SAP Dokumentenmanagement bringt Engineering und Business zusammen

Die Otto Bihler Maschinenfabrik ist ein Allgäuer Familienunternehmen mit Tradition: Seit über 70 Jahren entwickelt Bihler innovative Automationslösungen „made in Germany“ für seine Kunden in aller Welt. Mit diesen fertigen die Kunden Stanzbiegeteile aus Band und Draht sowie komplette Baugruppen für verschiedenste Branchen besonders wirtschaftlich. Dabei sind die Anforderungen an effiziente Fertigungsprozesse stetig gestiegen, neue Materialien kamen hinzu und die Material- und Energieeffizienz spielen eine immer wichtigere Rolle. Um diese Aufgaben zu meistern, beschäftigt Bihler an seinen zwei Standorten in Füssen und Halblech über 850 Mitarbeitende. Die Maschinen des Familienunternehmens stehen getreu des Gründer-Mottos „Man muss immer der Beste sein!“ für eine Langlebigkeit, wie sie dem weltweiten Image von hiesigen Produkten entsprechen: „Einige Bihler-Maschinen bleiben 40 Jahre bei unseren Kunden im Einsatz“, berichtet Alexandra Blümle, Abteilungsleiterin Digitalisierungsprojekte bei Bihler. Da sei es wichtig, dass sich die Kollegen für eine optimale Wartung einen schnellen Überblick über das Projekt in seinem gesamten Verlauf verschaffen können.

Zukunftsfähige IT-Architektur aus einem Guss

Mit dem Unternehmen ist auch die IT gewachsen: teilweise mit diversen Eigenentwicklungen je Abteilung. Einem transparenten Wissensmanagement war dies nicht gerade förderlich. Im Rahmen einer zukunftsfähigen Digitalisierungsstrategie verfolgt Bihler das Ziel, eine unternehmensweit konsistente Systemarchitektur zu schaffen. Ein Meilenstein war dabei die Einführung von SAP S4/HANA 2019. „Dokumente haben wir zur Verschlankung zunächst bewusst außen vorgelassen – wohlwissend, dass hier auch eine komplexe Aufgabe auf uns zukommt“ – so Alexandra Blümle. Dabei hatte man das Ziel, die verschiedenen Quellen nah am Geschäftsprozess in einem Dokumentenablagesystem in SAP revisionssicher zusammenzuführen. „Wir wollten die Dokumente mit SAP-Objekten verknüpfen und damit auch einer doppelten Datenhaltung vorbeugen“, fügt sie hinzu. In einer konfigurierbaren Suche sollten sowohl Business- als auch Fertigungsdokumente in einem System transparent und abteilungsübergreifend auffindbar sein. Wo der SAP-Standard die Beschreibung jeder einzelnen Datei erforderte, war die Massenanlage mit entsprechender Verschlagwortung von Dokumenten eine weitere Anforderung. Das ist etwa beim Speichern von Dokumenten aus der Produktion relevant. Außerdem sollte eine Versionierung möglich sein. Hinzu kam, dass Bihler als Sondermaschinenbauer mit Losgröße eins zwei große Konstruktionsabteilungen für Maschinen und Werkzeuge hat, die mit CAD-Software arbeiten. Um diesen Bereich mit SAP zu verknüpfen, hat Bihler die SAP-Addons Engineering Control Center (ECTR) und Factory Control Center (FCTR) im Einsatz. Sie sind nahtlos ins ERP integriert und werden als Dokumenteninfosätze auf dem SAP Content Server abgelegt. Diese Ablage als Dokumenteninfosätze wird nun unternehmensweit die zentrale Ablageart.

Unternehmensspezifische Anforderungen umsetzen

Der Kontakt zu smart-plm Aigner entstand 2020 über ein Projekt, für das die PLM-Experten im Haus waren. Dabei fiel der Hinweis, dass man auch eine SAP-Dokumentenmanagementlösung im Portfolio habe. Nach einer folgenden Online-Demo, welche die Anforderungen abbilden konnte, entschied man sich für die Umsetzung der DMS-Etappe im Rahmen der Digitalisierungsstrategie mit smart-plm [documents]. „Ausschlaggebend waren für uns die Integration und Datendurchgängigkeit im SAP und die zielorientierte Arbeit mit Dokumenteninfosätzen. Außerdem überzeugten uns die Offenheit und der Wille, weitere individuelle Anforderungen umzusetzen“, so Alexandra Blümle.

Voraussetzung für die Einführung bildete die Identifikation aller im Haus zum Einsatz kommenden Dokumentarten: Über 400 wurden ermittelt und anschließend zu 49 geclustert. Dabei wurden sie unter anderem unterteilt in kaufmännische und technische Dokumente. Gleichzeitig wurde ein Berechtigungskonzept erarbeitet, welches über die Dokumentenart gesteuert wird.

Die Einführung von smart-plm [documents] erfolgte dann etappenweise von April bis Juli 2023. „Unsere Kunden lassen wir bei der umfangreichen Migration der Insellösungen nicht allein und unterstützen mit entsprechenden mitgelieferten Programmen“, so Christian Fürstinger, Senior SAP-Berater bei smart-plm Aigner. Alexandra Blümle berichtet vom Einführungsprozess: „Dafür hatten wir unser Unternehmen entlang der Prozesskette in vier Gruppen aufgeteilt, um den Abteilungen bestmöglichen Support zu geben.“ So war in einem überschaubaren Rahmen transparent nachvollziehbar, welche Bereiche integriert wurden. „Um die Kollegen intensiv bei der Einführung zu unterstützen, hatten wir ein Keyuserkonzept mit Kernteam aufgebaut. Das war auch deswegen sinnvoll, weil die Umstellung in einigen Abteilungen mit einem Wechsel der Arbeitsweise, wie ein Dokument angelegt werden muss, einherging“, so Alexandra Blümle.

