Arbeitszeitreform 2026: Alles Wichtige für Arbeitgeber kompakt zusammengefasst
Was ist mit der Arbeitszeitreform 2026 gemeint?
Wenn von der Arbeitszeitreform 2026 die Rede ist, ist damit meist die geplante Novelle des deutschen Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) gemeint. Das stammt im Kern noch aus den 1960ern und wurde im Jahr 1994 das letzte Mal geändert. Seitdem hat sich in der Arbeitswelt einiges getan. Die Novelle, deren Inkrafttreten noch für 2026 geplant ist, soll das Gesetz an diese Gegebenheiten anpassen. Die beiden wichtigsten geplanten Neuerungen dafür sind eine Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung für die meisten Unternehmen und die Ablösung der täglichen Höchstarbeitszeit von maximal 10 Stunden durch eine Wochenarbeitszeit von maximal 48 Stunden.
Was gilt für Arbeitgeber schon heute?
Unabhängig von der geplanten Reform gilt für Arbeitgeber schon heute die Pflicht zur systematischen und nachvollziehbaren Zeiterfassung. Das hat der Europäische Gerichthof im Jahr 2019 entschieden und das Bundesarbeitsgericht hat im Jahr 2022 geurteilt, dass das bereits geltende Arbeitszeitgesetz (ArbZG) Unternehmen dazu verpflichtet. Mit der geplanten Novelle wird also keine Pflicht zur Zeiterfassung eingeführt. Sie präzisiert lediglich, wie das zu geschehen hat.
Elektronische Zeiterfassung: Welche Daten müssen erfasst werden?
Laut dem Gesetzesentwurf der Arbeitszeitreform 2026 müssen die tägliche Arbeitszeit von Arbeitnehmenden systematisch und noch am selben Arbeitstag minutengenau erfasst werden. Das umfasst den Beginn, das Ende und die Dauer der Arbeitszeit sowie Pausen und Überstunden. All diese Daten müssen für mindestens zwei Jahre lang und im Nachhinein kontrollierbar archiviert werden.
Arbeitszeitgesetz 2026: vom 8-Stunden-Tag zur Wochenbetrachtung?
Das Ziel der Novelle von 2026 ist, mehr Flexibilität für Arbeitgeber und Mitarbeitende zu ermöglichen. Und es soll einen rechtlichen Rahmen schaffen, der die realen Arbeitszeitmodelle abbildet. Denn theoretisch gilt nach wie vor der 8-Stunden-Tag. In der Praxis sind zwar Ausnahmen möglich: So kann die tägliche Arbeitszeit vorrübergehend auf 10 Stunden verlängert werden, wenn im Durchschnitt über 6 Monate die 48 Stunden pro Woche nicht überschritten werden.
Das geplante Modell sieht statt täglicher Betrachtung eine wöchentliche Betrachtung vor: Die bisherigen Grenzen entfallen. Stattdessen sind bis zu 12 Stunden Arbeit pro Tag möglich. Was jedoch bestehen bleibt, ist die wöchentliche Höchstarbeitszeit von durchschnittlich 48 Stunden.
Bei aller Flexibilisierung bleiben die Regelungen für den Gesundheitsschutz, wie die Pausenregelung und Ruhezeiten bestehen: Zwischen zwei Arbeitstagen müssen weiterhin mindestens 11 Stunden liegen. Ab sechs Stunden Arbeit sind mindestens 30 Minuten, ab neun Stunden mindestens 45 Minuten Pause vorgeschrieben. Und auch das Beschäftigungsverbot an Sonn- und Feiertagen nach § 9 ArbZG bleibt von der Novelle des Arbeitszeitgesetzes unberührt.
Welche Möglichkeiten eröffnet das in der Praxis?
Die Novelle soll möglich machen, die Arbeitszeiten flexibler an die Anforderungen der Realität anzupassen: Zum Beispiel sind damit längere Schichten möglich und dafür längere Freizeitblöcke. Gerade für Branchen mit Bereitschaftsdiensten, zum Beispiel im Gesundheitswesen, der Feuerwehr, kritischer Infrastruktur oder Kundendiensten, erlaubt das eine einfachere Schichtplanung. Denn damit lässt sich die geforderte Rund-um-die-Uhr-Verfügbarkeit in einem Zwei- statt einem Dreischichtsystem abbilden.
Auch Arbeitsspitzen, zum Beispiel in der Projektarbeit oder bei Saisonbetrieben, können einfacher abgearbeitet werden, ohne das Arbeitszeitgesetz zu verletzen. Wenn es zum Beispiel am Einsatzort im Außendienst unerwartet länger dauert, kann weitergearbeitet werden und so eventuell zusätzliche Anfahrten eingespart werden.
Was bedeutet die Arbeitszeitreform für Geschäftsführung, HR und Lohnbuchhaltung?
Das kommt immer auf den Einzelfall an. Schließlich bleibt die Wochenarbeitszeit gleich. Und längere Arbeitstage führen nicht automatisch zu mehr Produktivität. Im Gegenteil: Mit längeren Arbeitszeiten nimmt die Arbeitsleistung tendenziell ab und auch das Unfallrisiko steigt.
Der Hauptvorteil für Unternehmen ist die Möglichkeit, die Arbeitszeiten flexibel und rechtssicher an das Arbeitsvolumen anpassen zu können. Damit lassen sich Arbeitskräfte effizienter einsetzen. Und es ermöglicht neue Arbeitszeitmodelle jenseits des klassischen Nine-to-Five.
Die Auswirkungen für die Lohnbuchhaltung lassen sich schwer abschätzen. Zwar kann die exakte Arbeitszeiterfassung einen gewissen Mehraufwand mit sich bringen, wenn jeden Monat andere Zahlen für jeden einzelnen Mitarbeitenden anfallen und die Stundenkonten über einen längeren Zeitraum betrachtet werden müssen. Andererseits bringt die elektronische Erfassung der Arbeitszeiten eine Entlastung mit sich.
Voraussetzung dafür ist allerdings die exakte und lückenlose elektronische Zeiterfassung und gegebenenfalls die Einführungen von Lösungen, die das ermöglichen.
Checkliste: So bereiten Sie Ihr Unternehmen auf die Zeiterfassungspflicht vor
Die elektronische Zeiterfassung ist schon heute in vielen Unternehmen Routine. Dennoch müssen auch die bereits eingesetzten Lösungen darauf überprüft werden, ob sie die neuen Anforderungen durch das neue Arbeitszeitgesetz erfüllen.
Stufe 1: Bestandsaufnahme
- Welche Anforderungen werden für Ihr Unternehmen gelten? Gibt es Ausnahmen?
- Erfüllt Ihre Lösung zur Zeiterfassung die Anforderungen des geplanten Arbeitszeitgesetzes, auch im Hinblick auf den Datenschutz und die Compliance
- Welche Übergangsfristen gelten für Ihr Unternehmen?
Stufe 2: Konkrete Schritte
- Bei Bedarf: Eine Lösung für die rechtskonforme digitale Zeiterfassung einführen
- Arbeitsverträge und Betriebsvereinbarungen anpassen. Eventuell auch die Dienstplanung
- Mitarbeitende und Führungskräfte entsprechend schulen
- Zuständigkeiten und Kontrollprozesse definieren
Stufe 3: Nutzung
- Zeiten exakt und täglich dokumentieren
- Daten gemäß den Vorgaben archivieren
- Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen löschen und die Löschung dokumentieren
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Wie Celero One bei Workforce Management und Compliance unterstützt
Das übergeordnete Ziel der Arbeitszeitreform 2026 ist mehr Flexibilität und damit Effektivität. Die Workforce Management Software Celero One ist darauf ausgelegt, Menschen, Prozesse und Einsätze im Außendienst in Echtzeit zu orchestrieren und eine optimale Frontline-Experience zu bieten. Und besitzt schon heute auch alle erforderlichen Werkzeuge, um die Änderungen durch die geplante Arbeitszeitreform zu erfüllen und die Möglichkeiten zu nutzen.
Integrierte digitale Zeiterfassung
Das Fundament für flexible Arbeitszeiten ist eine exakte elektronische Zeiterfassung. Basierend auf der Eingabe von Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Pausenzeit ermittelt Celero One automatisch die Netto-Arbeitszeit. Überschreitet diese die geplante Einsatzdauer, wird dies vom System direkt als Überstunde ausgewiesen. In Celero One gehört die Erfassung der Arbeits- und Pausenzeiten als bewusste, aktive Handlung durch die Mitarbeitenden in ihrer Mobile-App zu jedem Einsatz. Alle erfassten Zeiten werden zentral, DSGVO-konform und im Einklang mit geltendem Recht in Celero One archiviert.
