Autor: firma bdf experts

Projekt-Controlling mittels „Mitlaufender Kalkulation“ transparent und effizient gestalten

Projekt-Controlling mittels „Mitlaufender Kalkulation“ transparent und effizient gestalten

Projektkosten transparenter aufschlüsseln und Bauprojekte übersichtlicher gestalten – unter diesen Prämissen führte der Flughafen Köln/Bonn eine neue Projektstruktur für interne Bau- und Unterhaltsmaßnahmen ein. Neben der strukturellen Konzeption der Struktur, gemäß der „DIN 276 – Kosten im Bauwesen“, bietet die „Mitlaufende Kalkulation“ (MIKA) dem Flughafen Köln/Bonn nun eine detaillierte Berichterstattung zu sämtlichen Bauprojekten. Ein Freigabeverfahren für Bestellanforderungen und gleichzeitige Budgetprüfungen stellen weitere Funktionen dar, Projekte im geplanten Kostenrahmen durchzuführen.

Der Flughafen Köln/Bonn verwaltet mehr als 90 eigene Gebäude. Für die IT-gestützte Planung und Umsetzung von Umbau- und Modernisierungsmaßnahmen oder Neubauten erkannte der Flughafen Handlungsbedarf, da sich insbesondere die transparente Kostenverfolgung schwierig gestaltete. Der Flughafen Köln/Bonn nutzt für das Kostencontrolling und die Beschaffung SAP, deshalb sollte die Kostenplanung und -verfolgung möglichst dort integriert werden. Weiterhin sollten zukünftig, frühere Schwachstellen, wie fehlende Kostentransparenz (in Plan und Ist), aufwendige Vergleiche von Kennzahlen über verschiedene Systeme hinweg oder mangelnde Vergleichbarkeit von verschiedenen Projekten, abgestellt werden. Weitere Zielsetzungen der Umsetzung waren unter anderem die Vermeidung von fehlerhaften Fremdbuchungen auf Projekte und die Etablierung eines fachbereichsübergreifenden Reportingwerkzeugs.

Einheitliche Strukturierung der Projekte nach DIN 276

Um eine möglichst breite Akzeptanz zu schaffen, bildete die im Bauwesen geläufige DIN 276 die Grundlage für die Projektstrukturierung. Diese unterteilt Projektkosten in Kostengruppen, was im SAP Project System (SAP PS) als hierarchisch angeordnete PSP-Elemente dargestellt wurde. Der Anlageprozess für neue Projekte wird durch die Nutzung standardisierter Templates unterstützt und dadurch stark vereinfacht. Diese vereinheitlichte Projektstruktur stellt die Basis für viele Folgeprozesse im Rahmen der Projektabwicklung dar.

Kostenplanung, Budgetierung und BANF-Freigabestrategie

Ein Kernrprozess ist die Planung von Kosten für das durchzuführende Vorhaben als Basis für eine erfolgreiche Abwicklung. Mittels der standardisierten Struktur wird ein effizienter Planungsprozess sichergestellt. Ebenfalls entsteht dadurch eine Vergleichbarkeit zwischen einzelnen Projekten. Änderungen während der Projektlaufzeit können in verschiedenen Versionen gepflegt werden und im Reporting miteinander verglichen werden. Der am Flughafen etablierte Prozess sieht vor, dass eine initiale Kostenplanung als Antrag für ein zu vergebendes Investitionsbudget genutzt wird. Nach einer erfolgten Genehmigung wird gegen dieses Projekt-Budget, bei kostenverursachenden Buchungen, eine Verfügbarkeitsprüfung vollzogen. Durch dieses Vorgehen wird eine Überschreitung des vergebenen Budgets vermieden. Darüber hinaus hat sich der Flughafen dazu entschieden, mittels einer von bdf entwickelten Erweiterung, den jeweiligen Projektverantwortlichen frühzeitig in die projektbezogene Bestellabwicklung einzubinden. In der Vergangenheit kam es bei Bestellungen häufig zu fehlerhaften Kontierungen, sodass falsche Projektbudgets belastet wurden. Die entwickelte Freigabestrategie ermöglicht es dem, im Projekt hinterlegten, Verantwortlichen künftig Bestellanforderungen workflow-basiert zu prüfen und damit schon frühzeitig falsch zugeordnete Bestellungen abzulehnen.

