Bestände im Apothekenlager intelligent verwalten

Wer Bestände im Apothekenlager intelligent verwalten möchte, muss deshalb drei Ebenen verbinden: Was ist vorhanden? Wie bewegt sich der Bestand? Und wie wird er sich voraussichtlich entwickeln?

Die COSYS Apotheken Software liefert dafür die operative Datengrundlage. Wareneingänge, Einlagerungen, Entnahmen, Umlagerungen, Retouren und Bestandsänderungen werden digital erfasst. MHD-, Chargen- und Seriennummern können ebenfalls berücksichtigt werden.

Der Lagerbestand braucht einen Kontext

500 Packungen auf Lager sagen zunächst wenig aus. Entscheidend ist, wie schnell sie benötigt werden, wie lange sie bereits liegen und ob sich der Verbrauch verändert.

Genau hier geht moderne Bestandsverwaltung über eine klassische Mengenübersicht hinaus. Im COSYS WebDesk laufen die erfassten Lager- und Bewegungsdaten zusammen. Business Intelligence kann daraus beispielsweise sichtbar machen, welche Artikel besonders häufig bewegt werden, welche Lagerplätze ungünstig genutzt werden oder wo wiederkehrende Bestandsabweichungen auftreten.

Für Apothekenleitungen, Lagerverantwortliche und größere Apothekenstrukturen entsteht damit eine wesentlich bessere Entscheidungsgrundlage: Statt nur auf einen aktuellen Bestand zu reagieren, lässt sich nachvollziehen, warum er sich entwickelt hat.

MHD nicht erst entdecken, wenn es kritisch wird

Bei Arzneimitteln bekommt Bestandsmanagement eine zusätzliche Dimension. Eine Packung kann physisch vorhanden sein und trotzdem zunehmend problematisch werden, wenn ihr Mindesthaltbarkeitsdatum näher rückt.

Die digitale MHD- und Chargenerfassung ermöglicht es, solche Bestände strukturiert zu überwachen. Kritische Artikel können frühzeitig identifiziert werden. Das schafft beispielsweise die Grundlage dafür, Ware gezielter zu priorisieren oder – bei entsprechenden Apothekenstrukturen – rechtzeitig eine sinnvolle Umlagerung zu prüfen.

Gerade bei Filialapotheken wird daraus ein interessanter Ansatz: Ein langsamdrehender Bestand an Standort A kann an Standort B möglicherweise deutlich stärker benötigt werden. Transparenz über mehrere Bestände verhindert zwar nicht automatisch Überbestände, macht aber Handlungsoptionen sichtbar, bevor Ware unnötig lange liegen bleibt.

Forecasting macht aus Vergangenheit einen Blick nach vorne

Noch spannender wird Bestandsmanagement, wenn nicht nur aktuelle und historische Werte betrachtet werden. COSYS Forecasting kann Entnahmemuster, Lieferzyklen, historische Abläufe und saisonale Entwicklungen analysieren, um zukünftige Bestandsbedarfe einzuschätzen.

Damit lässt sich beispielsweise erkennen, dass der Verbrauch eines Artikels regelmäßig ansteigt oder sich eine Unterdeckung abzeichnet. Umgekehrt können sich Bestände identifizieren lassen, deren Entwicklung auf eine Überdeckung hindeutet.

Für Versandapotheken oder größere Filialverbünde gewinnt dieser Ansatz zusätzlich an Bedeutung: Schon kleine Verbesserungen bei der Bestandsplanung wirken sich bei vielen Artikeln und hohen Warenbewegungen auf Lagerkapazität und Kapitalbindung aus.

Wenn der Bestand stimmt, aber der Prozess nicht

Nicht jede Bestandsabweichung entsteht durch eine falsche Bestellung. Manchmal liegt die Ursache im Prozess selbst: Ware wird verspätet eingebucht, eine Umlagerung nicht korrekt abgeschlossen oder eine Bestandsänderung erfolgt an einer unerwarteten Stelle.

Hier kann Process Mining ansetzen. Die von COSYS erzeugten Prozessdaten ermöglichen es, tatsächliche Abläufe zu untersuchen und Abweichungen vom vorgesehenen Warenfluss aufzudecken. Damit verschiebt sich die Fragestellung von „Warum stimmt unser Bestand schon wieder nicht?“ hin zu „An welchem Prozessschritt entstehen diese Abweichungen regelmäßig?“.

Vom Bestandszählen zum Bestandswissen

Intelligente Lagerverwaltung bedeutet damit nicht, möglichst viele Daten zu sammeln. Es geht darum, aus Wareneingängen, Entnahmen, MHD, Chargen, Umlagerungen und Inventuren ein belastbares Bild des Apothekenlagers zu erzeugen.

COSYS verbindet dafür mobile Datenerfassung und Apotheken Software mit WebDesk, Business Intelligence, Process Mining und Forecasting. Professionelle MDE-Hardware und Services ergänzen die Lösung bei Bedarf. Bestehende Warenwirtschafts- und ERP-Systeme können über Schnittstellen angebunden werden. So entsteht eine zusätzliche Analyse- und Prozessebene rund um den tatsächlichen Warenfluss.

Sie möchten Bestands- und Lagerprozesse zunächst selbst testen? Laden Sie die kostenlosen COSYS Demo-Apps im Google Play Store oder Apple App Store herunter und probieren Sie ausgewählte Funktionen direkt auf Ihrem Smartphone aus.