Nach Auswahl des Lieferanten und der Eingabe der Belegnummer in der Software, kann mithilfe eines einfachen Scans der Artikelnummer jede Position erfasst werden. Nach dem Erfassen und der Eingabe der Ist-Menge, kann daraufhin der Mitarbeiter den Wareneingang in das ERP-System verbuchen. Alle Wareneingänge können im COSYS WebDesk veranschaulicht, bearbeitet und ausgewertet werden.

Nun kommt die Verbringung der gelieferten Artikel in den vorhergesehenen Lagerplatz. Was zuvor nach einem undurchschaubaren System eingelagert oder umgelagert und notiert wurde, sorgte für einen mangelnden Überblick über den gesamten Lagerbestand. Waren wurden irgendwo in irgendeiner Menge untergebracht oder irgendwohin bewegt, ohne ein festes System dahinter. Mit COSYS Einlagerung ist damit ein Ende. Dem Anwender wird direkt auf dem MDE eine Auswahl an geeigneten Lagerplätzen vorgegeben, so dass Waren fälschlicherweise in ungeeignete Plätze eingelagert werden. Durch Scan des Lagerplatzes und des Artikels und daraufgefolgter Eingabe der Menge wird dem Lagerplatz ein Artikel zugewiesen und in die Warewirtschaft gebucht. Im WebDesk bietet sich die Möglichkeit einen genauen Verlauf von Artikeln darzustellen, so kann die der Verlauf der Lagerplätze oder der Lagerbestände übersichtlich in dargestellt und können zwecks Analysen ausgewertet oder bearbeitet werden.

COSYS Retail Management bietet nicht nur für die Warenbeschaffung genügend Vorteile, sondern auch für andere neue und innovative Konzepte für den Einzelhandel, ob für Umfragen, Warenreservierungen, Click and Collect, der Inventur oder der direkten Kundenberatung per Smartphone oder Tablet. Diese Besonderheiten haben viele führende Filialen und Einzelhändler erkannt und nutzen COSYS Softwarelösung tag täglich, um den Betrieb in der Filiale effektiv am Laufen zu halten, völlig unabhängig ob die Lösung in einer, zehn oder hundert Filialen verwendet wird.