Individuelle Arbeitszeitmodelle
Zwar sieht die geplante Arbeitszeitreform eine wöchentliche durchschnittliche Höchstarbeitszeit von 48 Stunden vor. Doch die realen Arbeitszeiten liegen unter anderem durch Teilzeitmodelle häufig darunter. Den für die Einsatzplanung zuständigen Personen erschwert dieses Nebeneinander unterschiedlicher Stundenkontingente die Planung. Celero One schafft durch Echtzeit-Transparenz Abhilfe: Zu jeder Arbeitskraft kann auch deren individuelle Stundenanzahl hinterlegt werden, wie zum Beispiel die wöchentliche Höchstarbeitszeit. Wird diese in der Planung überschritten, weist Celero One darauf hin und verhindert so Fehlplanungen.
Kollaborative Aufgabendelegation
In Celero One gibt es zwei wesentliche Möglichkeiten, die anstehenden Einsätze zu vergeben: Das eine ist das ganz klassische manuelle Delegieren an bestimmte Mitarbeitende. Zusätzlich bietet Celero One mit dem Booking-Modul und der Funktion „Auto-Assign“ die Möglichkeit, Einsätze automatisiert zu vergeben. Per Algorithmus identifiziert das Tool automatisch die am besten geeignete Ressource und bietet dieser die Aufgabe an. Diese Person kann die Beauftragung annehmen oder ablehnen. Bei Ablehnung wird der Einsatz der nächsten Person angeboten. Das beschleunigt und vereinfach die Vergabe von Einsätzen deutlich. Gleichzeitig sorgt diese starke Einbindung der Frontliner in die Einsatzplanung für eine optimale Auslastung und Zufriedenheit in der Workforce.
Optimale Auslastung der vorhandenen Ressourcen
Mehrarbeit und insbesondere Überstunden sind oft kein Kapazitäts-, sondern ein Verfügbarkeitsproblem durch die ungleichmäßige Verteilung der Arbeit und fehlende Flexibilität bei Planung und Steuerung. Das Übertragen von einer Aufgabe auf einen anderen Mitarbeitenden scheitert in der Praxis meist nicht an der fehlenden Qualifikation, sondern daran, die für die optimale Erledigung einer Aufgabe erforderlichen technischen und prozessualen Informationen bereitzustellen. Der Prozessmanager in Celero One bündelt alle Abläufe in einer zentralen Instanz und liefert den Mitarbeitenden eine exakte Aufgabenbeschreibung für ihren Einsatz vor Ort direkt aufs Smartphone. Damit auch Sprachbarrieren kein Hindernis darstellen, lassen sich diese Aufgabenbeschreibungen über das integrierte Übersetzungstool im Handumdrehen in eine Vielzahl von Sprachen übersetzen. Das ermöglicht es, Aufgaben schnell und flexibel zu delegieren und die Auslastung im gesamten Frontline-Team effizient zu optimieren.
Fazit: Mit für 2026 der geplanten Novelle des Arbeitszeitgesetzes zettelt die Bundesregierung keine Revolution an.Vielmehr zieht Deutschland hier mit seinen europäischen Nachbarländern gleich.Große Umstellungen kommen damit in erster Linie auf Unternehmen zu, die noch immer keine digitale Zeiterfassung durchführen.Alle anderen können sich in erster Linie über mehr Effizienz und neue Möglichkeiten durch flexiblere Arbeitszeiten freuen.
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FAQ zur Arbeitszeitreform 2026
Gilt die Zeiterfassungspflicht erst ab 2026?
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt schon jetzt. Das hat der Europäische Gerichthof (EuGH) im Jahr 2019 grundsätzlich geurteilt. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat im Jahr 2022 ergänzend entschieden, dass mit dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG) in der bisherigen Fassung die gesetzlichen Grundlagen für die Zeiterfassung in Deutschland gegeben sind. Damit müssen Unternehmen die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden systematisch und nachvollziehbar erfassen und speichern. Die für 2026 geplante Novelle des ArbZG regelt die konkrete Ausgestaltung und Umsetzung der Zeiterfassung.
Was muss elektronisch erfasst werden?
Elektronisch erfasst und gespeichert werden müssen der Beginn, das Ende und die Dauer der Arbeitszeit, ebenso Überstunden und Pausen. Diese Zeiten müssen auf die Minute genau erfasst werden. Pauschale Zeitblöcke oder 15-Minuten-Einheiten, wie in Schichtsystemen bisher oft üblich, sind nicht mehr zulässig. Alle Daten müssen DSGVO-konform erhoben und mindestens zwei Jahre lang gespeichert werden.
Bleibt Vertrauensarbeitszeit erlaubt?
Die Vertrauensarbeit bleibt erlaubt. Die Voraussetzungen dafür sind, dass Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten selbst nach den Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes erfassen. Und dass Arbeitgeber ihrer Pflicht nachkommen, diese mindestens stichprobenartig auf Plausibilität überprüfen.
Was bedeutet die wöchentliche Höchstarbeitszeit?
Statt einer täglichen Höchstarbeitszeit soll es eine wöchentliche Höchstarbeitszeit geben. Die Novelle sieht eine wöchentliche Grenze von durchschnittlich 48 Stunden über einen Zeitraum von voraussichtlich drei bis vier Monaten vor.
Wie lange darf pro Tag gearbeitet werden?
Statt bisher maximal 10 Stunden soll nach dem neuen Arbeitszeitgesetz bis zu 12 Stunden am Tag gearbeitet werden können. Allerdings gelten nach wie vor die wöchentliche Grenze von 48 Stunden und die Pausen- und Ruhezeitenregelungen.
Welche Rolle spielt die Lohnbuchhaltung?
Die Lohnbuchhaltung ist nach wie vor für die Abrechnung von Löhnen und Gehältern zuständig. Mit der Pflicht zur digitalen, minutengenauen und zeitnahen Erfassung der Arbeitszeiten bringt die geplante Reform hier voraussichtlich eine Entlastung.
Checkliste Zeiterfassung
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Digitale Zeiterfassung Pflicht? Was gilt jetzt und was kommt noch 2026?
Zwar ist die genaue und nachvollziehbare Zeiterfassung schon seit einigen Jahren Pflicht. Doch mit der Reform wird auch die digitale Zeiterfassung für viele Unternehmen erstmals Pflicht. Doch wirklich große Veränderungen kommen damit nur auf die Unternehmen zu, die die Arbeitszeiten ihrer Angestellten immer noch nicht systematisch erfassen. Und Unternehmen ab 10 Mitarbeitenden, die immer noch nicht auf die elektronische Arbeitszeiterfassung umgestellt haben.
Für alle, die bereits die Workforce Management Software Celero One nutzen, ändert sich wenig bis nichts. Trotzdem ist es sinnvoll, noch einmal zu überprüfen, ob im eigenen Unternehmen bereits alles ist, wie es sein soll. Oder ob noch Anpassungsbedarf besteht.
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Was gilt bei der Arbeitszeiterfassungspflicht bereits heute?
Die Erfassung der Arbeitszeiten durch den Arbeitgeber ist Pflicht. Das hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) bereits 2019 festgestellt. Das Bundesarbeitsgericht hat ergänzend dazu im Jahr 2022 geurteilt, dass dafür keine gesetzliche Neuregelung notwendig ist. Denn mit dem Arbeitsschutzgesetz besteht bereits die rechtliche Grundlage dafür: Unternehmen müssen also die tägliche Arbeitszeit ihrer Angestellten einschließlich der Überstunden systematisch inklusive Beginn, Ende und Dauer erfassen.
Eine digitale Zeiterfassung hingegen ist bisher keine Pflicht. Noch dürfen Unternehmen auf Stundenzettel und Stift zurückgreifen. Doch viele Unternehmen nutzen bereits Lösungen für die digitale Zeiterfassung. Denn das macht auch das Erstellen von Dienstplänen für alle Beteiligten einfacher, effizienter und zuverlässiger als eine Zettelwirtschaft, besonders, wenn im Home-Office oder Außendienst gearbeitet wird.
Was soll sich ab 2026 mit dem Gesetz zur Arbeitszeiterfassung ändern?
Noch im Jahr 2026 soll mit der geplanten Arbeitszeitreform ein Arbeitszeitgesetz in Kraft treten. Der entsprechende Gesetzesentwurf wurde bereits 2024 veröffentlicht: Das Gesetz soll in erster Linie mehr Flexibilität bei den täglichen Höchstarbeitszeiten durch eine Wochenarbeitszeit möglich machen – und die digitale Zeiterfassung zur Pflicht. Die elektronische Zeiterfassung dient nicht nur mehr dazu, Arbeitsstunden zu erfassen, sondern die realen Arbeitszeiten und deren Verteilung im Wochenverlauf exakt zu dokumentieren.
