Was viele nicht wissen: Als Folge des Bergbaus hat sich die Topografie der jeweiligen Regionen verändert. Ehemalige Schächte wurden damals durch Pumpen vom eindringenden Grubenwasser befreit. Auch heute laufen noch Pumpen: unter Tage, um das salzhaltige Grubenwasser auf sicherem Abstand zu den Grundwasserschichten zu halten, und über Tage, um Bergsenkungsbereiche dauerhaft trocken zu halten.

Die RAG Aktiengesellschaft übernimmt mit ihren Ewigkeitsaufgaben unter anderem Verantwortung für Grubenwasserhaltung, Poldermaßnahmen, Grundwassermanagement und weitere Aufgaben zur nachhaltigen Gestaltung des Strukturwandels des Steinkohlenbergbaus.

Ewigkeitsaufgaben

Zu den sogenannten Ewigkeitsaufgaben zählen das kontrollierte Abführen des Grubenwassers aus stillgelegten Bergwerken, das Management des Oberflächenwassers in Bergsenkungsbereichen sowie das Pumpen, Überwachen und Reinigen des Grundwassers im Bereich ehemaliger Kokereistandorte.

Nicht nur diese Flächen sind im Blick zu behalten. Aus dem jahrzehntelangen Bergbau ist ein weit verzweigtes Netz aus Kabeln, Leitungen, Tagesöffnungen und technischen Anlagen hervorgegangen, das bis heute in den Regionen Ruhr, Saar und Ibbenbüren wirksam ist. Allein die ungefähre Gesamtlänge der zu berücksichtigenden Leitungen liegt bei mehr als 5.700 Kilometern.

Hinzu kommen große Bearbeitungsräume mit mehr als 336.998 Hektar in NRW sowie mehr als 60.458 Hektar im Saarland und rund 7.000 Tagesöffnungen. In einem solchen Umfeld ist eine zuverlässige und möglichst effiziente Leitungsauskunft kein Randthema, sondern Teil einer sicherheitskritischen Gesamtverantwortung.

Die RAG Aktiengesellschaft zählt zu den ersten Infrastrukturbetreibern, die ihre Netze über das BIL-Portal beauskunften. Der Nutzen liegt dabei nicht allein in der Verlagerung von Anfragen in ein Portal. Entscheidend ist, dass mit BIL ein Standard geschaffen wurde, der Arbeitsabläufe vereinfacht, die Nachvollziehbarkeit erhöht und die Grundlage für weitere Automatisierung schafft.

Steigendes Anfragevolumen bei hoher Komplexität

Die Leitungsauskunft findet in einem Umfeld statt, das in den vergangenen Jahren deutlich dynamischer geworden ist. Insbesondere der Glasfaserausbau hat das Anfrageaufkommen erhöht. Dazu muss man wissen: Jede Baumaßnahme ist im Sinne der Verkehrssicherungspflicht zwangsläufig mit der Informationsbeschaffung darüber verbunden, welche Infrastrukturen im Bereich des Bauvorhabens betroffen sein könnten – so auch die Flächen der RAG Aktiengesellschaft.

„Es fragen mittlerweile Firmen über das Portal an, von denen wir vorher gar nicht wussten, dass es die überhaupt gibt.“

Das Team der Dokumentationsabteilung erhält wöchentlich über 100 Anfragen, die es zu prüfen gilt. Auffällig ist, dass Anfragen zunehmend auch von Unternehmen kommen, die zuvor gar nicht auf dem Radar der Betreiber waren. Genau darin liegt ein wichtiger Mehrwert des BIL-Portals: Der Prüfmechanismus im BIL System® erkennt und meldet auf Basis geografischer Daten Überschneidungen zwischen Anfrageflächen und der Sicherheitszone des Betreibers. Die Reichweite und Sichtbarkeit des Betreibers gegenüber neuen, bislang unbekannten Anfragenden wird dadurch spürbar erhöht – ein Sicherheitsgewinn für beide Seiten.

