Fehlt eine strukturierte Behälterverwaltung, geht der Überblick schnell verloren. Plötzlich mangelt es im Warenausgang an geeigneten Behältern, sodass Lieferungen nicht rechtzeitig verladen werden können. In der Produktion geraten Prozesse ins Stocken, weil kein Leergut für Nachschub bereitsteht. Gleichzeitig stehen an anderen Standorten oder bei Dienstleistern Behälter ungenutzt herum. Im Reklamationsfall ist zudem oft unklar, ob ein Kunde oder Spediteur tatsächlich zu wenig Behälter zurückgegeben hat – oder ob interne Buchungsfehler die Ursache für Abweichungen sind.

Ein transparentes Behältermanagement sorgt dafür, dass Bestände und Standorte jederzeit bekannt sind. Unternehmen planen verlässlicher, können Diskussionen mit Partnern auf Basis von Zahlen führen und Verluste reduzieren. Aus einem häufig unübersichtlichen Bereich wird so ein gesteuerter Prozess, der die gesamte Supply Chain stabiler und wirtschaftlicher macht.

Häufige Stolperfallen im Behältermanagement
In der Praxis tauchen immer wieder ähnliche Muster auf, die Probleme verursachen. Sehr verbreitet ist die manuelle Erfassung von Behälterbewegungen in Excel-Listen oder sogar auf Papier. Solche Aufzeichnungen sind anfällig für Tippfehler, veralten schnell und liegen oft nur in der Verantwortung weniger Personen. Kommt es zu Unklarheiten, beginnt die aufwendige Recherche in Dateien, E-Mails und Lieferscheinen.

Ein weiterer typischer Schwachpunkt ist die fehlende oder unzureichende Kennzeichnung der Behälter. Ohne klar lesbaren Barcode oder RFID-Tag ist eine eindeutige Zuordnung kaum möglich. Gerade bei standardisierten Behältern, die sich optisch kaum unterscheiden, sind Verwechslungen vorprogrammiert. Arbeiten mehrere Abteilungen oder externe Partner mit denselben Behältertypen, verstärkt sich dieses Risiko zusätzlich.

Hinzu kommt, dass in vielen Unternehmen keine klaren Verantwortlichkeiten definiert sind. Häufig fühlt sich niemand explizit zuständig, das Thema Behältermanagement ganzheitlich zu betreuen, Kennzahlen zu prüfen und Bestände regelmäßig zu kontrollieren. Behälterkonten für Kunden, Lieferanten oder einzelne Standorte werden gar nicht oder nur unregelmäßig geführt. Verluste und Schwund bleiben deshalb lange unbemerkt und fallen erst dann auf, wenn die Auswirkungen finanziell oder operativ deutlich spürbar werden.

So unterstützt die COSYS Behältermanagement Software
Die COSYS Behältermanagement Software setzt genau an diesen Problemstellen an und löst manuelle Listen sowie Insellösungen durch einen durchgängigen, digitalen Prozess ab. Zunächst werden die Behälter mit Barcodes oder RFID-Kennzeichnungen versehen und damit eindeutig identifizierbar. Sämtliche Bewegungen – Wareneingang, Warenausgang, Umlagerungen, Rückgaben oder Übergaben an Dienstleister – werden über mobile Endgeräte wie MDE-Geräte, Smartphones oder Tablets erfasst. Ein Scan reicht aus, um eine korrekte Buchung im System anzustoßen.

Auf Basis dieser Buchungen entstehen automatisch geführte Behälterkonten. Für jeden Kunden, Lieferanten, Standort oder auch für Projekte lässt sich in Echtzeit nachvollziehen, wie viele Behälter im Umlauf sind und wo sie sich befinden. Anstelle vager Schätzungen stehen belastbare Zahlen zur Verfügung. Das vereinfacht Klärungen gegenüber Partnern und reduziert den internen Abstimmungsaufwand spürbar.

Über den COSYS WebDesk erhalten Mitarbeitende im Büro und im Management Zugriff auf alle relevanten Daten. Bestände, Bewegungen und Kontostände werden in einer übersichtlichen Oberfläche dargestellt, bei Bedarf kann bis auf die Historie einzelner Vorgänge heruntergezoomt werden. Durch die Anbindung an ERP-, WMS- oder TMS-Systeme fügt sich die Lösung nahtlos in die vorhandene IT-Landschaft ein. Stammdaten werden nur einmal gepflegt, und Behälterprozesse laufen eng verzahnt mit Waren- und Transportprozessen.

Weshalb COSYS Business Intelligence den Unterschied macht
Die digitale Erfassung und Verwaltung der Behälter ist die Grundlage – das volle Potenzial entfaltet sich jedoch mit COSYS Business Intelligence. Aus den Bewegungsdaten entstehen aussagekräftige Analysen und Kennzahlen. Unternehmen erhalten übersichtliche Dashboards, in denen beispielsweise erkennbar wird, bei welchen Kunden besonders viele Behälter „liegen bleiben“ oder wie lange ein Behälter durchschnittlich im Umlauf ist, bevor er zurückkehrt.

Diese Auswertungen machen Schwachstellen im Kreislauf sichtbar. Werden bestimmte Standorte regelmäßig über- oder unterversorgt, kann die Disposition gezielt gegensteuern. Weisen bestimmte Partner, Touren oder Regionen erhöhte Verlustraten auf, lassen sich Prozesse anpassen oder vertragliche Regelungen nachschärfen. Business Intelligence liefert damit nicht nur einen Blick in die Vergangenheit, sondern konkrete Ansatzpunkte, um zukünftige Behälterströme besser zu gestalten.

Gleichzeitig unterstützt COSYS BI die langfristige Planung. Saisonale Schwankungen, Trends und wiederkehrende Muster im Behälterbedarf werden deutlich. Investitionen in zusätzliche Behälter lassen sich dadurch fundiert begründen und zeitlich sinnvoll planen. Anstatt nach Bauchgefühl zu entscheiden, greifen Verantwortliche auf verlässliche Daten zurück.

Fazit: Aus Behälterchaos wird eine steuerbare Ressource
Behältermanagement wird häufig unterschätzt, ist aber ein wichtiger Hebel für Effizienz, Kostentransparenz und Prozesssicherheit. Wer Behälter nicht aktiv steuert, riskiert Engpässe, Schwund und unnötige Diskussionen mit Kunden und Dienstleistern. Mit der COSYS Behältermanagement Software werden Behälterprozesse digitalisiert, transparent und lückenlos nachvollziehbar.

In Kombination mit COSYS Business Intelligence werden aus einfachen Buchungen wertvolle Entscheidungsgrundlagen. Unternehmen erkennen, wo Geld verloren geht, wo Bestände optimiert werden können und wie sie ihre Behälterkreisläufe nachhaltig stabil und effizient ausrichten. So entwickeln sich Behälter von einer oft vernachlässigten Problemquelle zu einer planbaren Ressource – und professionelles Behältermanagement wird zum echten Wettbewerbsvorteil.