Was bedeutet elektronische Zeiterfassung konkret?
Wie schon bisher, müssen alle Arbeitszeiten vollständig und am gleichen Arbeitstag erfasst werden und im Nachhinein kontrollierbar sein, unabhängig davon, ob die Arbeit in einem Betrieb selbst, im Außendienst oder im Homeoffice erbracht wurde. Der wesentliche Unterschied durch das neue Zeiterfassungsgesetz wird sein, dass Unternehmen dies in elektronischer Form tun müssen, zum Beispiel über lokale oder Cloud-basierte Software-Lösungen, per App, via stationäre Terminals oder browserbasierte Lösungen.
Laut dem Gesetzesentwurf müssen die aufgezeichneten Arbeitszeiten auch digital für mindestens zwei Jahre gespeichert werden.
Welche Arbeitszeiten müssen erfasst werden?
Erfasst werden müssen alle Arbeits- und Bereitschaftszeiten mit Beginn, Ende, Dauer, Pausen und Überstunden. Diese Daten müssen auch in Unternehmen mit Schichtbetrieb erfasst werden. Die Pflicht zur Zeiterfassung gilt für die Arbeit von Vollzeit- und Teilzeitbeschäftigten, Minijobberinnen und Minijobbern, Mitarbeitenden im Homeoffice und bei mobiler Arbeit. Die Ausnahmen für leitende Angestellte im arbeitsrechtlichen Sinn sowie Geschäftsführende bleiben allerdings bestehen.
Die Erfassung muss auch minutengenau erfolgen. Das bedeutet auch, dass pauschale Zeitblöcke, wie im Schichtbetrieb teilweise üblich, 15-Minuten-Takte oder ein Abrunden der Arbeitszeit zugunsten des Arbeitgebenden unzulässig sind.
Für welche Unternehmen gilt die Pflicht zur digitalen Zeiterfassung?
Das geplante Gesetz zur Arbeitszeiterfassung gilt prinzipiell für alle Unternehmen vom DAX-Konzern bis hin zu KMU, jedoch nicht für alle unmittelbar: Das Gesetz sieht Umstellungsfristen für die digitale Arbeitszeiterfassung vor, die je nach Betriebsgröße unterschiedlich lang ausfallen. Unternehmen mit weniger Mitarbeitenden bekommen mehr Zeit. Bei Kleinbetrieben unter 10 Mitarbeitenden bleibt laut Referentenentwurf die analoge Erfassung weiterhin zulässig.
Sind Homeoffice und Vertrauensarbeitszeit weiterhin möglich?
Auch die Vertrauensarbeitszeit und die Arbeit im Homeoffice bleiben weiterhin möglich. Die Erfassung der Zeiten erfolgt dabei durch die Mitarbeitenden. Der Arbeitgeber muss diese auf Plausibilität prüfen.
Ist die Arbeitszeiterfassung mit der DSGVO vereinbar?
Auch für die digitale Zeiterfassung gilt die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Alle dafür eingesetzten Lösungen müssen die gesetzlichen Vorgaben an die Datensicherheit erfüllen. Und es dürfen nur die für die Arbeitszeiterfassung erforderlichen Daten erfasst und ausschließlich für diesen Zweck genutzt werden. Mitarbeitende haben ein Auskunftsrecht über ihre Daten. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen müssen die Daten gelöscht und deren Löschung zum Beispiel im Audit Trail dokumentiert werden.
Hat der Betriebsrat ein Mitsprachrecht?
Da Erfassungspflicht gesetzliche Vorgabe ist, hat der Betriebsrat bezüglich der Einführung solcher Systeme kein Mitspracherecht. Allerdings kann es ein Mitbestimmungsrecht hinsichtlich der konkreten Ausgestaltung geben, zum Beispiel bei den Dienstplänen. Es ist also sinnvoll, den Betriebsrat einzubinden.
Die digitale Arbeitszeiterfassung einführen in 5 Schritten
Viele Betriebe erfassen die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden bereits digital. Die erwartete Pflicht zur digitalen Arbeitszeiterfassung und -speicherung bedeutet für sie keine wesentliche Umstellung. Es sollte aber in jedem Fall geprüft werden, ob die eingesetzte Lösung den Anforderungen des Arbeitszeitgesetzes entspricht.
Für alle Unternehmen, die mit der Pflicht zur digitalen Arbeitszeiterfassung eine Lösung dafür implementieren müssen, können dieser Handlungsempfehlung folgen:
- Bestandsaufnahme: Wie wird die Zeit bisher erfasst? Bis wann muss die digitale Arbeitszeiterfassung realisiert sein? Gibt es Systeme, auf die man aufbauen kann?
- Anforderungen definieren: Wie und an welchen Orten soll die Zeit erfasst werden? Gibt es eine oder mehrere Betriebsstellen? Arbeiten Mitarbeitende remote oder im Außendienst? Ist eine App-basierte Lösung notwendig?
- Lösung wählen und Einführung planen: Da es hier um die konkrete Ausgestaltung und Anwendung der Lösung geht, sollte spätestens hier der Betriebsrat eingebunden werden.
- Implementierung: Für die Einbindung der gewählten Lösung sollte ein zeitlicher Puffer eingeplant werden, damit Verzögerungen den Start nicht gefährden
- Kommunikation und Schulungen: Läuft alles wie geplant, muss die Belegschaft mit der Nutzung und den Vorteilen der digitalen Arbeitszeiterfassung vertraut gemacht werden.
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Einfach und transparent: die Arbeitszeiterfassung in Celero One
Celero One ist ein intelligentes Operating System für Frontline-Arbeit und ausgelegt auf die hohen Anforderungen der Arbeit im Außendienst. Das bedeutet, an wechselnden Einsatzsorten, mit international aufgestellten Teams bei gleichzeitig hoher Dynamik und Geschwindigkeit konstant hohe Qualität zu liefern. Dazu passen Stundenzettel und Stift nicht. In Celero One ist die digitale und exakte Erfassung der Arbeitszeit praktisch in Echtzeit schon lange Realität.
Deren Erfassung erfolgt immer manuell durch die Mitarbeitenden, die den Einsatz durchführen. Die Arbeitszeiterfassung ist als bewusst und aktiv ausgeführter Handlungsschritt innerhalb der App Celero One Mobile angelegt. Für die Validierung der von den Mitarbeitenden erfassten Arbeitszeiten enthält Celero One zusätzliche Kontrollmechanismen: Der Arbeitsbeginn kann zusätzlich via Location-Check-In, also der Bestätigung des Mitarbeitenden, wann er den Einsatzort erreicht hat, abgeglichen werden. Eine weitere Möglichkeit, die manuell erfassten Arbeitszeiten auf Plausibilität zu überprüfen, sind die Geräte-Uhrzeiten zum Zeitpunkt des ersten Arbeitsschritts und dem Beenden der Besuchsdokumentation als letzter Arbeitsschritt. Pausenzeiten können manuell innerhalb des Zeitraums Arbeitsbeginn bis Arbeitsende erfasst werden.
Damit das Erfassen dieser Zeiten auf keinen Fall vergessen wird, ist dieser Schritt ein fester Bestandteil des definierten Ablaufprozesses. Über den Prozessmanager in Celero One kann dieser ganz einfach und individuell pro Aufgabengebiet definiert werden kann. Jede erfasste Zeit wird immer mit dem spezifischen Einsatz als entsprechende Besuchsdokumentation verknüpft. Das erleichtert die Zuordnung und Auswertung. Durch diese Verknüpfung der Zeitangaben mit definierten Vorgaben und die zentrale Speicherung der Arbeitszeiten inklusive Audit Trail bietet Celero One ein hohes Maß an Manipulationsschutz, Datensicherheit und Transparenz.
Damit liegen in Celero One, wie im Gesetz zur Arbeitszeiterfassung gefordert, der Beginn, das Ende und die Dauer der Arbeitszeit vor. Alle Daten werden DSGVO-konform und inklusive Änderungshistorie in Celero One archiviert. Via Datenschnittstelle können diese Daten auch einfach an andere Systeme übergeben werden, um damit zum Beispiel das jeweils verwendete Payroll-System mit den notwendigen Arbeitszeiten zu versorgen.
Fazit:
Die digitale Zeiterfassung ist heute noch nicht verpflichtend. Dennoch setzen bereits heute viele Unternehmen aus Gründen der Effizienz und Zuverlässigkeit auf den digitalen Stundenzettel. Die geplante Pflicht zur digitalen Zeiterfassung bringt daher nur für die Unternehmen mit sich, die ihre Arbeitszeiten bis dahin immer noch nicht digital erfassen und speichern. Und für die Nutzenden von Celero One ändert sich Prinzip nichts.
