Die ernüchternden Zahlen: Warum Händler sich jahrelang in Sicherheit wiegten

Der Bundesrechnungshof veröffentlichte 2023 einen Bericht, der aufhorchen ließ: Das quantitative Ziel der Kassen-Nachschau wurde um über 95 % verfehlt. Lesen Sie richtig – nicht um 5 oder 10 Prozent, sondern um über 95 Prozent.

Die Zahlen im Detail: Der Gesetzgeber hatte geplant, dass jährlich 2,4 % aller Betriebe einer Kassen-Nachschau unterzogen werden sollten. Das wären rund 190.000 Prüfungen pro Jahr gewesen. Die Realität? Die Finanzverwaltung schaffte höchstens 15.000 pro Jahr – ein Bruchteil dessen, was vorgesehen war.

Für Händler bedeutete das: Jeder Betrieb musste im Schnitt nur alle 42 Jahre mit einer Kassen-Nachschau rechnen. Kein Wunder, dass das Instrument seine präventive Wirkung nicht entfalten konnte.

Der Wendepunkt: Was sich 2024/2025 geändert hat

Der Bundesrechnungshof übte in seinem Bericht vom Februar 2023 deutliche Kritik an dieser Entwicklung. Seine klare Empfehlung: Die Anzahl der Kassen-Nachschauen bundesweit zu steigern sowie die Anzahl der mit der Kassen-Nachschau betrauten Amtsträger zu erhöhen.

Und genau das passierte ab 2024. Wie der Steuerexperte Tobias Teutemacher in der NWB Zeitschrift im Juli 2025 berichtete: „Dies führte dazu, dass seit 2024 verstärkt Betriebsprüfer im Einsatz sind, um unangekündigt vor Ort in den Betrieben und Betriebsstätten der Steuerpflichtigen die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung zu prüfen.“

Auch einzelne Bundesländer reagierten. Das Thüringer Finanzministerium kündigte im Februar 2024 offiziell an, „künftig verstärkt Kassenprüfungen durchzuführen“. Andere Länder zogen nach.

Zusätzlicher Druck: Die Kassenmeldepflicht als Brandbeschleuniger

Ab Januar 2025 kam ein weiterer Faktor hinzu: Die elektronische Kassenmeldepflicht. Alle Händler mussten ihre Kassensysteme über ELSTER beim Finanzamt registrieren – Altkassen bis spätestens 31. Juli 2025.

Diese Meldepflicht gab den Finanzämtern erstmals einen vollständigen Überblick über alle im Einsatz befindlichen Kassensysteme. Das Ergebnis: Mit Einführung der Mitteilungsverpflichtung nach § 146a Abs. 4 AO wurde in den einzelnen Bundesländern auch die Anzahl der Kassen-Nachschauen noch einmal erhöht, wie aus der aktuellen Fachliteratur hervorgeht.

Die Finanzverwaltung weiß jetzt genau:

• Wo welche Kassen im Einsatz sind
• Welche TSE verwendet wird
• Wann Systeme in Betrieb genommen wurden
• Welche Betriebe ihre Meldepflicht vernachlässigt haben

Wer steht im Fokus der Prüfer?

Laut Bundesrechnungshof und BMF stehen besonders „Bargeldbranchen“ im Visier der Prüfer. Dazu gehören:

Gastronomie: Restaurants, Cafés, Bars, Imbisse

Einzelhandel: Bäckereien, Metzgereien, Kioske, Tankstellen

Dienstleister: Friseure, Kosmetikstudios, Fitnessstudios

Entsorger: Deponien und Recyclinghöfe mit Bargeschäft

Taxiunternehmen und Betreiber von Geldspielgeräten

Auch wenn Ihr Unternehmen bisher „verschont“ wurde – die Wahrscheinlichkeit steigt weiter massiv an.

So läuft eine Kassen-Nachschau ab: Der Überraschungseffekt

Die Kassen-Nachschau ist unangekündigt. Das bedeutet: Der Prüfer steht plötzlich in Ihrem Laden. Und er muss sich nicht sofort zu erkennen geben.

