Aktionschaos zu Black Friday und Weihnachten: Wie Task Management Software Filialen entlastet

Viele Händler steuern diese Aufgaben noch über E-Mails, Telefonate, Aushänge im Pausenraum oder private Messenger-Gruppen. In der Hochsaison fehlt vor allem eines: ein verlässlicher Überblick darüber, was in welcher Filiale erledigt ist und was nicht.

Warum Aufgaben im Einzelhandel gerade in der Hochsaison verloren gehen

Das Problem ist selten mangelnder Einsatz der Teams, sondern fehlende Transparenz. Die Zentrale verschickt eine Aktionsanweisung, erhält aber keine Rückmeldung zur Umsetzung. Die Filialleitung muss aus mehreren Kanälen herausfiltern, welche Anweisung gerade Priorität hat.

Ein typisches Szenario: Die Aktionsware für Black Friday ist eingetroffen, die Preisschilder sind aber noch nicht gedruckt oder die ESL nicht aktualisiert, und die Fläche ist nicht umgebaut. Kunden finden beworbene Artikel nicht oder sehen am Regal einen anderen Preis als an der Kasse, was zusätzlich ein Risiko mit Blick auf die Preisangabenverordnung birgt. Die Folgen sind entgangener Umsatz an besonders umsatzstarken Tagen, Nacharbeit und ein Imageschaden, der über die Saison hinaus wirkt.

Wie COSYS Task Management das Problem löst

Die COSYS Lösung besteht darin, Filialaufgaben zentral zu planen, gezielt zu verteilen und ihre Umsetzung direkt auf der Verkaufsfläche digital zu dokumentieren. Dafür bildet das Task Management innerhalb der COSYS Retail Management Software Aufgaben, Fristen, Prioritäten, Checklisten und Rückmeldungen in einem gemeinsamen Prozess ab.

Die Zentrale erstellt eine Aufgabe für eine Filiale, Abteilung oder Rolle und hinterlegt Frist, Priorität, Arbeitsanweisung und bei Bedarf ein Referenzfoto oder eine Checkliste. Die Aufgabe erscheint direkt auf dem MDE oder Tablet der Mitarbeitenden. Nach der Umsetzung wird sie mobil bestätigt und kann beispielsweise mit einem Foto dokumentiert werden.

Dadurch sieht die Zentrale zentral, welche Filialen eine Aktion bereits umgesetzt haben, welche Aufgaben noch offen sind und wo Rückfragen oder Verzögerungen auftreten. Informationen müssen nicht mehr aus E-Mails, Telefonaten oder Messenger-Gruppen zusammengesucht werden.

Bei der Auswahl sind vor allem diese Kriterien entscheidend:

• Fotonachweis der umgesetzten Fläche, damit Aktionen nachvollziehbar dokumentiert sind
• Einfache Bedienung, auch für Aushilfen ohne lange Einarbeitung
• Verknüpfung mit Wareneingang, Bestand, Preisauszeichnung und Retouren
• Anbindung an das bestehende ERP-System

Wie sich Filialaufgaben mit Lager- und Warenprozessen verbinden lassen

COSYS Task Management ist Teil der modularen COSYS Retail Management Software. Das Modul kann mit Prozessen wie Wareneingang, Bestandsmanagement, MHD-Kontrolle, Etikettendruck, Umlagerung, Inventur oder Retoure verbunden werden.

Informationen aus Wareneingang, Bestand oder anderen Filialprozessen können dabei als Grundlage für gezielte Aufgaben dienen, etwa für den Aufbau einer Aktionsfläche, eine Preisänderung oder die Prüfung bestimmter Ware.

Nach den Feiertagen kann Task Management auch Aufgaben rund um Retourenbearbeitung, Inventurvorbereitung und weitere Filialprozesse strukturieren. Die verschiedenen Module werden über dieselbe mobile App und das zentrale Backend bereitgestellt. COSYS lässt sich über Schnittstellen an bestehende ERP- und Warenwirtschaftssysteme anbinden und damit in die vorhandene Systemlandschaft integrieren.

Hardware und KI im Aufgabenmanagement

Neben der Software bietet COSYS mobile Hardware und weitere Services an. Dazu gehören MDE-Geräte und Tablets von Zebra, Honeywell und Datalogic sowie mobile Drucker für Etiketten direkt auf der Verkaufsfläche.

Auf Basis der bereits im Backend erfassten Aufgaben- und Prozessdaten kann COSYS KI natürliche Sprachabfragen unterstützen. Mögliche Fragen sind zum Beispiel:

• „Bei welchen Aufgabentypen treten besonders häufig Verzögerungen auf?“
• „In welchen Filialen wurden bei Aktionsaufbauten besonders viele Rückfragen dokumentiert?“

So lassen sich Auffälligkeiten in den vorhandenen Prozessdaten leichter erkennen und bei der weiteren Planung berücksichtigen.

Klein starten, gezielt erweitern

Für das beschriebene Szenario kann der Einstieg zunächst ausschließlich mit Task Management erfolgen. Das Modul lässt sich eigenständig einsetzen und setzt nicht voraus, dass weitere Retail-Module genutzt werden.

Weitere Module können optional ergänzt werden, wenn der Händler beispielsweise Bestandsdaten, Etikettendruck, Click & Collect oder Retouren in dieselbe Systemumgebung einbinden und die dabei entstehenden Prozessdaten zentral zusammenführen möchte.

So kann zunächst ein konkreter Prozess mit Task Management digitalisiert werden. Ob weitere Retail-Prozesse und die dazugehörigen Daten später in derselben Lösung zusammengeführt werden, entscheidet der Händler entsprechend seiner Anforderungen.

Praxistipp: Die Generalprobe gehört in den Oktober

Wer Aufgabenmanagement erst in der Black Week einführt, testet unter Volllast. Sinnvoller ist ein Probelauf mit einer kleinen Herbstaktion in zwei oder drei Filialen. Dabei zeigt sich schnell, welche Anweisungen missverständlich sind, wo Fotonachweise fehlen und welche Geräte noch nicht bereitstehen. Besonders lohnend: Aufgaben für Aushilfen mit einem Referenzfoto des gewünschten Aufbaus versehen. Das spart Rückfragen genau dann, wenn niemand Zeit dafür hat.

Sie möchten Filialaufgaben zu Black Friday und Weihnachten zentral steuern und zuverlässig dokumentieren?

Kontaktieren Sie das COSYS Team für eine individuelle Beratung zu Task Management. Vereinbaren Sie einen Termin unter vertrieb@cosys.de oder +49 5062 900 0.