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FAQ – Häufig gestellte Fragen
Gilt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung bereits jetzt?
Ja. Der Europäische Gerichtshof entschied bereits im Jahr 2019, dass alle Unternehmen in der Europäischen Union verpflichtet sind, die täglichen Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden exakt, zuverlässig und nachvollziehbar zu erfassen und zu dokumentieren. Das Bundesarbeitsgericht stellte 2022 klar, dass diese Verpflichtung in Deutschland bereits durch das Arbeitsschutzgesetz besteht.
Ist die digitale Arbeitszeiterfassung Pflicht?
Bisher nicht. Für die meisten Unternehmen wird sie es aber mit dem Inkrafttreten des Arbeitszeitgesetzes im Jahr 2026 werden.
Betrifft die digitale Arbeitszeiterfassungen alle Unternehmen und Mitarbeitenden?
Ja. Ausnahmen wird es voraussichtlich nur für kleine Unternehmen mit bis zu 10 Mitarbeitenden sowie leitende Mitarbeitende und Geschäftsführende geben.
Welche Anforderungen gelten für die digitale Zeiterfassung?
Die Arbeitszeiten müssen auf die Minute genau und noch am Arbeitstag mit Beginn, Ende und Dauer erfasst und mindestens zwei Jahre lang gespeichert werden. Dem Gesetzesentwurf zufolge müssen auch Pausen und Überstunden erfasst werden. Es gilt die DSGVO.
Ob die dafür eingesetzte Software auch die gesetzlichen Anforderungen erfüllt, lässt sich erst sagen, wenn der Inhalt des Arbeitszeitgesetzes endgültig feststeht. Stand heute erfüllt Celero One diese Anforderungen bereits.
Gibt es Übergangsfristen?
Der Gesetzesentwurf sieht für Unternehmen nach der Anzahl der Mitarbeitende gestaffelte Übergangsfristen vor:
10 bis 49 Mitarbeitende: digitale Zeiterfassung ab voraussichtlich 2032
50 bis 249 Mitarbeitende: digitale Zeiterfassung ab voraussichtlich 2028
ab 250 Mitarbeitende: digitale Zeiterfassung ab voraussichtlich 2027
Was geschieht, wenn Unternehmen sich nicht an die Zeiterfassungspflicht halten?
Das Gesetz sieht schon heute Bußgelder bei Verstößen gegen die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung vor. Auch eine die persönliche Haftung von Mitgliedern der Geschäftsführung kann bestehen.
Ist mit der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung Vertrauensarbeit noch möglich?
Ja. Entscheidend ist, dass Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten zeitnah und zuverlässig dokumentieren. Celero One bietet dafür mit der integrierten Zeiterfassung eine sehr nutzerfreundliche Lösung. Diese ermöglicht dem Arbeitgeber auch, die angegebenen Arbeitszeiten auf Plausibilität zu überprüfen.
Erfüllt Celero One die gesetzlichen Anforderungen an die Arbeitszeiterfassung?
Celero One erfüllt alle aktuellen und, soweit absehbar, auch die Anforderungen des künftigen Zeiterfassungsgesetzes. Sollten Anpassungen notwendig sein, werden diese durch Celero One rechtzeitig umgesetzt und ausgerollt.
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KI-gestützte Übersetzung in der Praxis.
Im Interview spricht er darüber, warum klare Kommunikation in internationalen Teams so entscheidend ist, welche Herausforderungen Sprachbarrieren in der Praxis verursachen können und wie digitale Übersetzung dabei hilft, Prozesse effizienter und verlässlicher zu gestalten.
Herr Garcia, wir wollen über Kommunikation und Sprache sprechen. Sie sind allerdings kein Sprachwissenschaftler, sondern ein Experte für Business Intelligence. Darunter kann man sich erst einmal kaum etwas vorstellen. Was machen Sie also in Ihrer Arbeit?
Ich leite ein Team von Kolleginnen und Kollegen, die Projekte entwickeln, die alle Abteilungen im Unternehmen bei der Optimierung ihrer Prozesse unterstützen. Der Schwerpunkt liegt dabei auf Daten und Prozessautomatisierung. Ziel ist, dass die Mitarbeitenden nicht nur stumpf Aufgaben ausführen, sondern sich mehr auf ihre Ziele und qualitativ hochwertige Arbeiten konzentrieren können, also auch auf das Reflektieren und Planen. Denn erst das ermöglicht es, besser zu werden.
Unsere Arbeit schafft die erforderlichen Rahmenbedingungen, um Schwachstellen zu beseitigen und Verbesserungsmöglichkeiten zu implementieren.
Was für Projekte sind das konkret?
Das ist eine Frage, auf die es viele Antworten gibt. Zunächst erfassen wir die Bedürfnisse unserer Kunden, analysieren ihr Projekt und ihre Ziele.
Wenn wir uns darüber im Klaren sind, wohin die Reise gehen soll, legen wir den Weg dorthin fest, setzen Fristen und bestimmen die Größe des einzusetzenden SIG-Teams.
Wir arbeiten mit Celero One als zentraler Plattform für Planung, Kommunikation und Steuerung unserer Außendiensteinsätze. So kann die Projektleitung den Teams vor Ort alle wichtigen Informationen zentral bereitstellen und Änderungen jederzeit direkt kommunizieren.
Um die Frage abschließend zu beantworten: Unser Ziel ist es, unsere internationalen Außendienstteams so zu steuern, dass Aufgaben am POS überall einheitlich und in der gewünschten Qualität umgesetzt werden. Über Celero One erhalten die Teams dafür klare Arbeitsanweisungen und dokumentieren ihre Tätigkeiten direkt entlang definierter Prozesse in der App.
Die erfassten Daten werden in Echtzeit zurückgespielt und bilden die Grundlage für Dashboards, Auswertungen und das laufende Monitoring der vereinbarten KPIs. So können sowohl das Key Account Management als auch unsere Kunden jederzeit nachvollziehen, wie sich ein Projekt entwickelt und wo gegebenenfalls nachgesteuert werden muss.
Mit multinationalen Teams kommen auch viele unterschiedliche Sprachen. Was sind die größten Herausforderungen in Bezug auf Sprachbarrieren?
Sprachliche Vielfalt in einem Team bringt tatsächlich verschiedene Herausforderungen mit sich, bietet aber auch Chancen für Wachstum und Innovation. Eine der größten Herausforderungen ist es sicherlich, eine effektive Kommunikation zu gewährleisten. Es sprechen nicht alle dieselbe Sprache und oft auch kein Englisch oder die jeweilige Landessprache. Es ist aber für die Arbeit und auch um Missverständnisse zu vermeiden entscheidend, dass alle Teammitglieder genau wissen, was zu tun ist.
Neben der Sprache spielen natürlich auch kulturelle Unterschiede eine große Rolle. Sie beeinflussen, wie Teams kommunizieren, arbeiten und Erwartungen formulieren. Gerade in internationalen Projekten entsteht dadurch oft zusätzlicher Abstimmungsaufwand – bis hin zu Übersetzungen oder Dolmetschern, die wiederum Zeit und Budget kosten.
Wie wurden diese Herausforderungen in Ihrem Team gelöst?
Die Grundlage ist natürlich, ein inklusives Umfeld zu fördern, in dem sich jedes Teammitglied wertgeschätzt und auch gehört fühlt.
Konkret bedeutet das, auf eine gemeinsame Arbeitssprache hinzuarbeiten, Unterstützung beim Sprachenlernen anzubieten und auch, die Wertschätzung für die kulturelle Vielfalt im Team offen auszudrücken. Das hilft, die genannten Herausforderungen in Stärken zu verwandeln, die ein Team dynamischer und innovativer machen.
Ein besonders wichtiger Baustein ist für uns das KI-gestützte Übersetzungsmodul in Celero One. Damit können die im Prozess-Manager hinterlegten Arbeitsanweisungen automatisch in unterschiedliche Sprachen übersetzt werden — inzwischen sind es 34.
Gerade in internationalen Außendienstteams erleichtert das die tägliche Zusammenarbeit enorm. Alle Beteiligten erhalten dieselben Informationen in ihrer jeweiligen Sprache, Missverständnisse werden reduziert und Prozesse können deutlich einheitlicher umgesetzt werden.
Und welche Erfahrungen haben Sie damit gemacht? Funktioniert das?