Phase 1: Inkognito-Beobachtung Der Prüfer darf zunächst als vermeintlicher Kunde auftreten. Er kann Testkäufe durchführen, beobachten, ob Belege ausgegeben werden, und die QR-Codes auf den Bons überprüfen.

Phase 2: Legitimation und Prüfung Erst wenn er die eigentliche Nachschau beginnen möchte, muss er seinen Dienstausweis vorzeigen. Ab diesem Moment haben Sie eine gesetzliche Mitwirkungspflicht. Sie müssen:

• Zugang zu den Geschäftsräumen gewähren
• Kassenbuch und Aufzeichnungen vorlegen
• Kassensturz durchführen (Ist der tatsächliche Kassenbestand korrekt?)
• DSFinV-K Export bereitstellen (die digitale Schnittstelle für Kassendaten)
• Verfahrensdokumentation und TSE-Daten vorlegen

Phase 3: Konsequenzen Fallen dem Prüfer Unregelmäßigkeiten auf, kann er sofort zu einer vollständigen Betriebsprüfung übergehen – ohne weitere Ankündigung, ohne Fristsetzung.

Die 7 häufigsten Fehler, die Händlern das Genick brechen

Aus Praxisberichten und den Erkenntnissen des Bundesrechnungshofs kristallisieren sich diese kritischen Punkte heraus:

1. Keine DSFinV-K-Exportfähigkeit

Ihr Kassensystem muss die Daten im standardisierten DSFinV-K-Format exportieren können. Viele ältere Systeme können das nicht vollständig. Testen Sie es jetzt, nicht erst wenn der Prüfer vor Ihnen steht.

2. TSE-Daten nicht langfristig archiviert

Die TSE-Signaturen müssen über die gesamte Aufbewahrungsfrist (10 Jahre) verfügbar sein. Lokale Hardware-TSEs haben begrenzten Speicher – was passiert, wenn sie voll ist?

3. Fehlende Verfahrensdokumentation

Sie müssen dokumentieren, wie Ihr Kassenprozess funktioniert. Von der Erfassung des Bons bis zur Buchung in der Finanzbuchhaltung. Ohne diese Dokumentation drohen Bußgelder gemäß § 379 AO.

4. Kassendifferenzen ohne Nachweis

Stimmt der Kassenbestand nicht mit den Aufzeichnungen überein, unterstellt das Finanzamt oft nicht erfasste Einnahmen. Führen Sie tägliche Kassenstürze durch und dokumentieren Sie Differenzen (z.B. Wechselgeldfehler).

5. Lücken zwischen Kasse und Buchhaltung

Der Prüfer will den kompletten Prüfpfad sehen: Vom Bon über den Tagesabschluss bis zum gebuchten Betrag in der Finanzbuchhaltung. Fehlt eine Schnittstelle, wird es kritisch.

6. Kassensysteme nicht gemeldet

Haben Sie die Kassenmeldepflicht bis 31. Juli 2025 verpasst? Das kann mit Bußgeldern bis zu 25.000 Euro geahndet werden – und macht Sie zum Prüfungs-Kandidaten.

7. Keine Testläufe durchgeführt

Können Sie einen DSFinV-K-Export auf Knopfdruck erstellen? Funktioniert der Z1-, Z2- und Z3-Zugriff? Wenn Sie das nicht wissen, wird es bei der Nachschau unangenehm.

Konkrete Handlungsempfehlungen: So machen Sie sich prüfungssicher

Sofortmaßnahmen:

1. Prüfen Sie Ihre Kassenmeldung Loggen Sie sich in ELSTER ein und überprüfen Sie, ob alle Systeme korrekt gemeldet sind. Falls Sie die Frist im Juli 2025 verpasst haben, holen Sie es umgehend nach.
2. Testen Sie Ihren DSFinV-K-Export Fordern Sie bei Ihrem Kassensystemanbieter einen Testexport an. Überprüfen Sie, ob alle Module vollständig sind.
3. Führen Sie einen Probedurchlauf durch Simulieren Sie eine Kassen-Nachschau: Können Sie binnen Minuten alle geforderten Daten bereitstellen?

