Click and Collect erweitert den Apothekenservice nach Ladenschluss

Apotheke Click and Collect kann diesen letzten Prozessschritt flexibler gestalten. In Verbindung mit einer außen zugänglichen Abholstation ermöglicht COSYS, geeignete Bestellungen nach der Kommissionierung bereitzustellen und die Abholung vom laufenden Apothekenbetrieb zu entkoppeln. Dabei steht die Abholstation nicht allein: Erst die Verzahnung mit der COSYS Apotheken Software schafft einen durchgängigen Prozess von Bestand und Kommissionierung bis zur dokumentierten Übergabe.

Von der Apotheken App Bestellung bis zur Bereitstellung

Bestellt ein Kunde Arzneimittel digital vor, beginnt zunächst die Arbeit innerhalb der Apotheke. Die Bestellung muss einem Auftrag zugeordnet, die Warenverfügbarkeit geprüft und der Auftrag kommissioniert werden.

COSYS bindet diese Schritte in den digitalen Warenfluss ein. Mitarbeitende können die benötigten Artikel mobil erfassen und den Bearbeitungsstatus aktualisieren. Die COSYS Click-and-Collect-Lösung verwaltet Abholaufträge zentral und stellt aktuelle Informationen zu Bestellung und Bereitstellung zur Verfügung.

Damit entsteht eine klare Statuskette: bestellt, in Bearbeitung, kommissioniert, bereitgestellt und abgeholt. Gerade bei mehreren gleichzeitig bearbeiteten Vorbestellungen reduziert das Rückfragen und Suchaufwand.

Die Abholstation übernimmt außerhalb der Öffnungszeiten

Nach abgeschlossener Kommissionierung kann eine dafür geeignete Bestellung einem freien Fach der Abholstation zugewiesen werden. Der Kunde erhält anschließend beispielsweise per E-Mail oder SMS eine Benachrichtigung mit seinem individuellen Abholcode. Der Zugriff auf das zugewiesene Fach ist unter anderem per QR-Code oder PIN möglich.

Steht die Abholstation außen vor der Apotheke und ist entsprechend zugänglich, kann die Entnahme unabhängig vom geöffneten HV-Bereich erfolgen. COSYS dokumentiert die Übergabe digital, sodass auch eine Abholung nach Ladenschluss im System nachvollziehbar bleibt.

Das erweitert den Apothekenservice, ohne die Öffnungszeit des Verkaufsraums verlängern oder zusätzliches Personal für die reine Warenausgabe einsetzen zu müssen.

Nicht jedes Arzneimittel gehört automatisch ins Abholfach

Gerade im Apothekenumfeld darf Convenience jedoch nicht über den fachlichen Anforderungen stehen. Welche Bestellung sich für eine automatisierte Abholung eignet und unter welchen Bedingungen sie bereitgestellt werden kann, muss entsprechend der jeweiligen pharmazeutischen und rechtlichen Vorgaben beurteilt werden.

Auch die Lagerbedingungen spielen eine Rolle. COSYS Abholstationen können mit unterschiedlichen Fachgrößen sowie optional mit Kühl- und Tiefkühlfächern ausgestattet werden. Für temperaturkritische Waren sind Temperaturzonen von -18 °C bis +16 °C technisch möglich.

Die Abholstation ersetzt damit weder pharmazeutische Prüfung noch erforderliche Beratung. Sie automatisiert gezielt den Teil des Prozesses, bei dem eine bereits bearbeitete Bestellung lediglich sicher an den vorgesehenen Empfänger übergeben werden soll.

Abholzeiten werden zu wertvollen Prozessdaten

Ein digitaler Abholprozess liefert gleichzeitig Informationen darüber, wie der zusätzliche Service tatsächlich genutzt wird. Im COSYS WebDesk lassen sich beispielsweise Fachstatus, Belegungsdauer, Öffnungen und Auslastung zentral überwachen.

Business Intelligence macht daraus konkrete Kennzahlen: Wie viele Bestellungen werden erst nach Ladenschluss abgeholt? Zu welchen Zeiten häufen sich Entnahmen? Wie lange bleiben Bestellungen durchschnittlich liegen? Welche Fachgrößen werden besonders häufig benötigt?

Auf Basis historischer Daten kann Forecasting zusätzlich helfen, zukünftige Auslastungen abzuschätzen. Für Filialapotheken können solche Kennzahlen auch standortübergreifend verglichen werden. Damit lässt sich beurteilen, wo zusätzliche Abholkapazitäten tatsächlich einen Nutzen bringen.

Mehr Service ohne längere Öffnungszeiten

Der entscheidende Vorteil von Click and Collect liegt für Apotheken nicht darin, lediglich einen zusätzlichen Bestellkanal anzubieten. Bestellung, Warenbestand, Kommissionierung, Bereitstellung und Abholung müssen als zusammenhängender Prozess funktionieren.

COSYS verbindet dafür Apotheken Software, mobile Datenerfassung, Click and Collect, Abholstation, WebDesk und Business Intelligence. Hinzu kommen Hardware, Schnittstellen und Services. So kann eine digitale Bestellung bis zur tatsächlichen Entnahme nachvollziehbar begleitet werden – auch wenn in der Apotheke längst Ladenschluss ist.

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