Absolut. Gerade weil die Funktion direkt in Celero One enthalten ist, ist sie für die Teams sehr einfach nutzbar. Der Frontliner muss nicht mit einem separaten Übersetzungstool arbeiten, sondern kann sich die Arbeitsanweisungen direkt in Celero One in seiner bevorzugten Sprache anzeigen lassen.
Das macht es in der Praxis sehr unkompliziert: Die Informationen bleiben im definierten Prozess, aber jeder kann sie in der Sprache lesen, in der er oder sie am besten versteht.
Wie funktioniert das genau?
Für jeden Prozess gibt es eine Standardsprache. Darüber hinaus lassen sich einem Prozess zusätzliche Sprachen zuweisen. Über das KI-Übersetzungsmodul in Celero One stehen den Frontlinern zusätzlich alle diese freigeschalteten Sprachen direkt in der App zur Verfügung. Die Übersetzungen erfolgen automatisch und werden über einen integrierten Validierungsprozess zusätzlich geprüft.
Die Teams vor Ort können selbst auswählen, in welcher Sprache sie die Arbeitsanweisungen anzeigen lassen möchten und bei Bedarf sogar während der laufenden Rückmeldung zwischen den Sprachen wechseln
Ihre Erfahrung zeigt, dass die Zusammenarbeit von Teammitgliedern aus unterschiedlichen Herkunfts- und Sprachräumen ein Gewinn für ein Unternehmen ist?
So ist es. Ich komme aus Barcelona. Ich bin aufgewachsen in einer Gesellschaft, in der man zwei Muttersprachen spricht. Dazu kommt noch Englisch als Geschäftssprache. Wenn man in Barcelona lebt, wird einem bewusst, dass Multikulturalismus eine Bereicherung ist und es immer Möglichkeiten gibt, ihn zum Vorteil für alle zu machen.
Wenn die Mitglieder eines Teams aus unterschiedlichen Regionen oder Ländern kommen, bringen sie durch ihre unterschiedlichen Wurzeln eine Fülle unterschiedlicher Perspektiven und Erfahrungen mit. Das macht Teams kreativer und innovativer. Darüber hinaus kann das die Kompetenzen und das Wissen des Teams erweitern, was potenziell zu verbesserten Problemlösungsfähigkeiten und einem Wettbewerbsvorteil auf dem globalen Markt führt. Und die Integration fördert den kulturellen Austausch und das gegenseitige Verständnis, was die Teamarbeit und Zusammenhalt verbessert.
Wie funktioniert die Integration in der Praxis? Das Übersetzungsmodul kennen wir. Was gibt es noch?
Ein wichtiger Schritt ist das Onboarding. Wir führen für alle unsere Mitarbeiter, unabhängig von ihrer Herkunft oder Position, ein Onboarding durch, bei dem sie über die in Celero One integrierte E-Learning-Plattform unsere Arbeitsweise kennenlernen.
Neue Mitarbeitende begleiten bei uns zunächst erfahrene Kollegen und Kolleginnen direkt im Außendienst. So lernen sie die Arbeitsabläufe, Qualitätsstandards und Anforderungen nicht nur theoretisch kennen, sondern direkt in der Praxis.
Das hilft enorm dabei, ein gemeinsames Verständnis für die Prozesse und die tägliche Zusammenarbeit zu entwickeln — gerade in international zusammengesetzten Teams.
Gibt es denn auch für Muttersprachler Sprachbarrieren und wie sehen diese aus?
Natürlich gibt es die. In Spanien verstehen viele Menschen die englische Sprache nicht. Das ändert sich zwar mit den jüngeren Generationen, aber nach wie vor ist das eine sehr große Barriere.
Der Einsatz von KI-Tools zur Echtzeitübersetzung kann an dieser Stelle viel dazu beitragen, die Kommunikation zu verbessern. Denn sie ermöglichen Menschen, die eine Sprache nicht sprechen, einander zu verstehen und zusammenzuarbeiten.
Als ich jung war, habe ich gerne die Serie Star Trek geschaut. Ich habe mich immer gefragt, ob es einmal möglich sein würde, mit jemandem aus einem anderen Land zu sprechen, ohne der Sprache mächtig zu sein. Dass man sich mit einem „Universalübersetzer“ ohne Probleme verständigen könnte. Nun, diese Zeit ist längst gekommen…
Herr Castaño Garcia, vielen Dank für das Gespräch.
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KI-gestützte Übersetzung von Arbeitsanweisungen im Workforce Management
Ein Team, viele Sprachen
Die Grundlage von Team-Arbeit ist Kommunikation. Und als Voraussetzung dafür gilt, die gleiche Sprache zu sprechen. Allerdings ist das gerade in den großen, multinationalen Teams, wie sie im Field Work die Regel sind, nicht immer garantiert. Hier ist es keine Ausnahme, dass Team-Mitglieder die Landessprache nicht beherrschen. Das kann Sergio Castaño Garcia von der Service Innovation Group España nur bestätigen. Das Unternehmen steuert aus seiner Zentrale in Barcelona eine viele hundert Köpfe starke Workforce, die in ganz Spanien im Einsatz ist. Die Mitarbeitenden übernehmen die Regalpflege im Einzelhandel, führen Merchandising-Kampagnen am POS durch, installieren In-Store-Displays und übernehmen Vertriebsaufgaben im Außendienst. „Eine der größten Herausforderungen ist dabei die Kommunikation: Es ist entscheidend, dass alle Mitglieder des Teams sicher verstehen, was die Aufgabe ist,“ berichtet Sergio Castaño Garcia.
Damit das reibungslos funktioniert, braucht man nicht nur eine leistungsfähige Software für das Workforce Management. Die Software muss auch Sprachbarrieren überwinden können. Und das möglichst schnell und ohne zusätzlichen Aufwand.
KI-gestützt automatisch in 34 Sprachen übersetzen
Möglich machen das bei der Service Innovation Group Españadie Workforce Management Software Celero One und das darin enthaltene KI-gestützte Übersetzungstool. Damit lassen sich alle in der Workforce Management Software erstellten Arbeitsanweisungen automatisch und quasi per Knopfdruck in aktuell 34 Sprachen übersetzen. Diese Übersetzungsfunktion steht nicht nur den Projektverantwortlichen in der Zentrale zur Verfügung. Auch jedes einzelne Mitglied der Workforce kann sich die Arbeitsanweisungen in der gewünschten Sprache anzeigen lassen. Damit wissen alle genau was zu tun ist, auch wenn sie nicht die gleiche Sprache sprechen.
Flexible Einsatzplanung: schnell und einfach Vertretungen organisieren
Die automatische Übersetzung erleichtert nicht nur die ganz normale Arbeit. Wie hilfreich dieses Tool ist, zeigt sich besonders dann, wenn es nicht nach Plan läuft und es schnell gehen mussDiese Situation kennt wohl jeder: Ein Kollege oder eine Kollegin fällt aus und jetzt müssen deren Aufgaben kurzfristig von jemand anderem übernommen werden. Was aber, wenn die einzige in der Nähe des Einsatzortes verfügbare Person mit der passenden Qualifikation die Sprache nicht spricht? Normalerweise müsste man den Einsatz absagen. Mit Celero One ist das aber kein Problem: Einfach die Arbeitsanweisung automatisch in die passende Sprache übersetzen lassen – und die verfügbare Person ist bestens gerüstet für den Einsatz.
Operational Excellence sicherstellen
Die Erfahrung zeigt: Auch wenn Aufgaben im Prinzip völlig identisch sind, zum Beispiel die Pflege eines Regals, unterscheiden sich diese im Detail von Kunde zu Kunde oder Filiale zu Filiale. Das macht es gerade Vertretungen oder neuen Kräften schwer, das vom Kunden gewohnte hohe Niveau der Dienstleistungen zu halten. Nicht so bei Celero One: Selbst komplexe Aufgaben lassen sich damit in eine logische Abfolge von Arbeitsschritten nach einer stringenten Wenn-Dann-Logik herunterbrechen. In so aufgebaute Anleitungen lässt sich jede noch so kleine, individuelle Kundenanforderung integrieren und sicherstellen, dass diese beachtet wird. Den praktischen Vorteil beschreibt Sergio Castaño Garcia so: „Für mich bedeutet das vor allem Transparenz: Ich sehe, wie Prozesse gedacht sind und wie sie im Feld ankommen. Für unsere Mitarbeitenden heißt es, dass sie ihre Aufgaben genau so verstehen, wie sie gemeint sind – in ihrer eigenen Sprache und ohne Unsicherheit. Und unsere Kunden können sich darauf verlassen, dass die Umsetzung konsistent ist – unabhängig davon, wer den Einsatz durchführt.“
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Wie setzt man einen Prozess im Workforce Management richtig auf?