Digitalisierung schafft Klarheit

„Vorher war das ein Riesen-Fackelzug mit Fax: prüfen, Stempel drauf und wieder zurückschicken.“

Bevor sich das BIL-Portal 2019 als Standard etablierte, war die Bearbeitung von Leitungsanfragen – wie bei vielen Betreibern – stark durch analoge und halb digitale Prozesse geprägt. Fax, Brief, Rückversand, manuelle Prüfungen und individuelle Bearbeitungsschritte bestimmten den Alltag. Diese Form der Auskunftserteilung war personalintensiv, langsam und mit hohen Reibungsverlusten verbunden. Gerade bei wachsenden Mengen und immer heterogeneren Anfragenden stößt ein solcher Prozess schnell an Grenzen.

Workflow-Verbesserung: mehr Standardisierung, weniger Reibung

Das Portal schafft einen einheitlichen digitalen Eingangskanal und damit eine klare Ordnung in einem Prozess, der früher von unterschiedlichen Kommunikationswegen geprägt war. Wo Anfragen heute über BIL eingehen, können sie systematischer bearbeitet, intern besser zugeordnet und in bestehende Abläufe eingebettet werden. Selbst dort, wo intern noch manuelle Schritte erforderlich sind, verbessert der standardisierte Eingang bereits die Prozessqualität deutlich.

„Heute läuft der Vorgang bei uns zu etwa 95 Prozent papierlos – im Grunde komplett digital.“

Hinzu kommt: Der Ausbau der Glasfasernetze bringt es mit sich, dass zunehmend Anfragen aus „fremden Regionen“ und von Firmen, die dem Unternehmen vorher nicht bekannt waren, im Portal eingehen. Der standardisierte Dialog zwischen dem Infrastrukturbetreiber und dem Bauunternehmer oder der Projektierungsgesellschaft bildet an dieser Stelle einen absoluten Mehrwert, den eine Individuallösung ohne Portalverknüpfung nicht gebracht hätte.

Sicherheit in einem sensiblen Infrastrukturumfeld

Der RAG Aktiengesellschaft geht es nicht nur um den Schutz physischer Infrastruktur, sondern auch um den sorgsamen Umgang mit Daten, die Nachvollziehbarkeit von Vorgängen und die Vermeidung von Schäden durch unzureichende oder fehlgeleitete Informationen. Genau deshalb war die Einführung einer externen Lösung kein Selbstläufer. Das Portal wurde jedoch nicht als Unsicherheitsfaktor wahrgenommen, sondern als strukturierter, kontrollierbarer und nachvollziehbarer Kommunikationsweg.

Für einen Betreiber mit kritischen und historisch gewachsenen Infrastrukturen ist das zentral: die Anfrage läuft über einen definierten Prozess, der Zuständigkeiten abbildet und die Kommunikation zwischen Anfragendem und Betreiber systematisiert.

„Sicherheit ist bei der RAG traditionell ein sensibles Thema. Also eher mit Knopf, Gürtel und Hosenträger.“

In diesem Auskunftsprozess kann der Infrastrukturbetreiber jedoch nur einen Teilabschnitt unter seiner Kontrolle behalten. So kommt es vor, dass Pläne in den Händen der Bauunternehmen ein Eigenleben entwickeln und an Dritte weitergegeben werden. Umso wichtiger ist das klare Signal an die Anfragenden, den direkten Kontakt zum Infrastrukturbetreiber in jedem Fall zu halten. Nur so bleibt die Auskunft rechtssicher und juristisch belastbar.

„Problematisch wird es erst, wenn man die Daten Dritten zugänglich macht.“

Einfache Implementierung: pragmatischer Einstieg statt Systembruch

Die Einführung erfolgte nicht über einen radikalen Systemwechsel, sondern pragmatisch und schrittweise. Denn Digitalisierung scheitert in der Praxis oft nicht an der Einsicht in ihren Nutzen, sondern an ausufernden IT-Projekten oder an zu tiefen Eingriffen in bestehende Fachprozesse.

