Microsoft beendet Volumenlizenzrabatte für Online-Dienste – was das für IT-Budgets von Unternehmen bedeute

Das Ende einer Rabatt-Ära

Bisher bot Microsoft mehrere Rabattstufen von A bis D im Rahmen von Programmen wie dem Enterprise Agreement (EA) und dem Microsoft Products and Services Agreement (MPSA) an. Große Organisationen konnten dadurch erhebliche Einsparungen erzielen – oft zwischen 6 % und 12 %, je nach Anzahl der gekauften Lizenzen. Ein multinationales Unternehmen mit Tausenden von Office-365-Nutzern konnte beispielsweise einen Level-D-Rabatt aushandeln, der jährlich Einsparungen in Höhe von Hunderttausenden Euro brachte.
Ab Ende dieses Jahres werden jedoch alle Kunden auf Preisstufe A fallen – das bedeutet: alle zahlen den Listenpreis für Online-Dienste. Nur bestimmte Regierungs- oder Bildungseinrichtungen bleiben hiervon ausgenommen, da sie eigene Preislisten nutzen.

Microsoft begründet diesen Schritt mit dem Ziel, die Preisstrukturen zu „vereinfachen“ und „mehr Transparenz“ zu schaffen. Auch wenn dies auf den ersten Blick kundenfreundlich klingt, ist die Realität für große Unternehmen weniger erfreulich. Für viele bedeutet die Abschaffung der Preisstufen faktisch eine Preiserhöhung, die IT-Budgets ab 2026 deutlich belasten könnte.

Verschiebung der Macht im Cloud-Lizenzierungsmarkt

Dieser Schritt verdeutlicht einen größeren Trend in der Softwarebranche: den Übergang von Besitz- und Dauerlizenzen zu abonnementbasierten Cloud-Modellen. In der klassischen Volumenlizenzierung konnten Unternehmen dauerhafte Nutzungsrechte erwerben und Support separat verlängern. In der neuen Cloud-Welt abonnieren Kunden die Dienste – und Microsoft behält die Kontrolle über Zugang, Preise und Bedingungen. Die Abschaffung von Mengenrabatten verstärkt dieses Ungleichgewicht.

Ein Beispiel: Ein mittelständisches Unternehmen mit 500 Mitarbeitern, die Microsoft 365 E3-Lizenzen nutzen, zahlte unter dem alten MPSA-Modell rund 28 € pro Nutzer und Monat mit einem 10%-Rabatt, also etwa 151.200 € jährlich. Ohne Rabatt steigt dieser Betrag auf ca. 168.000 €, also über 16.000 € mehr pro Jahr – bei identischer Leistung. Hochgerechnet auf mehrere Dienste wird das finanzielle Ausmaß schnell deutlich.

Vereinfachung oder Zentralisierung?

Microsofts Argument der Vereinfachung hat durchaus seine Berechtigung. Das bisherige Geflecht aus EA, MPSA, Cloud Solution Provider (CSP) und anderen Modellen war komplex – insbesondere für kleinere Organisationen. Durch die Vereinheitlichung der Preise und die Verlagerung in das CSP-Modell sorgt Microsoft für einheitliche Abrechnung und einfachere Verwaltung. Gleichzeitig bedeutet das aber auch eine stärkere Zentralisierung innerhalb des Microsoft-Partnerökosystems und weniger Flexibilität für Kunden bei individuellen Vertragsverhandlungen.

In der Praxis heißt das: Unternehmen werden künftig stärker auf Microsoft-Partner angewiesen sein – für Lizenzierung, Verlängerungen und Support, häufig im Rahmen von Managed Service-Verträgen. Das kann Abläufe vereinfachen, bedeutet für große Unternehmen mit eigenen Einkaufsteams jedoch einen Verlust an Autonomie. Zudem erhält Microsoft dadurch mehr Spielraum, Premium-Pakete wie Microsoft 365 E5 zu bewerben – was die wiederkehrenden Umsätze weiter steigert.

Was können Unternehmen jetzt tun?

Unternehmen stehen nun vor einer strategischen Entscheidung: höhere Listenpreise akzeptieren oder ihre Cloud-Lizenzstrategie überdenken. Manche Organisationen könnten hybride Modelle prüfen – also On-Premises-Produkte weiterhin über traditionelle Volumenverträge beziehen und Online-Dienste über CSP-Kanäle erwerben. Andere werden evaluieren, ob wirklich jeder Nutzer eine vollständige Microsoft-365-Lizenz benötigt – insbesondere für Rollen, die hauptsächlich E-Mail und grundlegende Produktivitätsfunktionen nutzen.

Auch Wettbewerber wie Google Workspace könnten versuchen, preissensible Kunden abzuwerben. Ein Plattformwechsel ist jedoch selten einfach, da Microsoft-Produkte tief in Unternehmensumgebungen integriert sind. Realistischer ist für viele daher, den Lizenzverbrauch zu optimieren – durch Audits inaktiver Konten, Konsolidierung von Abonnements und den Einsatz von Management-Tools, um Verschwendung zu vermeiden.

Verwaltung der SharePoint-Speicherkosten

Ein weiterer Kostenfaktor betrifft SharePoint Online Storage. Viele Unternehmen zahlen bereits erhebliche Gebühren für zusätzlichen Cloudspeicher über die Standardzuweisung hinaus. Ohne Volumenrabatte können diese Kosten schnell steigen. IT-Abteilungen sollten daher ihre Speicherstrategien prüfen, redundante oder inaktive Daten identifizieren und vor dem Kauf zusätzlicher Kapazitäten bereinigen.
Alternativ bieten sich Archivierungslösungen wie Azure Blob Storage oder Drittanbieter-Optionen wie ShArc an, die niedrigere Preise für die Auslagerung von selten genutzten („kalten“) Daten bieten. Über den offiziellen ShArc-Kostenrechner können Kunden ihren Speicherbedarf einschätzen, Szenarien vergleichen und Einsparpotenziale ermitteln.

Fazit

Das Ende der Microsoft-Volumenlizenzrabatte für Online-Dienste ist mehr als nur eine administrative Änderung – es ist ein strategischer Kurswechsel hin zu einheitlicher Cloud-Preisgestaltung und planbarerem Umsatz. Auch wenn Microsoft dies als Vereinfachung verkauft, bedeutet es in der Praxis weniger Flexibilität und höhere Kosten für viele Unternehmenskunden.
Unternehmen, die proaktiv reagieren – durch bessere Lizenzverwaltung, geschickte Vertragsverhandlungen und strategische Diversifizierung – werden am besten in der Lage sein, die Auswirkungen abzufedern und ihre IT-Ausgaben unter Kontrolle zu halten.