Engineering-Dokumente aus ECTR unternehmensweit im SAP Dokumentenmanagement zugänglich machen

Inzwischen nutzen etwa 800 Kollegen bei Bihler smart-plm [documents]. Das Tool integriert eine adaptive Dokumentenverwaltung über die Dienste zum Objekt nahtlos in den SAP-Standard. Es kann dort kontextbezogen in beliebige Belege integriert werden. Dabei dockt smart-plm [documents] direkt an die Konstruktionsabteilung bei Bihler an: „ECTR legt Engineering-Dokumente in der gleichen Form ab, wie smart-plm [documents]. Da können wir aufsatteln und diese auch anderen Unternehmensbereichen zugänglich machen“, so Christian Fürstinger. Das spare anderen Abteilungen auch die Investition in eine ECTR-Lizenz. Zudem bildet das Tool Master-/Non-Masterbeziehungen ab, indem etwa ein 3D-Modell mit den zugehörigen 2D-Zeichnungen verknüpft werden kann. „Das SAP Dokumentenmanagement legt alle Dokumente mit Bezug zu den korrespondierenden SAP-Belegen ab: Kaufmännische Einkaufsdokumente werden so mit entsprechenden technischen Dokumenten zur Maschine und gemeinsam mit der Bestellung gespeichert,“, erläutert Christian Fürstinger, „Verkaufsdokumente verknüpft mit Projekt, Kundenauftrag und Lieferung oder Projektübersicht, Projektplan und Protokolle mit den zugehörigen Fotos.“

Zentral im Rahmen des SAP Dokumentenmanagement sind bei Bihler die Maschinennummer und auch die Projektnummer: Aus ihr geht hervor, welches Dokument zu welcher Maschine und zu welchem Kunden gehört. Damit alle zusammengehörigen Dateien auf einen Blick auffindbar sind, können sie in einer Dokumentenakte zum Projekt, Equipment oder auch z. B. Lieferanten abgelegt werden. Weiterhin verfügt die Lösung über eine Abo- und Wiedervorlagefunktion, mit der bei Änderung an einem Dokument eine Benachrichtigung erfolgt und Fristen überwacht werden können. Auch eine Duplettenerkennung bringt das DMS mit.

Kürzere Bearbeitungszeiten, besserer Support, zufriedene Kunden

„Die partnerschaftliche und zielorientierte Zusammenarbeit mit smart-plm Aigner hat unserem Projektfortschritt gutgetan“, bilanziert Alexandra Blümle. So sei man kompetent und strukturiert beraten und begleitet worden. Mit dem einheitlichen Dokumentenmanagement wird es nun für die Kollegen mit wenigen Klicks möglich, sich für die Wartung auch älterer im Einsatz befindlicher Maschinen einen schnellen Überblick mit allen dazugehörigen Dokumenten zu verschaffen. Nicht zuletzt trägt die effiziente digitale Dokumentenverwaltung bei Bihler zur Einhaltung von Lieferfristen bei. So werden Bearbeitungszeiten verkürzt, Wege reduziert, der Support optimiert und die Kundenzufriedenheit weiter gesteigert. „Den Suchaufwand in verschiedenen Systemen konnten wir mit smart-plm [documents] deutlich reduzieren. Gleichzeitig hat sich auch unser interner Wartungsaufwand verringert, denn wir müssen uns nur noch um ein unternehmensweites Kernsystem kümmern“, fasst Alexandra Blümle das Optimierungspotenzial mit dem neuen DMS zusammen. Die Lösung optimiere die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit: „Jeder Mitarbeiter findet jetzt das Dokument, das er benötigt.“

Nächster Meilenstein: Digitale Personalakte

Dokumente sind wie Türen im Rahmen der Digitalisierungsstrategie. Mit smart-plm [documents] hat Bihler den Schlüsselbund zum Einsatz gebracht, der sie unternehmensweit öffnet. Damit setzt das traditionsbewusste Familienunternehmen seinen Digitalisierungskurs zukunftsfähig fort – weg von den Insellösungen, hin zum Kernsystem, über das alle Unternehmensbereiche für effizientere Prozesse verbunden werden. So stehen die Chancen gut, dass die Bihler-Anlage mit Technologievorsprung auch nach 40 Jahren noch läuft und läuft und läuft.

Die Übernahme der Altdaten dauert bei Bihler bis dato an. „Das sind sehr viele Dokumente, deren technische Integration in smart-plm [documents] noch vorbereitet und vorangebracht wird“, so Alexandra Blümle. Aber einen nächsten Meilenstein im Rahmen der Digitalisierungsstrategie hat sie schon im Blick: Die Personalabteilung ist unter anderem aus datenschutzrechtlichen Gründen noch nicht auf SAP umgestellt. Hier hat man bereits die digitale Personalakte vor Augen.

Autorin:                    

Silvia Funke, freie Fachjournalistin aus Leipzig