Ersatzteilverfügbarkeit durch vorausschauendes Bestandsmanagement verbessern

Gerade im österreichischen Maschinenbau, in der Metallverarbeitung und in der industriellen Fertigung ist eine zuverlässige Ersatzteilversorgung deshalb ein wichtiger Bestandteil der Instandhaltungsstrategie. Vorausschauendes Bestandsmanagement hilft Unternehmen, kritische Komponenten bedarfsgerecht zu bevorraten und gleichzeitig unnötige Lagerbestände zu vermeiden.

Warum klassische Mindestbestände bei Ersatzteilen nicht immer ausreichen

Viele Unternehmen orientieren ihre Ersatzteilbevorratung an festen Mindestbeständen. Unterschreitet die verfügbare Menge einen definierten Wert, wird eine Nachbestellung ausgelöst.

Dieses Verfahren funktioniert bei regelmäßig benötigten Verschleißteilen vergleichsweise gut. Bei selten benötigten, aber besonders kritischen Komponenten stößt es jedoch an Grenzen.

Ein spezieller Frequenzumrichter wird möglicherweise jahrelang nicht benötigt. Fällt er allerdings aus und beträgt die Wiederbeschaffungszeit mehrere Wochen, kann sein Fehlen erhebliche wirtschaftliche Folgen haben.

Für eine zuverlässige Ersatzteilversorgung sollten deshalb mehrere Faktoren berücksichtigt werden:

• Ausfallkritikalität: Welche Auswirkungen hat das Fehlen eines Ersatzteils auf den Produktionsbetrieb?
• Wiederbeschaffungszeit: Wie schnell kann eine Komponente nachgeliefert werden?
• Verbrauchshistorie: Wie häufig wurde das Ersatzteil bisher benötigt?
• Anlagenbestand: In wie vielen Maschinen wird die Komponente eingesetzt?
• Lagerwert: Wie viel Kapital bindet die Bevorratung?

Erst die Kombination dieser Informationen ermöglicht eine wirtschaftlich sinnvolle Bestandsstrategie.

Ersatzteilbestände digital erfassen und zuverlässig verwalten

Vorausschauende Entscheidungen setzen voraus, dass tatsächliche Lagerbestände bekannt sind. Gerade in Ersatzteillagern mit mehreren Tausend Artikeln entstehen jedoch häufig Differenzen durch nicht dokumentierte Entnahmen, falsche Lagerplätze oder manuelle Buchungsfehler.

Die COSYS Bestandsmanagement Software unterstützt Unternehmen dabei, Wareneingänge, Materialentnahmen und Umlagerungen digital zu dokumentieren. Mitarbeiter erfassen Ersatzteile direkt am Lagerplatz über Barcodes und mobile Datenerfassungsgeräte.

Für umfangreiche Ersatzteillager eignen sich beispielsweise der Zebra MC3400 oder der Datalogic Falcon X60. Bei kleineren Lagerbereichen und mobilen Instandhaltungsteams kann der kompakte Honeywell CT37 eine Alternative darstellen.

Ergänzend bietet COSYS MDE-Services für Geräteeinrichtung, Reparatur und Austausch sowie Mobile Device Management (MDM) zur zentralen Verwaltung der eingesetzten Geräte.

Welche Ersatzteile sollten dauerhaft verfügbar sein?

Nicht jedes Ersatzteil muss jederzeit im eigenen Lager liegen. Entscheidend ist eine risikoorientierte Bevorratung.

Standardisierte Verbindungselemente oder kurzfristig verfügbare Verbrauchsmaterialien lassen sich häufig bedarfsgerecht nachbestellen. Bei anlagenspezifischen Steuerungsmodulen, Sondermotoren oder sicherheitsrelevanten Komponenten kann dagegen eine dauerhafte Lagerhaltung wirtschaftlich sinnvoll sein.

Unternehmen sollten deshalb Ersatzteile nach ihrer betrieblichen Bedeutung klassifizieren und die Bestandsstrategie regelmäßig überprüfen.

Auch die Verfügbarkeit an anderen Unternehmensstandorten kann berücksichtigt werden. Befindet sich ein dringend benötigtes Bauteil bereits in einem anderen Werk, ist eine interne Umlagerung unter Umständen schneller als eine Neubeschaffung.

Business Intelligence erkennt Veränderungen im Ersatzteilbedarf

Die reine Bestandsübersicht zeigt, welche Ersatzteile aktuell vorhanden sind. Für eine vorausschauende Planung ist jedoch ebenso wichtig, wie sich der Bedarf entwickelt.

Mit COSYS Business Intelligence lassen sich erfasste Entnahmen, Bestandsentwicklungen und Artikelbewegungen über längere Zeiträume analysieren. Dadurch erkennen Instandhaltungs- und Lagerverantwortliche beispielsweise, wenn bestimmte Verschleißteile zunehmend häufiger benötigt werden oder einzelne Komponenten ungewöhnlich lange ungenutzt bleiben.

Solche Auswertungen können auf veränderte Wartungsanforderungen, überhöhte Sicherheitsbestände oder einen steigenden Ersatzteilbedarf hinweisen.

Für weitergehende Bedarfsprognosen lassen sich historische Verbrauchsdaten mit zusätzlichen Informationen wie Wartungsintervallen, Anlagenlaufzeiten und geplanten Instandhaltungsmaßnahmen kombinieren, sofern diese Daten verfügbar und entsprechend eingebunden sind.

So entsteht eine fundiertere Grundlage für Beschaffungsentscheidungen, ohne sich ausschließlich auf starre Mindestbestände verlassen zu müssen.

Bestandsqualität durch regelmäßige Kontrollen sichern

Selbst eine sorgfältige Ersatzteilplanung verliert an Aussagekraft, wenn die erfassten Bestände nicht mit der Realität übereinstimmen.

Eine permanente Inventur ermöglicht es, Ersatzteilbestände über das Geschäftsjahr verteilt zu kontrollieren. Besonders kritische oder hochwertige Komponenten können dabei gezielt häufiger überprüft werden.

Das reduziert das Risiko, dass fehlende Ersatzteile erst während einer dringenden Reparatur auffallen.

Fazit: Ersatzteilversorgung wirtschaftlich und zuverlässig gestalten

Vorausschauendes Bestandsmanagement bedeutet nicht, möglichst viele Ersatzteile einzulagern. Vielmehr geht es darum, die richtigen Komponenten in geeigneter Menge verfügbar zu halten und Beschaffungsentscheidungen auf belastbare Daten zu stützen.

COSYS verbindet hierfür digitale Bestandsführung mit mobiler Datenerfassung, geeigneter Hardware, technischen Services und Business Intelligence. Unternehmen können ihre Ersatzteillager schrittweise digitalisieren und ihre Bestandsstrategie anhand tatsächlicher Materialbewegungen weiterentwickeln.

Tipp: Sie möchten Ihre Ersatzteilbestände digital verwalten? Testen Sie die COSYS Demo-Apps kostenlos und unverbindlich im Google Play Store oder Apple App Store und lernen Sie die mobile Bestandserfassung kennen.