Prozesse müssen funktionieren, egal welche Überraschungen die Realität am Einsatzort bereithält. Das bedeutet: Sie müssen alle fachlichen Anforderungen der Aufgabe abdecken. Und gleichzeitig müssen sie auch administrative Elemente enthalten, zum Beispiel für Leistungsnachweise und die Abrechnung.
Für einen funktionierenden Prozess muss also einiges zusammenkommen. Womit fängt man also an?
Die Basis: die Workforce-Management-Software
Ohne das richtige Werkzeug lässt sich kein Prozess aufbauen. Speziell dafür hat Celero One den Prozess-Manager. Damit lassen sich selbst komplexe Abläufe in eine strukturierte und stringente Abfolge von klaren Arbeitsschritten übersetzen. Der in dieser Form definierte Prozess ist eine absolut praxistaugliche Anleitung für die Person, die diese Aufgabe ausführt.
Der Prozess-Manager macht diese Schritte als No-Code-Builder mit grafischer Oberfläche besonders intuitiv und einfach:
- Die Prozess-Schritte und deren Details werden in Echtzeit grafisch dargestellt.
- Für das Aufsetzen von Prozessen sind keine Programmierkenntnisse erforderlich.
- Abhängigkeiten von Arbeitsschritten lassen sich bequem per Drag and Drop anlegen.
Ein Prozess ist weit mehr als eine Anleitung
Der Kern eines Prozesses ist das Operative: Was ist zu tun? In welcher Reihenfolge? Welche Informationen sind dafür notwendig?
Damit ein Einsatz aber auch abrechenbar wird, müssen im Prozess noch zusätzliche, administrative Schritte angelegt sein, um die Durchführung zu belegen. Das kann zum Beispiel sein, die Ankunft am Einsatzort in der App zu bestätigen, die Tätigkeit mit Fotos zu dokumentieren oder eine digitale Unterschrift einzuholen.
Ein guter Prozess verbindet damit das Operative mit dem Administrativen.
Effizienz ist Teamarbeit
Das Aufsetzen von Prozessen ist eine Aufgabe für das ganze Team. Zwar arbeiten die einen in der Zentrale und die anderen sind im Außendienst beim Kunden.
Doch zusammen sind sie ein Team. Ein Prozess muss daher die Anforderungen aller gleichermaßen erfüllen.
Ein Prozess und die Ergebnisse werden besser, wenn alle Beteiligten ihre Expertise, ihre Erfahrungen und Anforderungen einbringen können. In der Praxis bedeutet das, den Prozess gemeinsam Schritt für Schritt durchgehen und direkt im System abzubilden.
Ein guter Prozess ist also immer auch das Ergebnis guter Zusammenarbeit.
Plan A, Plan B, Plan C, …
Kein Einsatz läuft exakt nach Plan. Vor Ort können immer unvorhergesehene Planabweichungen auftreten. Und auch Kleinigkeiten können zum Abbruch eines Einsatzes führen, zum Beispiel, weil Teile fehlen, ein Handbuch nicht zum Gerät passt, das repariert werden soll, oder schlicht niemand die Tür öffnet.
Auch diese Möglichkeiten muss ein Prozess abdecken.
Der Prozess-Manager bietet genau für solche Fälle die Möglichkeit, Handlungsalternativen zu definieren. So entstehen klare Handlungsoptionen für unterschiedliche Szenarien – bis hin zu strukturierten Abbruchprozessen.
Ein guter Prozess ist nur ein Zwischenschritt auf dem Weg zum besseren Prozess
Auch der beste Prozess ist nur eine Momentaufnahme. Denn Anforderungen ändern sich. Neue Erkenntnisse und Erfahrungen kommen hinzu. Prozesse müssen deshalb kontinuierlich angepasst und optimiert werden.
Darauf ist Celero One ausgelegt:
- Operatives Optimierungspotential lässt sich durch direktes Feedback aus der Workforce und Tickets aus dem Support einfach identifizieren.
- Umfangreiche Analysefunktionen bringen Transparenz alle Abläufe und administrativen Vorgänge.
- Der Prozess-Manager ermöglicht, Prozesse ganz einfach anzupassen und die Änderungen praktisch in Echtzeit auszurollen.
Damit läuft alles bestmöglich. Bis zur nächsten Optimierung.
Ein kurzes Fazit:
Ein guter Prozess kommt zustande, wenn Team und Tools optimal zusammenarbeiten. Ein guter Prozess ist nie final, sondern immer nur der Stand einer kontinuierlichen Verbesserung. Mit diesem Verständnis lassen sich Ressourcen effizient einsetzen, die First-Time-Fix-Rate steigern und die operativen Kosten senken.
Mehr zu Celero One und Ihre Vorteile erfahren Sie unter celero-one.com
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Nach der Saison ist vor der Saison: Wie die Workforce Management Software Celero One die operative Effizienz in Retail und Handel steigert
Herausforderung Umstellung in sehr kurzer Zeit
Was Kundinnen und Kunden beim Einkaufen angenehm viel Abwechslung bietet, bedeutet für die Workforce vor allem: viel Aufwand. Denn die saisonalen Angebote und Aufmachungen in den Filialen müssen schnell und häufig auf- und abgebaut werden, damit der Handel die wechselnden saisonalen Anlässe in Umsätze umwandeln kann.
Das kann nur eine optimal gesteuerte Workforce, die mit Einsatz und Engagement anpackt.
Effizienteres Workforce Management für ein leistungsfähigeres und zufriedenes Field Team
Der Schlüssel dazu ist Workforce Management, das aus den Mitarbeitenden in der Steuerung und der Workforce am Einsatzort ein gut eingespieltes Team macht. Nach dieser Maxime wurde Celero One entwickelt und bietet dafür:
Schnelle und flexible Personaleinsatzplanung
Die Kapazität einer Workforce ist limitiert und Zeit ist knapp. Das bedeutet: Die verfügbaren Kräfte müssen möglichst effizient eingesetzt werden – und das Delegieren von Aufgaben muss schnell gehen, gerade wenn kurzfristige Personalausfälle kompensiert werden müssen. Celero One macht das einfach: Es bietet den Überblick über alle verfügbaren Kräfte mit den passenden Skills und verschiedene Möglichkeiten, Einsätze automatisiert an Mitglieder der Workforce zu vergeben. Das macht die Personaleinsatzplanung schnell und einfach für alle Beteiligten – und ausreichend flexibel für das oft unvorhersehbare Tagesgeschäft.
Anleitungen, mit denen sich einfach arbeiten lässt.
Damit eine Aufgabe erledigt werden kann, muss klar sein, was wo wann und wie zu tun ist. Dafür sorgt der Prozess-Manager: Auch komplexe Aufgaben lassen sich damit in eine stringente Abfolge einzelner Arbeitsschritte verwandeln, die sich einfach abarbeiten lassen, und den Mitgliedern der Workforce nebst Dokumenten und sonstigen benötigten Informationen auf das Smartphone senden. Weil die Situation am Einsatzort oft anders ist als im Plan vorgesehen, lassen sich für Arbeitsschritte auch Handlungsalternativen anlegen. Falls ein Mitglied der Workforce zwar mit der Aufgabe vertraut, aber nicht der Landessprache, ist das auch kein Problem: Celero One überwindet Sprachbarrieren dank einer KI-gestützten Übersetzung in viele Sprachen. Damit wird jede Aufgabe sofort verständlich – und ermöglicht maximale Sicherheit, fehlerfreie Abläufe und echte globale Integration.
Eine Smartphone-App für Field Worker: Alles, was man braucht und immer zur Hand
Um eine Aufgabe zu erledigen, benötigt man Informationen und bei Problemen oder Rückfragen einen schnellen und zuverlässigen Kanal zur Zentrale oder dem Support. Oftmals sollen Arbeitsschritte und Ergebnisse dokumentiert und die Ausführung muss vom Kunden bestätigt werden. Das alles macht die Smartphone-App Celero One Mobile möglich: Sie bündelt alle Informationen und Fähigkeiten kompakt und übersichtlich und zum überall hin mitnehmen.
Alles für den kurzen Dienstweg: Kommunikationswerkzeuge
Field Work ist Teamwork. Und für erfolgreiche Teamarbeit ist funktionierende Kommunikation unerlässlich. Nicht nur zwischen den einzelnen Team-Mitgliedern vor Ort, sondern auch mit der Zentrale. Dafür nutzt Celero One alle verfügbaren Kommunikationskanäle: Telefon, E-Mail schreiben, Chat, Video-Calls und Push-Nachrichten.
