ERP-Einführung ohne Großprojekt: ingo365 SMART für Planungsbüros

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Warum viele Digitalisierungsprojekte aufgeschoben werden

Die meisten Planungsbüros wissen, dass ihre Prozesse langfristig digitalisiert und zentralisiert werden sollten. Dennoch wird das Thema häufig verschoben. Der Grund ist selten mangelnde Einsicht, sondern vielmehr das Tagesgeschäft.

Projekte laufen, Kunden erwarten Ergebnisse, neue Mitarbeitende müssen eingearbeitet werden und laufende Aufträge haben Priorität. Für größere Softwareprojekte bleibt im Alltag oft wenig Zeit. Gleichzeitig funktionieren bestehende Werkzeuge meist noch ausreichend gut. Die Zeiterfassung läuft in einem System, das Rechnungswesen in einem anderen, Projektlisten werden in Excel gepflegt und Berichte individuell zusammengestellt. Das ist nicht optimal, scheint jedoch zunächst praktikabel.

Mit zunehmender Unternehmensgröße verändert sich die Situation jedoch. Geschäftsführung, Projektleiter und Verwaltung benötigen immer häufiger aktuelle Informationen zur Auslastung, zum Projektstatus, zu offenen Leistungen oder zur Wirtschaftlichkeit einzelner Projekte. Je mehr Systeme beteiligt sind, desto höher wird der Aufwand für die Beschaffung und Abstimmung dieser Informationen.

Wenn Informationen über mehrere Systeme verteilt sind

In vielen Planungsbüros hat sich die Softwarelandschaft über Jahre entwickelt. Neue Anforderungen wurden häufig durch zusätzliche Speziallösungen abgedeckt. Dadurch entstehen Systemlandschaften, in denen verschiedene Anwendungen nebeneinander existieren.

Typische Beispiele sind:

• Zeiterfassung
• Ressourcenplanung
• CRM-System
• Rechnungswesen
• Dokumentenmanagement
• Excel-Auswertungen
• Projektcontrolling-Lösungen

Das eigentliche Problem besteht dabei nicht darin, dass einzelne Systeme ihre Aufgaben schlecht erfüllen. Die Herausforderung entsteht meist erst dann, wenn Informationen aus mehreren Bereichen gleichzeitig benötigt werden.

Möchte ein Projektleiter beispielsweise die aktuelle Wirtschaftlichkeit eines Projekts beurteilen, benötigt er unter anderem erfasste Stunden, geplante Budgets, Ressourcenauslastungen, offene Leistungen und aktuelle kaufmännische Kennzahlen. Häufig liegen diese Informationen zwar vollständig vor, jedoch an unterschiedlichen Stellen. Die Folge sind manuelle Auswertungen, Datenübertragungen und Abstimmungen zwischen verschiedenen Beteiligten.

Eine zentrale Plattform statt mehrerer Insellösungen

Mit ingo365 SMART verfolgt NewVision einen anderen Ansatz. Die Lösung bündelt zentrale kaufmännische und administrative Prozesse auf einer gemeinsamen Datenbasis. Projektmanagement, Leistungserfassung, Ressourcenplanung, Controlling und Abrechnung greifen dabei auf dieselben Informationen zu.

Dadurch können relevante Kennzahlen direkt im System zur Verfügung stehen, ohne dass Daten zunächst aus mehreren Anwendungen zusammengeführt werden müssen.

Zu den wichtigsten Anwendungsbereichen gehören:

• Projekt- und Kontaktverwaltung
• Angebots- und Auftragsprozesse
• Projektzeiterfassung
• Ressourcenplanung
• Honorarkalkulation
• Projektcontrolling
• Fakturierung
• kaufmännische Auswertungen

Der Fokus liegt dabei nicht auf einer individuellen Neuentwicklung, sondern auf bewährten Branchenprozessen, die bereits in zahlreichen Planungsbüros erfolgreich eingesetzt werden.

