Modernes Aktenmanagement & Aktentransport – Postverteilung neu gedacht

Digitaler Überblick statt Papierchaos

Bereits beim Erfassen einer Abholung oder eines internen Versands lassen sich über mobile Endgeräte Transportaufträge digital anlegen – inklusive Absender, Zielort, Dokumentenart oder Priorität.
Im COSYS WebDesk werden diese Aufträge zentral disponiert, Touren geplant, Ressourcen zugewiesen. Jede Bewegung wird live erfasst, jede Übergabe dokumentiert – das schafft eine durchgängige Transparenz vom Start bis zur Zustellung.

Der Aktentransport wird damit Teil des Bestandsmanagements: Sendungen werden nicht nur bewegt, sondern auch im Bestand geführt – mit digitalem Nachweis, Zeitstempel und Verantwortlichkeit.

Intelligente Abläufe im Alltag

Ein vermeintlich kleiner Gang durch das Haus wird so zum hochvernetzten Prozess: Wenn eine Akte beispielsweise zur Rechtsabteilung muss, wird der Auftrag über COSYS angelegt. Der zuständige Mitarbeitende erhält ihn auf dem MDE-Gerät, scannt die Akte bei Übergabe, und die Bewegung wird automatisch protokolliert.

Gleichzeitig lässt sich nachvollziehen, wo sich welche Akten befinden, wie hoch das Volumen in bestimmten Abteilungen ist oder ob Transporte sich verzögern. Für öffentliche Verwaltungen oder große Unternehmen bedeutet das: weniger Rückfragen, weniger Suchaufwand – mehr Kontrolle und Effizienz.

Postverteilung digital steuern

Auch die Postverteilung profitiert von der Digitalisierung. Briefe oder Pakete, die beim Empfang eintreffen, werden sofort erfasst, digital auf ihre Zustellung vorbereitet und über denselben IBT-Prozess weitergeleitet.
So wird die Postlogistik schlanker, schneller und sicherer. Automatische Zustellnachweise ersetzen Zettelwirtschaft, interne Laufwege verkürzen sich, Sendungen verlieren keine Zeit.

Gerade in Städten mit hoher Verwaltungsdichte – wie Nürnberg, einem der führenden Digitalstandorte Deutschlands – bietet dieser Ansatz enorme Effizienzpotenziale für Behörden, Stadtverwaltungen und große Unternehmen.

Alles in einem System: IBT, Aktenmanagement und Bestandsführung

Der modulare Aufbau der COSYS Lösung erlaubt es, nach und nach Aufgaben zu integrieren: Aktentransport, Bestandsmanagement und Postverteilung.
Schnittstellen zu ERP-, Archive- oder CAFM-Systemen sorgen dafür, dass Daten einmalig erfasst und mehrfach genutzt werden.

Mit integrierter Business Intelligence werden Bewegungsdaten zu wertvollen Kennzahlen:
Wie viele Transporte gibt es pro Tag? In welche Abteilungen gehen die meisten Aufträge? Welche Wege sind ineffizient?
Diese Daten stehen Entscheidungsträger*innen zur Verfügung, um Prozesse gezielt zu verbessern.

Fazit: Digital, nachvollziehbar und zukunftssicher

Digitales Aktenmanagement und automatisierter Aktentransport sind kein Luxus mehr – sie sind Pflicht für Organisationen, die Effizienz, Transparenz und Bestandskontrolle ernst nehmen.
Mit COSYS wird der digitale Wandel sicht- und messbar: IBT und Postverteilung verschmelzen zu einem smart gesteuerten Logistikprozess innerhalb der Gebäude.

Besonders in Städten mit hoher Verwaltungsdichte wie Nürnberg bietet dies enormes Potenzial, Abläufe komplett neu zu denken – papierfrei, nachvollziehbar, zukunftssicher.

Überzeugen Sie sich selbst und testen Sie ganz unverbindlich die kostenlosen COSYS-Demo-Apps (erhältlich im Playstore und App Store).