Gemeinsam besser werden: Auswertung und Optimierung
Einsätze und Ergebnisse lassen sich mit Celero One praktisch wie von selbst dokumentieren – über die abgearbeiteten Punkte der Anleitungen, Fotos, Videos oder digitale Bestätigungen. Damit entfallen die meist zeitfressenden und ungeliebten Dokumentationsarbeiten und trotzdem schafft die Lösung eine breite und valide Basis für fundierte Auswertungen und kontinuierliche Verbesserung. Damit Verbesserungspotential nicht nur erkannt, sondern genutzt wird, ist der Prozess-Manager so konzipiert, dass sich Veränderungen in Prozessen einfach per Drag&Drop einpflegen und in Echtzeit ausrollen lassen. Die Möglichkeit, Field-Workflows in Minuten anzupassen, ganz ohne IT-Aufwand, gibt Ihrem Team die erforderliche Agilität, um die oft unvorhersehbaren und herausfordernden Einsätze zu meistern.
Fazit: Mit Celero One lassen sich die schnellen saisonalen Änderungen in Sortiment und Aufmachung im Handel problemlos bewältigen: Abläufe und Planungen werden effizienter, schneller und flexibler. Mit Celero One ist die Workforce bestens gerüstet für alle Anlässe, die der Handel noch erfinden mag.
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Eine Workforce Management Software muss genauso agil sein, wie die Workforce selbst.
Permanente Veränderung als Normalität: Was effektives Workforce-Management ausmacht.
Dass sich Anforderungen, Ressourcen und die Rahmenbedingungen praktisch permanent ändern, ist im Workforce-Management eher die Regel als die Ausnahme. Denn Workforce-Management ist immer eine Rechnung mit vielen Unbekannten: wechselnde Einsatzorte mit anderen Bedingungen, kurzfristige neue Aufgaben, unterschiedliche Team-Mitglieder, Erkrankungen und Ausfälle, Baustellen, die Straßenverhältnisse und sogar das Wetter. Effizientes Field-Service-Management benötigt darum Strukturen und Prozesse, die sich einfach und schnell an Veränderungen anpassen lassen – und immer einen Plan B und C bieten.
Celero One: Effizienz durch Flexibilität und Anpassbarkeit.
Die Workforce Management Software Celero One wurde speziell dafür entwickelt, um mobile Teams trotz aller Herausforderungen und Unwägbarkeiten des Außendienstes ebenso einfach wie effizient zu steuern. In ihr sind alle benötigten Werkzeuge von der Planung, Steuerung, Auswertung und Kommunikation enthalten. Gleichzeitig ist Celero One konsequent auf einfache Anpassbarkeit und hohe Flexibilität ausgelegt:
Prozesse schnell und einfach anpassen: Das Herzstück von Celero One ist der Prozess-Manager. Mit ihm lassen sich mobile Workflows ganz einfach und intuitiv nach dem No-Code-Prinzip anlegen oder verändern sowie Abhängigkeiten der einzelnen Arbeitsschritte per Drag & Drop anpassen und optimieren. Formulare und Checklisten für die Frontline Worker können damit innerhalb weniger Minuten an dynamische Anforderungen angepasst, Informationen und Dokumente ergänzt und in Echtzeit ausgerollt werden, ohne dass Sie eine einzige Zeile Code schreiben müssen. Damit sind alle immer auf dem aktuellen Stand.
Plan B inklusive: Die Planung und die Realität am Einsatzort unterscheiden sich manchmal sehr. Dann soll ein Display plötzlich auf der halben Fläche aufgebaut werden oder es fehlen Stromanschlüsse. Solche Abweichungen können eine Umplanung vor Ort verlangen oder sogar die Ausführung unmöglich machen. Um Einsätze dennoch zuverlässig und erfolgreich zu erledigen, lassen sich in den Arbeitsanweisungen im Prozess-Manager auch Fallback-Optionen für unterschiedliche Szenarien integrieren. Damit gibt es immer einen Plan B, und notfalls auch einen Plan C.
Administrativen Aufwand verringern: Spielraum statt starrer Vorgaben: Sorgfältige Planung ist unerlässlich. Doch ein starres Korsett aus Vorgaben bremst die eigentliche Arbeit aus. Denn die Realität ist nie exakt so wie in der Planung. Zusätzlich verursachen starre Vorgaben zusätzlichen Aufwand bei der Verwaltung, weil sie so schwer einzuhalten sind. Ein Beispiel dafür ist die an sich banale Abrechnung von Fahrten: Auch wenn Kartendienste exakte Entfernungen und Fahrzeiten angeben, sorgen in der Realität Stau, Umleitungen, Baustellen und auch das Wetter regelmäßig für Abweichungen. Um hier den administrativen Aufwand möglichst klein zu halten, lassen sich für solche Dinge in Celero One einfach Spielräume für Abweichungen festlegen.
Aufgaben automatisiert vergeben: Wer kann die Aufgabe übernehmen? Celero One bietet eine einfache Antwort auf diese Frage: eine automatisierte Vergabe anhand von Qualifikation und Verfügbarkeit. Das minimiert den Aufwand für die Verteilung von Aufgaben – und beschleunigt diesen Vorgang deutlich. Und falls eine Einsatzkraft kurzfristig ausfällt, zum Beispiel durch Krankheit, können deren Aufgaben einfach und schnell weitergegeben werden. Eine Workforce ist oft multinational. Sprachbarrieren sind mit Celero One kein Problem: Es enthält ein KI-gestütztes Übersetzungstool, mit dem sich Anweisung automatisiert in mittlerweile 34 Sprachen übersetzen lassen.
Fazit: Effizienz im Workforce-Management entsteht durch die Fähigkeit, die in diesem Bereich ganz normalen Unvorhersehbarkeiten möglichst einzuplanen – und bei Bedarf schnell und effektiv darauf reagieren zu können. Alles was Sie dafür benötigen, bietet Celero One.
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Oh, du Fleißige: Effizientes Workforce Management statt Weihnachtstress.
Weihnachtszeit ist im Einzelhandel Umsatzzeit
Kein Wunder also, dass die Zeit vor Weihnachten zu den umsatzstärksten im Einzelhandel gehört. Doch wenn in den Läden so viel über die Theke geht, stellt sich eine Frage: Wie kommen alle diese Dinge dorthin? Wer füllt die Regale immer wieder auf? Und wer kümmert sich um die ganze weihnachtliche Dekoration? Die wenig überraschende Antwort lautet: Das erledigen nicht die Weihnachtswichtel, sondern normalerweise Field Worker. Diese mobilen und eingespielten Teams füllen die Regale, hängen Lichterketten und Christbaumkugeln über die Verkaufsflächen und stellen Weihnachtsbäume und Displays für Weihnachtsartikel und -angebote auf. Aber wie bei den Weihnachtswichteln merkt man auch meist nur an den vollen Regalen, Displays und der Dekoration, dass sie da waren. Denn damit sich Field Worker und gestresste Weihnachtseinkäufer nicht auf den Verkaufsflächen auf die Füße treten, arbeitet die Workforce zentral gesteuert und nach Plan.
Das beste Rezept gegen Weihnachtsstress in der Workforce: eine leistungsstarke Workforce-Management-Software
Gesteuert wie von Zauberhand arbeiten vielleicht die Weihnachtswichtel, alle anderen benötigen dafür eine Workforce-Management-Software, wie zum Beispiel Celero One. Die bündelt alle Funktionen, die man für die effiziente Steuerung von mobilen Einsatz-Teams und die Arbeit vor Ort benötigt, übersichtlich und nutzerfreundlich.
Thorsten Galioto, Head of Project Consulting bei Celero Cloud, bringt die Vorteile und Möglichkeiten von Celero One am Beispiel Weihnachten auf den Punkt: „Bisher muss der Weihnachtsmann an Heiligabend in seinem Rentierschlitten um die Welt fliegen und Millionen von Geschenken unter die Weihnachtsbäume legen. Das ist für einen Mann in dem Alter ziemlich viel. Mit Celero One könnte er diese Aufgabe den Weihnachtswichteln übertragen. Dafür müsste er nur jeden Weihnachtswichtel mit einem Smartphone ausstatten, aber da das mittlerweile ja das Standardgeschenk für Teenies ist, sollte das machbar sein. Er könnte dann jedem einzelnen Wichtel anhand dessen Fähigkeiten zuweisen und auf dessen Smartphone schicken, welche Geschenke dieser wann und wo hinzubringen hat. Und nicht nur das: Er könnte sogar für jedes Geschenk und Kind eine Schritt-für-Schritt-Anleitung festlegen, wie vorzugehen ist oder ob etwas Besonderes zu beachten ist. Gibt es einen bissigen Hund? Ist der Kamin besonders eng? Wo soll ein Geschenk genau hingelegt werden? Was ist zu tun, wenn gar niemand zu Hause ist und Weihnachten ganz woanders gefeiert wird?“ Mit Celero One sähe Weihnachten so aus: Die Weihnachtswichtel kämen mal ein bisschen rum. Der Weihnachtmann säße am Nordpol bequem vor dem Dashboard von Celero One Desktop und könnte in Echtzeit verfolgen, wie die Weihnachtswichtel alle Geschenke abliefern. Denn mit Celero One hätten die alle dafür notwenigen Infos auf dem Smartphone. Eingreifen müsste er nur bei Problemen: Bleibt ein Weihnachtswichtel zum Beispiel in einem engen Kamin stecken, könnte der über die Celero One App ganz einfach Hilfe anfordern. Der Weihnachtsmann könnte dann einfach einen Wichtel vorbeischicken, der gerade in der Nähe ist. Eine leistungsstarke Workforce-Management-Software macht also vieles möglich und einfacher.