Reporting mit der bdf MIKA

Elementarer Bestandteil eines gut funktionierenden Projekt Controllings ist das Berichtswesen. Hier erweist sich der FKB-spezifisch angepasste bdf MIKA Report als ein wertvolles Werkzeug. Der Bericht bietet weitreichende Funktionalitäten und eine besondere Informationstiefe. So ist es möglich, neben der Selektion einzelner Projekte, auch über den in den PSP-Elementen gepflegten Verantwortlichen in den Bericht einzusteigen. Dies versetzt die Projektleiter und Controller in die Lage in einem Bericht zusammenfassend alle ihre Projekte einzusehen. Neben der reinen PSP-Hierarchie sammelt die mitlaufende Kalkulation (MIKA) auch alle weiteren auf die PSP-Elemente kontierten Objekte, wie Bestellanforderungen (BANF), Bestellungen (inkl. Bestellpositionen) und Instandhaltungsaufträge ein und bietet den Nutzern einen ganzheitlichen Überblick über den aktuellen Stand des Projektes.

Martin Wendt, Projektleiter für die Umsetzung der neuen PSP-Struktur am Flughafen Köln/Bonn ist mit dem Ergebnis zufrieden: „Nach der Einführung der optimierten PSP-Struktur und dem neuen Report zur mitlaufenden Kalkulation haben wir viele positive Rückmeldungen erhalten. Die Anwender können sich jetzt viel schneller einen besseren Überblick über die Budget- und Kostensituation eines gesamten Projektes verschaffen. Die neue Funktion der Freigabe des Projektleiters einer BANF wird ebenfalls sehr gelobt. Der Projektleiter hat nun die Chance Buchungen auf sein Budget zu beeinflussen.“

Über BDF EXPERTS

Das international tätige IT-Beratungsunternehmen bdf consultants GmbH ist spezialisiert auf die Planung, Einführung und Optimierung von SAP-Lösungen. Die Expertise erstreckt sich dabei auf die Bereiche Supply Chain Management (SCM), Produkt Lifecycle Managment (PLM), Customer Service (CS) und die Finance-Prozesse. Bdf consultants greift auf langjährige Branchen-, Prozess- und Beratungserfahrung zurück und unterstützt Unternehmen aller Größen als zuverlässiger Partner effizient bei der Umsetzung ihrer IT-Strategien und IT-Projekte und bei der Verbesserung und Wertsteigerung der Geschäftsprozesse. Einen wichtigen Beitrag dazu leisten die von bdf consultants entwickelten und vollständig in SAP ERP integrierten Add-On-Lösungen. Diese unterstützen bei der Dokumentenlogistik (Document Control Center), der Planung von Produkten und Anlagen (Process Control Center), der Stammdatengenerierung (Material Control Center) und transparenten Cash-Management (Cash-Cockpit).

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SAP: Abbildung von Leasing Verträgen nach internationalen Standards

SAP: Abbildung von Leasing Verträgen nach internationalen Standards

Die neuen Richtlinien für die Bilanzierung von Leasingverträgen nach den International Financial Reporting Standards (IFRS16) stellt Unternehmen vor Herausforderungen im Vertragsmanagement. Das SAP-Beratungsunternehmen bdf realisierte gemeinsam mit einer deutschen Investmentholding hierfür eine Lösung im SAP Treasury and Risk Management (TRM), mit der alle Anforderungen nach IFRS und HGB erfüllt werden können. Auf den Einsatz von SAP RE-FX kann die Holding damit verzichten.

Fast zehn Jahre diskutierten die Beteiligten im International Accounting Standards Board (IASB) über neue Standards bei der Bilanzierung von Leasingverträgen. Ab dem 01. Januar 2019 gelten nun die neuen Anforderungen. Diese sehen vor, dass die meisten Leasingverträge ab 2019 in der Bilanz auftauchen müssen. Dies stellt Unternehmen vor Herausforderungen, da aktuelle ERP-Software erst auf die neuen Anforderungen angepasst werden muss. SAP empfiehlt den Unternehmen hierfür das Modul RE-FX zu nutzen, was allerdings zusätzliche Lizenzgebühren mit sich bringt, wenn RE-FX bisher nicht eingesetzt wurde.

