Eingangspost digitalisieren – mit COSYS in Frankfurt am Main

Was früher ein klar strukturierter Papierprozess war, ist heute ein komplexer Mix aus analoger Post, interner Hauspost, digitalen Anhängen und KEP-Sendungen. Viele Unternehmen kämpfen mit genau demselben Problem: Die Eingangspost wird zur täglichen Herausforderung.

Vom Chaos zum digitalen Fluss

Der klassische Posteingang läuft in vielen Unternehmen noch immer analog. Briefe werden manuell sortiert, verteilt, abgezeichnet. Pakete stapeln sich im Empfang, Mitarbeiter suchen, Nachfragen häufen sich. Doch in einer Stadt wie Frankfurt, wo Zeit Geld ist und Compliance entscheidend, kann sich kaum jemand das leisten.

COSYS bietet hier eine Lösung, die den Posteingang in eine nahtlos digitale Prozesskette verwandelt – effizient, transparent und sicher.

So funktioniert die COSYS Lösung

Jede eingehende Sendung – ob Brief, Akte oder Paket – wird direkt beim Eingang erfasst. Über ein MDE-Gerät oder Smartphone scannt der Mitarbeiter den Barcode oder erfasst das Label digital.
Das System ordnet den Empfänger automatisch zu und legt einen digitalen Posteingang an.

Die Daten werden in Echtzeit ins COSYS Backend übertragen.
Von hier aus lässt sich jeder Bearbeitungsschritt nachverfolgen:

• Wer hat die Sendung angenommen?
• Wann wurde sie verteilt oder abgeholt?
• Wo befindet sie sich aktuell?

Mit der COSYS App für Postverteilung läuft der gesamte Prozess lückenlos – von der Annahme bis zur digitalen Übergabe.

Smart Locker für vertrauliche Post

Ein besonderer Vorteil für Unternehmen mit sensiblen Dokumenten, wie Banken und Kanzleien in Frankfurt: COSYS integriert digitale Smart Locker für die sichere Übergabe vertraulicher Sendungen.

Statt Postkörben oder Sammelfächern werden Dokumente in elektronischen Fächern hinterlegt.
Der Empfänger erhält automatisch eine Benachrichtigung mit PIN oder QR-Code – und kann die Sendung rund um die Uhr abholen.

Das reduziert Laufwege, verhindert Verluste und garantiert volle Nachverfolgbarkeit – ein Muss in Bereichen mit strengen Datenschutz- und Compliance-Anforderungen.

Mehr Transparenz durch Daten

Über das zentrale COSYS WebDesk-Dashboard behalten Poststellenleiter und Facility Manager jederzeit den Überblick.
Statistiken zeigen, wie viele Sendungen täglich eingehen, wie schnell sie zugestellt werden und wo Engpässe entstehen.

Mit dem integrierten Business Intelligence Modul werden diese Daten zu echten Kennzahlen:

• Durchschnittliche Bearbeitungszeit
• Volumenentwicklung nach Abteilung
• Zustellquote und Abholrate
• Wartezeiten bis zur Auslieferung

So lässt sich der Posteingang erstmals aktiv steuern – statt nur reagieren zu müssen.

Praxisbeispiel Frankfurt

Ein großer Finanzdienstleister mit Hauptsitz im Frankfurter Bankenviertel stand vor genau diesem Problem:
Täglich über 1.000 eingehende Briefe und Pakete, manuelle Sortierung, fehlende Transparenz.

Seit der Einführung der COSYS Posteingangs- und Verteilungssoftware mit Smart Locker Integration ist der Prozess vollständig digitalisiert.
Die Erfassung erfolgt direkt beim Empfang, Übergaben werden automatisch dokumentiert, und Mitarbeitende holen ihre Post flexibel an den Lockern ab.

Das Ergebnis:

• 60 % Zeitersparnis in der Sortierung
• 0 verlorene Sendungen
• 100 % Nachverfolgbarkeit – auch bei vertraulichen Dokumenten

Warum COSYS der ideale Partner ist

COSYS kombiniert Software, Hardware und Service zu einer Komplettlösung für digitale Postlogistik.
Vom mobilen Scanner über die Smart Locker bis zum Cloud-Backend – alles stammt aus einer Hand, integriert sich nahtlos in Ihre IT und wächst mit Ihren Anforderungen.

Dazu bietet COSYS professionellen Support, Schulungen und Mobile Device Management (MDM) für höchste Betriebssicherheit.

Fazit: Frankfurt digitalisiert den Posteingang – mit COSYS

Die Digitalisierung des Posteingangs ist kein Zukunftsprojekt, sondern tägliche Effizienzsteigerung.
In Frankfurt – wo Geschwindigkeit, Sicherheit und Präzision zählen – zeigt COSYS, wie moderne Postlogistik aussehen kann:
digital, nachvollziehbar, sicher und smarter als je zuvor.

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