Yard Management beschreibt die vollständige Steuerung aller Abläufe auf dem Betriebshof. Der Prozess beginnt, wenn eine Anlieferung angekündigt wird, geht weiter mit dem Check-in an der Pforte, umfasst die Vergabe eines Tores, das Rangieren auf dem Hof, die Be- und Entladung und die Dokumentation der Vorgänge, und endet mit dem Check-out des Fahrzeugs. Im einfachen Bild: Ein Lkw kommt an, meldet sich an, bekommt ein Tor zugewiesen, wird bearbeitet und fährt anschließend wieder vom Hof.

Während dieses scheinbar einfachen Ablaufs entstehen viele Informationen. Es ist wichtig zu wissen, welche Fahrzeuge sich gerade auf dem Gelände befinden, welche Tore belegt sind, wie lange ein Trailer schon steht und ob es irgendwo Verzögerungen oder Staus gibt. Ein gut organisiertes Yard Management erfasst diese Daten, stellt sie übersichtlich dar und nutzt sie aktiv, um Wartezeiten zu verringern, Engpässe zu vermeiden und die Auslastung von Toren, Flächen und Mitarbeitenden zu verbessern. Je klarer die einzelnen Schritte geführt werden, desto ruhiger, planbarer und sicherer läuft der Tag auf dem Hof ab.

Lademittel- und Behälterverwaltung als Teil des Yard Managements

Waren kommen im Alltag fast nie ohne Verpackung oder Träger an. Sie reisen auf Paletten, in Gitterboxen, in KLT, auf Kabeltrommeln oder in speziellen Gestellen. Deshalb gehört Behältermanagement unmittelbar zum Yard Management dazu. Wenn nur die Lkw- und Torsteuerung digital organisiert ist, die Lademittel aber nicht konsequent mitverwaltet werden, entstehen schnell Lücken. Es fehlen dann Behälter für die Verladung, Leergut bleibt irgendwo auf dem Hof stehen, Kautionssummen steigen und am Ende kann niemand genau sagen, wo sich die eigenen Behälter gerade befinden.

Der Schlüssel zu mehr Transparenz ist eine durchgängige Identifikation. Wichtige Objekte wie Fahrzeug, Tour, Tor, Stellplatz und Behälter erhalten jeweils eine eindeutige Kennzeichnung, zum Beispiel über Barcodes oder QR-Codes. Bereits beim Check-in werden nicht nur Lkw und Tour erfasst, sondern auch die mitgeführten Lademittel. Wenn das Fahrzeug an der Rampe andockt, werden Be- und Entladevorgänge gebucht, Zustände dokumentiert und Tauschaktionen sauber hinterlegt. Steht ein Behälter vorübergehend auf dem Hof, wird ihm ein konkreter Stellplatz zugeordnet und ein Status vergeben, etwa „voll“, „leer“ oder „geprüft“. Beim Check-out findet ein Bestandsabgleich statt, Abweichungen werden protokolliert und der Kreislauf bleibt nachvollziehbar. Auf diese Weise entsteht eine lückenlose Transparenz vom Tor bis in den Umlaufbestand der Behälter.

Anforderungen an eine moderne Yard-Management-Software

Mit Papierlisten, Telefonanrufen und mündlichen Absprachen stößt man bei dieser Komplexität schnell an Grenzen. Eine geeignete Softwarelösung muss alle beteiligten Bereiche verbinden: die Pforte, den Leitstand, den Hofdienst, die Rampe, das Lager und die Spedition bzw. Transportpartner. Ein wichtiger Baustein ist eine durchdachte Zeitfenster- und Torplanung. Sie ermöglicht eine klare Einteilung von Ankunfts- und Abfahrtszeiten und bietet eine Live-Ansicht darüber, welche Fahrzeuge erwartet werden, welche gerade abgefertigt werden und wie stark die einzelnen Tore ausgelastet sind.

Eine zentrale Rolle spielt die mobile Datenerfassung. Erst wenn am Ort des Geschehens gescannt wird, entstehen verlässliche Echtzeitdaten. Mitarbeitende nutzen robuste MDE-Geräte oder Smartphones, scannen Touren, Trailer und Lademittel und arbeiten mit einfach aufgebauten Masken, die sie Schritt für Schritt durch den Prozess führen. Jede Buchung landet direkt im System, ohne dass später irgendetwas nachgetragen werden muss. Die Behälterverwaltung ist dabei kein separates Zusatzmodul, sondern fester Bestandteil der Lösung. Stammdaten zu Behältertypen, Lebenszyklen, Zustandsprüfungen, Rückführungen und Partnersalden werden im gleichen System gepflegt wie die Hofprozesse.

Schnittstellen zu bestehenden Systemen wie WMS, ERP oder TMS stellen sicher, dass Stammdaten, Aufträge, Lieferungen und Touren nicht doppelt gepflegt werden müssen. Alle relevanten Informationen stammen aus einer gemeinsamen Datenbasis. Ergänzt wird dies durch ein Regelwerk, das definierte Situationen automatisch erkennt. Kommt ein Lkw verspätet, ist ein Tor dauerhaft blockiert oder fällt der Bestand eines bestimmten Behälters unter eine Mindestmenge, meldet die Software dies und kann gleichzeitig passende Hinweise oder nächste Schritte vorschlagen. So werden aus reinen Statusinformationen konkrete Handlungsimpulse.