Vor dieser Herausforderung stand auch eine deutsche Investmentholding. Diese unterhält verschiedene Beteiligungen und bietet Dienstleistungen für die einzelnen Gesellschaften an. Im Rahmen der Geschäftstätigkeit werden verschiedene Leasingvereinbarungen getroffen, welche nach den neuen Standards nun bestandstechnisch und buchhalterisch erfasst werden müssen. Eine fachliche und bestandstechnische Trennung zwischen internen und externen Leasingverträgen war hierzu erforderlich. Die Holding hat bereits seit mehreren Jahren das SAP Modul SAP-TRM im Einsatz und bildet sämtliche internen und externen Finanztransaktionen wie Geldhandel, Foreign Exchange oder OTC Derivate hierrüber ab.

Abbildung der Anforderungen in SAP TRM

Anstatt – wie von SAP empfohlen – RE-FX für die Verwaltung, sowie bestands- und buchhalterische Erfassung der Leasingverträge zu nutzen, suchte die Holding nach einer alternativen Lösung. Hierbei stand eine voll integrierte Lösung aus Sicht der Disposition, Zahlungsprozesse und der buchhalterischen Abbildung nach IFRS/HGB bei allen Produktarten an erster Stelle. Die Abbildung sollte zudem immer im SAP Standard erfolgen. Die SAP-Beratungsfirma bdf entwickelte hierfür einen Prototypen in SAP TRM, um zu zeigen, dass auf den Einsatz von RE-FX verzichtet werden kann.

Eine der Hauptherausforderungen bestand darin, die Unterscheidung nach Right-of-Use und Leasing Liability aus Sicht IFRS, inklusive der korrekten zeitlichen Zuschreibung abzubilden. Durch die Verwendung der Standard Abgrenzungs- und Bewertungsverfahren, konnte dieser kritische Sachverhalt aber schnell und unkompliziert gelöst werden. Zudem war es wichtig, die relevanten Cashflows in die Zahlungsprozesse und in die Disposition zu übergeben bzw. die zugehörigen Leasingverträge im SAP integrierten Dokumentenmanagementsystem, dem bdf Document Control Center (DCC), rechtssicher abzulegen. Auch diese Anforderungen konnten erfolgreich im SAP TRM umgesetzt werden.

Sonderfall KFZ- und Immobilienleasing

Für KFZ- und Immobilienleasingverträge gelten zudem weitere Anforderungen. So müssen bei KFZ-Leasingverträgen folgende Sonderfälle berücksichtigt werden: Nachrüstung während der Laufzeit, Halterwechsel (andere Kostenstelle), Vertragsverlängerung und Totalschäden. Bei Immobilienverträgen können dagegen die Leasingraten bedingt durch Mieterhöhungen während der Laufzeit steigen. Weiterhin sollte aus SAP-TRM u.a. auch die Buchung und Zahlung der Nebenkosten und Kaution, inklusive resultierender Gutschriften, erfolgen. Neben dem Standardfall berücksichtige bdf bei der Implementierung auch die Vertragsverlängerung entsprechend.

Eine zweiwöchige Testphase zeigte, dass alle Anforderungen voll integriert in SAP TRM abgebildet werden können. Der Prototyp soll nun in das Produktivsystem überführt werden, damit die neuen Anforderungen der IFRS 16 ab 2019 erfüllt werden können.

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Prozesskosten einsparen mit automatisierter Erzeugung von Materialstämmen

Prozesskosten einsparen mit automatisierter Erzeugung von Materialstämmen

Die Pflege von Materialstammdaten bindet Ressourcen und erfordert viel Disziplin, um eine hohe Qualität zu gewährleisten. Trotz optimal geschulter Anwender lässt sich eine Falscheingabe oder die Erzeugung von Duplikaten nicht immer vollständig vermeiden. Die Maschinenfabrik AERZEN setzt nun auf die SAP integrierte Add-On-Lösung Material Control Center mit einer intelligenten Stammdatenerzeugung, um die Qualität der Stammdaten zu erhöhen und die Personalressourcen zu reduzieren.

