Die KEP-Dienstleister wie DHL, Hermes und auch der Amazon eigene Dienst verbessern Ihren Service nahezu täglich und bringen immer neue innovative Features auf den Markt. Eine lückenlose Paketrückverfolgung ist elementar und heute gar nicht mehr wegzudenken.

Doch wie sieht der Weg eines Paketes nach der Zustellung durch den KEP-Dienst im Unternehmen aus? Oft werden Dokumenten- und Warensendungen am zentralen Wareneingang angenommen und intern an die Abteilungen/Empfänger verteilt oder durch diese abgeholt. Ein Pakettracking findet dort nicht mehr durch den KEP-Dienstleister statt und die Statusinformationen einer Sendung bleiben unvollständig. In der Folge gehen immer mehr Pakete in der internen Paketlogistik verloren und kommen nie beim Empfänger an.

Um das zu vermeiden und um die Hauspostverteilung in Ihrem Unternehmen zu digitalisieren, bietet COSYS die COSYS Inhouse Paketmanagement Software. Die COSYS Software dient als Verfolgungssystem für Dokumenten- und Warensendungen, Pakete und Paletten.

Alle Sendungen werden bereits im Wareneingang per Scannung der Trackingnummer in das Paketsystem eingelesen. Jeder Arbeitsschritt, der in der Folge unternommen wird, ist durch die COSYS Paketsoftware per Barcodescannung und mobiler Datenerfassung abbildbar und lückenlos zu verfolgen.

Sollten Pakete einmal nicht mit einem Barcode versehen sein oder zusätzlich mit einem internen Sendungscode ausgestattet werden, bietet der COSYS Etikettendruck die ideale Lösung. Vorbedruckte Etiketten können einfach auf den Paketen aufgebracht oder neue Etiketten bei Bedarf im kundenspezifischen Layout bei der Paketannahme gedruckt werden.

Die Paketerfassung kann sowohl arbeitsplatzgebunden über die COSYS Desktop-PC Anwendung (COSYS WebDesk) als auch komfortabel über die COSYS Paket Inhouse App erfolgen. Die App kann auf Smartphones, Tablets oder Handhelds (MDE Geräten) installiert werden.

Sobald eine Sendung mit dem Handscanner oder mobil mit der App gescannt wurde, ordnet der Mitarbeiter in der Poststelle/im Wareneingang alle verfügbaren und erforderlichen Daten zu. Diese reichen von KEP-Dienst über Absender bis zum Empfänger, der Paketgröße und Bestellnummer (z. B. aus dem SAP). Die einzelnen Felder sind konfigurierbar, sodass Sie festlegen können, welche Informationen pflichtmäßig erfasst werden sollen oder optional bzw. gar nicht zu erfassen sind.

Alle Stammdaten können aus führenden ERP- oder Kundensystemen ins COSYS Paket Management System synchronisiert werden. Für die Mitarbeiterstammdaten eignet sich beispielsweise die COSYS Anbindungsmöglichkeit an Adressbücher oder die Anbindungsoption an Active Directory.

Für die Übergabe der Pakete an den Empfänger ist die mobile App sehr nützlich und sorgt für einfache Paketzustellungen im Unternehmen. Gleiches gilt für Sendungen, die am Tresen abgeholt werden. Zur Übergabe scannt der Mitarbeiter die Pakete für den Empfänger erneut zum Abgleich, sodass die Trackingnummer noch einmal geprüft und keine falschen Pakete ausgegeben werden.

Eine Fotofunktion zur Erfassung von Bildern ist direkt in der COSYS Paket App integriert,  sodass Beschädigungen oder kontaktlose Zustellungen einfach dokumentiert werden können.

Die Zustellung oder Übergabe von Sendungen an einen Mitarbeiter wird durch die Empfängerunterschrift am MDE Gerät quittiert. Eine Zustellbenachrichtigung inklusive Leistungsnachweis kann direkt per E-Mail versendet werden. Ebenso ist eine Benachrichtigungsmail direkt nach der Paketannahme möglich, die einen integrierten Abholcode enthalten kann.

Alle Pakete und Sendungen sind in der COSYS Sendungsverfolgung im COSYS WebDesk einsehbar. Farbliche Status-Icons sorgen für einen schnellen Überblick und benutzerfreundliche Handhabung auch für ungeübte Mitarbeiter.

Sollten Sie im Unternehmen über ein Intranet verfügen, kann die COSYS Sendungsverfolgung für alle Mitarbeiter eingebunden und zugänglich gemacht werden. So kann jeder Empfänger den aktuellen Status zu seiner Sendungsnummer abrufen. Alternativ ist die Bereitstellung der Sendungsverfolgung per Weblink möglich.

Das COSYS Paketsystem für die innerbetriebliche Postverteilung und Paketverbringung kann als Installationspaket auf bereitgestellten Servern (On Premise) installiert werden oder als SaaS – Software as a Service – in der COSYS Cloud zur Verfügung gestellt werden.

Darüber hinaus ist das Gesamtsystem jederzeit erweiterbar. Durch den modularen Aufbau können neben der Paketannahme und Auslieferung bzw. Selbstabholung weitere Module für die Einlagerung, Retouren oder für innerbetriebliche Transporte hinzugeschaltet werden. Die Mandanten- und Standortfähigkeit bildet die Grundlage für eine Ausweitung auf weitere Gesellschaften oder Unternehmensstandorte.

Ein weiteres Highlight der COSYS Paket Inhouse Software sind die vielfältigen Reportmöglichkeiten. So können Wochen-/Monats-/Jahresauswertung automatisiert oder manuell erstellt werden. Auch weitere Auswertungen nach Empfängern, Dienstleistern, Kostenstellen oder Sendungsstatus sind möglich.

Mit COSYS entscheiden Sie sich für einen der besten Anbieter für Paketsoftwarelösungen in Deutschland. All unsere Lösungen sind über mehrere Jahre weiterentwickelt und in vielen mittelständischen sowie großen Konzernen im Livebetrieb.

Neben der perfekten Softwarelösung für die Digitalisierung Ihrer Postverteilung und Inhouse-Logistik bieten wir Ihnen auch die ideale Hardware.

Vielfältige Services runden das Gesamtpaket ab, sodass Sie sich je nach Dienstleistungstiefe weder um die Betreuung des laufenden Softwarebetriebs noch um den Support oder mögliche Hardware-Reparaturen kümmern müssen. Schulungsdienstleistungen im Train the Trainer Prinzip bringen Ihren Key-Anwender und Administratoren das System näher, sodass diese über alle Funktionalitäten bestens Bescheid wissen. Zudem steht Ihnen unser geschultes Supportteam zur Seite und sorgt für einen reibungslosen Betrieb.

Erfahren Sie mehr zur COSYS Inhouse Paketmanagement Software unter: https://www.cosys.de/paket-management/inhouse-logistik