COSYS Business Intelligence: Aus Daten werden Entscheidungen

Erfasste Daten sind nur dann wirklich wertvoll, wenn sie verständlich aufbereitet und leicht interpretierbar sind. Genau hier setzt COSYS Business Intelligence an. Die Lösung visualisiert die Yard-Daten und Behälterbestände in übersichtlichen Dashboards, sodass Leitstand und operative Teams auf einen Blick sehen, wie viele Fahrzeuge sich aktuell auf dem Hof befinden, welche Tore belegt sind, wie lange die Abfertigungen dauern und wo sich Engpässe abzeichnen.

Für Führungskräfte und Planungsverantwortliche werden zusätzlich Muster über einen längeren Zeitraum sichtbar. Man erkennt typischerweise wiederkehrende Stoßzeiten, auffällige Engpässe, durchschnittliche Durchlaufzeiten pro Tor oder Tour sowie Verzögerungen bei bestimmten Relationen oder Spediteuren. Im Bereich Behältermanagement zeigt COSYS BI unter anderem den Umlauf je Behältertyp, Bestände und Salden pro Partner oder Standort, Verlust- und Schadensquoten sowie Fälligkeiten für Rückführungen.

Über Drill-down-Funktionen ist es möglich, von einer Kennzahl bis zu einer einzelnen Tour oder Behälter-ID vorzudringen. Benachrichtigungen und Alarme helfen dabei, rechtzeitig zu reagieren, bevor Probleme teuer werden. Wird zum Beispiel deutlich, dass montags zwischen 10 und 12 Uhr die Torbelegung regelmäßig am Limit liegt, kann ein zusätzliches Zeitfenster eingerichtet oder eine zweite Schicht eingeplant werden. Zeigen Auswertungen, dass bestimmte KLT an einem Standort deutlich länger im Umlauf sind als vorgesehen, deutet dies auf unpassende Umläufe oder Prozessfehler hin. So entstehen Schritt für Schritt bessere Entscheidungen und spürbare Verbesserungen im Ablauf.

Praxisumsetzung mit COSYS

COSYS bündelt drei zentrale Elemente zu einer praxisnahen Gesamtlösung: einen digitalen Leitstand für Planung und Monitoring, mobile Apps für die Erfassung direkt am Ort des Geschehens und eine integrierte Behälterverwaltung, die alle Lademittel im Blick behält.

Der Einstieg erfolgt in der Regel über einen klar definierten Prozess, beispielsweise die Avisierung von Anlieferungen, den Check-in an der Pforte mit Scan von Fahrzeug, Tour und Behältern, die Torzuweisung im Leitstand, die Be- oder Entladung mit Zustandsdokumentation, die Zwischenlagerung auf dem Hof inklusive Stellplatzvergabe und schließlich den Check-out mit Dokumentenabschluss und Bestandsabgleich. Alle Vorgänge werden automatisch im System verbucht, sodass Suchzeiten sinken, Standzeiten kürzer werden und Verluste von Leergut deutlich seltener auftreten.

Neue Mitarbeitende finden sich schnell zurecht, weil die Benutzeroberflächen der mobilen Apps logisch aufgebaut sind und der Ablauf Schritt für Schritt vorgegeben ist. Die technische Ausstattung lässt sich flexibel an den jeweiligen Einsatzbereich anpassen. Je nach Umgebung kommen robuste Industriehandhelds zum Einsatz oder Smartphones mit leistungsstarkem Imager. Im Mittelpunkt steht nicht das Gerät, sondern ein sauber durchgängiger Prozess und eine lückenlose Datenspur.

Fazit: Yard Management und Behältermanagement gehören zusammen

Richtig stark wird Yard Management erst in Kombination mit einem strukturierten Behältermanagement. Wer nur die Fahrzeugbewegungen, Torbelegungen und Rangierprozesse digital im Blick hat, die Lademittel aber außen vor lässt, verschenkt Potenzial. Erst die gemeinsame Betrachtung sorgt für kurze, stabile Durchlaufzeiten, verlässliche Behälterbestände, weniger Stress auf Hof und Rampe und eine solide Datenbasis für Disposition und Management.

COSYS stellt dafür alle nötigen Bausteine bereit: eine integrierte Software, die Hofsteuerung und Behälterverwaltung verbindet, mobile Erfassungsmöglichkeiten direkt am Prozess und aussagekräftige Business-Intelligence-Auswertungen, die aus Daten verständliche Informationen machen. Unternehmen können klein anfangen, etwa mit einem klar abgegrenzten digitalen Hofprozess, erste Erfahrungen sammeln, Daten auswerten und schrittweise weitere Bereiche einbinden. Auf diese Weise wächst aus einem einzelnen Anwendungsfall Stück für Stück eine belastbare, zukunftssichere Gesamtlösung, die den Arbeitsalltag an der Pforte, auf dem Hof, an der Rampe und im Management spürbar erleichtert.