Die Maschinenfabrik AERZEN steht für höchste Qualitätsansprüche. Als einer der führenden Anwendungsspezialisten in der Förderung und Verdichtung von Gasen muss die Qualität in allen Schritten des Produktlebenszyklus gewährleistet werden. Dies gilt auch für die Qualität der Materialstammdaten. Diese stellen das zentrale Objekt im Warenfluss der SAP Supply Chain da. Um die Qualität zu gewährleisten, war bisher eine aufwendige Pflege und Erfassung der Stammdaten notwendig. Bei der Anlage eines neuen Materialstammsatzes wirkten bis zu sechs Mitarbeiter bei der Pflege mit, beispielsweise aus Controlling, Buchhaltung oder Einkauf.

Intelligentes Stammdatenmanagement

Um dies zu vermeiden und die Qualität der Materialstammdaten weiter zu optimieren, suchte die Abteilung für Prozessmanagement nach einer SAP-integrierten Lösung. Das von bdf entwickelte Add-On Material Control Center (MCC) bietet mit einem intelligenten Stammdatenmanagement die Möglichkeit Materialstämme teilweise oder sogar komplett automatisiert anzulegen und so Fehleingaben und die Bindung von Ressourcen zu vermeiden. Folgende Schwerpunkte standen bei der Implementierung im Fokus:

  1. Integration in das SAP Master-Data-Management
  2. Prozessbezogenes intelligentes ermittelten von Materialstamminformationen
  3. Adaption von Prozess- & Produkttypenbezogenen Pflichtfeldstandards zur Steigerung der Anlagequalität
  4. Gezielte Führung der Anwender durch den Prozess mit zielgerichteter Informationsbereitstellung.

Automatisierte Pflege von Stammdaten durch Produktcluster

Zu Beginn analysierten die Experten der Abteilung Prozessmanagement die bereits erfassten Stammdaten in Abhängigkeit vom jeweiligen Produktcluster. Hierbei wurde deutlich, dass viele Daten, die im Materialstamm erfasst werden, bestimmten Regeln folgten. Diese Regeln wurden erfasst und von den verantwortlichen Fachabteilungen auf Richtigkeit geprüft. Hieraus leiteten sich Vorlagetabellen ab, mit deren Hilfe die Software bei der Neuanlage eines Materialstammsatzes viele Sichten bereits automatisch füllen kann.

Folgendermaßen funktioniert der Prozess nun in der Praxis: Die Anwender bei AERZEN legen den initialen Materialstamm mit grundlegenden Klassifizierungsinformationen über SIMUS Classmate an. Nach der initialen Anlage erfolgt die Qualitätskontrolle, um die Richtigkeit der eingegebenen Informationen zu überprüfen und Duplikate zu vermeiden. Anschließend definiert ein Vertriebsmitarbeiter die für die automatisierte Ermittlung erforderlichen Rahmenparameter. Je nach Bewertung erfolgt daraufhin die automatisierte Pflege der einzelnen Sichten. Basis hierfür bildet das generische Setup der iPPE, sowie das Customizing und die vorher definierten Regeln. Sollte eine manuelle Pflege einzelner Datenfelder erforderlich sein, wird auch dies über das Tool gesteuert. Über die Benutzeroberfläche der SAP iPPE werden den entsprechen Anwendern auf sie zugeschnittene Arbeitsvorräte angezeigt. Über eine horizontale Teilung des Bildschirms zeigt das Tool ihnen dabei nur die für sie notwendigen Informationen an. Diese gezielte Benutzerführung beugt Falscheingaben vor und vermeidet Informationsüberflutung. Vor der endgültigen Überspielung der Daten in den Materialstamm wird den Anwendern außerdem die Möglichkeit gegeben, alle Daten auf Richtigkeit zu überprüfen und erst nach der Qualitätskontrolle freizugeben.