Den Einwand, ob Weihnachten denn noch Weihnachten wäre, wenn nicht mehr der Weihnachtsmann die Geschenke bringt, räumt Thorsten Galioto entschieden aus: „Wer letztendlich dafür sorgt, dass die Geschenke unter dem Weihnachtsbaum liegen, ist doch am Ende unerheblich. Hauptsache ist doch, sie kommen von Herzen.“
Das Team von Celero One wünscht allen erholsame Feiertage und einen guten Rutsch ins neue Jahr.
PS: Falls Sie den Weihnachtsmann treffen oder jemanden kennen, der den Weihnachtsmann kennt: Richten Sie ihm bitte aus, dass wir ihm gerne persönlich vorführen, was Celero One so alles kann. Vielen Dank!
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Insights aus der Workforce-Management-Software Celero One: „Was man von erfolgreichen Außendienst-Teams lernen kann.“
So unterschiedlich die Anforderungen auch sind: Erfolg hat immer das gleiche Muster
Eine Erklärung für das, was erfolgreiche Außendienst-Teams ausmacht, liefert die Auswertung der Einsatzdaten von Fieldservice-Teams der Service Innovation Group in Celero One. „Man kann hier anhand der Daten sehr schön sehen, dass Erfolg nicht zufällig entsteht, sondern das Ergebnis effizient funktionierender Kommunikation, kluger Routinen und Tools ist,“ stellt Head of Consulting Thorsten Galioto fest, der an der Weiterentwicklung von Celero One arbeitet. „Egal, was die erfolgreichen Teams konkret machen, der Ablauf folgt immer dem gleichen Muster: Planen, steuern, dokumentieren, analysieren und optimieren.“
Best-Practise-Wissen ist das eine, die Umsetzung das andere…
An sich scheint dieser Ablauf aus planen, steuern, dokumentieren, analysieren und optimieren nicht übermäßig komplex. Doch in der praktischen Umsetzung scheitern viele. Auch dafür hat Thorsten Galioto eine Erklärung: „Wir sehen immer wieder, dass ein starker Fokus auf die ersten beiden Schritte, also das Planen und Steuern gelegt wird.“ Das geschieht besonders dann, wenn die verwendeten Tools den Anforderungen des Workforce Managements nicht genügen oder mehrere Lösungen nebeneinander eingesetzt werden. Man beschränkt sich also auf die ersten beiden Schritte und nutzt nicht die richtigen Werkzeuge, um die Produktivität der eingesetzten Ressourcen zu steigern. Das Ergebnis ist Ineffizienz. Und dann fehlen auch die Ressourcen Zeiten und Arbeitsdokumentation, um Verbesserungsmöglichkeiten zu finden und umzusetzen. „Ich denke, das kommt jedem irgendwie bekannt vor. Andererseits,“ so Thorsten Galioto, „gibt es Teams, nämlich die erfolgreichen, bei denen dieses eingangs beschriebene Muster in Fleisch und Blut übergegangen ist. Und deren Arbeitsweise bildet auch Celero One ab und macht sie so für alle zugänglich.“
Fazit: So unterschiedlich die Tätigkeiten auch sind, die erfolgreichen Teams arbeiten alle nach dem gleichen, wiederkehrenden Muster von Planung, Steuerung, Dokumentation, Analyse und Optimierung. Celero One arbeitet nach diesem Muster und gibt seinen Nutzenden alle Werkzeuge dafür in die Hand, um effektiver zu arbeiten.
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Drei Effizienz-Booster für die Workforce: Wie Außendienst-Teams leistungsfähiger werden und wie die Workforce Management Software dabei unterstützt.
1. Abläufe nach Best-Practice-Schema
Egal, welcher Aufgabe leistungsstarke Teams nachgehen, der Ablauf ist immer der gleiche: Planen, Steuern, Dokumentieren, Analysieren und Optimieren. Diesem Prinzip folgt deshalb auch der Workflow in Celero One: Für die Personaleinsatzplanung mit ihren besonderen Anforderungen im Workforce Management bietet Celero One eine ganze Reihe von Tools und Automatismen, um Aufgaben schnell und zuverlässig auf Basis der Verfügbarkeiten und Qualifikationen der Ressourcen übernehmen zu lassen. Die Steuerung übernimmt das Herzstück von Celero One, der Prozessmanager. Damit lassen sich Aufgaben in einer stringenten Wenn-Dann-Logik in sinnvolle und leicht verständliche Einzelschritte mit Handlungsoptionen unterteilen und flexibel an unterschiedliche Situationen vor Ort anpassen. Das Dokumentieren ist essentiell und Celero One bietet dafür zum Beispiel Checklisten, Foto- und Video-Uploads oder auch eine Unterschriften-Funktion. Denn damit können Mitglieder der Workforce in Echtzeit Rückmeldung geben, dass eine Aufgabe erledigt wurde, was die Planung und Steuerung genauso wie die Abrechnung mit den Kunden erleichtert. Sie können damit aber auch belegen, dass sie ihre Aufgabe korrekt erledigt haben oder warum eine Aufgabe nicht erledigt werden konnte. Daneben sind die Daten der Dokumentation die Grundlage der Analyse: Celero One bietet eine Reihe von Tools für eine einfache Auswertung. Und diese Auswertung ist die Grundlage zukünftiger Optimierungen. Diese können ganz einfach im Prozessmanager eingepflegt und in Echtzeit ausgerollt werden. Und damit schließt sich der Kreis.
Ausführung wird über den Prozessmanager gesteuert
2. Aufgabenbündelung: Ein Tool für alles und alle
Effizientes Workforce Management ist ein Zusammenspiel aus flexibler Planung und Delegation nach Qualifikation und Verfügbarkeit, funktionierender Kommunikation, Wissensmanagement, dem Bereitstellen von Informationen und einigem mehr. Viele Unternehmen nutzen dafür eine ganze Reihe von Tools. Das sorgt nicht nur für mehr Aufwand, es ist auch schwer bis unmöglich, hier den Überblick zu behalten – besonders im oftmals stressigen Berufsalltag unterwegs. Deshalb bündelt Celero One alle für das Projektmanagement und den Außendienst erforderlichen Funktionen nutzerfreundlich in einer Lösung.
3. Funktionierende Kommunikation ist nicht alles. Aber ohne ist alles nichts.
Field Work ist Team Work. Dieses Team beschränkt sich nicht auf die Mitarbeitenden vor Ort, sondern schließt die in der Steuerung und Planung tätigen mit ein. Und der Schlüssel zum Funktionieren eines Teams ist funktionierende Kommunikation. Alle müssen wissen: Wer muss was wann wo und wie tun? Wer hat was schon erledigt? Und was ist dabei sonst noch zu beachten. Die zahlreichen erfragten Informationen dieser beiden Sätze sind schon gelesen schwer zu erfassen. Für effektives Workforce Management müssen ungleich viel mehr Informationen über große Entfernungen, bei schlechten Verbindungen und Funklöchern zur richtigen Zeit bei der richtigen Person zuverlässig und vollständig ankommen – und bei Bedarf auch in Echtzeit in die Gegenrichtung zurück. Zuverlässig funktionierende Kommunikation ist dafür einfach unverzichtbar. Deshalb hat Celero One eine ganze Reihe von Kommunikationskanälen integriert. Und falls zusätzlich noch eine Sprachbarriere überwunden werden muss, geht das dank integrierter KI-Übersetzungsfunktion auch.
Fazit: Effizienz ist kein Zufall, sondern das Ergebnis eingespielter Abläufe und der Unterstützung durch die richtigen Werkzeuge.
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