E-Rechnung in SAP: Von der Formatvorgabe zur integrierten Lösung

Viele Unternehmen gehen das Thema E-Rechnung schrittweise an: Um erste gesetzliche Anforderungen in den EU-Mitgliedstaaten zu erfüllen – etwa die Anbindung an Peppol oder an länderspezifische Übermittlungswege und Portale –, erweitern sie zunächst ihre bestehenden Systeme oder prüfen eigene Lösungen. Mittel- bis langfristig stellt sich jedoch die Frage, wie sich Skalierbarkeit, Automatisierung und Compliance dauerhaft sicherstellen lassen. Denn trotz zunehmender Harmonisierung bleiben nationale Besonderheiten bestehen: Rechnungen werden in einigen Ländern über zertifizierte Plattformen ausgetauscht oder müssen vorab von der Steuerbehörde freigegeben werden. Zudem unterscheiden sich die Vorgaben der Finanzbehörden etwa bei Meldefristen, Datenumfang, Formaten, Signaturanforderungen und Aufbewahrungsfristen. Entscheidend ist daher eine Lösung, die mit diesen Anforderungen mitwächst – Schritt für Schritt, aber mit einem klaren Ziel.

Mit ViDA (VAT in the Digital Age) kommen auf europäischer Ebene weitere Anforderungen hinzu: Das 2025 verabschiedete Maßnahmenpaket wird schrittweise umgesetzt. Ab dem 1. Juli 2030 gelten insbesondere neue digitale Meldepflichten für grenzüberschreitende B2B-Umsätze, die auf strukturierten E-Rechnungen nach der europäischen Norm EN 16931 basieren.

E-Rechnung ist mehr als ein neues Datenformat

Die Einführung der E-Rechnung wird häufig zunächst als technisches Projekt betrachtet. In der Praxis stellen sich jedoch zahlreiche Fragen: Wie wird die Rechnung im SAP-System erzeugt? Welche Daten müssen in welchem Format übermittelt werden, und welche gesetzlichen, steuerlichen und länderspezifischen Anforderungen gelten? Hinzu kommen Validierung und Fehlerbehandlung, die Rückmeldung von Statusinformationen an SAP sowie die dauerhafte Berücksichtigung gesetzlicher Änderungen. Nicht zuletzt soll sich die Lösung in bestehende SAP-Prozesse einfügen, ohne diese unnötig zu verändern.

Eigenentwicklung oder spezialisierte Lösung?

Eine Eigenentwicklung kann auf den ersten Blick attraktiv erscheinen: Das Unternehmen behält die vollständige Kontrolle und kann die Lösung auf die eigenen Prozesse zuschneiden. Mit zunehmender Internationalisierung steigt jedoch die Komplexität. Eine selbst entwickelte Lösung muss nicht nur die initialen Anforderungen abdecken, sondern auch mit künftigen Änderungen umgehen können – etwa mit neuen Ländern, Formaten, Validierungsregeln oder geänderten gesetzlichen Vorgaben. Aus einem zunächst überschaubaren Entwicklungsprojekt wird so schnell eine dauerhafte fachliche und technische Aufgabe.

Spezialisierte Lösungen können dagegen auf vorhandene E-Rechnungs-Expertise, etablierte Integrationsmechanismen und eine kontinuierliche regulatorische Weiterentwicklung zurückgreifen.

SAP-Prozesse und E-Invoicing-Vorgaben zusammenführen

Eine E-Rechnungslösung muss zwei Bereiche miteinander verbinden: die Unternehmensprozesse in SAP und die gesetzlichen sowie technischen Anforderungen der elektronischen Rechnungsstellung. Eine rein technische E-Rechnungslösung kennt nicht zwangsläufig die Besonderheiten individueller SAP-Prozesse. Umgekehrt reicht tiefes SAP-Know-how allein nicht aus, um die komplexen und sich verändernden internationalen E-Invoicing-Anforderungen abzudecken.

Genau diese Verbindung schafft inPuncto gemeinsam mit seinem Netzwerk spezialisierter E-Invoicing-Partner: Unternehmen haben mit inPuncto einen zentralen Ansprechpartner für die SAP-seitige Umsetzung und profitieren zugleich vom spezialisierten Know-how der Partner für E-Invoicing und internationale Anforderungen.

Zukunftssicher statt punktuell

E-Rechnung ist kein einmaliges IT-Projekt. Die regulatorischen Anforderungen entwickeln sich weiter, und Unternehmen müssen ihre Prozesse entsprechend anpassen. Sinnvoll ist daher ein Ansatz, der über die aktuelle Anforderung hinausblickt und auf eine skalierbare Architektur setzt, die weitere Länder, Anforderungen und technologische Entwicklungen aufnehmen kann.

SAP bleibt dabei das zentrale System für die Geschäftsprozesse; die E-Rechnungsintegration wird standardisiert darum herum aufgebaut. So entsteht eine Grundlage, die nicht nur die aktuelle Einführung der E-Rechnung unterstützt, sondern auch die weitere Digitalisierung der Rechnungsprozesse.

Klare Aufgabenteilung, gemeinsames Ziel

inPuncto setzt in seinen Projekten auf dieses Modell klar getrennter Kompetenzen. Auf SAP-Seite stehen das Verständnis der Prozesse und Datenstrukturen, die Integration in bestehende Systemlandschaften einschließlich SAP S/4HANA sowie die Einbindung in Finanz- und Rechnungsprozesse im Mittelpunkt. Auf E-Invoicing-Seite geht es um Standards und Formate, nationale regulatorische Anforderungen, die Validierung und Übermittlung elektronischer Rechnungen, die Anbindung an Netzwerke wie Peppol und weitere länderspezifische Portale sowie die laufende Umsetzung regulatorischer Änderungen. Das Ergebnis ist eine Lösung, die tief in SAP integriert ist und sowohl den elektronischen Rechnungsausgang als auch den Rechnungseingang abdeckt, spezialisiert auf die Anforderungen von E-Rechnungsstellung und -verarbeitung.

Unternehmen, die die Einführung oder Erweiterung ihrer E-Rechnungsprozesse in SAP planen, steht das Expertenteam von inPuncto als Ansprechpartner zur Verfügung.