Factorial macht deutsche Unternehmen fit für die BVV-Pflicht 01.01.2027: Digitale Entgeltunterlagen statt Bußgeldrisiko

– Ab dem 1. Januar 2027 müssen alle Arbeitgeber in Deutschland ihre Entgeltunterlagen nach § 8 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) elektronisch führen – die bisherige Übergangsfrist nach § 8 Abs. 3 Satz 2 BVV endet am 31. Dezember 2026 ersatzlos.

– Wer die Anforderungen bei der nächsten Betriebsprüfung nicht erfüllt, gilt als „nicht prüfungsfähig“ und riskiert Verzögerungsgelder, Beitragsnachforderungen und ein Bußgeld nach § 111 SGB IV.

– Mit digitaler Personalakte, Zeiterfassung, elektronischer Signatur und DATEV-Anbindung bietet Factorial über 16.000 Unternehmen eine zentrale, prüfungssichere Lösung für die neuen gesetzlichen Anforderungen – ohne zusätzliche Insellösungen.

Factorial, die KI-Plattform, die Personalwesen, Finanzen und IT verbindet, macht heute auf eine der wichtigsten gesetzlichen Fristen für deutsche Arbeitgeber im Jahr 2026 aufmerksam: Ab dem 1. Januar 2027 gilt nach § 8 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) die Pflicht zur elektronischen Führung aller prüfungsrelevanten Entgeltunterlagen – ausnahmslos, für jedes Unternehmen mit Beschäftigten in Deutschland. Mit über 16.000 Unternehmen in mehr als 90 Ländern, die ihre HR- und Payroll-Prozesse auf Factorial verwalten, unterstützt das Unternehmen Arbeitgeber dabei, diese Anforderung frühzeitig und rechtssicher umzusetzen.

Was sich zum 1. Januar 2027 ändert

Grundlage der Neuregelung ist § 8 BVV in Verbindung mit § 28f SGB IV. Die gesetzliche Basis wurde bereits 2020 mit dem Siebten Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch geschaffen und 2024 durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz bestätigt. § 8 Abs. 2 BVV listet die sogenannten „begleitenden Entgeltunterlagen“ auf, die elektronisch zu führen sind – etwa Mitgliedsbescheinigungen der Krankenkasse, Immatrikulationsbescheinigungen, Nachweise zur Elterneigenschaft oder Unterlagen zu Aufenthaltsstatus und Staatsangehörigkeit. Die bislang mögliche Befreiung von dieser Pflicht nach § 8 Abs. 3 Satz 2 BVV kann nur noch bis zum 31. Dezember 2026 beantragt werden.

Diese Vorgabe ist keine reine Formalie: Die betroffenen Unterlagen müssen zentral auffindbar, eindeutig zugeordnet und maschinell auswertbar sein – Voraussetzung für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) der Deutschen Rentenversicherung. Wer diese Anforderungen nicht erfüllt, riskiert Verzögerungsgelder, die Schätzung der Beitragsbemessungsgrundlage, Beitragsnachforderungen inklusive Säumniszuschlägen sowie ein Bußgeld nach § 111 SGB IV.

Digitale Entgeltunterlagen statt Bußgeldrisiko: Wie Factorial unterstützt

Statt Unternehmen zum Aufbau zusätzlicher Insellösungen zu zwingen, deckt Factorial die zentralen Anforderungen aus § 8 BVV mit bestehenden Produkten der Plattform ab:

Digitale Personalakte: speichert begleitende Entgeltunterlagen wie Krankenkassen-Bescheinigungen, Immatrikulationsnachweise oder Aufenthaltstitel zentral, eindeutig einer Person zugeordnet und jederzeit abrufbar.

Elektronische Signatur: stellt für signaturpflichtige Entgeltunterlagen eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) bereit – gesetzlich der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt.

Zeiterfassung: dokumentiert Arbeitszeitnachweise lückenlos und automatisiert – eine der von § 8 BVV erfassten Unterlagenarten.

Vorbereitende Lohn- und Gehaltsabrechnung inkl. DATEV-Schnittstelle: verbindet Entgeltunterlagen direkt mit der Lohnbuchhaltung, statt Daten manuell zwischen Systemen zu übertragen.

Berechtigungssystem: stellt sicher, dass sensible Entgeltunterlagen nur von berechtigten Personen eingesehen werden können.

Auf diese Weise wird aus der gesetzlichen BVV-Pflicht kein zusätzliches IT-Projekt, sondern der Nebeneffekt einer HR-Digitalisierung, die sich für Unternehmen ohnehin auszahlt.

Compliance als Wettbewerbsvorteil – besonders für den deutschen Mittelstand

Gerade kleine und mittlere Unternehmen haben sich bislang häufig auf die Befreiung nach § 8 Abs. 3 BVV verlassen und ihre Entgeltunterlagen weiterhin in Papierform oder unstrukturierten digitalen Ablagen geführt. Diese Gruppe trifft der Wegfall der Ausnahme ab 2027 am stärksten – und die verbleibende Zeit bis zum Stichtag 31. Dezember 2026 ist kürzer, als sie wirkt.

Deutschland zählt bereits heute zu den am schnellsten wachsenden Märkten von Factorial. Mit einem Team, das lokale Compliance-Tiefe und Produktkompetenz vereint, unterstützt das Unternehmen dabei, gesetzliche Anforderungen wie die §8BVV nicht erst kurz vor der Frist, sondern frühzeitig und strukturiert umzusetzen. Factorial empfiehlt Unternehmen, die die Umstellung noch nicht begonnen haben, jetzt drei Schritte zu gehen: eine Bestandsaufnahme der heutigen Ablage, die Entscheidung für ein zentrales digitales System und einen realistischen Zeitplan bis zum Stichtag.

Über Factorial

Factorial ist die KI-Plattform, die Personalwesen, Finanzen und IT vereint – mit allem, was kleine und mittelständische Unternehmen für das Management ihrer Teams brauchen.

Factorial wurde 2016 in Barcelona gegründet und bietet eine KI-Plattform, die mehr als 16.000 Unternehmen in über 90 Ländern dabei hilft, ihre Prozesse zu optimieren und bessere Entscheidungen zu treffen. 2022 erreichte das Unternehmen Unicorn-Status und expandiert weiter mit dem Ziel, die umfassendste und am einfachsten zu nutzende Lösung für Unternehmen jeder Größe zu werden. Weitere Informationen unter www.factorialhr.de