Mittelfristig:

Vervollständigen Sie Ihre Verfahrensdokumentation Beschreiben Sie schriftlich:Welche Kassensysteme werden wo eingesetzt?

• Wie läuft der Prozess vom Verkauf bis zur Buchhaltung?
• Wer ist zuständig?
• Wie werden Fehler korrigiert?

Implementieren Sie tägliche Kassenstürze Kontrollieren Sie täglich, ob Soll und Ist übereinstimmen. Dokumentieren Sie Abweichungen schriftlich.

Archivieren Sie TSE-Daten langfristig Nutzen Sie Cloud-Archivierung oder übertragen Sie TSE-Daten regelmäßig auf ein externes Archivsystem.

Strategisch (für SAP-Anwender):

Schaffen Sie einen lückenlosen Prüfpfad Mit einer SAP-integrierten Lösung wie Receipt4S® stellen Sie sicher, dass:

• Alle Kassendaten automatisch archiviert werden
• DSFinV-K-Exporte jederzeit verfügbar sind
• Progressive und retrograde Prüfungen möglich sind
• Die Vollständigkeit automatisch kontrolliert wird
   

Receipt4S®: Wie SAP-Anwender sich optimal vorbereiten

Über 20 Millionen Kassenbons archiviert Receipt4S® täglich bei namhaften Händlern wie Ernsting’s family, tegut und DOHLE – revisionssicher und KassenSichV-konform. Die Lösung bietet:

• Automatische Vollständigkeitskontrolle: Fehlende oder fehlerhafte Bondaten werden sofort erkannt
• DSFinV-K-Export auf Knopfdruck: Z1-, Z2- und Z3-Zugriffe sind jederzeit möglich
• Lückenloser digitaler Prüfpfad: Von der Kasse bis zum FI-Beleg in SAP
• Prüfungssimulation: Testen Sie vor der echten Nachschau, ob Ihre Daten vollständig sind

Das Wichtigste: Receipt4S® ist offiziell von SAP zertifiziert – sowohl für On-Premise als auch für S/4HANA Cloud.

Schlussfolgerung: Vorbereitung ist alles – Wegschauen wird teuer

Die jahrelange Ruhephase ist vorbei. Mit der massiven Aufstockung der Kassen-Nachschauen seit 2024 und der Kassenmeldepflicht, die 2025 in Kraft trat, sind Finanzämter so gut aufgestellt wie nie zuvor. Der Bundesrechnungshof hat seine Kritik deutlich formuliert – und die Politik hat sie umgesetzt.

Für Sie als Händler bedeutet das: Jetzt handeln, bevor der Prüfer vor der Tür steht. Denn bei einer Kassen-Nachschau gibt es keine zweite Chance. Die Daten müssen sofort verfügbar sein. Wer nicht vorbereitet ist, riskiert:

• Zuschätzungen durch das Finanzamt
• Bußgelder wegen fehlender Meldung oder mangelhafter Dokumentation
• Übergang zur vollständigen Betriebsprüfung
• Reputationsschäden

Die gute Nachricht: Mit der richtigen Vorbereitung ist die Kassen-Nachschau kein Schreckgespenst, sondern eine Routineangelegenheit, die Sie souverän meistern.

Sie möchten sichergehen, dass Ihre Kassendaten prüfungssicher sind?

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Weitere Informationen:

• DSFinV-K Export: Was das Finanzamt wirklich sehen will
• Tax Compliance Management mit Receipt4S®
• Kassenmeldepflicht: Alle Fristen im Überblick

Hinweis: Dieser Artikel basiert auf dem Bericht des Bundesrechnungshofs „Verfahren, Möglichkeiten und Wirksamkeit der Kassen-Nachschau nach § 146b AO“ (2023) sowie aktuellen Fachveröffentlichungen (Stand: Januar 2026).