60 Prozent Prozesskostenersparnis

Das MCC bietet die Möglichkeit den Materialstamm produktgruppenweise umzustellen. So hatte AERZEN die Möglichkeit, das Handling zuerst an einem eher unbedeutenden Materialstamm zu testen und nun schrittweise die intelligente Stammdatengenerierung einzuführen. Durch die Erweiterung gelang es AERZEN die Prozesskosten extrem zu reduzieren. Bisher mussten sechs verschiedene Mitarbeiter einzelne Sichten im Materialstamm pflegen. Nun geben nur noch der Erzeuger des Materialstamms und ein Lagermitarbeiter manuell Daten ein. Anhand der vordefinierten Regeln werden alle Sichten aus Einkauf, Disposition, Vertrieb, Lager, Controlling und Buchhaltung automatisiert angelegt und mit den richtigen Stammdaten befüllt. Projektleiter bei AERZEN Patrick Peter ist zufrieden: „Die Berater von bdf haben mit uns von Anfang an bei der Implementierung unterstützt und so für einen effizienten Ablauf gesorgt. Durch ihre Anleitung sind wir nun in der Lage, die restlichen Produktstämme auch eigenständig umzustellen.“

Der messbare Erfolg des intelligenten Stammdatenmanagement hat AERZEN überzeugt. Für die Zukunft ist eine schrittweise Umstellung der Materialstämme über alle Produktgruppen hinweg geplant. So sollen die Prozesskosten im Material-Master-Umfeld deutlich gesenkt und die Stammdatenqualität weiter erhöht werden.       

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SAP PLM – Fertigungsintegration Vom 3D Modell in die Produktion

SAP PLM – Fertigungsintegration Vom 3D Modell in die Produktion

Das international tätige IT-Beratungsunternehmen bdf consultants GmbH hat für seine vollständig in SAP ERP integrierte Add-On-Lösung Material Control Center (MCC) eine neue Funktionalität entwickelt. Die leistungsstarke, praxiserprobte MCC Plattform für eine effiziente Materiallogistik, verfügt ab sofort über eine Fertigungsintegration, welche einen transparenten Übergang von der 3D Konstruktion in die Fertigung unterstützt.

Ziel der Lösung ist es, Konstruktions- und Fertigungsprozesse näher zueinander zu führen. Das nachfolgende Beispiel Dreh-, Kippbeschlag ist ein Bauelement für die Herstellung von Fenstern. Dieses Bauelement wird vollautomatisiert gefertigt und besteht aus ca. 350 Einzelteilen. Die Vorgaben für die Produktion benötigen daher die entsprechende Datenqualität. Die Ausgangsbasis des Prozesses sind CAD Modelle- und Baugruppen, die von der Konstruktion mit Hilfe der MCC (Material Control Center) strukturiert in SAP abgelegt und verwaltet werden.

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Das international tätige IT-Beratungsunternehmen bdf consultants GmbH ist spezialisiert auf die Planung, Einführung und Optimierung von SAP-Lösungen und -Komponenten für das Supply Chain Management (SCM), das Product Lifecycle Management (PLM), den Customer Service (CS) und für Finance-Prozesse. bdf consultants hat in diesen Bereichen langjährige Branchen-, Prozess- und Beratungserfahrung und unterstützt als zuverlässiger Partner Unternehmen aller Größen effizient bei der Umsetzung ihrer IT-Strategien und IT-Projekte und bei der Verbesserung und Wertsteigerung der Geschäftsprozesse. So profitieren Kunden von IT-Lösungen, die betriebliche Abläufe nachhaltig optimieren und wirtschaftlicher machen und eine vorausschauende Unternehmenssteuerung erlauben. Einen wichtigen Beitrag dazu leisten die von bdf consultants entwickelten und vollständig in SAP ERP integrierten Add-On-Lösungen Document Control Center (DCC) und Cash-Cockpit, die für eine reibungslose Dokumentenlogistik und ein durchgängig transparentes Cash-Management sorgen. Der 2001 gegründete IT-Dienstleister mit Hauptsitz in Düsseldorf hat Niederlassungen in Bielefeld und Hallbergmoos bei München.

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bdf Collaborations powered by DCC – Document Control Center

bdf Collaborations powered by DCC – Document Control Center

Das international tätige IT-Beratungsunternehmen bdf consultants GmbH hat auf der Basis seiner vollständig in SAP ERP integrierte Add-On-Lösung Document Control Center (DCC) eine effiziente Lösung für das mobile und globale Management von Dokumenten entwickelt. Einfachste Bedienung und die Nutzung moderner UI5-Bedienungsoberflächen ermöglichen die Nutzung verschiedener Gerätetypen und die einfache Einbindung von neuen externen Partnern ohne Schulungsmaßnahmen.
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