Warum ERP-Projekte häufig komplexer wirken als nötig

Viele Planungsbüros verbinden ERP-Einführungen mit langen Projektlaufzeiten, umfangreichen Workshops und schwer kalkulierbaren Kosten. Diese Wahrnehmung hat sich über viele Jahre hinweg etabliert und trifft auf klassische Individualprojekte oftmals tatsächlich zu.

Gleichzeitig benötigen jedoch nicht alle Unternehmen dieselbe Vorgehensweise. Die grundlegenden kaufmännischen Abläufe ähneln sich in vielen Planungsbüros stärker als häufig angenommen. Projekte werden angelegt, Leistungen erfasst, Ressourcen geplant, Rechnungen erstellt und wirtschaftliche Kennzahlen ausgewertet.

Die Unterschiede liegen meist in einzelnen Ausprägungen oder Sonderanforderungen, nicht jedoch im grundsätzlichen Prozess. Genau an dieser Stelle setzt der SMART-Ansatz an. Statt jeden Prozess individuell zu entwickeln, übernimmt das Unternehmen bewährte Standardprozesse, die speziell auf Ingenieur-, Architektur- und Planungsbüros ausgerichtet sind.

Standardisiert oder individuell? Zwei Wege zur Unternehmenssoftware

Nicht jedes Unternehmen benötigt dieselbe Softwarestrategie. Deshalb unterscheidet NewVision zwischen zwei grundsätzlichen Einführungsansätzen.

ingo365 SMART richtet sich an Unternehmen, die bewährte Branchenprozesse übernehmen möchten und eine schnellere sowie besser planbare Einführung bevorzugen.

ingo365 CUSTOM kommt dann zum Einsatz, wenn umfangreiche Sonderprozesse, individuelle Schnittstellen oder besondere organisatorische Anforderungen berücksichtigt werden müssen.

Welche Variante besser geeignet ist, hängt daher weniger von der Unternehmensgröße als vielmehr von der Prozesslandschaft und dem gewünschten Grad an Individualisierung ab.

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So läuft die Einführung von ingo365 SMART ab

Vor Beginn eines Projekts wird in einem Quick Check geprüft, ob die Anforderungen des Planungsbüros zum definierten SMART-Leistungsumfang passen.

Anschließend erfolgt die Einrichtung auf Basis bewährter Best-Practice-Konfigurationen. Dazu gehören unter anderem Stammdaten, Berechtigungen, Grundeinstellungen und Prozessstrukturen.

Die Schulung erfolgt schrittweise. Statt eines einzigen umfangreichen Workshop-Blocks lernen die Anwender die Lösung in mehreren aufeinander aufbauenden Etappen kennen. Nach den Grundlagen folgen Prozesse rund um Projektmanagement, Leistungserfassung, Controlling und Verwaltung.

Diese strukturierte Vorgehensweise ermöglicht eine deutlich höhere Planbarkeit als offene Individualprojekte. Der Produktivstart erfolgt bei passendem Leistungsumfang in der Regel innerhalb von ein bis drei Monaten. Die tatsächliche Projektdauer hängt von Faktoren wie Datenqualität, gewähltem Leistungsumfang und internen Ressourcen ab.

Digitalisierung muss kein ERP-Großprojekt sein

Viele Unternehmen setzen Digitalisierung noch immer automatisch mit komplexen und langwierigen Softwareprojekten gleich. Diese Annahme ist jedoch nicht in jedem Fall zutreffend.

Gerade für Planungsbüros, die ihre Projektverwaltung, Leistungserfassung, Ressourcenplanung und kaufmännischen Prozesse auf einer gemeinsamen Plattform bündeln möchten, kann ein standardisierter Ansatz häufig ausreichend sein. Bewährte Branchenprozesse, ein klar definierter Leistungsumfang und eine strukturierte Einführung schaffen die Grundlage für einen planbaren Einstieg in eine integrierte Unternehmenssoftware.

Interessierte Planungsbüros können sich in einer kostenlosen Videoaufzeichnung einen Überblick über den typischen Projektablauf in ingo365 SMART verschaffen – von der Kontaktverwaltung über die Angebotserstellung bis zur Projektabwicklung und kaufmännischen Auswertung.

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Digitalisierung für Planungsbüros mit ingo365 SMART