Reformvorhaben setzt auf elektronische Arbeitszeiterfassung

Mit einem umfangreichen Reformpaket präsentierte der Koalitionsausschuss von CDU/CSU und SPD Anfang Juli 2026 umfangreiche Maßnahmen zur Modernisierung des Arbeitszeitgesetzes. Neben einigen in der Öffentlichkeit seither kontrovers diskutierten Punkten sieht die Reform auch Veränderungen in der Arbeitszeiterfassung vor. Dabei geht es nicht um die bereits seit einigen Jahren bestehende Pflicht zur Erfassung von Arbeitszeiten, sondern um deren praktische Umsetzung: Die Reform sieht eine Änderung des § 16 Abs. 2 Satz 1 ArbZG-E vor, nach der ein Arbeitgeber verpflichtet wird, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmer jeweils am Tag der Arbeitsleistung elektronisch aufzuzeichnen. Trotz einiger geplanter Ausnahmeregelungen bedeutet dies für viele Arbeitgeber, bestehende Systeme anpassen oder sogar erneuern zu müssen.

Arbeitszeiterfassung als Element der strategischen Unternehmensführung

Eine professionelle Arbeitszeiterfassung umfasst mehr als Daten zum Beginn und zum Ende der täglichen Arbeitszeit. Sie bietet vielmehr entscheidende Informationen zur wichtigsten Ressource des Unternehmens. Um personelle Kapazitäten sinnvoll Planen und analytisch einbeziehen zu können, liefert die Mitarbeiterzeiterfassung Daten zu:

• Anwesenheits- und Pausenzeiten
• Urlaub sowie Krankheit und Abwesenheit
• Überstunden und Zeitkonten
• Projektzeiterfassung
• Homeoffice und mobilem Arbeiten
• Schicht- und Dienstplänen, Kalender und Feiertagen

Damit diese Daten sinnvoll genutzt werden können und ihre Erfassung gleichzeitig den Anforderungen der neuen gesetzlichen Regelung entsprechen, ist nicht nur die zentrale digitale Datenverarbeitung unerlässlich, sie sollten auch unkompliziert mit anderen Daten verknüpft werden können. Dies gelingt durch die Anbindung der Arbeitszeiterfassung an das ERP-System des Unternehmens.

New Work wird zum Maßstab der Arbeitszeiterfassung

Selbst der Mittelstand setzt heute auf zeitgemäße Arbeitszeit- und Arbeitsplatzmodelle. Mobiles Arbeiten, Homeoffice, Shared Workspaces und andere Formen flexiblen, dezentralen Arbeitens erweisen sich auch für die klassische Arbeitszeiterfassung als Herausforderung. Lokale Systeme, im Stil der klassischen Stechuhr, sind heute nicht mehr praktikabel. Arbeitszeiterfassung muss ortsunabhängig an den Mitarbeitenden gebunden sein. Dabei müssen individuelle Variablen berücksichtigt werden: Unterschiedliche Arbeitsorte stellen nicht nur Anforderungen an die technische Umsetzung der elektronischen Arbeitszeiterfassung, aus ihnen resultieren auch formelle Aspekte wie etwa Feiertagsregelungen, die sich beim Wechsel des Arbeitsortes auch spontan ändern können. Flexible Arbeitszeiten erschweren die praktische Umsetzung zusätzlich.

Catura setzt auf Flexibilität und Automation

Mit individuellen Open-Source-ERP-Lösungen bietet Catura mittelständischen Unternehmen eine effiziente Möglichkeit, alle relevanten Geschäftsprozesse zu vernetzen und zu steuern. Hier auch die Arbeitszeiterfassung einzubinden, ist eine logische Entscheidung. Mit dem Modul HRX Zeiterfassung gelingt dieser Schritt umfassend, flexibel und sicher.

Verschiedene Arbeitsumgebungen deckt Catura durch die Optimierung des Moduls als App für Smartphone und Tablet sowie als Browser-Anwendung für den Desktop-Einsatz.

Als App erkennt das Modul bei der Erfassung von Arbeitsbeginn und -ende den Standort des Mitarbeitenden. Zusätzlich ist eine einfache Kennzeichnung von Arbeitszeiten als projektbezogen verrechenbar oder intern ebenso möglich, wie die Beantragung und Genehmigung von Abwesenheiten. Arbeitstage und Resturlaub werden automatisch berechnet und alle Daten ins ERP übertragen. Zusätzlich können die Arbeitszeiten via DATEV-Exportfunktion für die Lohn- und Gehaltsabrechnung bereitgestellt werden. Für die statistische Auswertung können persönliche Zeitkonten und eine komplette Jahresübersicht visualisiert werden.

Ein System, das sich einfügt, anstatt sich aufzuzwingen

Da die Arbeitszeiterfassung an sich keine neue Aufgabe für Unternehmen darstellt, nutzen viele von ihnen bereits grundlegend geeignete Systeme. Als Insellösungen erfüllen diese jedoch oft nicht die Anforderungen und Erwartungen an eine moderne und rechtskonforme elektronische Erfassung. Ein etabliertes System zu ersetzen, stellt jedoch zusätzlichen Aufwand und eine wirtschaftliche Belastung dar, die zu vermeiden ein verständliches Unternehmensinteresse ist.

„Zeiterfassung betrifft praktisch jedes Unternehmen – unabhängig davon, ob produziert wird oder nicht. Uns ist wichtig, dass sie sich in die vorhandene Systemlandschaft einfügt, anstatt sie zu ersetzen“, erklärt Werner Scharinger, Geschäftsführer der Catura AG.

In Fällen, in denen ein Unternehmen bereits ein System zur Zeiterfassung nutzt, setzt Catura deshalb auf Integration statt auf Substitution. Wird zum Beispiel bereits eine elektronische Zeiterfassung für die Buchhaltung genutzt, bindet Catura dieses über Schnittstellen an das ERP an und realisiert den erforderlichen Datenabgleich.