Bei der RAG Aktiengesellschaft ging es nicht darum, die gesamte Prozesswelt zu ersetzen. Durch den BIL Auskunftsprozesswurde zunächst einer der wichtigsten Hebel besetzt: der standardisierte digitale Eingang. Dadurch war ein schneller Nutzen möglich, ohne sofort alle internen Systeme umbauen zu müssen.

Diese niedrige Einstiegshürde ist für Betreiber ein wesentlicher Vorteil. Mit dem BIL System® ist man einen anderen Weg gegangen: erst den Eingang standardisieren, dann auf dieser Basis Schritt für Schritt weiter automatisieren.

Ausblick: Potenzial durch Schnittstellen und Automatisierung

Als zentrale Web-GIS-Plattform nutzt der Fachbereich die DSA als Unternehmens-Kartenanwendung mit zahlreichen Layern und Fachthemen. In diesem Workaround sollen BIL-Anfragen künftig automatisiert in die DSA übernommen, dort verschnitten und hinsichtlich ihrer Betroffenheit bewertet werden. Perspektivisch sollen daraus automatisierte PDF-Ausgaben und standardisierte Antworten entstehen.

Was wird daraus deutlich? BIL ist hier nicht nur ein digitales Portal, sondern eine Vorstufe zur weiteren Prozessautomatisierung. Der erste Nutzen entsteht sofort durch Standardisierung und Digitalisierung des Eingangs. Der nächste Produktivitätsschritt liegt in der Integration mit internen GIS- und Workflow-Systemen. Genau diese Anschlussfähigkeit macht das BIL System® für Betreiber attraktiv, die sich nicht auf eine Insellösung festgelegt haben.

Fazit

Die Nutzung des BIL-Portals zeigt, welchen Mehrwert ein standardisierter digitaler Eingangskanal in einem komplexen Betreiberumfeld schafft. Erstens verbessert BIL den Workflow spürbar: weniger Papier, weniger Medienbrüche, mehr Struktur, mehr Übersicht. Zweitens stärkt das Portal die Sicherheit, weil Anfragen in einem nachvollziehbaren und kontrollierten Prozess bearbeitet werden – ein wesentlicher Faktor bei sensibler Infrastruktur. Drittens überzeugt die einfache Implementierung: BIL lässt sich pragmatisch einführen, ohne sofort die gesamte Systemlandschaft umbauen zu müssen.

Für die RAG Aktiengesellschaft bedeutet das konkret: Ein ehemals stark händisch geprägter Prozess wurde digital anschlussfähig und skalierbar. Bei einer Zuständigkeitsfläche mit mehr als 5.700 Kilometern Leitungen, großen Bearbeitungsflächen und jahrzehntelang gewachsenen technischen Netzen ist das ein relevanter Fortschritt.

Für Björn Jonassohn und sein Team bedeutet das für die Zukunft, dass sie ihren Workflow durch weitere Automatisierungsprozesse optimieren werden. Und sie schaffen sich die Möglichkeit, auf die Anforderungen durch die wachsenden Projekte im Rahmen der Energiewende und Digitalisierung nicht nur zu reagieren, sondern aktiv mitagieren zu können. Eine echte Zukunftsaufgabe. Glück Auf!

„Einblicke vor Ort und der direkte Austausch mit unseren Betreibern helfen uns, das BIL System® kontinuierlich zu verbessern und passgenau an die Praxis anzupassen.“

Im Gespräch mit BIL-Portal Infrastrukturbetreibern:

Nikolaus Frank
Strategische Kommunikation
Unternehmenskommunikation
Marketing

Frederik Wienker
Betreiberbetreuung
Geodaten und Datenanalyse

www.bil-leitungsauskunft.de